"Tärkeintä oli se, että Adminetissä homma pyörii kokonaisuudessaan yhdessä systeemissä. Järkevämpi kokonaisuuden hallinta helpotti meidän toimintaamme."
Joni Leppäharju
Rakennustoimisto PRM Oy on Seinäjoella toimiva korjausrakentamiseen erikoistunut perheyritys. Yrityksen toiminnan pääpaino on teollisuuteen ja julkiselle puolelle tehtävissä laskutöissä, joita toteutetaan keskimäärin 15 henkilön voimin.
Vaikka korjausrakentaminen on ollut jo pitkään Rakennustoimisto PRM:n pääleipälaji, on uudisrakentaminen kasvattanut viime aikoina osuutta liikevaihdosta, sillä yrityksessä innostuttiin toteuttamaan kokonaan oma pientaloprojekti. Konsepti on ollut siinä määrin onnistunut, että suunnitelmissa on jo toinen vastaavanlainen toteutus.
– Meillä on jo tontti varauksessa ja samanlainen kohde suunnitelmissa. Sitä on tarkoitus lähteä tekemään, jos tämä menee hyvin loppuun saakka, työnjohtajana toimiva Joni Leppäharju kertoo.
Adminetissä Jonin kiinnostuksen herätti kokonaisuus, jolla yrityksen kaikki toiminnot saataisiin hallintaan.
– Tärkeintä oli se, että Adminetissä homma pyörii kokonaisuudessaan yhdessä systeemissä, eikä esimerkiksi tuntilappuja tarvitse käsitellä erikseen. Järkevämpi kokonaisuuden hallinta helpotti meidän toimintaamme, varsinkin nyt, kun toiminta on laajentunut perustajaurakointikohteiden ja muiden myötä. Edellisellä ratkaisulla manuaalista hommaa jäi tehtäväksi sen verran, että Adminettiin siirtyminen tuntui järkevältä.
Ohjelmiston vaihdon yhteydessä myös tilitoimisto siirtyi käyttämään Adminettiä Rakennustoimisto PRM:n palkanlaskennan ja kirjanpidon hoitamiseen. Laskutus puolestaan hoidetaan tätä nykyä yrityksessä.
– Varmaan muutos tilitoimiston suuntaan oli vähän järkytys, mutta maailma kehittyy sellaisella vauhdilla, että on pakko mennä eteenpäin. Ennen tuntilappuja pistettiin kahden viikon välein käsiteltäväksi sellainen viiden senttimetrin nippu ja laskuja samanmoinen, joten kyllä tämä heitäkin on helpottanut paljon. Eikä meidän oma tai tilitoimiston väkimäärä enää riittäisi vanhalla systeemillä pyörittämään tällaisia projekteja, joita nyt hallinnoidaan monelle isolle asiakkaalle. En usko, että kukaan enää haluaisi palata vanhaan.
Rakennustoimisto PRM:n toiminnasta valtaosa on laskutöitä, joiden kesto voi vaihdella parista viikosta vuoteen. Nimenomaan laskutöiden hallintaan Adminetistä saatiin oiva apu.
– Mielestäni kohteiden ja työtilausten hallinta toimii Adminetissä hyvin. Meillä saattaa olla tilaajapuolella käytössä omia projektinumeroita ja saamme niiden alle nätisti tiputeltua meidän työtilaukset. Työmaalla syötetyt tunnit ja ostetut tarvikkeet menevät aina oikean tilauksen alle, jolloin kaiken tiedon saa koostettua järkevästi.
Asiakkaiden kannalta erityisen tärkeää on laskutukseen tullut läpinäkyvyys.
– Meille on erittäin tärkeää, että saamme alkuperäiset ostolaskut liitteenä myyntilaskun mukaan. Tuntuu että isoissa organisaatioissa tykätään tällaisesta toimintatavasta, koska se on niin läpinäkyvä. Lisäksi jos sovitaan joku yleiskuluprosentti, niin se näkyy automaattisesti laskulla. Se on helpottanut hommaa tosi paljon. Kokonaisuudessaan laskutus pyörii hyvin ja Adminet on helpottanut paljon tätä kokonaisuutta.
Adminetillä projektinseurantaan on saatu tarkkuutta, kun jokaisen toteutetun kohteen kulut ja katteet ovat koko ajan tiedossa.
– Projektien seurannan tarkentuminen on yksi suurimpia muutoksia. Ei me ennen tiedetty kuin jälkikäteen vuositasolla, miten on mennyt, eikä välttämättä yksittäisiä kohteita silloinkaan. Nyt tiedetään jokaisen tehdyn työtilauksen kate. Joistakin kohteista joudutaan antamaan kustannusarvioita, joten siinäkin mielessä on hyvä seurata projektien kustannusten toteutumista työn toteutuksen aikana.
Adminetin seurantatyökalut on valjastettu käyttöön myös omassa uudiskohteessa, jossa projektin etenemistä ryhdyttiin seuraamaan litteratasolla.
– Adminetin litteraseuranta on kyllä tosi hyvä, kun sieltä näkee selkeästi, mihin kulut tulevat. Meillä on käytössä Talo80-litterointipohja ja sen avulla nähdään hyvinkin tarkasti, miten kustannukset ovat kertyneet esimerkiksi pohjarakentamiseen tai perustusten tekemiseen. Tarkka litteratason seuranta auttaa myös tulevan kohteen suunnittelussa, kun näemme, missä kohtaa kustannukset ovat osuneet kohdilleen ja missä ne menevät yli suunnitellusta.
– Kokonaisuudessaan seuranta on mennyt eteenpäin myös yritystasolla, kun kaiken näkee helposti ja reaaliaikaisesti.