"Päivittäisessä arjessa Adminet on säästänyt toimistotyön vaivoja ja työtunteja tosi paljon, ainakin puolikkaan henkilön työtuntien verran vuodessa."
Juha Tuominen
Kangasalalta toimiva Kaapelipojat Oy on sähköalan moniosaaja, joka palvelee niin yksityisiä kuin yrityksiä erilaisissa sähkötöissä. Yritys toteuttaa sekä uudis- että saneerauskohteiden sähkötöitä urakkana ja laskutöinä.
Yrityksen toiminnan kasvaessa Kaapelipojilla tultiin tilanteeseen, jossa käytössä ollut toimialaohjelmisto ei enää pystynyt palvelemaan laajentuvan liiketoiminnan tarpeita. Adminet otettiin Kaapelipojilla käyttöön kesällä 2015 ja ratkaisuun on oltu tyytyväisiä.
– Adminet on ollut meille hyvä ratkaisu monessakin mielessä: Vanhalla ohjelmalla ei pystytty tekemään urakan maksuerätaulukoita, eikä saatu kirjanpidollisia raportteja, joilla voidaan seurata niin asentajia kuin työmaita. Myös ostolaskujen käsittely oli kankeaa, kun kuluja ei saatu jyvitettyä tiettyihin paikkoihin ja laskujen hyväksyttäminen urakoitsijalla tai oman organisaation sisällä oli käytännössä paperin siirtelyä pöydältä toiselle. Nyt se menee aika hienosti tuolta johtoja pitkin, toimitusjohtaja Juha Tuominen listaa Adminetin tuomia helpotuksia aiempaan verrattuna.
Erityisen tyytyväisiä Kaapelipojilla ollaan siihen, että Adminet mahdollistaa yrityksen kokonaistoiminnan hallinnan yhden järjestelmän sisältä.
– Sille annan suuren arvon, että Adminetissä kaikki on samoissa kuorissa ja kansissa. Me käytämme yhtä ohjelmaa ja se hoitaa yhteydet lukuisiin ulkopuolisiin tahoihin, Kaapelipojat Keski-Suomi Oy:n toimitusjohtaja Juho Sulosaari kertoo.
Adminetin käyttöönotto on heijastellut sekä asentajien että toimiston arkeen. Asentajat suhtautuivat muutokseen hyvin, sillä he olivat tottuneet käyttämään sähköisiä työvälineitä aiemminkin. Adminet kuitenkin helpotti päivittäistä tekemistä myös kentällä.
– Adminet on asentajillekin helppo ohjelma. Työtilausten käsittely on selkeää ja niille on helppo lisätä työt ja tarvikkeet. Myös tuntikortit on helppo täyttää, Sulosaari kertoo.
Suurimmat muutokset Adminet on tuonut toimiston arkeen sujuvoittamalla toimistorutiineja.
– Nyt meillä kirjautuu ostolaskut suoraan tilauksille, mikä aiemmassa ohjelmassa ei ollut mahdollista, ja se säästää toimiston päässä tosi paljon aikaa. Ylipäätään kaikki muukin osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyvä työ on vähentynyt. Päivittäisessä arjessa Adminet on säästänyt toimistotyön vaivoja ja työtunteja tosi paljon, ainakin puolikkaan henkilön työtuntien verran vuodessa, Tuominen arvioi.
– Myös kohteiden seuranta on jouhevampaa. Adminetistä on helppo seurata kohteiden kustannuksia, miten työ etenee ja mikä on aiheuttanut ylimääräisiä kuluja. Sieltä päästään aika hienosti koko ajan kiinni siihen, mikä on kohteiden tilanne, Sulosaari jatkaa.
Aiemmin Kaapelipoikien kirjanpito oli erillisessä tilitoimistossa. Adminetin käyttöönoton yhteydessä palvelu siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon, jossa ohjelman tunteva kirjanpitäjä käsittelee tietoja asiakkaan kanssa samassa järjestelmässä. Tilitoimisto on erikoistunut palvelemaan nimenomaan rakentamisen ja talotekniikan yrityksiä, ja tämä näkyy myös asiakkaalle.
– Kirjanpitäjälle täytyy antaa isot kiitokset, hän on helvetin hyvä tyyppi ja tuntuu tietävän kaiken. Hän selvittää minkä tahansa asian aina kun pyytää. Eikä aina tarvitse pyytääkään vaan hän on itse yhteydessä, jos on huomannut, että jokin asia on menossa vinksalleen, Tuominen kertoo.
– Viimeksi joidenkin urakoiden budjetointi oli päin mäntyä, kun valmiusaste oli budjetin mukaan 140 % vaikka työ oli vielä kesken. Kirjanpitäjämme oli katsellut raportteja ja laittoi meille tiedon, että nämähän ovat täällä pielessä. Se on mielestäni erinomaista palvelua, Sulosaari jatkaa.