"Adminetin ansiosta meillä ei ole isoa organisaatiota ja raskaita hallinnon kustannuksia. Ja kyllä se on nykypäivää, että tiedät yrityksesi tilanteen heti etkä ensi kuussa."
Jani Häkkinen
Porissa toimiva Karhu Sähkö Oy tarjoaa sähköurakointia ja teollisuuden kunnossapitopalveluita yritysasiakkaille. Vuonna 2009 alkanut yritystoiminta käynnistyi pienesti, mutta on tähän päivään tultaessa laajentunut 25 henkilöä työllistäväksi ja 2,3 miljoonan liikevaihdon tuottavaksi kansainväliseksi toiminnaksi.
Karhu Sähkön toiminta on ollut alusta alkaen kansainvälistä ja nykyisinkin osa yrityksen työntekijöistä hoitaa projekteja ulkomailla. Kotimaassa yrityksen toiminta painottuu sähköurakointiin ja teollisuuden kunnossapitoon pääasiassa Satakunnan alueella. Viime vuosina teollisuuden kunnossapito on kasvattanut osuutta toiminnasta merkittävästi.
Vuoden alussa laatujärjestelmän mukaisessa toiminnassa otettiin askel eteenpäin, kun yrityksessä vaihdettiin vanha taloushallinnon ohjelmisto Adminettiin. Adminetin toiminnanohjausratkaisut ovat tukeneet yrityksen toimintakäsikirjan mukaista tekemistä ja mahdollistaneet toimintatapojen yhdenmukaistamisen pidemmälle.
– Adminet on tukenut hyvin laatuajatteluamme ja sen käyttöönoton yhteydessä päivitimme myös käsikirjaamme. Pystyimme luomaan toimintaamme selvän rakenteen ja vakioidut käytännöt sille, kuinka eri asiat hoidetaan, hallinnoidaan ja dokumentoidaan. Adminetin avulla saimme koko toiminnan yksiin kansiin, koska voimme hallita kaikki lomakkeet, tuntikirjaukset, turvakortit, tutkinnot ja kaluston Adminetin työkaluilla, toimitusjohtaja Jani Häkkinen kertoo.
Vaikka Karhu Sähkön toiminnan lähtökohtana on laatu, halutaan palvelu tarjota asiakkaille myös hyvällä hinta-laatusuhteella.
– Jonkin verran täytyy tietenkin jäädä viivan alle, jotta toimintaa pystyy kehittämään, mutta ei tässä ole tarkoitus ketään ryöstää. Adminetin ansiosta meillä ei ole isoa organisaatiota ja raskaita hallinnon kustannuksia. Tällä tavalla olemme tilaajalle laadukas, mutta samalla taloudellisesti hyvä vaihtoehto.
Karhu Sähkön tavoitteena on kasvattaa vuosien varrella laajentunutta liiketoimintaansa myös tulevaisuudessa, mutta maltilla ja hallitusti. Adminetin avulla kasvulle on saatu uudenlaista tukea, sillä toimitusjohtaja on pystynyt jakamaan vastuun projektien hallinnasta kentälle.
– Nykyään minä lasken vain tarjoukset ja sen jälkeen pystyn antamaan projektit nokkamiesten ja työnjohtajien hoidettavaksi. He saavat projektille budjetin, käymme yhdessä läpi mitä on laskettu ja sen jälkeen kaikki toimenpiteet hankintoineen päivineen jäävät täysin heidän hoiviinsa. Työnjohto hoitaa kaiken laskutusta myöten ja sopii myös lisätyölaskutuksen sekä pistää erittelyt valvojille. He ovat kuitenkin valvojien kanssa tekemisissä päivittäin eikä minulla ole aina tarkkaa tietoa mitä on sovittu, joten turhaan alan itse ensin selvittää sovittuja asioita ja sen jälkeen tehdä lisätyöerittelyä.
Toimitusjohtajalta itseltään projektivastuun siirtäminen työnjohdolle on vapauttanut aikaa yrityksen kehittämiseen ja kasvattamiseen.
– Erityisesti se on helpottanut kasvua ja omaa ajankäyttöäni, että vastuuta töiden hoitamisesta on pystynyt antamaan työnjohtajille. Itse pystyn sitten keskittymään seuraaviin laskentoihin, hoitamaan myyntiä ja pitämään yhteyttä asiakkaisiin. Jatkuvan kasvun vuoksi todellista ajansäästöä on vaikea arvioida, mutta sanoisin, että itselleni on tullut puolet lisää aikaa muihin asioihin.
Adminetin selainkäyttöinen pilvipalvelu on helpottanut Karhu Sähkön arkea, kun kaikki mobiilissakin kirjatut tiedot ovat oikeasti heti kaikkien käytettävissä.
– Koska Adminet on selainpohjainen ja aidosti reaaliaikainen, pääsemme tietoihin käsiksi kännykällä ja tabletilla mistä ja milloin vaan. Vaikka käytössämme oli vanhassakin ohjelmassa niin sanotut mobiilityökalut, siellä tehdyt muutokset päivittyivät kuitenkin vasta pääkoneelta päivitettäessä. Mobiilia käyttäessä ei saanut esimerkiksi lähetenumeroita, vaan tilaukset jäivät avoimeksi ja muodostuivat vasta pääkoneelta tehtävän päivityksen jälkeen, joten hallinta oli hankalaa ja aiheutti usein epäselvyyksiä.
Sujuvan etäkäytön merkitys kansainvälisesti toimivassa yrityksessä on suuri.
– On tosi tärkeää, ettei tule mitään väärinkäsityksiä, kun tiedot näkyvät kaikille reaaliajassa. Adminetissä ei ole sitä vaaraa, että joku onkin käyttänyt vanhaa dokumenttia tai muuta ihan vain sen takia, ettei tieto ole päivittynyt järjestelmään. Kun Adminettiin lisätään jokin tiedosto tai päivitetään olemassa olevaa tietoa, se on heti kaikkien käytettävissä ympäri maailmaa. Samoin ulkomailla työskentelevien tuntikirjaukset ja muut asiat näkyvät heti myös minulle.
Kasvavan yrityksen toimintojen seurantaan Adminetistä on saatu tarkat työkalut.
– Kun otimme Adminetin käyttöön, sinne luotiin samalla tarkat organisaatiorakenteet, joiden perusteella pystymme seuraamaan helposti kustannusrakenteita ja muita. Saan tarkan kohdeseurannan lisäksi tietoa yritystoiminnan eri osa-alueiden ja asiakkaidenkin kannattavauudesta, ja huomaan, mitkä toimet eivät välttämättä olekaan niin hyviä kuin on oletettu. Pystyn pilkkomaan liiketoimintamme seurannan niin pieniin osiin, kuin vain haluan.
Tarkan ja reaaliaikaisen seurannan mahdollistaa Adminetin muihin toimintoihin integroitu kirjanpito, jonka ansiosta kaikki yritys- ja projektitason tapahtumat ovat aina ajantasaisesti tarkasteltavissa.
– Myös se on helpottanut arkea, että kaikki kirjanpidon asiat ovat suoraan sähköisessä muodossa tilitoimiston hoidettavissa. Enää minun ei tarvitse erikseen kiikuttaa mappeja tilitoimistoon, kun he pääsevät omassa käyttöliittymässään käsittelemään koko kirjanpitomme. Ajantasaisen seurannan lisäksi sähköinen kirjanpito on säästänyt todella paljon aikaa, kun ei tule epäselvyyksiä tai tarvitse erikseen lähettää mitään tilitoimistoon.
Häkkisen mukaan reaaliaikainen seuranta on nykypäivää ja helpottaa huomattavasti toiminnan ohjaamista.
– Koska kirjanpitomme oli aiemmin erillinen, emme saaneet tarkkoja tietoja toiminnoista ja ne tulivat viiveellä. Jos tarvitsee esimerkiksi tarjousneuvotteluja varten tiedon aiempien kohteiden taloudellisesta toteutumisesta, niin kolmen viikon viiveellä saapuva raportti on auttamatta liian myöhässä. Adminetistä saamme tarvitsemamme raportit ajantasaisina aina halutessamme. Reaaliaikaisuuden merkitys on erittäin iso ja kyllä se on nykypäivää, että tiedät yrityksesi tilanteen heti etkä ensi kuussa.