"Kyllä aikaa säästyy hyvinkin paljon ja tietysti myös kustannuksia, kun meillä ei ole tällä hetkellä toimistossa työntekijää tekemässä sitä puolta, vaan pystyn itse hoitamaan tarvittavat asiat. Nyt pystyn oikeasti olemaan kentällä tekemässä sitä työtä, josta leipä tulee."
Jouni Kolehmainen
Savon Salaoja Oy on vuonna 1989 Leppävirralla perustettu perheyritys, jonka juuret ulottuvat aina 1950-luvulle saakka. Tuolloin yritystä nykyään luotsaavan Jouni Kolehmaisen isoisä aloitti täysipäiväisesti salaojakoneen kuljettajana ja siirtyi kymmenkunta vuotta myöhemmin urakoitsijaksi ostettuaan ensimmäisen oman ketjukoneen.
– Isäni oli nuoresta asti mukana toiminnassa ja ajoi papalle konetta melkein 20 vuotta ennen nykyisen yrityksen perustamista. Perheemme on siis työskennellyt salaojituksen parissa ihan sieltä 1950-luvulta lähtien ja nyt on menossa jo kolmas sukupolvi, toimitusjohtaja Jouni Kolehmainen kertoo.
Ennen sukupolvenvaihdosta yrityksen töistä kentällä oli vastannut Kolehmaisen isä ja toimistolla äiti, hoitaen kaiken yrityksen palkanlaskennan, kirjanpidon valmistelun ja laskujen käsittelyn. Sukupolvenvaihdoksen yhteydessä Pirjo Kolehmainen jäi eläkkeelle ja yrityksessä oltiin uuden edessä yrityksen toimistotöiden hoitamisessa.
– Silloin meiltä hävisi toimistotyöntekijä ja itselläni ei ollut riittävästi kokemusta tai aikaa alkaa pyörittää toimistoa, koska minun pitää olla kentällä vetämässä työmaita. Siinä vaiheessa aloimme miettiä, miten saisimme homman pyörimään jatkossa.
Yrityksen toiveissa oli saada sähköiset kirjanpitopalvelut, mutta samalla nousi esiin myös ajatus laajemmasta ohjelmistoratkaisusta. Lopulta Adminetistä löydettiin molemmat.
– Aluksi kilpailutimme muutamia kirjanpitäjiä ja sellaiset jäivät suoraan pois laskuista, jotka eivät pystyneet tarjoamaan sähköistä palvelua – se oli meille ehdoton edellytys. Samalla ajatus kuitenkin oli, että olisi hyvä, jos samaan pakettiin olisi mahdollista saada toiminnanohjausjärjestelmä. Admicom pystyi tarjoamaan nämä molemmat ja mielestäni saimme neuvoteltua tehokkaan ja hinta-laatusuhteeltaan hyvän paketin, joka pystyy tarjoamaan meille haluamiamme asioita.
Adminet otettiin Savon Salaojalla käyttöön vuoden 2018 alussa. Kolehmaisen mukaan järjestelmä saatiin käyttöön sujuvasti ja hyvässä yhteistyössä oman kouluttajan kanssa.
– Meillä oli hyvä kouluttaja ja hän hoiti homman hienosti ja ammattimaisesti, vaikka meiltä tuli hirveä määrä kysymyksiä ja alussa asioita käytiin paljon läpi puhelimessa, jotta saatiin varmuutta perushomman pyörittämiseen.
Adminetin käyttöönoton yhteydessä yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirtyivät Admicomin tilitoimiston hoidettavaksi. Kolehmainen on ollut tyytyväinen tilitoimistosta saamaansa palveluun.
– Esimerkiksi palkanmaksu on toiminut kyllä äärettömän hyvin ja siitä täytyy antaa isot pisteet palkanlaskijallemme. Myös yhteistyö kirjanpitäjän kanssa on ollut erittäin hyvää. Lisäksi on hienoa, että pitkäaikainen tilintarkastajamme sai omat tunnukset Adminettiin ja hänkin on päässyt hoitamaan oman ruutunsa sujuvasti.
Yrityksessä, jossa sesonkiaikana tehdään pitkiä reissuviikkoja ympäri Suomen, on ollut tärkeää saada yrityksen perustoiminnot sujuvasti hoitoon myös kiivaiden työrupeamien aikana.
– Tietenkin seuraan myös yrityksen lukuja, kuten tasetta, tuloslaskelmaa, liikevaihtoa ja kustannuskertymiä, mutta kiireen keskellä on oleellista saada perushomma toimimaan sujuvasti. Minulle kaikista tärkein asia on, että pystyn läppärillä hyväksymään ostolaskut, tarkistamaan tuntikortit sekä lähettämään myyntilaskut ja seuraamaan niiden tilannetta. Sesonkiaikana käyn toimistolla ehkä kerran viikossa tai parissa, ja Adminet mahdollistaa sen, että pystyn hoitamaan asioita työmaalla tai työpäivän jälkeen missä tahansa.
Toimistotyöhön liittyvien asioiden hoitamiseen sähköinen ja automatisoitu järjestelmä on tuonut nopeutta, kun manuaaliset työvaiheet ovat vähentyneet ja tarvittavien tietojen löytäminen on helpompaa.
– Jos alkaa vaikka reissussa mietityttää, että mitähän maksoin jostain laskusta, niin tieto löytyy Adminetistä hirmu nopeasti. Toinen merkittävästi nopeutunut asia on se, että työntekijät täyttävät nykyään tuntikorttinsa sähköisesti mobiilissa, kun ne aiemmin täytettiin paperille ja postitettiin toimistolle, jossa äitini kävi laput läpi ja laittoi palkat maksuun. Mobiilikirjaus myös lähti työntekijöiden osalta hyvin käyntiin, vaikka itse olin etukäteen ajatellut sen olevan isompikin homma.
Kolehmaisen mukaan aina mukana kulkeva järjestelmä tuo säästöä sekä ajankäyttöön että kustannuksiin.
– Kyllä aikaa säästyy hyvinkin paljon ja tietysti myös kustannuksia, kun meillä ei ole tällä hetkellä toimistossa työntekijää tekemässä sitä puolta, vaan pystyn itse hoitamaan tarvittavat asiat. Pahimmassa tapauksessa olisin äitini eläköitymisen myötä joutunut itse ottamaan toimistotyöt vastuulleni ja se olisi vienyt kaiken ajan pois työmailta. Nyt pystyn oikeasti olemaan kentällä tekemässä sitä työtä, josta leipä tulee.
Kaiken kaikkiaan Kolehmainen on ollut tyytyväinen Admicomin tarjoamaan sovellus- ja palvelukokonaisuuteen.
– Tärkeintä on ollut saada toimivat kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut, laskutus kokonaisuudessaan ja se, että järjestelmä kulkee aina mukana. Olen ollut äärimmäisen tyytyväinen, sillä tämä on mahdollistanut hirveän paljon kaikkea ja vähentänyt omaa toimistolla oloani. Tiedän, että Adminetistä olisi saatavissa irti paljon enemmänkin, mutta olen täysin tyytyväinen jo tähänkin tilanteeseen.
[KUVAT: Marko Paakkanen]
Tarkemmin salaojituksen maailmaan voit tutustua Savon Salaoja Oy:n YouTube-kanavalta löytyvistä videoista.