Helsingin Painehuolto HPH

Yli 40 vuotta alalla toiminut Helsingin Painehuolto HPH Oy huoltaa, asentaa ja myy Uudellamaalla paineilmakompressoreita, paineilmakuivaimia sekä alipainepumppuja. Yrityksen palveluihin kuuluu myös Atlas Copcon tuotteiden valtuutettu myynti ja huolto. 8 hengen yrityksessä on pääasiassa asentajia, jotka hoitavat Adminet-järjestelmällä niin huoltosopimusten mukaiset vuosihuollot kuin äkilliset huoltokeikatkin.

Katso yhteinen esittelyvideomme:

Työt ovat vaihtelevia ja asiakkailla saattaa olla kovakin kiire saada apua paikalle, ettei koko tuotanto seisahda ongelman ilmetessä.

– Yrityksen vahvuus on nopea reagointi. Isoissa firmoissa yleensä asiakkaita pomputellaan työntekijältä toiselle, mutta meillä on pyrkimys siihen, että aina yksi työntekijä hoitaa yhden asiakkaan alusta loppuun. Kun asiakas ottaa yhteyttä, yleensä heillä siellä on joku hätä. Isommat firmat laittavat työn jonoon ja siihen tartutaan, kun sen vuoro on, siinä voi kestää useampikin päivä ja siinä vaiheessa asiakkaalla on jo todella paha tilanne. Meillä taas on pyrkimys, että pystytään saman päivän aikana vastaamaan pyyntöön, asentajana toimiva Mikko Nertamo kertoo.

Aikaisemmin yrityksessä tiedot keikoista pyöri paperilta toiselle ja manuaalista työtä oli paljon. Vaikka käytössä oli alalle suunnattu ohjelmisto, ei tieto kulkenut paikasta toiseen automaattisesti, vaan vaati tietojen kopioimista ja siirtelyä.

– Ennen Adminettiä meillä oli vähän monimutkaisempi prosessi. Sihteerimme Annika otti vastaan keikat puhelimella ja teki paperisen työmääräimen tuonne meidän lokeroon. Sieltä me otettiin työmääräimiä ja täytettiin niitä, lähetettiin asiakkaalle, täytettiin tunteja ja sitten ne meni takaisin Annikalle. Annika sitten tarkasti ja laskutti ne. Nyt Adminetilla me voidaan itse laskuttaa kaikki. Koko prosessi on yksinkertaistunut paljon, asentajana työskentelevä Eetu Hartikainen kertoo.

Adminet tuli yrityksen käyttöön, sillä muut tutut käyttäjät olivat puhuneet hyvää järjestelmästä. Vertailtuaan muitakin toimijoita, yritys päätyi Adminettiin. Nykyään Adminet on ahkerassa käytössä ja mahdollistaa nopean tiedonkulun työntekijöiden välillä.

– Sehän Adminetissä on hyvä, kun sitä voi käyttää missä vain. Tehdään Adminetillä tarjouksia, työtilauksia, ostotilauksia ja täytetään työmääräimiä, Hartikainen kertoo.

– Ja tehdään tavaranlisäyksiä varastoon ja hinnoitellaan, jatkaa Nertamo.

– Se on hyvää, että kaikki pystyy tekemään kaikkea. Ennen se oli niin, että ohjelma oli naitettu tähän meidän halliin, kaikki piti tehdä täällä fyysisesti paikan päällä, jos nyt joku edes osasi tehdäkään sillä mitään. Nyt kaikki voi tehdä kaikkea, toteaa Hartikainen.

Automatiikasta iso helpotus toimistolle

Ennen Adminettiä yrityksen sihteerinä toimiva Annika Maarela kirjasi samoja tietoja moneen paikkaan, tulosteli papereita ja syötti tietoja koneelle. Mappien määrä oli iso ja työ sisälsi paljon tarkkuutta vaativia kirjauksia moneen otteeseen. Automatiikka on helpottanut työtä, kun tiedot kopioituvat automaattisesti oikeisiin paikkoihin ja järjestelmä muistuttaa tarvittavista toimenpiteistä.

– Nykyään lähinnä teen Adminetissä ostoreskontraa. Aiemmin tein myyntireskontraakin, mutta nyt pojat pääsääntöisesti itse laskuttee, mitä nyt jotain hyvityslaskuja sieltä teen ja tietenkin kiireen keskellä autan. Mutta lähinnä ostolaskuja, ostoreskontraa ja sitä kirjanpidon puolta, käsittelemättömiä tilitapahtumia ja tällaisia mitä tulee.

– Aikaisempaan järjestelmään verrattuna tämä on ihan loistava järjestelmä siinä mielessä, että edellisessä jouduin hakemaan listauksen ulos, printtaamaan sen ja viemään toimitusjohtajalle hyväksyttäväksi, jonne hän sitten merkitsi, oliko se OK ja toi paperin takaisin minulle. Sellaista edestakaista rumbaa, kertoo Maarela.

Vaikka käytössä oli aikaisemminkin toimialakohtainen järjestelmä, puuttui siitä käyttäjän työtä keventävä automatiikka.

– Edellisessä ohjelmassa piti tehdä erikseen pankkiaineistot ja käydä ne erikseen syöttämässä pankkiin. Adminetissä ne lähtevät ihan vain täppäämällä, että kyllähän tämä on loistava! Samoin kaikki ostolaskut, joita joutuu poistamaan järjestelmästä – ne jäävät sinne arkistoon, eli voit katsoa niitä myöhemmin, jos on tarve eikä tarvitse mapittaa enää mitään laskuja, Maarela kertoo.

Yksi suuri muutos on turhien välivaiheiden poistuminen. Kun työntekijät kirjaavat tuntinsa paperin sijaan järjestelmään, on tieto heti saatavilla niin palkanlaskennassa, laskutuksessa kuin kirjanpidossakin.

– Pojat täyttävät itse tuntikorttinsa ja kilometrinsä Adminettiin. Ennen nekin olivat meillä sellaisessa järjestelmässä, että pojat täyttivät paperille ja minä syötin ne paperilta sitten koneelle. Palkanlaskentakin on helpottunut paljon, kiittelee Maarela.

Adminetin edistynyt automatiikka helpottaa myös viranomaisilmoituksien tekoa.

– Edellisessä ohjelmassa laitoin itse latauspalvelun kautta tulorekisteriin KATRE-ilmoituksia, mutta nyt ne lähtevät Adminetistä automaattisesti, samoin kuin ALV- ja TAS-laskelmatkin. Aikaisemmin kokosin joka kuukauden lopuksi mapillisen papereita ja erilaisia raportteja, lähetin ne kirjanpitäjälle ja sieltä tuli ALV-laskelmat. Sitten naputtelin ne järjestelmään ja huolehdin, että ne lähtevät ajallaan. Nyt ne hoituvat automaattisesti Adminetissä, kertoo Maarela.

Lisää aikaa tuottavaan työhön

Muutos on suuri, kun tietoa kertyy aiempaa enemmän yrityksen liiketoiminnasta. Kattava raportointi ja tietojen tarkempi tarkastelu on nykyään todella tarkalla tasolla. Matka sen tehokkaaseen hyödyntämiseen on vielä kesken.

– Kyllähän Adminet on helpottanut paljon. Vielä ei olla käytetty järjestelmää kuin alle vuosi ja opittavaa vielä on, mutta koko ajan järjestelmästä saadaan aiempaa enemmän tietoa yrityksen toiminnasta. Data-analysaattori on loistava, kun sillä pääsee porautumaan tietoihin, Maarela kertoo.

Ajansäästö paperitöistä ja tietojen siirtelystä paikasta toiseen on tuonut tehokkuutta työhön.

– Tehokkuus lisääntyy, kun asiakkaita voidaan palvella nopeammin, aika ei mene turhiin paperihommiin. Kun tiettyjä asioita on jäänyt pois, on voitu tehostaa esimerkiksi tarjousten laskentaa, jolloin asiakkaan ei tarvitse odottaa tarjousta neljää viittä päivää. Nyt kerkeää tekemään enemmän sitä, mistä rahaa tulee yritykselle, Nertamo summaa.

– Aikaisemmin käytännössä tehtiin paperihommat niin, että istuttiin alas päivä viikossa, päivä kahdessa viikossa ja laskutus oli sellaista pyrähdysmäistä, kun yhdellä kertaa kirjoitteli kaikki työmääräykset. Nyt kassavirta on tasaisempaa. Jos asennuksissa on hiljaista, niin aina sieltä löytyy tarjouksia mitä laskea tai kirjoitella työmääräyksiä. Pystyy jatkuvasti ylläpitämään sitä, ettei se kasaannu.

– Ensimmäistä kertaa voi oikeasti viedä työt kotiinkin. Tänä päivänä se on hyvä, varsinkin koronan aikana. Pystyy kyselemään kollegoilta, onko jotain mitä pystyisi tekemään ja näpytellä kotoa käsin. Pojat saa sitten näpit öljyssä puuhata. Pystyy heittelemään palloa toiselle helpommin, Hartikainen kiittelee.

Adminetistä löytyy suosikkiominaisuudet jokaiselle, oli oma rooli sitten johdossa, asiakasrajapinnassa tai hallilla.

– Tykkään tarjouslaskennassa siitä, että Adminetistä näkee kaikkien tukkureiden hinnat, pystyy vertailemaan helposti, Hartikainen kertoo.

– Tavaran nimikkeiden hakeminen on hyvä Adminetissä. Aikaisemmassa järjestelmässä piti olla pilkulleen samalla tavalla kirjoitettu, että se löytyi. Pomo oli saattanut lyödä sen sinne millä nimellä tahansa ja itse pitäisi löytää se oikea sana. Adminetin hakutoiminto on todella iso plussa, Nertamo kehuu.

Maarela puolestaan nostaa esille useat Adminetin automatisoidut toiminnot:

– Mielestäni toistuvaismaksut ovat hyvä toiminto. Meillä on esimerkiksi osamaksuja, joita ei tarvitse enää muistaa, samoin kuin ennakkoverot, vuokrat ja muut. Ne voi syöttää Adminettiin lähtemään ajallaan eikä esimerkiksi lomien aikana tarvitse sen enempää miettiä sitä. Samoin palkanlaskenta on hyvä; pojat ovat itse vastuussa siitä mitä sinne lyövät ja jos jotain jää laittamatta niin sitten menee seuraavalle kaudelle.

– Tulorekisteri-ilmoitukset niin kauan, kun niissä ei ole mitään korjattavaa – sellaista ei ole kyllä vielä tullut vastaankaan – lähtevät sieltä automaattisesti ja myös maksut veloitetaan tililtä. Asiakkaiden perustaminen on myös helppoa: Adminetistä voi suoraan katsoa hakupalvelut, YTJ:n ja verkkolaskuosoitteistot. Myös ostolaskujen kierto on nopeaa ja näppärää, listaa Maarela.

Yhdessä järjestelmässä kulkeva tieto auttaa käyttäjää myös muistuttamalla tulevista tapahtumista.

– Kun avaa huoltosopimusasiakkaalle keikan, järjestelmä muistuttaa siitä automaattisesti. Siihen ei vanha järjestelmä taipunut ollenkaan. Piti laittaa puhelimeen tai muistaa katsoa seinäkalenterista, että kenelläköhän se huolto nyt oli ja olikos se kerran vuodessa vai miten, Nertamo kertoo.

– Ei paljoa tarvitse itse muistaa, ohjelma muistaa kaiken, Hartikainen jatkaa.

– Että jos joskus järjestelmä kaatuisi, niin sitten ollaan lirissä! Koska tukeudutaan siihen täysin, Nertamo naurahtaa.

Tärkeänä apuna varsinkin uusille käyttäjille on Admicomin asiakastuki, joka vastaa niin puhelimitse kuin suoraan Adminetin sisältäkin tukipyyntöihin.

– Sellaisen noston haluan vielä tehdä, kun teidän hyvä asiakastuki! Nopeasti ja asiantuntevasti saa sieltä vastauksia, kiittelee Maarela.

[Kuvat: Tero Honkaniemi]