Digiantenni Toni Koskinen Oy: Toimiston pöydän takaa tuottavaan työhön

Toni Koskiselle tuli viime vuonna täy­teen pyöreät kaksikymmentä vuotta yrittäjänä ja vuosien varrelle on mah­tunut monenmoista yritystoimintaa pääasiassa rakennusalan sisällä. Digi­antenni Toni Koskinen Oy:n toiminnan ensi askeleet otettiin vuosituhannen alussa, kun Koskinen päätyi autta­maan tuttavaansa.

– Antenniasentajana työskennellyt tuttavani tippui katolta ja katkaisi kä­tensä, joten soitin ja kysyin, tarvitsisi­ko hän apuvoimia – ja sillä tiellä ollaan. Teimme pitkään kimpassa antennipuo­len asennushommia, molemmat omilla toiminimillämme. Vuonna 2013 huo­masin että toiminta kasvaa, jos sen vain antaa kasvaa, joten perustin osakeyhti­ön ja palkkasin ensimmäisen työnteki­jän, Koskinen kertoo.

Tätä nykyä Digiantenni Toni Koski­nen Oy työllistää kaikkiaan yhdeksän henkilöä ja toteuttaa pääasiassa Pirkanmaan alueella erilaisia antenni-, valokuitu-, tietoverkko-, murtohäly­tin- ja ovipuhelinasennuksia.

– Pyrimme siihen, että toteutamme vain sähköurakoinnin rinnalla kulkevia heikkovirtajärjestelmiä ja varsinaisia sähköasennuksia tehdään vain yksit­täistapauksissa. Liikevaihdon kannalta ylivoimaisesti suurin asiakasryhmäm­me ovatkin sähköurakointiliikkeet, joil­le toteutamme niin uudiskohteita kuin linjasaneerauksia. Palvelemme myös taloyhtiöitä, muita yrityksiä ja kulutta­ja-asiakkaita, joita meillä on lukumää­räisesti eniten.

Yrityksen toiminnan lähtökohta­na on palvella kaikkia asiakkaita tasa­puolisesti ja ottaa asiakkaan ongelmat omakseen.

– Pyrimme viimeiseen asti pitä­mään kiinni siitä mitä on sovittu ja otamme asiakkaiden murheet omik­si murheiksi. Emme koskaan sano, että ei kuulu meille, vaan haluamme auttaa asiakasta mahdol­lisimman hyvin hä­nen ongelmassaan. Haluamme palvella kaikkia tasapuolises­ti ja lähtökohtaisesti käymme sinne mum­monmökkiinkin antennin ruuvaamas­sa.

Pakko keventää työtaakkaa

Osakeyhtiön perustamisen jälkeen Di­giantenni Toni Koskisen liikevaihto on kasvanut noin 150 000 euron vuosi­vauhtia ja toimintaa on tarkoitus kas­vattaa myös tulevaisuudessa. Viime vuonna kasvussa kuitenkin nousi sei­nä vastaan, kun aika ei enää kerta kaikkiaan riittänyt kaikkien asioiden hoitamiseen.

– Oikeastaan ihan kaikki asiat vei­vät turhaa aikaa työmaiden aloitta­misesta laskutukseen. Varsinkin kun puhutaan pienistä keikoista, niiden hallinta alkoi olla ihan älytöntä ja ai­kaa vievää. Välillä tuli jo mieleen, et­tä pääsisi helpommalla, kun jättäisi laskuttamatta asiakkaita – ja yrittä­jän pitäisi kyllä säästää aikaa kaikesta muusta paitsi siitä.

Suurin osa yrityksen päivittäisten asioiden hoitamisesta oli toimitusjoh­tajan itsensä vastuulla, eikä käytössä ollut yrityksen kokonaistoimintaa tu­kevaa ohjelmistoa.

– Kirjanpitoa ja palkanlaskentaa lukuun ottamat­ta hoidin käytän­nössä yksikseni ihan kaikki asiat ja myös kaikki tieto liiketoi­minnasta oli vain ja ainoastaan minul­la. Lopulta tuli raja vastaan, ettei oma aikani enää riittänyt asioiden hoita­miseen. Lisäksi heräsi ajatus, että jos minulle tapahtuisi jotain, firma kaatuisi parissa viikossa. Oli pakko jollain konstilla saada kevennettyä työtaak­kaa ja keksiä keino, jolla tietoa ja pro­jekteja hallitaan.

Tilanteen ratkaisemiseksi Kos­kinen päätti hankkia sähköisen jär­jestelmän arkea helpottamaan, eikä vinkkejä tarvinnut hakea kaukaa, sil­lä sähköurakointia tekevillä asiakkailla oli kokemusta erilaisista järjestelmistä.

– Ryhdyin omilta asiakkailta kyse­lemään asiasta, koska ne ovat vähän isompia firmoja ja aika monella on säh­köiset järjestelmät käytössä. Yksi asiak­kaani ylisti Adminettiä siihen malliin, että se kortti oli pakko katsoa ja pää­dyimme ottamaan Adminetin käyttöön viime vuoden heinäkuussa.

Nopeampaa rahankiertoa ja ajansäästöä sähköisillä työtilauksilla

Adminetin käyttöönoton yhteydes­sä keikkatöitä tekevät asentajat sai­vat käyttöönsä mobiilityökalut, joiden avulla he voivat avata tilauksia ja teh­dä niille kirjauksia heti kentällä, vaikka omalla kännykällään. Suhtautuminen uuteen toimintatapaan oli positiivista ja siitä tuli nopeasti osa arkea.

– Muutosvastarinta oli hyvin lievää ja suhtautuminen hyvä. Kaikki tiesivät ongelmamme eli sen, että minä jou­dun yksin tekemään kai­ken, eikä se ole tehokas tapa hoitaa asioita. Keik­kamiehet ovat yleensäkin luonteeltaan ratkaisukes­keisiä ja oppivat tällai­sia asioita aika helposti, joten heti ensimmäises­tä koulutuksesta lähtien oli selvää, että tämän puolen käyttöönotto tulee ole­maan suhteellisen helppo – jokainen ta­jusi heti, mikä on kupletin juoni.

Paljon pieniä keikkatöitä tekeväs­sä yrityksessä vuosittain laskutettavien töiden määrä on suuri ja erityises­ti juuri laskutustietojen koostamiseen ja laskutuksen nopeuttamiseen kai­vattiin helpotusta.

– Edellisellä tilikaudella kirjoitin noin 850 laskua. Siinä oli yhdelle ihmi­selle tekemistä, kun sai selvitellä ostolaskuilta mitä tarvikkeita minnekin on mennyt ja miettiä, minkä verran tunteja on tehty. Nyt pienet keikat hoituvat käy­tännössä ilman minun osallistumista­ni. Useimmiten asiakkaat tilaavat työt puhelimitse suoraan asentajilta ja mi­nä joudun sekaantumaan asiaan vasta siinä vaiheessa, kun lasku tulee minulle tarkastettavaksi ennen lähetystä. Itsel­leni ajansäästö työtilausten käsittelystä on ollut yksi isoimmista Adminetin tuo­mista helpotuksista.

Nopeammalla työtilausten käsit­telyllä on ollut positiivisia vaikutuk­sia myös rahankiertoon, kun asiakkaat saavat laskun tehdystä työstä heti tuo­reeltaan. Myös itse asennushommissa viihtyvä toimitusjohtaja on huoman­nut suuren eron entiseen.

– Henkilökohtainen ennätykseni esimerkiksi on, että sain asiakkaalta pu­helinsoiton kesken päivän ja minulla oli sopivasti aikaa, joten lähdin tekemään tilauksen saman tien. Paikan päällä tein työn, asiakas keitti kahvit ja odotellessa lähetin las­kun työstä sähköpostitse. Rahat olivat tilillä jo en­nen kuin ehdin ajaa por­tista ulos. Jostain syystä maksaminenkin näyttää nopeutuvan, kun laskun saanti nopeutuu. Rahankierron nopeutuminen on tähän mennessä ihan sel­vimmin nähtyjä hyötyjä ja sen ansiosta kassassa on enemmän rahaa.

Urakoiden seuranta ja laskutus varmalle pohjalle

Urakkatöissä Koskinen muodostaa Adminettiin sovitun mukaiset maksu­erätaulukot ja työmaiden alkaessa nii­den toteutumista ja kannattavuutta seurataan asentajien ajankäytön kaut­ta.

– Käytännössä seuraamme si­tä, kuinka paljon aikaa asentajat ovat milläkin työmaalla käyttäneet. Meillä asentajat hyppivät työmaalta toiselle ja urakoitavalla linjasaneeraustyömaalla saatetaan käydä päivä tai pari 2-3 vii­kon välein. Lisäksi erilaisille asiakkail­le on erilaiset toimitussisällöt ja vähän eri tavalla lasketut urakat, joten Adminetillä pystymme seuraamaan, onko tiettyjen asioiden te­keminen kannatta­vaa vai pitäisikö ne jättää tekemättä.

Lyhyen käyttö­historian vuoksi ura­koiden seuranta on vielä alkutekijöis­sään, joten ainakaan toistaiseksi seuran­tatietojen perusteella ei ole tarvinnut suurempiin toimenpiteisiin ryhtyä.

– Ei ole ihan hirveästi noussut esiin sellaisia asioita, joihin pitäisi puuttua. Tuurilla säheltäminen ennen Adminet­tiä näyttää osuneen suhteellisen hyvin kohdilleen, mutta kyllä siellä viilatta­vaa kuitenkin on. Yksikään urakka ei ole tainnut vielä alkaa tai loppua Admine­tin aikana, joten odotamme, että järjes­telmään kertyy massaa ja sen jälkeen on viiltävien analyysien aika.

Urakoiden maksuerälaskutuksen hallinta on saatu varmalle pohjalle, kun laskuttaminen ei ole enää pelkäs­tään toimitusjohtajan muistin varassa.

– Adminetistä tulee ilmoitus, kun tietylle päivälle sovittu erä pitäisi las­kuttaa. Tuolloin varmistan, että kaik­ki siihen liittyvät työt on varmasti tehty ja pistän maksupostin menemään. En­nenhän kukaan muu ei valvonut las­kuttamista ja kiireessä saattaa helposti unohtua hoitaa yksi sadasta hoidetta­vana olevasta asiasta. Nyt tämäkään asia ei ole pelkästään oman muistini va­rassa ja rahaliikenne pysyy hyvin tasai­sena, kun laskutus on jämptiä.

”Tykkään itse asentaa ja yksi syy Adminetin käyttöönottoon oli se, että halusin itselleni lisää asennusaikaa.”

Panostusta kasvuun ja tuottavaan työhön

Alun perin sysäys Adminetin käyt­töönotolle oli toimitusjohtajan ajan vapauttaminen toimistotöistä ja sii­nä on myös onnis­tuttu, sillä nykyään Koskinen ehtii ol­la mukana asen­nustöissä aiempaa enemmän.

– Tykkään itse asentaa ja yksi syy Adminetin käyttöön­ottoon oli se, että ha­lusin itselleni lisää asennusaikaa. Tässä vaiheessa voisi varovaisesti arvioida, et­tä nykyään ehdin tehdä asennuksia kol­mesta neljään päivään viikossa, kun vastaava luku oli aiemmin yhdestä kah­teen päivää. Ajatuksena on, että kun saamme Adminetin käytön vielä tehok­kaammaksi, pystyn olemaan asennus­töissä mukana entistä enemmän.

Pienessä yrityksessä toimitus­johtajan ajankäytöllä voi olla suuri­kin merkitys yrityksen tuottavuuteen. Koskinen on pistänyt merkille, että toimitusjohtajan työllä tehdään par­haat katteet.

– Lähtökohtaisestihan yrityksen pi­täisi tuottaa minun palkkaani menevä raha. Kun pystyn itse tekemään myös asennuksia, omat työtuntini tuovat ai­na ylimääräistä tuottoa 100 % kat­teella, joten tavallaan ne ovat kaikkein tuottavimpia. Toimiston pöydän takaa tuottavaan työhön vapautuneissa tun­neissa on siis katteet ihan kohdillaan.

Reilun puolen vuoden käyttökoke­muksella yrityksessä ei ole vielä ehdit­ty hyödyntää esimerkiksi Adminetin seurantatyökaluja täysipainoisesti, mutta myös niiden käyttöön aiotaan perehtyä paremmin lähitulevaisuu­dessa. Koskinen uskoo, että tarkka seuranta tulee jatkossa tukemaan yri­tyksen kasvutavoitteita.

– Ihan varmasti esimerkiksi työti­lausten ja projektien seuranta otetaan tarkempaan syyniin toimenpiteiden kannattavuuden arvioinnissa, mut­ta tässä vaiheessa niihin ei ole ehditty kiinnittää vielä paljoakaan huomiota. Toistaiseksi olen seurannut eniten yri­tyksen rahoitusennustetta, jonne Admi­net ynnää valmiiksi esimerkiksi tulevat palkat, työnantajamaksut ja avoimet ostolaskut, ja kertoo, kuinka paljon yri­tyksellä on oletettavasti rahaa tilillä nel­jän viikon päästä. Se on ollut helppo ja mukava tapa seurata, että kassassa on varmasti rahaa kaikkeen tarpeelliseen vaikka isojen työmaiden käynnistyessä, joten vältymme ikäviltä yllätyksiltä.

Kokonaisuudessaan Koskinen on ollut tyytyväinen Adminetin muka­naan tuomiin muutoksiin ja uskoo, että Adminetin avulla yrityksen toi­mintaa on jatkossa mahdollisuus kas­vattaa.

– Tämä oli ilman muuta hyvä rat­kaisu. Nyt aivokapasiteettia saa käyttää sellaisiin asioihin, joilla omaa liiketoi­mintaa viedään eteenpäin, eikä se jää pelkästään rutiinien hoitamiseen. Van­halla toimintatavalla tuli jo seinä vas­taan, mutta Adminet mahdollistaa yrityksen kasvamisen myös tulevaisuu­dessa.

KUVAT: Digiantenni Toni Koskinen Oy