Sähkö-Hakala Oy: Adminet on äärimmäisen toimintavarma

Katso asiakasvideo

Helmikuussa 2010 perustettu Sähkö-Hakala toteuttaa korjausrakentamiseen liittyviä sähkötöitä pääkaupunkiseudulla. Toiminnan pääpaino on asuin- ja liiketilojen sähkösaneerauksissa.

– Historiamme mittavin projekti on Kiasman valaistuksen uusiminen. Se oli melkein miljoonan euron projekti, jossa tehtiin pääasiassa sisäpuolisia korjauksia. Tällä hetkellä meillä on menossa muun muassa Helsingin keskustassa WTC:n liiketilasaneeraus, toimitusjohtaja Juuso Hakala kertoo.

Tällä hetkellä Sähkö-Hakalalla on työn alla WTC:n liiketilasaneeraus.

Kuusi vuotta toiminut yritys on onnistunut nappaamaan konkareiden nenän edestä korkean profiilin töitä. Hakalan mukaan menestyksen salaisuus on ammattitaito.

– Ammattitaidolla tietysti pärjätään. Sen lisäksi, että ollaan oman alan ammattilaisia ja taitavia työssämme, niin avoimuudella, rehellisyydellä ja luotettavuudella pääsee pitkälle. Erottaudumme eduksemme myös palveluasenteella.

Sähkö-Hakala on osa Kenno-yhtiöitä ja Juuso on yrityksessä henkilöosakkaana. Yritys työllistää tällä hetkellä Hakalan itsensä lisäksi kuusi asentajaa ja työnjohtajan. Myös Juuson vaimo on pian palaamassa mukaan yrityksen toimintaan neljän vuoden kotona vietetyn lastenkasvatusjakson jälkeen.

– Hän on ollut alusta asti mukana yrityksen toiminnassa, mutta sitten alkoi lasten teko. Lapset syntyivät 2012 ja 2014, joten heidän kanssaan on ollut oheisohjelmaa ihan mukavasti. Vaimoni päätehtävä tulee olemaan yleiset toimistotehtävät, laskuttamiset, tarjouslaskennassa avustamiset ja kaikki juoksevat asiat, mitä vastaan tulee. Hän saa myös toimia suodattimena sähköpostissa ja puhelimessa, Juuso naurahtaa.

Viime vuodet yrityksen liikevaihto on pyörinyt tasaisesti 1,4 miljoonan euron hujakoilla, mutta tavoitteet ovat kasvussa. Liikevaihtoa on tarkoitus kasvattaa 2-3 miljoonaan välille, jolloin tekemistä olisi mukavasti, mutta toiminta pysyisi kuitenkin sopivan kokoisena. Nyt ajankohta alkaa olla kaikin puolin otollinen kasvuharppaukselle, kun rakentamisessa näkyy valonpilkahduksia ja perhe-elämän aikatauluhaasteet helpottavat.

– Talouden tilanne ei sinänsä ole ollut ongelma, kun korjausrakentamista tehdään koko ajan, mutta lisääntyneen kilpailun myötä hintataso on ollut alhaisempi. Nyt kun on pientä signaalia uudisrakentamisenkin vilkastumisesta, se helpottaa meidän leipätyön tekemistä. Ne jotka tuli uudispuolelta korjaamiseen työ perässä, hakeutuvat ehkä takaisin sinne.

– Meillä suurin haaste on ollut kuitenkin yksityiselämän asettamat aikatauluhaasteet. Lasten syntymä ja sitä myöten vaimon poissaolo yrityksen toiminnasta sekä omakotitalon rakentaminen vuosina 2014-2015 ovat olleet suurin este meidän kehitykselle tähän asti. Nyt tilanne on helpottunut ja tänä vuonna on nukuttu varmaan jo yhtä paljon kuin viime vuonna yhteensä, joten aikaa ja energiaa riittää myös yrityksen kehittämiselle.

Kokonaispalvelu vakuutti

Hakalan perheen ruuhkavuosia ei myöskään helpottanut se, että yritykseen kaivattiin uutta toiminnanohjausratkaisua ja selvitystyötä tehtiin kaiken kiireen keskellä.

– Ohjelmiston vaihto oli pitkä prosessi ja sitä lähdettiin miettimään ainakin vuosi ennen valintaa. Vertailussa oli mukana laaja kirjo eri ohjelmia ja vaihtoehtoja selvitettiin aina Australiaa myöten, sen kauempaa en löytänyt. Nyt voi sanoa, että taustatyöt on tehty ja minulla on jonkinlainen käsitys markkinoilla olevista järjestelmistä.

Myös Adminet oli alusta alkaen mukana vertailussa – tosin selkeässä altavastaajan roolissa. Ennakkoluuloja oli sekä automatisoituja toimintoja että hintaa kohtaan.

– Jotenkin olin saanut ihan väärän mielikuvan siitä, miten ohjelma toimii. Olen kehittäjäluonne ja vähän tällainen ammattisäätäjä, joten minulle tulee hirveä stressi, jos joku sanoo tekevänsä asioita puolestani enkä voi niihin vaikuttaa. Aluksi minulla oli sellainen mielikuva Adminetistä. Todellisuus oli kuitenkin ihan jotain muuta. Ihan samat säätömahdollisuudet minulle on jäänyt kuin ennenkin, mutta nyt tunnen vapautta siitä, että pystyn suuntaamaan meidän toimintaan vaikuttavia asioita mieleiseksi.

– Olin aiemmin pitänyt Adminettiä aika kalliina, mutta kun ratkaisuun tutustui paremmin, hinta oli mielestäni ominaisuuksiin nähden jopa edullinen. Tässäkin kohtaa ennakkoon negatiivinen tekijä muuttui positiiviseksi.

Kun ennakkoluulot oli kumottu, alkoi mielenkiinto kääntyä vahvasti Adminetin suuntaan. Ratkaisevassa roolissa oli erityisesti kaksi asiaa.

– Ensinnäkin Adminetin kokonaisvaltainen paketti alkoi osoittautua isoksi tekijäksi ja rupesi painamaan vaakakupissa enemmän. Välillä mietittiin hajautettujakin ratkaisuja, mutta se olisi mennyt liikaa säätämiseksi, jos joutuisi samaa asiaa tekemään moneen järjestelmään. Yhden järjestelmän ajatus, jossa sinulla on kirjanpidosta ja palkanlaskennasta lähtien kaikki samassa, oli loppupeleissä merkittävä.

– Toinen tärkeä asia meidän kannalta oli Adminetin skaalautuvuus. Jos me kasvetaan, ohjelma kasvaa mukana. Kun kaikilla on käytössä yksi ja sama ohjelma, pystymme pienillä sisäisillä tehtävänjaoilla kasvamaan periaatteessa miten paljon vaan. Jos jollain ahdistaa, niin toinen ottaa asioita hoitaakseen. Sillä tavalla saadaan tasoitettua kuormitusta ja kaikki tekee vähän yhteistä hyvää kokonaisuuden eteen.

Jos tästä selvitään hengissä, selvitään mistä vaan

Adminet otettiin yrityksessä käyttöön maaliskuussa 2015, eikä käyttöönotto olisi voinut Juuson mukaan tulla yhtään huonompaan aikaan.

– Tuolloin oli talonrakennusprojekti kuumimmillaan, Kiasman massiivinen projekti kiireisimmässä vaiheessa ja pienet lapset kotona. Ajatus oli, että jos tästä selvitään hengissä, niin sitten selvitään mistä vaan. En voi ainakaan kuvitella, mikä olisi voinut olla huonommin ajankohdan suhteen. Se että kaikesta selvittiin, kuvastaa hyvin, että ei käyttöönotto oikeasti mikään mahdoton urakka ollut. Kyllä siitä muutkin selviävät, jos me sellaisen paineen alla saatiin vietyä projekti kunnialla läpi.

Sähkö-Hakala on uusinut mm. Kiasman valaistuksen.

Juuson mielestä käyttöönoton ennakkotyö oli yllättävän helppoa ja hän hoiti itse tiedonsiirtoa järjestelmästä toiseen.

– Excelin välityksellä taisi suurin piirtein kaikki tieto siirtyä, se oli yllättävän helppo homma. Myös käyttö lähti alusta alkaen rullaamaan tosi kivasti, ei tarvinnut kauheasti palata vanhaan järjestelmään sen takia, että olisi joku tieto puuttunut Adminetistä.

Adminet saatiin asentajille sujuvasti käyttöön. Toimiston päässä totuttelua vaati erilainen toimintalogiikka.

– Asentajille muutos oli tosi yksinkertainen asia, koska he olivat tottuneet sähköiseen tuntikirjaukseen. Tuntikirjaustapa muuttui hieman, mutta periaate pysyi samana. Omalta osaltani käyttö vaati enemmän totuttelua, koska Adminetin rakenne poikkeaa niin paljon vanhasta. Kesti hetken aikaa purkaa aivosyövereihin rakentuneet vanhat toimintamallit. Nyt kun kokemusta käytöstä on kertynyt, kaikki polut tuntuvat hyvinkin loogisilta.

Sujuvuutta arkeen

Alun perin ohjelman vaihtoon ryhdyttiin, koska erityisesti laskutukseen ja työtilausten hallintaan kaivattiin sujuvuutta.

– Meillä on alusta asti hallittu työt sähköisesti eli siinä ei ollut mitään porkkanaa, miksi olisi pitänyt vaihtaa ohjelmistoa. Syy oli vanhan ohjelman muutamissa rajoitteissa, jotka eivät vaan tuntuneet normaaleilta enää tänä päivänä.

Ensimmäinen tärkeä kriteeri oli saada töiden hallintaan ratkaisu, jossa laskuttaminen on helppoa. Aiemmin iso haaste toiminnassa oli erityisesti pitkäkestoisten laskutöiden välilaskuttaminen.

– Kun ostolaskujen käsittely on jokapäiväistä rutiinia, Adminetissä nähdään reaaliaikaisesti työn eteneminen sekä kustannusten ja myynnin kehittyminen työtilaustasolla. Välilaskujen tekeminen on helppoa, kun suurin piirtein nappia painamalla saadaan aina sopivissa erissä laitettua lasku liikenteeseen.

– Aiemmin työtilaus piti päivittää manuaalisesti ajan tasalle, jotta nähtiin paljonko tavaraa ja työtä on kertynyt. Välilaskua ei voinut tehdä niin, että vanha tilaus olisi jäänyt auki keräämään massaa, vaan aina piti avata uusi työtilaus sekä toimittaa asentajalle uusi lähete ja uudet numerot ostoihin ja muuhun. Tämä oli iso muutos: Adminetissä asentaja ei edes huomaa välilaskutusta, kun kaikki hallinta säilyy samalla tilauksella. Yksi laskutyö saattaa kestää jopa vuoden, joten aiemmin hallinnointi oli vaikeampaa ja siitä kertyi aika paljon ylimääräistä työtä.

Toinen merkittävä syy vaihdon taustalla oli työtilaustietojen saaminen reaaliajassa koko henkilöstön käyttöön.

– Aiemmin työtilaus avattiin pääohjelman puolella ja siirrettiin erilliseen nettipohjaiseen järjestelmään, jossa asentaja pääsi tekemään omat kirjauksensa. Pääohjelman puolelta ei kuitenkaan suoraan nähnyt, mitä asentajapuolella oli tehty, vaan kirjaukset piti manuaalisesti päivittää pääohjelman puolelle. Tilaustietojen hallinta vaati siis aika paljon manuaalista synkronointia ja siinä saattoi tulla tietokatkoksia. Adminetissä on kiva, kun kaikilla on lähtökohtaisesti aina sama tieto käytössä, eikä tieto ole hajallaan useissa eri sovelluksissa. Suurin etu tästä on se, että reaaliaikaisuus vähentää epätietoisuutta.

Sähkö-Hakala toteutti projektin myös Kiasman tutkimuskeskukseen.

Helppo ja toimintavarma

Adminet on tuonut muutoksia Hakalan arkeen, kun työ ei enää ole aikaan ja paikkaan sidottua.

– Vanhassa ohjelmassa oli sellainen rajoite, että ilman tietokonetta sen käyttö ei käytännössä onnistunut, ja siitä halusimme eroon. Adminetin selainkäyttöliittymä on sellainen, mitä minä ainakin arvostan, kun se kulkee aina mukana taskussa, laukussa, töissä ja kotona – ihan missä vaan.

Kun ohjelmaa pystyy käyttämään milloin tahansa ja millä laitteella tahansa, muuttuu myös ajankäyttö. Hakaloille muutos on tarkoittanut joustavampaa arkea ja enemmän aikaa perheen kanssa.

– Adminet on vapauttanut ajankäyttöä siten, että jos jokin pikkuhomma jää kesken, voi tarvittaessa kotona illalla avata tabletin ja asia on minuutissa hoidettu. Ei tietystikään ole itseisarvo, että sekoitetaan työtä ja kotioloja, mutta se on osoittautunut käteväksi. Enää ei ole pakko lähteä toimistolle ihan vaan sen takia, että pitää koneeseen mennä naputtelemaan jotain. Nyt on tullut aamuisin nukuttua vähän pitempään, lähdettyä töistä aiemmin kotiin ja vietettyä paljon aikaa perheen kesken. Se on pitkälti sen ansiota, että järjestelmä ei rajoita liikkumista ja olemista, eikä ole sidottu aikaan tai paikkaan.

Adminetin käytettävyys saa Juusolta kiitosta ja järjestelmän toimintavarmuus on ollut positiivinen yllätys.

– Täytyy sanoa, että sellaista toimimattomuutta tai käyttökatkoja, että joku bitti olisi mennyt poikittain, on poikkeuksellisen vähän. Ei ole näin hyvin toimivaa ja vakaata systeemiä tullut aiemmin vastaan. Nyt puhutaan kuitenkin etäkäytettävästä järjestelmästä, joten on poikkeuksellista, että kaikki yhteydet ja laitteet siellä taustalla toimivat niin hyvin. Se on tänä päivänä hieno saavutus.

– Myös käytettävyys on Adminetin yksi vahvuus. Ainakin minä koen, että esimerkiksi ostolaskupuoli on erittäin toimiva. Laskujen tarkastus, laskutukseen kohdistus sekä hinnoittelun tarkistaminen ja tarvittaessa myyntihinnan muokkaaminen ostolaskun käsittelyvaiheessa on jouhevaa ja helppoa. Ei tarvitse tehdä mitään vippaskonsteja, se vaan sujuu.

Esimerkkinä Adminetin helppokäyttöisyydestä Juuso kertoo tapauksesta, jossa hän odotti autokorjaamolla autoaan huollosta ja odotustilassa istuessaan lähetti kännykällä maailmalle yhden Sähkö-Hakala Oy:n historian suurimmista myyntilaskuista.

– Siinä oli pari minuuttia niin sanotusti hukka-aikaa, joten laitoin odotellessa laskun maailmalle. Voin kertoa, että oli hieno tunne, eikä auton huoltolaskun vastaanottaminen tuntunut tuolla kertaa missään. Kyllähän tämä kertoo aika paljon Adminetin potentiaalista, on vaan ihmisestä itsestään kiinni, kuinka sen hyödyntää. Tuollaiseen ei varmaan ihan kaikki tämänkään päivän ohjelmat sovellu. Senhän pitäisi tietysti olla tätä päivää, mutta ei se vaan vielä ole.

Kiasman tutkimuskeskuksen valaistusta asennettuna.

Aikaa kehittämiseen

Nyt kun perhe-elämän pahimmat kiireet on selätetty, aikoo Juuso lähteä kehittämään yrityksen toimintaa ja toteuttamaan kasvutavoitteita. Adminetin mukanaan tuoma sujuvampi arki mahdollistaa joustavan työskentelyn ja on myös vapauttanut arjen toiminnasta aikaa kehittämiselle.

– Aikaa säästyy vähän sieltä täältä, monista pienistä asioista. Esimerkiksi työntekijöiden tunnit on nopeampi tarkistaa ja sieltä vapautuu aikaa muutama tunti palkkajaksoa kohti. Samoin sujuva ostolaskujen käsittely säästää työaikaa muutaman tunnin viikossa.

Yrityksen kehittämiseen Adminetistä saa monipuolista tietoa liiketoiminnasta. Ajantasainen seurantatieto antaa mahdollisuudet viedä asioita oikeaan suuntaan, vaikka sen hyödyntämisessä on Juuson mukaan vielä kehitettävää.

– Adminetistä saadaan todella helposti reaaliaikaista tietoa esimerkiksi työkohteen tilanteesta tai vaikka asiakaskohtainen tuloslaskelma, mikä on mielestäni aika veikeä juttu. Siitä tuli sellainen ahaa-elämys, että käytännössä muutama asiakas pyörittää meidän hommaa. Enemmän kuitenkin yllätti, että pienten asiakkuuksien nettoarvolla oli niin vähäinen merkitys kokonaisuuteen – toki pienistä puroista muodostuu suuret virrat. Adminetin raporttien avulla on helppo selvittää, minne yrityksen kehittämistoimet pitäisi kohdistaa.

Juuson into viedä asioita eteenpäin ei rajoitu pelkästään oman yrityksen toimintoihin. Kehittäjäluonne on kova antamaan palautetta, jos havaitsee epäkohtia. Juusolla on pitkä kokemus erilaista ohjelmistoista ja näkemys siitä, kuinka alan yritykset arjen toimintaprosesseja ymmärtävät.

– Tykkään antaa palautetta ja minulla on aika hyvä kokemus ja näkemyspohja, joilla pystyy myös ohjelmistoasioita jalostamaan. Kerrankin voin sanoa, ettei minulla ole mitään isompaa sydämellä ohjelmiston suhteen. Adminet on tällä kokemuksella osoittautunut aika hyväksi paketiksi. Kyllä minä suosittelen Adminettiä kaikille, joilla on pieniä lapsia, työntekijöitä, rakentaa taloa ja muuta. Ei muuta kuin vaihtamaan vaan ohjelmaa.