"Nykytilannetta ei voi oikein edes verrata edelliseen ohjelmistoon, sillä Adminet on ihan toisessa sfäärissä. Adminet ikään kuin ohjaa päivittäisten rutiinien hoitamista ja pitää tiettyä vauhtia yllä."
Lilja Virtanen & Marja-Liisa Närhi
Orimattilassa toimiva Kenset Oy on erikoistunut osastoivien eli paloa rajoittavien rakenteiden tuottamiseen puusta ja lasista. Pöytälaatikkoon jäänyt yritys sai uuden elämän 1990-luvun lopulla, kun Lilja ja Markku Virtanen ostivat yrityksen toiminnan ja ryhtyivät jatkamaan sen rakennusliiketoimintaa. Erikoistuminen palosuojattuihin rakenteisiin alkoi pian yrityskaupan jälkeen kentällä esille tulleesta tarpeesta.
Kensetin toiminta on ollut viime vuodet tasaisessa kasvussa. Reilut pari vuotta sitten saavutettiin piste, jossa silloiset toimintaprosessit ja ohjelmistot eivät enää palvelleet kasvaneen liiketoiminnan tarpeita, joten yrityksessä ryhdyttiin selvittämään uusia ratkaisuja toimintojen hallintaan.
– Toiminnan laajentuessa meillä oli tarve erityisesti projektinseurannalle. Edellinen ohjelmistomme oli lähinnä taloushallinnon työkalu, jonka projektinhallinnan ja -seurannan työkalut olivat hyvin köykäiset, emmekä saaneet tarkkoja ja luotettavia raportteja. Tarvitsimme parempaa seurantaa, joten tulimme tien päähän silloisen ohjelmiston kanssa, ohjelmistohankinnasta vastannut Controller Marja-Liisa Närhi kertoo.
Närhi ryhtyi selvittämään vaihtoehtoja uudeksi ohjelmistoksi ja törmäsi Adminettiin, jossa yrityksen toimintojen hallinta saataisiin yhteen järjestelmään. Projektinseurannan lisäksi huomio kiinnittyi erityisesti osatuloutusautomatiikkaan:
– Jos isot projektit käsitellään kirjanpidollisesti keskeneräisinä ja tuloutetaan taseeseen, liikevaihto kutistuu minimaaliseksi. Käsin tuloutettaessa pienikin kirjausvirhe saattaa myös aiheuttaa ison heittelyn tulokseen. Adminetissä osatuloutusautomatiikka tulouttaa kohteita tasaisesti liikevaihtoon, joten halusin perehtyä ratkaisuun tarkemmin. Lopulta kävin erään tutun yrittäjän luona tutustumassa Adminettiin ja sen logiikka loksahti minulle heti.
– Tuolloin myös verottajan vaateet alihankkijoiden ja urakkasummien ilmoittamisesta olivat tiukentuneet. Meillä nämä asiat tehtiin käsityönä. Adminetistä ilmoitukset lähtevät suoraan verottajalle, joten meidän ei tarvitse kerätä tietoja tai seurata urakkasummia, talouspäällikkö Lilja Virtanen lisää.
Kensetillä päädyttiin ottamaan Adminet käyttöön helmikuussa 2018 ja alkurutistuksen jälkeen siitä on tullut tärkeä arkea helpottava työkalu.
– Minulle käyttöönotto oli se suurin ponnistus ja vaati aikaa, että sain jumpattua kaikki tiedot vanhasta ohjelmasta paikalleen. Nyt kun se on tehty, Adminetin käyttö on todella helppoa ja automatiikka auttaa päivittäistä tekemistä hurjasti, Närhi kertoo.
– Käyttöönotto oli loppujen lopuksi yllättävän kivuton. Meillä myös tuotannon miehet ovat suoriutuneet helposti tuntiensa kirjaamisesta mobiililla, vaikka osa ei ollut aikaisemmin käyttänyt edes älypuhelinta, Virtanen toteaa.
Projektinseurantaan Adminetistä on saatu juuri se lääke, jota ohjelmiston vaihdolla lähdettiin hakemaan.
– Projektinseuranta on ihan loistava: Kaikki lähtee siitä, että ostolaskut kirjautuvat oikealle kohteelle ja kustannuspaikalle, tarkastettavista laskuista tulee ilmoitus ja hyväksynnän jälkeen tiedot ovat heti kirjanpidossa. Adminet ikään kuin ohjaa päivittäisten rutiinien hoitamista ja pitää tiettyä vauhtia yllä, joten seurantaraportit ovat aina ajan tasalla. Tykkään myös kovasti, että tietoihin pystyy porautumaan ja raporteilta löytää monenlaista tietoa. Nykytilannetta ei voi oikein edes verrata edelliseen ohjelmistoon, sillä Adminet on ihan toisessa sfäärissä, Närhi toteaa
Seurannasta on myös jäänyt pois manuaalisia työvaiheita, kun Adminet koostaa tietoa automaattisesti.
– Aiemmin esimerkiksi keikkakohtaisen kannattavuuden seuranta oli ihan käsin laskentaa. Nyt tiedot kirjautuvat sähköisesti oikeisiin paikkoihin, joten tietojen koostamisesta on vapautunut aikaa. Myöskään reskontrien seurannassa ei tarvitse enää selailla mappeja, kun etsii vain haluamansa asian hakutoiminnolla, Virtanen kertoo.
– Adminetillä olemme saaneet myös varaston seurannan kuntoon ja se tuottaa luotettavaa tietoa varastosaldoista. Aiemmin jouduimme Exceleiden kautta pyöräyttämään esimerkiksi kaikki inventointilistat ja niiden laatiminen oli omanlaistaan näpräämistä, joka taas osaltaan lisäsi käsityötä, Närhi lisää.
Närhen mukaan tarkka ja reaaliaikainen seuranta tuo yritykselle parempaa reagointikykyä:
– Projektien seuraaminen on helpottunut huomattavasti ja itse käytän paljon johdon data-analyysiä, josta saa aina ajantasaista tietoa yrityksen tilanteesta. Nyt me tiedämme koko ajan ihan tarkasti, missä talouspuolella mennään. Se on tuonut meille uusia mahdollisuuksia reagoida asioihin ja helpottaa kummasti päätöksentekoa.
Adminetin avulla Kensetillä on otettu harppaus kohti paperitonta toimistoa. Esimerkiksi tuntikirjausten siirtäminen Adminetin mobiiliin sekä sähköinen laskujen käsittely ovat vähentäneet käsiteltävän paperin määrää merkittävästi. Toimiston arkeen helpotusta tuo myös automatiikka, joka hoitaa paljon rutiinitöitä käyttäjän puolesta.
– Aikaisemmin tunnit kerättiin paperilistoille ja syötettiin toimistolla taloushallinto-ohjelmaan. Nykyisin riittää, että tarkistamme työntekijöiden mobiililla tekemät kirjaukset ja saamme ne sieltä suoraan myös kuluiksi kohteelle. Laskujen osalta helpotusta tuo sähköinen ja automatisoitu käsittelyprosessi: Onhan se nykypäivää, että käytännössä kertakirjauksella lasku menee koko tarkistusketjun läpi kirjanpitoon ja maksuun. Myös sähköinen arkistointi on mielestäni loistava, Virtanen kertoo.
– Iso asia on myös Adminetin mukanaan tuoma luotettavuus ja täsmällisyys. Helpottaa hirveästi, ettei tarvitse itse huolehtia kaikista asioista, kun esimerkiksi tasekirjojen, veroilmoitusten ja rakentamisilmoitusten tekeminen on niin automatisoitua. Myös kirjanpito on muuttunut jatkuvista debit- ja credit-kirjauksista lähinnä valvontaan, Närhi toteaa.
Uuden tehokkaamman toimintatavan ansiosta Kensetillä on pystytty suuntaamaan työaikaa rutiineista toiminnan kehittämiseen.
– Nyt kun homma on saatu pyörimään sujuvasti, myös Marja-Liisalle jää huomattavasti enemmän aikaa asioiden hoitamiseen. Rutiinihan tappaa luovuuden ja mitä enemmän asiat hoituvat ohjelmiston avustamana, sitä enemmän luovuudelle jää aikaa. Toiminnallisten asioiden kehittäminen kuitenkin ihan oikeasti vaatii sitä, että pääset irrottamaan ajatukset rutiineista. Nyt olemme siinä pisteessä, että tämä onnistuu, Virtanen kertoo.
– Vaikka pyöritän yksin koko repertuaaria varaston, ostojen, kirjanpidon ja projektiseurannan osalta, minulla on aikaa hoitaa kaikki työhöni liittyvät asiat. Adminet on mahdollistanut myös sen, ettei tähän tarvitse palkata toista henkilöä, sillä automatiikka auttaa niin paljon. Olen kyllä todella tyytyväinen, että otimme Adminetin käyttöön – se on ollut parempi, kuin osasin ostovaiheessa edes odottaa, Närhi toteaa.