Huomio hankintoihin – ostoja tehostamalla säästät selvää rahaa

Kasvun ja kannattavuuden tavoitte­lussa keskiöön nousevat usein liike­vaihdon kasvattaminen ja kiinteiden kulujen karsiminen, mutta entäpä muuttuvat kulut? Ne jäävät usein vä­hemmälle huomiolle. Asiaa tutkittuamme totesimme, että varsinkin ostotoimintaa tehostamalla olisi saa­vutettavissa selvää säästöä. Siksi pää­timme rakentaa Adminetin ostojen hallintaan uusia työkaluja ja tuoda seurantaan uusia raportteja, joiden avulla kannattavuutta voidaan kehit­tää.

Fiksu ostaminen mahdollistaa isot säästöt

Lähdimme liikkeelle vertaamalla noin sadan yrityksen otannalla vuoden 2017 ostojen toteumaa verrattuna samojen tuotteiden ostohetken hal­vimpiin ostohintoihin. Tutkimuksessa paljastui, että keskisuuressa talotek­niikkayrityksessä hukataan vuodessa keskimäärin 40 000 euroa jättämäl­lä edullisimmat ostohinnat hyödyn­tämättä, joten tehostamisen varaa ostotoiminnasta löytyy.

Ero halvimpiin selittynee aina­kin osittain sillä, että tutulle myyjälle on mukava soittaa, tingata alennusta ja varmistaa luvattu toimitusehto ää­neen. Myös tukkurin verkkokaupasta on helppo ostaa, kun hakutoiminnot ovat jo tuttuja. On tietysti selvää, ettei aika riitä hintojen surffailuun tai myy­jäsoitteluun usealle tukkurille. Nyt Ad­minet kuitenkin tarjoaa ostamiseen vaihtoehdon, jonka hyödyt eivät rajoi­tu pelkästään edullisimpien hintojen varmistamiseen – ratkaisumme avulla myös suunnittelet, aikataulutat ja seu­raat hankintoja yhdellä sovelluksella.

Ostot hallintaan yhdellä sovelluksella

Adminettiin keskitetyllä ostotoimin­nalla saat koko ajan hyvän tuntuman ostojesi kokonaistilanteeseen. Kaikki lähtee liikkeelle tarjouslaskennan (tai ulkoisen sisäänluvun) tiedoilla, jois­ta luot ostotarpeet. Tämän jälkeen suunnittelet ja aikataulutat projekti­kohtaiset ostotarpeet positioiden ja vaiheiden avulla.

Ostojen hintavertailua varten käy­tössäsi on kymmenien toimittajien ajantasaiset hintatiedot alennuksi­neen, nettohintoineen ja mahdollisine tarjoushintoineen sekä vaihtoehtois­ten tuotevalmistajien tuotteita. Adminet vertailee puolestasi tuotteiden hinnat, huomioi voimassa olevat alen­nukset ja ehdottaa ostettavaksi edul­lisinta tuotetta. Voit halutessasi vielä erikseen kilpailuttaa tuotekokonai­suuksia ostotarjouspyynnöillä.

Adminetistä ostaessasi pystyt ver­taamaan sekä suunniteltuja ostoja että niiden toteumaa joka hetki projektin aikana, joten tiedät aina, ovatko ostot toteutumassa alkuperäistä las­kentaa edullisempaan vai kalliimpaan hintaan. Tekemällä ostot puhelimitse tai nettikaupasta olisi näiden selvit­täminen työläs prosessi. Seurannas­ta saat ajantasaisesti projektikohtaista tietoa ostamattomista, sitoutuneista ja toteutuneista kuluista kustannusla­jeittain.

Uusia raportteja ostokäytäntöjen ke­hittämiseksi

Yrityksesi ostojen tehokkuuden tar­kistat Adminetissä helposti Ostojen hintavertailu -raportilla, jonka avul­la tarkastelet vaikkapa viime vuoden toteutuneita ostohintoja verrattuna tuotteiden halvimpiin hintoihin ostohetkellä. Raportilla huomioidaan myös alennustaulukot sekä netto- ja sopimushinnat. Jos käytössäsi ei ole vastaavien tuotteiden rekisteriä, ra­portti ei näytä niihin kohdistuvia hal­vimpia tarvikerivejä vaan ainoastaan sopimusehtoihin perustuvia.

Ostojen tehostamista tukemaan tuomme asiakkaidemme käyttöön uusia automaattiraportteja vuoden 2018 aikana. Ensimmäiseksi saataville tulee helmikuun lopussa raportit, joil­ta tarkastelet toteutuneita ostoja, os­tohetken halvimpia ostohintoja sekä niiden erotusta, joten pysyt ajan tasal­la ostojen kannattavuudesta. Erittely on tarkasteltavissa myös vastuuhen­kilöittäin tai toimittajittain. Raport­tien tarkoitus on parantaa johdon otetta ostotoimintaan ja mahdollistaa ostokäytäntöjen ohjaaminen kannattavampaan suuntaan.

Vaikka ostajalla olisi hyvä tunne yrityksen ostojen kannattavuudesta, kannattaa asia varmistaa Adminetin vertailuraportilta. Hyvä tunne muut­tuu siinä ainakin hyväksi tiedoksi, oli­vatpa ostojen hintaerot yrityksessä sitten isompia tai pienempiä.

Uusia raportteja 2018

Ostojen hintavertailu -raportilla (Ostot | Ostojen raportit | Ostojen hintavertailu) tarkastelet valitsemaltasi ajanjaksolta toteutuneiden ostojen suhdetta ostohetken halvimpiin ostohintoihin monipuolisilla rajaus- ja erittelymahdollisuuksilla. [Katso kuva isompana]

Uusilla automaattiraporteilla saat johtajana paremman otteen yrityksesi ostotoiminnasta ja voit ohjata ostokäytäntöjä kannattavampaan suuntaan. Voit tarkastella toteutuneita hintoja verrattuna ostohetken halvimpiin hintoihin alennustaulukot, nettohinnastot ja mahdolliset vastaavat tuotteet huomioiden esimerkiksi vastuuhenkilöittäin eriteltynä. [Katso kuva isompana]