"Onhan tuo seuranta nyt aika makeaa, kun suurin piirtein yhdellä napinpainalluksella saa eteensä kaiken, mitä tarvitsee."
Valtteri Saari
Ekologiseen toimintaan panostava maarakennus- ja purkutöiden ammattilainen sai tarkkuutta yrityksen toimintojen seurantaan Adminetin monipuolisilla raportointityökaluilla ja huolettomuutta arkeen pitkälle viedyllä automatisoinnilla.
Tapani Saari Oy on Oulaisista käsin koko Suomen alueella toimiva maarakennus- ja purkutöiden palveluyritys, jonka historia ulottuu liki kolmenkymmenen vuoden päähän.
Helmikuussa yrityksen toiminnanohjauksessa otettiin askel eteenpäin, kun useiden järjestelmien yhdistelmä jäi historiaan ja toimintojen hallinta keskitettiin Adminetin kokonaisjärjestelmään. Taustalla vaikutti erityisesti tarve saada tarkkuutta ja reaaliaikaisuutta seurantaan.
– Isoin päätavoite koko ohjelman hankkimiselle oli se, että saisimme yritykselle, eri toimialoille ja myös kaikille projekteille reaaliaikaisen seurannan. Aiemmin meillä oli erilliset ratkaisut tuntikirjauksiin ja taloushallintoon. Lisäksi laskennat tehtiin Excelissä, joten seuranta oli haastavaa, eikä esimerkiksi jälkilaskentaa oikeasti kukaan ehtinyt tehdä. Siksi kaipasimme helpotusta ja tarkkuutta eri toimintojen seurantaan. Me myös olemme paljon reissussa ympäri Suomen, joten oli tärkeää saada käyttöön ohjelmisto, jolla pystymme hoitamaan yrityksen asioita mistä tahansa.
Valtterin mukaan puolisen vuotta sitten tehty Adminetin käyttöönotto yllätti iloisesti helppoudellaan.
– Täytyy antaa 10+ Admicomin Oulun koulutustiimille siitä, että käyttöönotto meni aivan loistavasti. Olisin kuvitellut, että prosessi on paljon haastavampi. Käyttöönotto oli niin täsmällinen ja mielettömän hyvin aikataulutettu, että jos olisimme itse olleet yhtä täsmällisiä kuin kouluttajamme, se olisi ollut täydellinen läpiveto. Hienosti se kuitenkin meni nytkin ja jälkeenpäin on hyvä todeta, että ihan turhaan jännitimme käyttöönottoa.
Käyttöönoton yhteydessä yritykselle järjestettiin muutama lähikoulutuspäivä ja muutenkin yhteyttä pidettiin säännöllisesti.
– Puhelimitse oli viikoittain palaveri, jossa käytiin läpi asioiden eteneminen ja seuraavat askeleet. Vaikka toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on iso kokonaisuus, hyvä aikataulutus ja jatkuva edistymisen seuraaminen varmistivat sen, että kaikki meni mukavasti. Tuostahan voisi vaikka ottaa oppia omaankin työhön, että miten niitä hommia hoidetaan, Valtteri naurahtaa.
Alkuperäisessä tavoitteessa saada seuranta kuntoon, on Valtterin mukaan onnistuttu hienosti.
– Tavoite tarkemmasta seurannasta kaikille yritystoiminnan osa-alueille on täyttynyt hyvin. Ennen meillä oli aina kysymysmerkkinä se, miten mikäkin projekti on mennyt. Vuositasolla yksittäisiä projekteja seurattiin tarkemmin, mutta yhden projektin tietojen läpikäymiseen eri paikoista saattoi mennä parikin päivää, joten se oli melko kova homma. Onhan tuo seuranta nyt aika makeaa, kun suurin piirtein yhdellä napinpainalluksella saa eteensä kaiken, mitä tarvitsee.
Tarkentunut seuranta on tuonut helpotusta myös toimialakohtaisten asioiden seurantaan.
– Toimialakohtainen seuranta on myös yksi merkittävä asia, koska aiemmin emme oikein tienneet, kuinka maarakennuspuolella ja purkupuolella menee. Sekin oli ihan mielenkiintoista nähdä, kun eri toimialoja on kuitenkin tässä jo jokunen vuosi touhuttu. Nyt pystymme seurannan avulla vetämään johtopäätöksiä myös siitä, miten jatkossa kannattaa toimia ja mitä meidän oikeasti kannattaa tehdä.
Valtterin mukaan nimenomaan automatisoidun kokonaisjärjestelmän mahdollistama reaaliaikaisuus on merkittävin ero perinteiseen seurantaan.
– Tärkeää on nimenomaan se kokonaisuus, että kun laskutetaan, ostetaan tai tehdään tuntikirjauksia, niin kaikki tiedot saadaan seurantaan oikein kohdistettuna ja reaaliajassa. Tuo kokonaispaletti on se hieno juttu, kun ei ole pelkoa, että lappuja unohtuisi autoihin tai jotain tietoa jäisi välille, vaan kaikki asiat tulee varmasti huomioitua.
Seurannan reaaliaikaisuudessa tapahtunut muutos on ollut merkittävä.
– Jos miettii, että aiemmin tilinpäätös oli käytännössä se kohta, jolloin olimme oikeasti kartalla yrityksen tilanteesta, niin onhan tässä aikamoinen muutos tapahtunut. Nyt tiedämme koko ajan missä menemme yrityksenä ja mitä projekteilla tapahtuu, joten pystymme myös peilaamaan resurssipuolta ja tarjouskantaa sinne jatkuvasti.
Tehostuneen seurannan lisäksi Tapani Saari Oy:n toimintaan helppoutta on tuonut Adminetin pitkälle viety automatiikka.
– Automatisointi on yksi tärkeä asia ja näen siitä isot hyödyt meille nyt ja jatkossa. Adminet on yleisesti niin automaattinen kokonaisuus, että saamme siitä varmasti jatkossa entistäkin enemmän hyötyä, kun ehdimme perehtyä paremmin eri toimintoihin. Esimerkiksi raportoinnissa automatisointi toimii hienosti ja tuntikirjausasia on ihan viimeisen päälle, kun puhelimella tehdyt merkinnät ovat heti käytettävissä oikeissa paikoissa myös muualla järjestelmässä.
Valtterin mukaan verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointi on yksi hyvä esimerkki Adminetin automatiikasta.
– Kun tietyt ohjelman pyytämät askelmerkit tehdään oikein projektin alkaessa, sen jälkeen kaikki toimii automaattisesti ja järjestelmä kertoo, jos jotain pitää korjata. Onhan se hieno juttu, ettei tarvitse enää kalenteria seurata ja muistaa ilmoitusten lähettämistä. Se tekee arjesta paljon huolettomampaa, kun pystyy luottamaan, että homma pelaa siellä taustalla.
Kesän kiireiden keskellä yrityksessä ei ole vielä ehditty valjastaa käyttöön likimainkaan kaikkia Adminetin työkaluja, mutta hiljaisemmat talvikuukaudet on tarkoitus hyödyntää uusien toimintojen käyttöönottoon.
– Kesät ovat sesonkiaikaa eikä meillä ole erillistä toimistohenkilöä, joten se luo omat haasteensa ajankäytölle. Olemme kuitenkin hyvin pystyneet hoitamaan itse myös hallinnolliset asiat projektinjohdon ohessa. Kun saamme kaikki palikat kohdilleen, ajankäyttömme tehostuu entisestään. Talven pimeinä kuukausina on tarkoitus lisätä ainakin kaluston huoltotiedot sekä henkilöstön työturvakortit ja muut järjestelmään, jolloin saamme jatkossa niihin liittyvistä toimenpiteistä muistutukset.
Puolen vuoden jälkeen Valtteri kokee yrityksen saaneen jo paljon helpotuksia arkeensa ja saavuttaneen liudan hyötyjä.
– Niistä voisi varmaan kirjoittaa kirjan, mutta oleellista on juuri se, että kaikki tieto on reaaliajassa yhdessä järjestelmässä ja pystymme seuraamaan toimintaamme tarkasti. Se tuo sellaista ketteryyttä ja reagointikykyä asioihin.