Asiantuntijan kynästä: Uusi vuosikymmen – vanhat työkalut?

Vuodenvaihde onkin perinteisesti sitä aikaa, kun katseet käännetään ainakin hetkeksi tulevaan ja omia toimintatapoja arvioidaan kriittisesti. Monesti hienot lupaukset jäävät kuitenkin ajatuksen tasolle ja unohtuvat ennen pitkää arjen painaessa päälle.

Tavattuani lukuisia yrittäjiä, olen pannut merkille, että lähes kaikki pitävät tai ainakin haluaisivat pitää hyvää huolta työntekijöistään.

Tämä onkin monessa tapauksessa yrityksen liiketoiminnan kannalta välttämätöntä, sillä hyviä tekijöitä ei ole ovella jonoksi asti.

Hyville työntekijöille haluaa luonnollisesti tarjota hyvät puitteet sekä välineet työntekoa varten.

Ohjelmistopuolella työkalujen toimivuus saattaa kuitenkin unohtua ja samoja toimintatapoja pidetään yllä vuodesta toiseen. Moni yrittäjä onkin tunnustanut, että toimistohommissa on jämähdetty, jos nyt ei ihan kivikaudelle, niin ainakin viime vuosituhannen puolelle. Tarjouslaskenta, työajan kirjaukset ja raportointi tehdään samalla tavalla kuin aina ennenkin, vaikka uusia keinoja ja moderneja ohjelmia on tarjolla.

Tottumus ja muutoksen pelko ovat vahvoja tunteita, jotka eivät aina ole järjellä selitettävissä.

Tänäkin päivänä sadoissa yrityksissä tunteja ja tarvikkeita kirjataan papereille, jotka jossakin vaiheessa toimitetaan toimistolle, kunhan siellä seuraavan kerran käydään. Toimiston päässä näistä sitten ehdittäessä koostetaan asiakkaalle lasku ja ilmoitetaan asentajan tunnit palkanlaskentaan. Palkanlaskija tai kirjanpitäjä kirjaa nämä puolestaan omaan järjestelmäänsä. Kuulostaako tutulta?

Työllistävä vaikutus tällaisella toimintatavalla kieltämättä on, mutta olisiko tuota aikaa mahdollista käyttää johonkin tuottavampaan työhön tai harrastuksiin ja perheen kanssa vietettyyn aikaan?

Talouden käännettä on uumoiltu jo jonkin aikaa. Siinä vaiheessa, kun käänne oikeasti alkaa näkyä, tulevat kilpailussa pärjäämään ne yrittäjät ja yritykset, jotka pystyvät käyttämään perinteisten työkalujen lisäksi nykyaikaisia ohjelmistoja. Töiden resursointi, hinnoittelun työkalut, urakoiden seuranta ja mobiilityökalut ovat niitä tekijöitä, jotka erottavat jyvät akanoista – hyvää työn laatua unohtamatta.

Perävalotakuun ja peräpeiliin tuijottamisen aika alkaa olla menneisyyttä.

Niin kuluttaja- kuin yritysasiakkaatkin arvostavat tänä päivänä toiminnan läpinäkyvyyttä. Kun jokin asennus tai remontti tilataan, usein jo tilaushetkellä halutaan tietää, milloin työ tullaan tekemään ja kuka sen tekee. Työstä halutaan mielellään myös jokin dokumentti tai mahdollisesti valokuvia tehdyn työn jäljestä.

Aivan yhtä tärkeää on myös saada tehdystä työstä lasku ajallaan.

Uskallan väittää, ettei ole kenenkään edun mukaista, mikäli lasku viipyy useita viikkoja matkalla ennen loppuasiakkaalle päätymistään. Kun hommat on hoidettu muutenkin mallikkaasti, niin siitä kyllä maksetaan mielellään, varsinkin kun työ on vielä kirkkaasti muistissa. Näin saadaan myös vältettyä mahdollisia reklamaatioita ja asioiden jälkikäteen selvittelyjä, jotka haukkaavat päivittäistä työaikaa kuin varkain.

Yrittäjä, jos jotain lupaat itsellesi ja työntekijöillesi uuden vuosikymmenen alkaessa, niin voisiko se lupaus olla modernit työkalut myös töiden hallintaan?

Tuottoisaa alkavaa vuosikymmentä ihan jokaiselle!