"Uskaltaisin väittää, että itseltäni on jäänyt päivä viikossa pois turhasta työstä. Kieltämättä tuli vähän yllätyksenä, miten hyvin mietitty ja pitkälle viety tämä järjestelmä on."
Esa ja Hely Koskinen
Sisarukset Esa ja Hely Koskinen pyörittävät Vantaalla toimivien Vantaan Peltisepät Oy:n ja Koskisen Peltikate Oy:n toimintaa. Perheen yritystoiminta alkoi 1970-luvulla toiminimellä ja vuonna 1982 Esan ja Helyn vanhemmat perustivat Koskisen Peltikate Oy:n.
Nykyään Koskisen Peltikate on erilaisia peltikattojen rakentamiseen liittyviä tarvikkeita toimittava tuotevalmistaja. Vantaan Peltisepät Oy puolestaan on vuonna 2008 perustettu kattojen asennuksiin erikoistunut yritys, joka työllistää 25 henkilöä ja jonka liikevaihto on 3,2 miljoonaa.
– Suomessa on selkeästi pulaa ammattimaisista kattoasennusliikkeistä, sillä emme ole hirveästi markkinoineet, mutta olemme tehneet hyvää kasvua ja päässeet toteuttamaan isoja julkisia kohteita. Olemme toteuttaneet erilaisia kattourakoita esimerkiksi työ- ja elinkeinoministeriöön, Pihlajasaaren ravintolaan, Luonnontieteelliseen Keskusmuseoon, Tennispalatsiin ja Kiinteistö Oy Valtakulmaan, jossa Helsingin keskustan Sokos sijaitsee, Esa kertoo.
Esa ja Hely olivat jo pitkään miettineet, että yritysten toimintojen hallintaan pitää saada tehokkaampi ratkaisu. Lokakuussa 2015 kumpaankin yritykseen otettiin käyttöön Adminet.
– Meillä oli tarve saada kokonaisvaltainen järjestelmä ja Adminet oli oikeastaan ainoa vaihtoehto, joka palveli kaikilta osa-alueilta sillä tavalla kuin me haluttiin. Itselleni erityisen tärkeää oli päästä eroon paperisista tuntikorteista ja saada helppo ratkaisu pääurakoitsijoille tehtäviin työntekijäilmoituksiin, Esa korostaa.
– Halusimme päättää yhteistyön tilitoimiston kanssa, mutta en halunnut alkaa tallentaa ostolaskuja tai palkkoja kuten aiemmin, joten haimme helpompaa ratkaisua. Alussa epäilimme, pystymmekö tekemään kaiken itse, mutta ei se ollut mikään ongelma, kun löydettiin oikea ohjelmisto, Hely kertoo.
Kun Adminettiä otettiin käyttöön, käytännön toimenpiteistä vastasi Hely. Jännityksestä huolimatta käyttöönotto saatiin sujuvasti käyntiin:
– Sieltähän tuli tosi jämptit ohjeet ja aikataulut. Adminetissä oli lista tehtävistä, joita käytiin tekemässä ja ruksailemassa. Siirtyminen oli järjestetty todella hienosti ja tehty asiakkaalle helpoksi. Ei tarvinnut panikoida, mitä seuraavaksi pitää tehdä, kun oli selkeät ohjeet ja paikat, jonne tiedot täydennettiin. Lisäksi joka viikko käytiin puhelimessa läpi asiat, jotka olivat sillä hetkellä esillä.
Esan työn kannalta Adminetin vaikutus näkyy ennen kaikkea työtilausten ja tuntikorttien käsittelyssä, kun mobiili toiminnanohjausjärjestelmä on mahdollistanut kirjaukset suoraan työmaalta:
– Työtilauspuoli on muuttunut täysin. Saamme Adminettiin kaikki tiedot ja työntekijät voivat tehdä omat kirjauksensa kännykällä tai padilla. Pidemmissä kohteissa Adminet muistuttaa maksuerätaulukon mukaisista laskutuksista ja pystymme myös helposti seuraamaan, miten työmaa edistyy. Minun elämää helpotti hirveästi, kun tiedot saatiin sähköiseen muotoon. Nyt käyn vain tarkastamassa ja hyväksymässä tiedot Adminetistä ja Hely laittaa palkat maksuun, Esa kertoo.
Koskisen Peltikatteen puolella tuntitöihin perustuvaa laskutusta ei tehdä, vaan ainoastaan tuotteista laskutetaan. Adminetin tuntikirjaukset auttavat kulujen ja katteen seurannassa.
– Tuotannon puolella parannusta asioihin tuli siinä, että työntekijät kirjaavat tuntinsa nykyisin kustannuspaikoille, joita meillä ei aikaisemmin ollut käytössä, Hely kertoo.
Adminetin myötä työmaiden seuranta on saatu reaaliaikaan. Sama tieto on heti kaikkien käytettävissä ja helposti löydettävissä sähköisessä muodossa.
– Jos haluaa löytää vaikka jonkun vanhan ostolaskun, se on tosi helppoa. Hakutoiminnot ovat helpot, eikä tarvitse plärätä mappeja. Tiedot löytyvät nopeasti ihan lasku- ja tuotetasolta. Etätyön mahdollisuudet Adminetin kanssa ovat ihan mielettömät, Hely kertoo.
Myös Adminetin ratkaisu verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointiin on aiheuttanut hämmästystä, sillä aiemmin tiedot koostettiin ja lähetettiin käsin useita eri työkaluja hyödyntäen.
– Adminetistä raportit lähtevät automaattisesti, niin kuin kaikki muutkin ilmoitukset. Kun tiedot kerran kirjaa, raportit lähtevät jatkossa automaattisesti eteenpäin. Olen edelleenkin hieman hämmästynyt siitä, että raportit lähtevät ihan itsekseen, Hely kertoo.
Adminet on vastannut Esan ja Helyn odotuksia ja muuttanut arkirutiineja.
– Työnkuva on muuttunut rutiinityöstä seurantaan, tutkimiseen ja kehittämiseen. Aikaa on vapautunut ihan selkeästi ja olen pystynyt tekemään enemmän esimerkiksi markkinointia. Kun turha työ jää pois, se antaa valtavasti uusia mahdollisuuksia toiminnan eteenpäin viemiseen, Hely kuvailee.
– Nyt ehtii pyöräilemään aamulla töihin, vaikka matkaa on yli 20 kilometriä. Adminet on helpottanut arkea ihan hirveästi, varsinkin tuntilappujen tekoviikkoa, mutta myös toimintaa kokonaisvaltaisesti. Uskaltaisin väittää, että itseltäni on jäänyt päivä viikossa pois turhasta työstä. Se on ollut koko ajan positiivista, että Adminetistä tuntuu löytyvän ratkaisu kaikkeen. Kieltämättä tuli vähän yllätyksenä, miten hyvin mietitty ja pitkälle viety tämä järjestelmä on, Esa kertoo.