Ostotarpeet ja -tilaukset

Adminet-toiminnanohjausjärjestelmän ostotarpeiden ja ostotilausten työkalut ovat luonnollinen jatkumo ostoprosessia, joka alkaa tarjouslaskennasta.

Tarjouslaskennasta saadut massat jaetaan projektin vaiheille, jotka voidaan aikatauluttaa ja siirtää ostotarpeiksi. Ostotarpeista saatte sen jälkeen tehtyä helposti ja vaivattomasti sähköisiä ostotilauksia tukkureille. Voitte tehdä myös alihankinnat Adminetin ostotilaus-ohjelman kautta.

• Tarjousten massojen siirto vaiheistetuiksi ostotarpeiksi säästää työnjohdon aikaa.
• Pääset rajaamaan halutut tuotealueet halutulta aikaväliltä vaikka kaikilta kohteilta, jolloin koko massalle voi neuvotella paremmat ostoehdot.
• Tarjouskyselyt eri toimittajille ostotarpeista helpottaa työnjohdon työtä ja säästää rahaa.
• Voitte keskittyä kunnolla ostamiseen ja hintojen vertailuun eikä pelkästään tavaran tilaamiseen.
• Hankintoja voi suunnitella projekteittain ja eri vaiheille.
• Tuotteet näkyvät ostohinnan mukaisessa järjestyksessä.
• Ostoprosessi etenee selkeästi tarviketarpeista ostotarpeisiin ja lopulta ostotilaukseen.
• Työn toteutumista voi seurata suhteessa laskettuun tai suunniteltuun.

Ostotarvelista toimii ostojen suunnittelun ja hintakilpailutuksen pohjana, jonne useampi käyttäjä voi syöttää ostotarpeita tai tarpeita voi tulla useammalta projektilta. Oletusarvoisesti ostotarpeisiin haetaan halvimmat tuotteet hinnoitteluohjauksen mukaisesti.

Toimittaja, jolta tuotteet tilataan, voidaan vaihtaa tuotekohtaisesti. Tällöin hinta näkyy verrattuna halvimpaan toimittajaan. Tuotteet voidaan tilata joko varastoon tai kohteelle. Toimitusosoitteet tulevat suoraan kohteen perustiedoista tai varaston tiedoista. Kun kohteelle on useampia työtilauksia tai vaiheita, tarvikkeet voi kohdistaa työtilaukselle/vaiheelle, jolloin myös seuranta saadaan vaihekohtaisesti.

Adminet lähettää ostotilaukset automaattisesti. Tilausvaiheessa ostotilauksen tietoja voidaan vielä muokata, esimerkiksi antaa toimituspäivä, lisätietoja ja lisätä tuotteita. Usein ostettavista tuotteista voidaan myös luoda tilauspohjia, joiden avulla rivit saadaan helposti uusille tilauksille, jossa ne ovat vapaasti muokattavissa.

Tilausvahvistukset saatte suoraan järjestelmään ja voitte vertailla vahvistusta alkuperäiseen tilaukseen. OVT-ostotilausten vahvistukset ohjelma käsittelee ja kohdistaa puolestanne automaattisesti.

Ostolaskun saapuessa ohjelma vertaa automaattisesti tilausta ja laskua toisiinsa sekä ilmoittaa mahdollisista eroista, jolloin laskun tarkastaminen nopeutuu.

Voit tehdä Adminetillä myös aliurakoihin liittyviä maksuerätaulukoita. Voit perustaa taulukon käsin, kopioida sen toiselta aliurakalta tai lukea tiedot sisään toisesta tiedostosta.

Kun ne kytketään saapuviin ostolaskuihin, voidaan taulukon avulla seurata aliurakan laskutuksen etenemistä ja varmistaa, että summat vastaavat sovittua. Samalla varmistat, ettei samaa erää tule maksettua vahingossa kahteen kertaan.

Saat tallennettua maksuerätaulukon yhteyteen myös aiheeseen liittyvät urakkasopimukset, lomakkeet ja muut dokumentit.

Ostaminen tehostuu, kun annat Adminetin etsiä ostotilauksille edullisimmat tuotteet Adminetin vastaavien tuotteiden rekisteristä. Halutessasi saat helposti palautettua tilaukselle alkuperäiset tuotteet ennen lähetystä. Osalle toimittajista voit tehdä tuotteista myös saatavuuskyselyn suoraan Adminetistä.