"Oli ihan mahtavaa, kun alkoi pikkuhiljaa saada ahaa-elämyksiä siitä, kuinka helposti asioita voi hoitaa. Adminet on ollut meille tosi iso juttu ja elämä on helpottunut huomattavasti."
Miili & Jouni Jauhiainen
Pääkaupunkiseudulla toimiva TNT-Putki on vuonna 2005 perustettu perheyritys, jonka toiminnan käynnistäminen vaati muutaman vuoden kypsyttelyn ja oikean elämäntilanteen. Jauhiaiset aloittivat yritystoiminnan kevyesti ja siirtyivät vähitellen kokopäiväisiksi yrittäjiksi, minkä myötä alkoi myös pieni toiminnan kasvu.
Nykyään yrityksessä työskentelee yrittäjien lisäksi myös työnjohtaja ja viisi asentajaa sekä useita toiminimellä työskenteleviä vakioasentajia. TNT-Putki toteuttaa erilaisia putkitöitä asuntojen hananvaihdoista isompiin koulusaneerauksiin ja kerrostalojen linjasaneerauksiin.
Hallintopäällikkö Miili Jauhiainen kertoo olevansa perusluonteeltansa ihminen, joka hakee pitkäaikaisuutta myös käyttämiltään palveluilta ja välillä jopa takertuu nykytilanteeseen, vaikka se ei olisikaan ideaali. Tällainen oli pitkään tilanne myös yrityksen ohjelmistoasioissa.
– Olimme olleet ohjelmistokumppanimme asiakkaana tosi pitkään. Minulla oli jo jonkinlainen tunneside ja kiintymys silloiseen ohjelmistoon, vaikka se ei tarjonnutkaan kaikkia haluamiani ratkaisuja. Kun on oppinut tekemään asiat tietyllä tavalla, uuteen ratkaisuun siirtymistä jarruttaa myös pelko uuden oppimisesta.
Vuosien varrella useat ohjelmistotalot olivat tarjonneet yritykselle uusia ratkaisuja, mutta lämpeneminen ajatukselle vaati yli 6 000 kilometrin matkan Arabiemiraatteihin.
– Piti mennä niinkin kauas kuin Dubaihin, että meidät saatiin lämmiteltyä. Törmäsimme yhteisellä safarilla Admicomin edustajaan ja höpöttelimme muutaman sanan myös työkuvioista. Loman jälkeen oltiin tarkemmin yhteydessä ja aika nopeasti totesimme, että ohjelmiston vaihto on paikallaan, toimitusjohtaja Jouni Jauhiainen muistelee.
– Sekin reissu sitten kannatti. Täytyy kyllä kiittää saamastani kannustuksesta siinä, etten hylännyt uutta ratkaisua, ennen kuin olin nähnyt sen. Olen ollut kaikin puolin tosi tyytyväinen, Miili toteaa.
Adminet otettiin TNT-Putkella käyttöön toukokuussa 2019 ja käyttöönoton aikana Miilin huoli uuden oppimisesta osoittautui turhaksi:
– Käyttöönotto meni tosi hyvin ja yllätyin siitä, miten nopeasti uudenlaiseen ohjelmistoon pääsi sisään. Jos on vähänkään käyttänyt tietokonetta, niin Adminet on aika selkeä.
– Tarvittaessa on aina myös saatu apua ja Admicomin tukipalvelu toimii kyllä hyvin, Jouni lisää.
Uuden ohjelmiston myötä myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin Admicomin tilitoimistoon ja nykyään Miili vastaa itse vain kuukausipalkkojen laskemisesta
– Olemme saaneet tilitoimistosta tosi hyvää palvelua ja olen paljon yhteydessä yhteyshenkilöideni kanssa. On kiva, että sieltäkin saa tukea ja tietää mihin soittaa, jos tulee joku tenkkapoo-juttu.
TNT-Putkella Adminetin käytön alkutaival on ollut sujuvaa, mutta mikä arjessa lopulta muuttui?
– Kaikki on muuttunut tosi paljon, siis ihan kaikki. Ohjelmat ovat aivan eri ääripäissä alkaen laskujen käsittelystä niiden lähettämiseen. Nyt olemme ohjelmiston osalta nykyajassa, emmekä jämähtäneet jonnekin 80-luvulle. Tämä on ollut tosi hyvä kokemus, jonka ansiosta olen saanut paljon enemmän omasta työstäni, Miili kertoo.
Miilin mukaan merkittävimmän muutoksen tuo yhteen sähköiseen järjestelmään keskitetty toiminta, jossa automatiikka hoitaa asioita käyttäjän puolesta:
– Ennen esimerkiksi tunnit laitettiin kyllä järjestelmään mobiililla aina silloin kun se toimi, mutta pääasiassa tuntikirjaukset ja laskut käsiteltiin paperilla. Koostin ja tein itse myös kirjanpitoaineiston, tiliöinnit ja merkinnät tiliotteisiin sekä postitin ne kirjanpitäjälle. Nyt kun toiminta on sähköistä, tuollaisia asioita ei tarvitse enää tehdä ja paperit ovat hävinneet lähes kokonaan. Laskujen käsittely on Adminetissä ihan mahtava ja tykkään paljon myös helposta kytköksestä tuntikirjausten ja palkanlaskennan välillä. Aiemmin jouduin tekemään paljon enemmän käsitöitä, kun ei ollut automatiikkaa, joka hoitaa asioita taustalla.
Vaikka Adminet on TNT-Putkella ennen kaikkea Miilille tärkeä päivittäinen työkalu, on myös työmaista vastaava Jouni saanut siitä helpotusta arkeensa:
– Itselleni tärkein työkalu on tarjouslaskenta. Ennen vanhaan jokainen nippeli piti syöttää ja laskea erikseen, mutta nyt pienissä töissä syötän itse vain kappalemäärät ja saan laskettua hinnan Adminetissä – tai eihän sitä tarvitse oikeastaan laskea, kun hinnoittelu tapahtuu aika automaattisesti. Isommissa projekteissa käytän pakettilaskentaa, eli vien Adminettiin massaluettelot ja järjestelmä laskee hinnat koko tarvike- ja työpotille. Kun myös tukkureiden hinnastot päivittyvät automaattisesti, tämä kokonaisuus nopeuttaa laskentaa huomattavasti ja tarjouksista tulee tarkempia.
Koska yrittäjä pystyy harvoin irtautumaan työstään täysin edes vapaa-ajalla, on Adminetin selainkäyttöisyys helpottanut työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista.
– Pienyrittäjän arjessa on paljon asioita, jotka eivät oikein pyöri ilman omaa panosta. Muutos koneelle asennettavasta ohjelmistosta verkkomaailmaan mahdollistaa sen, että pystymme hoitamaan pakolliset asiat tiettynä aikana mistä tahansa ja se tuo helppoutta arkeen, Jouni kertoo.
– Ennen jouduin suunnittelemaan lomanikin palkanlaskennan mukaan, mutta nyt ne hoituvat puhelimella mistä tahansa. En tosiaankaan halua enää sitä kettinkiä jalkaan, että olen sidottuna johonkin koneeseen. Se on myös meidän etumme yrittäjinä, että pystymme hoitamaan asioita vaikka mökiltä käsin, Miili toteaa.
TNT-Putken muuttunut arki on hyvä osoitus siitä, miksi pelkkää ohjelmiston hintalappua ei kannata tuijottaa siirryttäessä vanhentuneista ratkaisuista nykyaikaiseen toiminnanohjaukseen.
– Meillä ohjelmistokustannukset nousivat hieman, mutta täytyy tiedostaa, mikä ohjelmiston vaikutus on arjen tasolla. Omista töistäni hävisi varmaan yli puolet, vaikka aluksi ehkä yritinkin pitää kynsin hampain kiinni tutuista asioita, ennen kuin totesin tekeväni ihan turhaa työtä. On paljon asioita, joita nyt on ehtinyt laittaa järjestykseen aivan eri tavalla ja sitä kautta on saavutettu myös säästöjä. Suoria kustannussäästöjä on tullut kirjanpitokustannuksista ja meille kävi jopa niin, että päädyimme irtisanomaan kokopäiväisen laskuttajamme, kun ohjelmiston vaihdon myötä homma meni vähän peukalonpyörittämiseksi.
– Oli tietysti inhimilliseltä kannalta valitettavaa, että jouduttiin luopumaan työntekijästä, mutta yrityksen tehokkuuden kannalta positiivista. Adminet helpottaa niin paljon tiettyjä asioita, että meillä jäi yhden ihmisen työ kokonaan pois, Jouni lisää.
Vaikka muutos voi pelottaa, kannustaa Miili muitakin yrittäjiä rohkeuteen toimintatapojen kehittämisessä:
– Ehdottomasti rohkaisen muitakin muutokseen. Siitä ei pääse yli eikä ympäri, että uuteen siirtyminen pelotti. Oli kuitenkin ihan mahtavaa, kun alkoi pikkuhiljaa saada ahaa-elämyksiä siitä, kuinka helposti asioita voi hoitaa. Omalta osaltani aiempi muutosvastaisuus oli ymmärryksen puutetta nykyajan mahdollisuuksista, ja siksi kesti niin pitkään hyväksyä ajatus, että parempaakin on tarjolla. Adminet on ollut meille tosi iso juttu ja elämä on helpottunut huomattavasti – kyllä kannatti käydä Dubaissa.
[Kuvat: Tero Honkaniemi]