"Nyt hoidetaan asiat sieltä missä satutaan olemaan. Ei tarvitse enää olla toimistolla piuhan päässä kiinni, vaan voi vaan napata koneen auki ja hoitaa asiat pois päiväjärjestyksestä."
Kari Sutinen
Varkaudesta käsin toimiva Keveka Rakennus Oy perustettiin laman aikaan vuonna 1990, kun alan töitä oli huonosti tarjolla. Keveka Rakennus työllistää tänä päivänä 25 työntekijää ja toimii pääasiassa keskisen Suomen alueella toteuttaen erityisesti vaativia teollisuuden betonirakenteita.
Heinäkuussa 2015 käyttöönotetulla Adminetillä yrityksessä päästiin eroon paperisten laskujen käsittelystä. Samalla varmistettiin, että kaikki laskutyöpohjaiset työt tulevat myös laskutettua.
– Nyt jokainen lasku lähtee varmasti laskutukseen, eikä tule manuaalisesta käsittelystä johtuvia inhimillisiä virheitä. Kyllähän se oli tiedossa jo pitemmän aikaa, ettei tekeminen voi tuolla tavalla jatkua, kun paperia alkoi tulla jo niin paljon. Pitää olla sellainen systeemi, että kerran näpytellään tiedot koneelle ja sen jälkeen tulee valmista nappia painamalla, ja näin se tänä päivänä toimii, puolet yrityksestä omistava rakennusmestari Kari Sutinen kertoo.
Tärkein Adminetin mukanaan tuoma muutos on Sutisen mielestä laskujen käsittelyyn tullut tarkkuus.
– Paras asia on se, että lasku tulee tarkastettua hirveän paljon tarkemmin, kohdistaminen on helpompaa ja tarvittaessa reklamoimiseen riittää, että painat nappia ja asia on sitä myöten selvä. Silloin tällöin jostain saattaa tulla sama lasku kahteen kertaan ja näistä Adminet herjaa. Jos vastaavaa sattui aiempaan paperilaskuaikaan, niin eihän niitä kaikkia millään pystynyt muistamaan.
Adminetin sähköinen toimintatapa mahdollistaa asioiden hoitamisen työmaaltakin käsin.
– Enää ei tarvitse lähteä turhaan työmaalta mihinkään, joten jonninjoutava ramppaaminen toimistolla on jäänyt pois. Nyt hoidetaan asiat sieltä missä satutaan olemaan, ei tarvitse enää olla toimistolla piuhan päässä kiinni, vaan voi vaan napata koneen auki ja hoitaa asiat pois päiväjärjestyksestä.
Taloushallinnon puolelta on jäänyt pois turha paperinpyöritys ja virheiden mahdollisuus on pienentynyt merkittävästi, kun kaikkea ei tarvitse käsitellä manuaalisesti.
– Ensinnäkin jos ajatellaan kirjanpitoa, se on helpottunut hirveästi, kun laskut vaan tarkastetaan ja hyväksytään ja ne menevät suoraan kirjanpitoon. Hirveästi on jäänyt pois sellaisia tehtäviä, joita ennen oli.
– Toinen merkittävä juttu on, että paperia ei enää keräänny. Kaikki laskut, tilinauhat ja muut dokumentit ovat siellä jossain pilvessä, kun ne aiemmin olivat meillä kansioissa ja se oli hirmuinen määrä paperia. Adminetillä myös virheet jäävät pois. Esimerkiksi verottajalle Adminet lähettää rakentamisilmoitukset automaattisesti, mutta ilmoittaa virheistä, jotta ne voi korjata ennen lähetystä. Minusta se on hirveän hyvä, taloushallinnosta vastaava Helena Tarvainen kertoo.
Muuttuneen taloushallinnon käytännöt pitävät myös johdon paremmin tilanteen tasalla.
– Nyt on helppo seurata yrityksen tilannetta. Kun kirjanpito tehtiin aiemmin pelkästään toimistolla, ei minulla ollut niin täsmällistä ja tarkkaa tietoa, mihin tuloskehitys yrityksessä muotoutuu. Minä kuitenkin haluan omistajana tietää missä mennään, Sutinen toteaa.
Projektikohteiden seurantaa varten Kevekalla on luotu Adminettiin juuri yrityksen tarpeita palveleva litteraseurannan malli. Sutisen mukaan omaan tarpeeseen räätälöidyllä litterointimallilla pystytään kohdentamaan kulut tarkemmin ja kohteiden kulurakenteista voidaan ammentaa oppia myös tulevaan.
– Me loimme omat litterat Talo80:n pohjalta, sillä se soveltuu meidän teollisuuskohteiden tarkasteluun parhaiten. Tämän asian kanssa on tehty vähän iltatöitäkin, jotta saatiin luotua juuri meille paras litterointitapa, sopiva määrä ja riittävä tarkkuus. Siellä on tiettyjä vaiheita, joiden kehittymistä ja kuluja katsotaan erityisen tarkasti. Aika hyvin pääsimme sisälle omien litteroiden käyttöön ja niitä tarkennetaan tarpeen mukaan.
Adminetin litteraseurannan tiedot ovat koko ajan reaaliaikaiset, sillä tiedot tulevat suoraan kirjanpidosta. Ajantasainen seuranta kirjanpitotarkkuudella tuo toimintaan monia hyötyjä.
– Me saamme juuri sitä oikeaa tietoa, jota kaivataan ja tiedetään hirveän tarkasti, mikä on yrityksen ja työmaan tilanne. On tärkeää, että pystymme katsomaan minkä takia asiat menevät tiettyyn suuntaan ja nähdään tuloskehitys reaaliajassa. Meidän on helppo ennustaa, mikä on tulevaisuus ja tiedetään jo suurin piirtein, mitä viivan alle jää vuoden loppuun mennessä.
Projektin aikana Kevekalla hyödynnetään myös muita Adminetin seurantatyökaluja kattavasti.
– Seuraan rahavirtoja, jotta tiedän milloin pitää laskuttaa ja kuinka laskutus etenee. Tiedän myös aika tarkalleen päivät, milloin rahaa on tulossa ja miten raha riittää tulevaisuudessa. Koska laskenta on kuitenkin tehty aika tarkasti, seuraan aktiivisesti kulukertymää litteratasolla. Vastaavasti myös tuntipuolen seuraaminen on tärkeää, jotta sekin pysyy suunnitellussa.
Sutisen mukaan tarkka seuranta on tärkeää myös yrityksen tulevaisuuden kannalta.
– Minä haluan, että tämä yritys toimii tulevaisuudessakin ja pystymme tekemään tarvittavia strategisia muutoksia. Jos joku asia alkaa mennä miinukselle, siihen herätään ajoissa. Totta kai minua kiinnostaa kulurakenne ja miten se muotoutuu. Joudun kuitenkin vastaamaan tästä yrityksestä myös tulevaisuudessa, en pelkästään tänä päivänä.