"Työtilausten hallinta on helpottunut meillä varmaan eniten. Omasta työstäni ainakin päivä tai pari lähti viikosta pois."
Olli Immonen
Sähköpalvelu Kipinä Oy tarjoaa monipuolisia sähköasennuspalveluita pääasiassa Helsingin alueella. Yritys tekee niin huoltoa kuin kunnossapitoa, pientalojen urakointia, liiketilasaneerauksia kuin muuta pienurakkaa. Töiden kesto vaihtelee parista tunnista muutamaan kuukauteen ja monipuolisuus onkin ollut yksi kasvun mahdollistaja. Adminettiä yrityksessä on käytetty vuodesta 2013 asti.
Toimitusjohtaja Olli Immosella on sormensa pelissä kolmen yrityksen toiminnassa: Vaikka Sähköpalvelu Kipinä on pääbisnes, hän on osakkaana Espoon alueella toimivassa JPS-Sähköpalvelussa ja viime vuonna hän perusti asiakkaiden toiveesta myös LVI-palvelu Kipinän. Molemmissa sähköalan yrityksissä otettiin käyttöön Adminet toukokuussa 2013.
Perustettaessa LVI-Palvelu Kipinää saman vuoden joulukuussa, oli muutaman kuukauden käyttökokemuksen perusteella selvää, että myös sen toimintaa alettaisiin hallita Adminetillä:
”Kun kuulin Adminetistä, hetki oli täsmälleen oikea, sillä harkitsimme juuri silloisen ohjelmatoimittajan paketin laajentamista. Päädyimme kuitenkin vaihtamaan koko ohjelmiston Adminettiin, sillä kokonaisuus oli kattavampi ja automatisointi pitkälle vietyä. Ajatuksena oli nimenomaan, että saadaan serveripohjainen järjestelmä, jossa kaikki käsitellään sähköisesti – ja johon kuka vaan pääsee kiinni mistä päin maailmaa tahansa. Itsekin olen laittanut laskuja ja palkkoja maksuun lomamatkoilta niin Kreikasta kuin Ranskasta, ja homma toimii loistavasti.”
Sähköpalvelu Kipinässä vastuuta on jaettu koko yrityksen henkilöstölle. Työnjohtaja nimeää työt asentajille heti työtilausta avatessaan, mutta töiden suunnittelu on 100% asentajien harteilla:
”Asentajat tekevät itse omat kalenterinsa ja se on toiminut hyvin. Heillä on kaikilla käytössään Samsungin tabletit, joilla he täyttävät tilauksen tiedot työmaalla. He ovat tykänneet tästä toimintatavasta. Työtilausten hallinta on helpottunut meillä varmaan eniten. Ennen asentaja täytti paperisen lomakkeen, josta koostettiin tieto palkanlaskijalle ja vielä siirrettiin sama tieto laskun pohjaksi. Nyt se on niin helppoa, kun asentaja luo materiaalin itse valmiiksi ja tieto on saman tien sekä palkanlaskennassa että laskutuksessa. Vielä kun ostotkin kohdistuvat automaattisesti tilaukselle, niiden hallinnointi on helppoa.”
Kun työkalut ovat kunnossa ja vastuuta jaettu kentälle, ei toimitusjohtajan itsensä tarvitse työtilausten pyörittämisellä juuri päätänsä vaivata. Lähinnä hän seuraa raporteilta isompien työmaiden toteumaa ja toki yrityksen tilannetta laajemminkin:
”Omasta työstäni voin sanoa, että ainakin päivä tai pari lähti viikosta niin sanotusti pois. Nyt pystyn keskittymään sen puolesta vaikka myyntipuuhiin. Adminetin raportteja on helppo käsitellä ja niiden ajantasaisuuden ansiosta pystyy tarvittaessa tekemään nopeitakin liikkeitä. Ennen sain esimerkiksi tuloslaskelman viiveellä, nyt saan sen reaaliajassa. Seuraan kirjanpidon automaattiraporteista viikoittain, missä mennään.”