Vesihuoltotekniikka Kotilainen Oy: Perheyrityksessä uusi sukupolvi toi uudet toimintatavat

Savonlinnalainen Vesihuoltotekniikka Kotilainen on pääasiassa Etelä- ja Itä-Savon alueilla toimiva maa- ja vesirakennusalan urakointiin sekä vesihuollon erikoiskohteisiin erikoistunut toimija. Yritys toteuttaa monipuolisia kunnallistekniikan ja vesihuollon projekteja niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille sekä kiinteistön ulkopuolisten putkistojen, pumppaamojen ja kaivojen saneeraus- ja rakennustöitä taloyhtiöille ja yksityisille asiakkaille.

–Projektit voivat vaihdella paljonkin, mutta kiinteistön ulkopuoliset asennustyöt niihin useimmiten liittyvät tavalla tai toisella. Myös maanrakennuspuoli on merkittävä osa meidän tekemistä. Projekteille on ominaista, että niissä tarvitaan hyvin monenlaista osaamista, toimitusjohtaja Juha-Pekka Kotilainen kertoo yrityksen toiminnasta.

Kesäaikaan keskimäärin 15 henkilöä työllistävän yrityksen vahvuus onkin monipuolisessa osaamisessa, jota ylläpidetään jatkuvasti.

– Meiltä löytyy talon sisältä paljon osaamista ja henkilöstöä koulutetaan jatkuvasti. Oikeanlainen osaaminen huomioidaan jo rekrytointivaiheessa, jotta saadaan oikean profiilin ihmisiä töihin. Meillä on talossa 30 vuotta olleita työntekijöitä, joten tulevaisuudessa tulee varmasti haasteita löytää osaavalle henkilökunnalle seuraajia.

Uusi sukupolvi toi sähköiset toimintatavat

Yritys perustettiin alun perin 1976, mutta 1980-luvulla louhintatoiminta ja vesihuoltotekniikka eriytettiin omiksi yrityksikseen. Vesihuoltotekniikka Kotilaisen toiminnasta ryhtyivät vastaamaan Aarre ja Kerttu Kotilainen. Kerttu hoitaa edelleen yrityksen taloushallinnon, mutta ajan kuluessa uusi sukupolvi on ottanut vetovastuun arjesta.

– Onhan se hienoa, että poika jatkaa yrityksen toimintaa. 40 vuotta on kuitenkin pitkä aika ja kun Juha-Pekka jatkaa tästä vielä eteenpäin, se alkaa olla nyky-yrityksen iäksi jo saavutus, Kerttu toteaa.

Kauppatieteiden maisterin tutkinnon suorittaneelle Juha-Pekalle perheyritykseen siirtyminen ei ollut itsestäänselvyys, mutta opiskeluvuosi Yhdysvalloissa avasi silmät yrityksen toiminnan jatkamiselle:

– Siellä paikalliset rotaryt kannustivat miettimään asiaa ja päätös perheyrityksen jatkamisesta vahvistui. Olen ollut täysipäiväisesti yrityksessä töissä vuodesta 2008 ja kasvanut pikkuhiljaa rooliini toimitusjohtajana.

Vuosikymmenten saatossa toimintaympäristö on muuttunut paljon, ja niin työskentelytavat kuin välineetkin ovat kehittyneet. Kertun mukaan nykykehitystä leimaa vahvasti digitaalisten työvälineiden yleistyminen.

– Alalla on selkeästi huomattavissa, että nuorempi sukupolvi on ottamassa ohjakset ja sen myötä tietotekniikan hyödyntämistä viedään eteenpäin. Meilläkin Juha-Pekka on tuonut mukanaan näkemystä sähköisten toimintatapojen hyödyntämisestä. Tästä hyvänä esimerkkinä on juuri Adminetin käyttöönotto.

Toimintaympäristön muuttuessa yrityksen on menestyäkseen elettävä mukana muutoksessa. Kertulla ja Juha-Pekalla on samanlaiset näkemykset Vesihuoltotekniikka Kotilaisen tulevaisuudesta.

– Toivon, että yritys kehittyy yhteiskunnan muutosten mukana ja pystyy vastaamaan uusiin haasteisiin työvälineiden digitalisoituessa, Kerttu toteaa.

– Tavoitteena on, että isän elämäntyö pääsee jatkumaan. Nyt on 40 vuotta takana eikä kukaan toivo, että ainakaan omalla vahtivuorolla homma loppuisi, Juha-Pekka jatkaa.

Suositukset vakuuttivat

Vesihuoltotekniikka Kotilaisella ryhdyttiin selvittämään toiminnanohjausratkaisuja, koska yrityksessä oli tarve kehittää seurantaa ja raportointia sekä saada toimivat työkalut etätyöskentelyyn. Lopulta Adminet valikoitui käyttöön ennen kaikkea vahvojen suositusten perusteella.

– Saimme luotettavilta tahoilta suosituksia ja se oli ratkaisevassa asemassa valintaa tehtäessä. Lisäksi Adminet oli juuri meidän alan tarpeisiin toteutettu ohjelmisto. Kun tutustuimme Adminettiin, se myös toimi fiksummin ja joustavammin kuin muut vertailemamme ratkaisut, Juha-Pekka taustoittaa valintaa.

Heinäkuun 2014 alussa suoritetun käyttöönoton toimenpiteet olivat Kertun vastuulla. Vaikka järjestelmästä toiseen siirtyminen tuotti työtä, projekti sujui Kertun mukaan hyvin:

– Olihan siinä työtä, kun siirrettiin tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen, mutta saimme vietyä muutoksen ihan kunnialla läpi. Järjestelmän opiskelussa videokoulutukset olivat mielestäni tosi hyvät, koska niissä tuli asiat selkeästi esille ja samaa asiaa pystyi kertaamaan niin monesti kuin halusi. Alussa jää helposti pieniä yksityiskohtia huomioimatta, joten niihin pystyi palaamaan aina tarvittaessa.

Myös laajemmassa mittakaavassa käyttöönotto sujui hyvin ja apua on saanut myös jälkeenpäin.

– Kaiken kaikkiaan täytyy antaa suuri kiitos Adminetin käyttöönotolle. Se oli tavattoman hyvin järjestetty, kun toimenpiteet tapahtuivat vaiheittain ja aina käytiin määritellyt asiat läpi. Siitä on annettava suuri kiitos, että apu on ollut lähellä niin käyttöönotossa kuin sen jälkeen, Kerttu kiittää.

Etätyö helpottaa arkea

Mahdollisuus etätyön tekemiseen on Vesihuoltotekniikka Kotilaisella tärkeää, sillä Juha-Pekka asuu Helsingissä ja asioita on hoidettava myös sieltä käsin.

– Olen aika vähän konttorilla, joten laskujen hyväksyntä ja muu on tärkeää pystyä tekemään siellä, missä milloinkin on. Ison osan töistä pystyy tekemään puhelimella ja tietokoneella nyt, kun pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin tietoihin, Juha-Pekka kertoo.

Adminetin mahdollistama etätyö helpottaa myös Kertun tekemistä, sillä taloushallinnonkin askareet pystyy hoitamaan vaikka kotona.

– Se on hyvä, että järjestelmään pääsee käsiksi vaikka toiselta puolelta maailmaa ja kaikki tarvittavat asiakirjat ovat löydettävissä järjestelmästä. Enää ei ole sidottu aikaan eikä paikkaan. Jos vaikka kotona illalla juolahtaa mieleen jokin hoidettava asia, minun ei tarvitse lähteä sen takia pistäytymään työpaikalla, Kerttu toteaa.

Reaaliaikainen tieto lisää ymmärrystä taloudesta

Adminetistä kaivattiin apua myös raportoinnin ja seurannan kehittämiseen. Yrityksessä oli tarve päästä nopeassa syklissä käsiksi projektien kannattavuuteen ja yrityksen taloudelliseen tilanteeseen.

– Aiemmin seurantatiedon saaminen ei ollut kovin helppoa, koska raportteja varten Kerttu joutui käsin keräämään projektien kustannuksia, työntekijätietoja ja muuta. Tämä helpottaa kaikkein eniten Kertun työtä, kun nyt saan itse muutamalla klikkauksella saman tiedon, Juha-Pekka kertoo.

– Juuri se Adminetissä on hienoa, että se on reaaliaikainen ja luvut näkee koko ajan suoraan järjestelmästä. Aikaisemmin seuranta oli sitä, että tarkastettiin kuukausittain missä ollaan menossa ja silloinkaan tieto ei välttämättä ollut ihan ajantasainen, Kerttu toteaa.

Adminet on antanut mahdollisuuden reaaliaikaiseen projektinseurantaan ja helpottanut projekteihin liittyvää raportointia. Muutos aiempaan on merkittävä.

– Aiempaan verrattuna voisi sanoa, että nyt projektien seurantaa tehdään. Saamme raportit fiksusti esiin ja pystymme varmistamaan, että projektit etenevät niin kuin pitääkin, Juha-Pekka kertoo.

– Lisäksi pystymme pureutumaan tietoihin syvemmälle ja tutkimaan tarkemmin, mistä summat koostuvat. Jos aiemmin jokin luku alkoi ihmetyttää, asiaa piti tutkia papereilta. Nyt pystymme lukua klikkaamalla tutkimaan, mitä sen takaa paljastuu, Kerttu jatkaa.

Talouden kokonaiskuvan kannalta tietoisuus liiketoiminnan tilanteesta on parantunut, kun taloustietoihin pääsee nopeasti käsiksi.

– Se on merkittävä hyöty. Reaaliaikainen tiedon saatavuus ja fiksut raportit ovat minulle oleellisia, sillä niiden avulla pysyn selvillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Nyt minulla on parempi ote talousluvuista ja se auttaa ymmärryksen lisääntymistä, Juha-Pekka korostaa.

Sähköinen kirjanpito muutti toimiston arkea

Adminetin käyttöönotto on helpottanut Kertun toimistorutiineja merkittävästi. Seurantatietojen koostamisen lisäksi moni muu arjen toiminto on suoraviivaistunut:

– Parasta on Adminetin helppous. Ihan jo se, että mitään asiaa ei tarvitse syöttää moneen kertaan. Kun tiedon on kerran kirjannut Adminettiin, niin se sitten on siellä. Esimerkiksi laskutusta helpottaa paljon työntekijöiden tuntien kirjautuminen palkanlaskennan lisäksi myös tilauksille laskutuksen pohjaksi.

Taloushallinnon töitä ovat helpottaneet muun muassa automatisoitu pankkiliikenne ja kirjanpito.

– Onhan työmäärä vähäisempi, kun esimerkiksi pankkiliikenne tapahtuu automaattisesti, eikä enää tarvitse päivittäin hakea laskuja reskontrasta ja siirtää pankkiliikenteeseen. Aiemmin kirjanpidon kuukausiraporttien osalta piti tarkastella, että tiedot ovat oikein ja sen jälkeen tulostaa ajot paperille. Nyt kuukausitulosteet tulevat automaattisesti sähköisessä muodossa. Se on helpottanut tekemistä paljon ja vähentänyt paperin määrää.

– Enää paperilla ei tarvitse olla yhtään mitään. Jos ajatellaan vaikka kirjanpitotoimintoja, niin aiemmin tulostin tuloslaskelmat, taseet ja päiväkirjat kuukausittain, ja niistähän tuli sitten aina vähintään mapillinen jo pelkästään kirjanpitoaineistoa – ja sitten vielä reskontrista tulosteet erikseen.

Sähköinen tiedonhallinta helpottaa myös arkistotietojen käsittelyä ja laajemminkin dokumentointia.

– Esimerkiksi ostolaskuja joutuu joskus tarkastelemaan vuosienkin päästä ja Adminetistä ne löytyvät helposti mapeista etsimisen sijaan. Ylipäätään Adminetin dokumentointi on hyvä, kun kaikki tiedot ovat oikeassa asiayhteydessä ja esimerkiksi ostolaskuihin voi käydä lisäämässä vaikka lähetyslistan liitteeksi jälkeenpäinkin.

Nimenomaan toimiston ja taloushallinnon rutiinitöihin on saatu merkittävää helpotusta. Vähentynyt työmäärä näkyy myös Kertun toimenkuvassa.

– Adminet on helpottanut ja vähentänyt työmäärää huomattavasti. Nyt pystyn auttamaan urakkalaskennoissa ja tekemään muitakin sellaisia töitä, joihin ennen ei ollut aikaa. Nyt kun asioihin pääsee suoraan käsiksi, olen myös ihan mielenkiinnosta seurannut projektien etenemistä.

Kehittyy koko ajan parempaan suuntaan

Kokonaisuudessaan Vesihuoltotekniikka Kotilaisella ollaan tyytyväisiä, että yrityksessä siirryttiin käyttämään Adminettiä. Arjen toimivuuden lisäksi kiitosta saa jatkuva tuotekehitys.

– Minusta Admicomilla on tavattoman hyvä kehitystoiminta ja kehitysehdotukset ovat poikineet hyvin tulosta. Ohjelma kehittyy koko ajan parempaan suuntaan. Kyllä minä kaiken kaikkiaan annan positiivisen palautteen, olen ollut hyvin tyytyväinen, Kerttu toteaa.

Myös Juha-Pekka on samoilla linjoilla. Seuraavaksi yrityksessä on suunnitteilla ottaa käyttöön kalustonhallinnan sovellus, jotta koneiden huollot ja kannattavuus saadaan seurantaan.

– Talvet ovat meille rauhallisempaa aikaa, joten silloin on hyvä hetki kehittää toimintaa myös Adminetin käytön suhteen. Ei ole harmittanut, että valittiin Adminet, Juha-Pekka toteaa.