"Nyt työntekijät pystyvät merkkaamaan tunnit, lomat ja kaikki missä vain, milloin vain. Mitä olen jututtanut heitä, niin erittäin positiivista palautetta ovat antaneet."
Tuomas Liukkonen ja Teemu Härkönen
Upkeep 24 on teollisuuden kunnossapitoa tekevä yritys, joka toimii pääsääntöisesti Pohjois-Karjalassa. Palveluihin kuuluu aputoiminimi Pajapeikon myötä myös konepajatoimintaa, jossa tehdään alihankinnan lisäksi kunnossapitoon tarvittavien osien valmistusta. Kunnossapidon lisäksi toimenkuvaan kuuluvat myös muut erilaiset asennukset työmailla. Yhteensä työntekijöitä Upkeepillä ja Pajapeikolla on 19, sekä toiminimien kautta laskuttavia apukäsiä useampiakin.
Ennen Adminettiä yritys hoiti päivittäiset kirjaamiset ja työn ohjaamisen oman intran välityksellä. Sinne jokainen työntekijä kävi kirjaamassa työtunnit ja työtilaukset. Sieltä palkanlaskija kävi hakemassa tiedot palkanmaksua varten, mutta ihan yksinkertaista se ei ollut. Tunnit tai materiaalit eivät kohdistuneet tietylle työtilaukselle, joten ne jouduttiin manuaalisesti perkaamaan ja selvittämään, mikä kuuluu mihinkin.
– Kohdistimme työtunteja tilauksille käsin, joten se oli konepajan puolella aivan ehdoton, että tarvitsemme siihen jonkun ohjelmiston. Työtilauksia siellä on useampi viikossa ja se on aivan älytön urakka kohdistaa niitä ja merkata oikein, kertoo yrityksen toimitusjohtaja Teemu Härkönen.
Tarve ohjelmistolle oli selkeä, sillä vaikka pienellä porukalla oma intra toimi kohtalaisesti, työntekijämäärän tuplaannuttua manuaalisen työn määrä kasvoi liikaa. Yrityskollegan kanssa kahvikupin ääressä sivuttiin Adminettiä ja kuinka hyvät kokemukset heillä järjestelmästä oli. Upkeepin hallituksen puheenjohtaja Tuomas Liukkonen otti yhteyttä Admicomiin ja sopi tapaamisen.
– Edustaja tuli paikalle hyvinkin nopeasti kertomaan asioista ja siitä pääsimme hyvin eteenpäin, Liukkonen kertoo.
Adminetin käyttöönotossa vanhat tiedostot ajetaan sisään järjestelmään sekä luodaan hinnastoja, asiakkuuksia ja laskutuslajeja. Jotta uuteen järjestelmään siirtyminen ei kuormita liikaa, käyttöönotto on paloiteltu pienempiin kokonaisuuksiin. Käyttöönottokouluttaja tulee paikanpäälle ohjeistamaan alussa. Myöhemmässä vaiheessa viikoittaisten puhelintapaamisten kautta käydään läpi viikon aikana esiin nousseet kysymykset.
– Kyllä se tuki on yksi tärkeimpiä asioita, mitä toivoo. Jos on joku ongelma, niin sen saa ratkaistua nopeasti. Pidän sitä tärkeänä, että apua on saatavilla silloin kun on tarpeen, Härkönen kertoo.
– Työnjohtajille meni aika nopeasti perille, mitä Adminetissä pitää tehdä, jotta saadaan tuntikirjaukset kohdistettua oikein ja varmistetaan, ettei valmiita tilauksia jää roikkumaan laskuttamatta. Minun nähdäkseni se on mennyt kyllä hyvin, Liukkonen kertoo.
– On mennyt hyvin ja onpahan vaikka pienikin työ jollekin asiakkaalle, niin on nopeaa avata työtilaus. Ennen kun jäi helposti sellaisia pikkujuttuja jopa laskuttamatta todella herkästi, kun ne jää ihan muistin varaan ilman työnumeroa. Nyt tilaus on Adminetissä niin pitkään kun se on loppulaskutettu. Tilaukselle ei jää mitään merkkaamattomia materiaaleja tai työtunteja, kun on aina työtilaus minne kirjata, Härkönen kertoo.
Monikaan yritys ei huomaa, kuinka paljon aikaa menee rutiinikirjauksiin ja turhaan paperien pyörittelyyn. Kun on päässyt näkemään, kuinka nopeasti asiat voikaan hoitaa toimivalla järjestelmällä, yllätys on suuri. Aikaa vapautuu useita tunteja viikossa ja sen pystyy käyttämään liiketoiminnan tehostamiseen.
– Vapautuneella ajalla pystytään keskittymään uusasiakashankintaan. Onhan tuossa meillä visiona aloittaa rakennusprojektia ynnä muuta ensi vuonna, joten kaikkeen tällaiseen saa paremmin aikaa nyt käytettyä, kertoo Liukkonen.
Adminet muistuttaa käyttäjää avoinna olevista tehtävistä eivätkä laskut lähde eteenpäin ilman käyttäjän hyväksymistä. Yritys voi luottaa siihen, ettei yksikään tärkeä asia jää huomaamatta.
– Aikaisemmin oli hyvin pitkälti ihmismuistin varassa moni juttu. Kun ne ovat pääkopan sisällä, niin kyllä se tietynlaista stressiä tekee, jos asiat ovat pelkästään jonkun paperin nurkassa, Liukkonen toteaa.
Yritys tekee Adminetissä kaiken päivittäisen kirjaamisen, sillä järjestelmä sisältää toiminnot aina tuntikirjauksista laskutukseen ja ostolaskujen hallintaan.
– Itsellä ei ole kuin sähköposti ja Adminet auki päivän aikana, siellä tulee surffailtua. Ja nettiautossa välillä, Liukkonen naurahtaa.
– Pystymme kontrolloimaan yksittäisiä töitä ja näemme, että miten on mennyt. Seuraavalle kerralle sieltä jää aineistoa niin pystymme petraamaan hinnastoa. Itse ainakin tykkään Adminetistä. Heti pääsee käsiksi myynteihin ja ostoihin sekä siihen tilauskantaan mikä siellä on. Selkeä käytettävähän se on ja vaikka vielä ei jokaista polkua tiedä, niin siellä on hyvät ohjeet.
Ajantasaista tietoa ei osaa kaivata, jos sitä ei ole koskaan saanut käsiinsä. Kuitenkin juuri reaaliaikainen data on se, jolla yrityksen kannattavuus varmistetaan. Yrityksen kassakin on ajan tasalla, kun laskut saadaan maailmalle heti eikä hetken päästä.
– Adminet on vähentänyt huomattavasti paperihässäkkää ja laskutus toimii paremmin. Aikaisemmin laskutuksessa oli todella pitkä viive ja nyt se on lähestulkoon reaaliaikainen. Siinä on varmaan se oleellisin muutos, Liukkonen kertoo.
Vanhojen toimintatapojen muuttuessa saattaa tulla pientä vastarintaa työntekijöiden päässä, sillä usein muutos pelottaa. Upkeepillä kuitenkin muutos oli tervetullut.
– Työntekijät ovat ottaneet uuden järjestelmän hyvin. Adminetin selkeys on ollut tosi positiivinen asia heille. Nyt työntekijät pystyvät merkkaamaan tunnit, lomat ja kaikki missä vain, milloin vain. Mitä olen jututtanut heitä, niin erittäin positiivista palautetta ovat antaneet.
– Meillä on jonkin verran venäjänkielisiä työntekijöitä ja osalla on pikkuisen heikkokin suomenkielen osaaminen ja hekin ovat tosi hyvin oppineet käyttämään järjestelmää. Kyllähän se aika simppeli on oppia, kun hekin ovat kielimuurista huolimatta sen oppineet, Härkönen naurahtaa.
Upkeepillä on myös mobiilitoiminnot käytössä, mikä selkeyttää entisestään työntekijöiden arkea.
– Nähdäkseni on hyvä se mobiili ja se työntekijänäkymä mikä siellä on. Se on selkeä ja sinne pystyy kohdentamaan tilaukset työntekijöille, jolloin ei tarvitse jonoista etsiä niitä tilauksia. Nyt työt menevät oikeille paikoille. Aikaisemmin kun vanhaan systeemiin kirjattiin töitä, niin jokainen työntekijä käytti eri nimikettä sille työlle ja siellä saattoi olla neljä eri nimeä samalle asialle. Nyt pysyy kaikki samalla nimikkeellä.
Mobiilissa tehtävä tuntikirjaus nopeuttaa huomattavasti myös työntekijöiden arkea.
– Työntekijöiden näkymä on selkeä ja nopea käyttää. Siihen ei sitä työaikaa tai työntekijöillä jopa vapaa-aikaa mene. Kyse on ykkösminuuteista, kun sinne saa laitettua tunnit päivän päätteeksi, Liukkonen kehuu.
– Mobiili on kyllä hyvä, sillä yleensä työntekijöillä on aina puhelimet mukana, joten tunnit saa kirjattua saman tien. Ei tarvitse jonotella, vaikka kahvihuoneessa olevalle tietokoneelle kaikkien käydessä kirjaamassa sinne tuntinsa, niin kuin ennen oli. Nyt pystyy saman tien laittamaan tunnit ja lähteämään, Härkönen kertoo.
Adminetin yksi vahvuuksista on sen joustavuus eri kokoisille yrityksille. Pienempi yritys saa käyttöönsä kaikki tarvitsevansa ominaisuudet ja liiketoiminnan kasvaessa myös ominaisuuksia on mahdollista kasvattaa.
– Kyllähän tuon kautta pystyy isommatkin yritykset hoitamaan toimintaansa. Meillä on vielä pientä tämä liiketoiminta, joten kasvuvaraa riittää. On hyvä järjestelmä. Itse pidän parhaana laskutusta. Sitä, että ne tunnit kohdentuvat laskulle, ne materiaalit ovat oikealla viitteellä tilattu ja laskun tarkistus on kyllä todella hyvä ominaisuus siinä, Liukkonen summaa.
– Itselleni tärkeintä on se helppous. Se on tosi nopea ja selkeä, kun sinne on asiakkuudet perustettu ja työtilaukset saa nopeasti avattua. Myös tuntiseuranta ja materiaalit, kun ne menevät aina sinne laskutukseen asti. Se on hyvinkin nopea ja vaivaton. Ja toki asiakkaalle päin on todella avointa, kun monesti halutaan laskulle eriteltyinä kaikki materiaalit ja työt, Härkönen kertoo.