"Adminetissä maksuerätaulukot pystyy tekemään valmiiksi. Sitten vain aina hyväksyy siitä ennakkolaskun, kun pitäisi seuraava erä lähteä liikenteeseen."
Valtteri Kimpimäki
Vavitek Oy on Klaukkalasta käsin toimiva LVI-alan yritys, jonka palvelut kattavat laajasti uudisrakentamisen lämpö-, vesi- ja ilmanvaihtoasennukset. Yritys on perustettu vuonna 2019 ja sen toiminta-alueena on Uusimaa.
Vavitekiin palkattiin vuoden 2021 alussa ensimmäinen ulkopuolinen työntekijä. Yrityksen toimitusjohtaja Valtteri Kimpimäki kertoo tarkemmin tämän hetken tilanteesta ja tulevaisuuden suunnitelmista:
– Meitä on kaksi yrittäjää ja yksi työntekijä tällä hetkellä. Muuten olemme olleet kahdestaan, mutta nyt palkkasimme työntekijän, kun meillä ei enää kädet riittäneet. Työntekijän kanssa on sujunut hyvin – hän oli ennestään tuttu kaveri, joten sillä tavalla oli helppo lähteä liikkeellä.
– Tulevaisuuden suunnitelmina yrityksen suhteen on, että jos jossakin vaiheessa tarvitsemme lisää ukkoja, menisimme maksimissaan viiden hengen porukalla. Emme lähde välttämättä kasvattamaan siitä, eli sillä tavalla tämä toiminta pysyy pienenä ja näppäränä.
Kimpimäki kertoo, että yrityksen toiminnan tueksi oli otettu järjestelmä, joka ei kuitenkaan helpottanut toimintaa kaikille osa-alueilla. Erityisesti tietojen kokoaminen yhteen ja sitä kautta kokonaiskuvan saaminen yrityksen tilanteesta osoittautuivat hankalaksi.
– Meillä oli käytössä järjestelmä, mutta emme saaneet kasattua infoa kovinkaan hyvin yhteen. Koimme sen vähän epäkäytännölliseksi, joten lähdimme etsimään sille vaihtoehtoa.
Kimpimäki alkoi kartoittaa vaihtoehtoja sen hetkiselle järjestelmälle ja törmäsi googlaamalla Adminet Liteen, joka on pienille talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille kehitetty ohjelmisto. Adminet Lite toimii pilvipalveluna ja täysin reaaliaikaisesti. Kun kaikki tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta, mahdollistuu tiedonhallinta uudella tasolla.
– Adminet Litessä yrityksen tiedot saa kerättyä nippuun helposti. Sieltä näkee aina hyvin myös yrityksen kokonaistilanteen, kun data-analysaattorin kautta siitä saa kätevästi tiedon.
Data-analysaattori on Adminet Liten sovellus, joka toimii johtamisen tukena. Toimialalta ei löydy vastaavaa ratkaisua, jossa raportointi onnistuisi yhtä tarkalla tasolla kuin data-analysaattorilla. Sen avulla yrittäjä pääsee seuraamaan ja analysoimaan tietoja vaikka alkuperäisiin dokumentteihin – esimerkiksi kauppakuitteihin – saakka.
Adminet Lite on tuonut apua erityisesti Vavitekin laskutukseen. Kimpimäki muistelee aikaa ennen Adminettiä ja kertoo laskutuksen vaatineen paljon enemmän työvaiheita kuin nykyään.
– Kyllähän Adminet Lite on helpottanut etenkin taloushallintoa ja laskutusta. Meillä melkeinpä kaikki kohteet menevät maksuerätaulukoiden kautta. Adminetissä maksuerätaulukot pystyy tekemään valmiiksi ja sitten vain aina hyväksyy siitä ennakkolaskun, kun pitäisi seuraava erä lähteä liikenteeseen. Aiemmassa järjestelmässä ei sellainen onnistunut. Ne joutui aina näpyttelemään yksitellen kaikki.
– Tämä näkyy meillä ajansäästönä, kun ei tarvitse käyttää aikaa maksuerätaulukoiden luomiseen käsin. Viikko- ja kuukausitasolla puhutaan tuntien säästöstä.
Vavitekin palkanmaksu hoidettiin vanhan järjestelmän aikaan erillisellä palkanlaskentaohjelmalla. Adminet Litessä palkanlaskenta on osa kokonaisuutta, ja se hoituu nopeasti ja yksinkertaisesti. Tiedot merkitään järjestelmään sähköisesti, minkä jälkeen ne siirtyvät automaattisesti eteenpäin palkanlaskentaan ja sitä kautta kirjanpitoon.
– Aiemmassa järjestelmässä palkkoja ei edes pystynyt maksamaan sen kautta, eli kävimme täyttelemässä tietoja joka kerta erilliseen ohjelmaan. Nyt Adminet Litellä on helppoa, kun kaikki tiedot ovat siellä valmiina, niin se ei ole kuin hyväksyä palkat maksuun ja homma on aikalailla siinä. Palkanmaksu on kyllä helpottunut huomattavasti.
Kimpimäki rohkaisee myös muita yrittäjiä harkitsemaan järjestelmää toiminnan tueksi. Adminet Liteen hän on ollut tyytyväinen.
– Se on ihan simppeli järjestelmä. Sitten siinä on se hyvä, että saman tien tulee apua, jos on jokin kysymys ja laittaa asiakastukeen viestiä. Siihen tulee nopeasti vastaus ja sitä kautta saa nopeasti avun.
– Totta kai alussa järjestelmä oppiminen ottaa oman aikansa. Mutta kyllä se sitten helpottaa kaikkia hommia, kun sitä oppii käyttämään. Varmasti aikaa säästyy.