"Adminetillä pysyy kokonaisuus huomattavasti paremmin hanskassa ja pystyy ohjaamaan toimintaa fiksummin. Pystyn pitämään langat käsissä sillä tavalla, että tiedän koko ajan yrityksen tilanteen."
Mikko Rissanen
Varipro Kiinteistöpalvelut Oy ja Eristys-Kelvin Oy yhdistyivät maaliskuussa 2017 Kelvitec Oy:ksi. Toiminnan lähtökohtana on taata asiakkaalle mutkaton palvelupolku tarjoamalla teknisen eristyksen, palokatkojen ja lvi-asennusten lisäksi asiantuntijapalveluita asiakkuuden eri vaiheisiin.
Kun Varipro pari vuotta sitten perustettiin, oli lähtökohtaisesti selvää, että yrityksen toiminnanohjaukseen haetaan yhtä kokonaisratkaisua. Hallinnoituaan aiemman uransa aikana parhaimmillaan 150 kiinteistöpuolen työntekijän joukkoa pirstaleisilla järjestelmillä, ei Rissasella ollut halua lähteä vastaavaan oman yrityksen puitteissa. Adminet otettiin Variprolla käyttöön heti yrityksen perustamisen aikoihin syyskuussa 2015.
– Kaikki natsasi mitä oltiin haettu ja tarjouskin vastasi hinta-laatusuhteeltaan saamaani käsitystä järjestelmästä. Meille johtoajatuksia valinnassa olivat sähköinen ostolaskujen käsittely ja nopea laskunkierto, sujuva myyntilaskutus ja helppo työmääräinten käsittely. Lähtökohta oli, ettemme lähde millään sunnuntaiversiolla tekemään laskutusta ja työmaiden hallintaa. Oli tietoinen valinta, että täytyy olla sellainen järjestelmä, josta saa tosi paljon irti.
– Adminet tekee niin paljon asioita valmiiksi, ettei kirjanpitäjälle jää enää paljon tehtävää ja se säästää ihan älyttömästi kirjanpitokustannuksia. Nyt kun molempien yritysten toiminta saadaan Kelvitecin puitteissa Adminettiin, saamme tehoja irti jo pelkästään siitä, että kirjanpitokustannukset laskevat merkittävästi.
Työtilausten hallinta on Kelvitecillä tärkeässä roolissa, sillä vuositasolla niitä toteutetaan satoja. Siksi se oli myös tärkeä valintakriteeri ohjelmistolle.
– Tilausmäärä vaatii paljon hallinnoimista ja senkin takia on hemmetin hyvä juttu, että kaikki tiedot ovat yhdessä järjestelmässä. En olisi mitenkään pystynyt hallitsemaan kaikkia tilauksia ilman Adminettiä ja niitä olisi todennäköisesti jäänyt hirveästi laskuttamatta.
– Tämän järjestelmän etu on selkeästi se, että nopeasti ovt-laskut toimittavien tukkureiden tarvikkeet siirtyvät heti työmääräimelle ja kun asentaja merkitsee tilauksen valmiiksi, laskun saa matkaan saman tien. Meille se tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa.
Yritystoimintaa käynnistettäessä ja toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa tavoitteena oli, ettei paperisia laskuja tai muitakaan dokumentteja pyöritellä, vaan tiedot käsitellään sähköisessä muodossa yhdessä paikassa.
– Ei minun aikani olisi riittänyt perinteiseen tapaan, jossa lasku tulee postissa ja siitä syötetään erinäisiä tietoja järjestelmään. Olemme pieni yritys, eikä meillä ole myöskään varaa palkata täysipäiväistä sihteeriä konttorille istumaan ja naputtelemaan lippulappujen tietoja koneelle, vaan kirjausten on oltava mahdollisimman pitkälle automatisoituja.
– Jos ajattelee kehityskaarta tähän päivään, niin onhan se aika huimaa, että nykyään me oikeasti kännykällä hyväksytään saapuneita laskuja ja laitetaan myyntilaskuja eteenpäin.
Kokonaisuudessaan yrityksen toiminnasta on tarkka kuva, kun asioita pystytään seuraamaan tarkasti ja reaaliajassa.
– Se tuo toimintaan ketteryyttä ja nopeutta, eikä tarvitse arvailla tilanteita. Adminetillä pysyy kokonaisuus huomattavasti paremmin hanskassa ja pystyy ohjaamaan toimintaa fiksummin. Pystyn pitämään langat käsissä sillä tavalla, että tiedän koko ajan yrityksen tilanteen. Kun järjestelmä vielä toimii internet-yhteydellä missä vaan, ei firman pyörittäminen vaadi aina konttorilla pyörimistä.