Pääkirjoitus: Aika entinen ei koskaan enää palaa
Nykyratkaisuja hyödyntävät kasvajat ovat ketterämpiä, kustannustehokkaampia ja kilpailukykyisempiä.
BetaSähkön toimintafilosofia perustuu suunnitelmallisuuteen ja kustannustehokkuuteen, joka asettaa tiettyjä kriteerejä myös toimintojen hallinnalle. Aiempien kokemusten perusteella Adminet oli ainoa vaihtoehto, jolla saatiin ostot, myynti ja palkkakulut reaaliaikaisesti seurantaan.
Pertti Pitkälä on saanut kokea myös yrittäjyyden nurjan puolen, kun 2000-luvun alussa perustetun ja hyvää kasvua tehneen sähköalan yrityksen tie tuli päätökseensä erinäisten vaiheiden jälkeen noin kymmenen vuotta myöhemmin. Sen sijaan että olisi jäänyt tuleen makaamaan, Pitkälä ammensi oppia kokemistaan vastoinkäymisistä ja lähti rakentamaan maltillisesti uutta yritystoimintaa perustamalla BetaSähkö Oy:n lokakuussa 2013.
– Liikkeelle lähdettiin nollilta tai vähän pakkasenkin puolelta. Vedin haalarit päälle ja lähdin ympäri Suomea tekemään erilaisia sähkötöitä sieltä, mistä sain. Eihän siinä muutakaan vaihtoehtoa ollut, kun leipä loppui – ja se oli konkretiaa siihen aikaan, Pitkälä muistelee.
Sattumanvaraisesti uutta toimintaa ei lähdetty rakentamaan, vaan jokaiselle toimintavuodelle asetettiin selkeät tulostavoitteet, joihin on myös päästy. Menestys varmistettiin kustannustehokkaalla ja suunnitelmallisella toiminnalla.
– Me ollaan pidetty koko ajan kulut kurissa ja se on minun filosofiani mukaan kaiken a ja o. Mielestäni monelta yrittäjältä myös puuttuu ennakointi toiminnan organisoimisessa ja se on meidän vahvuus. Voisi sanoa, että kokonaisuudessaan teemme perustyön hyvin, kustannustehokkaasti ja aikataulussa. Sillä me pärjäämme kilpailussa. Eipä siinä sen ihmeellisempää ole.
Erityiskiitokset onnistumisesta lähtevät myös henkilöstön suuntaan.
– Meillä on huikeita kavereita kentällä ja olemme kaikki tekeviä ihmisiä. Niin klisee kuin se onkin, niin me halutaan pitää kiinni siitä, että kun jotain luvataan, se oikeasti myös tehdään eikä sanota vaan. Muuta me ei tarvitakaan kuin hyvällä asenteella olevia tekijöitä ja sen myötä tulee vähitellen orgaanista kasvua.
Kasvua on tullutkin, sillä tänä päivänä BetaSähkö työllistää yhteensä 10 henkilöä eri puolilla Suomea. Yritys toteuttaa monipuolisesti erilaisia sähkötöitä pääasiassa urakkana yritysasiakkaille.
– Toteutamme erilaisia räätälöityjä kohteita mm. pienteollisuustilojen, hallien, rivitalojen, kerrostalojen ja liikerakennusten sähköurakointia.
BetaSähkö toteuttaa erilaisia räätälöityjä kohteita mm. pienteollisuustilojen, hallien, rivitalojen, kerrostalojen ja liikerakennusten sähköurakointia.
Adminet on Pitkälälle tuttu jo aiemman yrityksen ajoilta, sillä silloiselle tilitoimistojärjestelmälle haettiin korvaajaa alalle suunnitellusta ohjelmistosta. Vuonna 2010 yritys kilpailutti kolme toimialaohjelmistoa ja ratkaisuksi valikoitui Adminet.
– Päädyimme Adminettiin, koska siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tarvitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen. Alussa Adminetin hinta epäilytti, mutta kun pääsimme sisään käyttöön, huomasimme että se nopeutti toimintaamme huomattavasti ja säästi myös kustannuksia edelliseen tilitoimistopalveluun ja -ohjelmistoon verrattuna, joten siinä kohtaa tuli positiivinen yllätys.
Kun Pitkälä perusti BetaSähköä 2013, ei muita toiminnanohjausratkaisuja edes vakavammin harkittu.
– Ei minulla ollut todellisia vaihtoehtoja. Olin oppinut järjestelmän käytön ja minulla oli tietyt kriteerit, miten asioiden pitää toimia. Haluan, että osto- ja palkkakulut sekä myynti kirjautuvat heti suoraan liikevaihtoon, jotta tiedän tarkkaan missä oikeasti mennään.
Adminetin käyttöönoton yhteydessä BetaSähkön kirjanpitopalvelu otettiin Admicomin tilitoimistosta ja palkat Pitkälä maksaa itse.
– Hoidan tuntikorttien hyväksynnän ja korjaukset, palkanlaskennan sekä työeläkemaksut ja muut. Loma-aikojen toimenpiteitä varten Admicom toimittaa erilliset ohjeet, joita seuraamalla palkanlaskenta on helppoa. Adminet tulkitsee työehtosopimusta ja TyEL-maksutkin lähtevät ovt-kanavaa pitkin lähes itsestään. Se on kyllä hyvä systeemi, kun ei oikeastaan itse tarvitse muuta kuin painella muutamia nappeja. Helpompaa systeemiä saa hakea.
BetaSähkön toimipiste sijaitsee Oulussa, mutta asentajat asuvat eri puolilla Suomea akselilla Tornio-Vantaa. Tästä syystä yritykselle on erittäin tärkeää, että asentajat pystyvät tekemään tuntikirjauksensa reaaliaikaiseen sähköiseen järjestelmään.
– Kun asentajat ovat hajallaan ympäri suomen, on hyvä olla nettikäyttöinen tuntikortti, jonka kirjaukset näkyvät järjestelmässä heti ja ovat laskutettavissa saman tien. Silloin myös toimistolla pysytään koko ajan kartalla tilanteesta. Tietojen odottelu tai paperien postitus olisi kohtuullisen hankalaa tällaisella toimintatavalla.
Adminetin automatisoitujen toimintojen ansiosta tuntikorttien käsittelyssä ja palkanlaskennassa säästetään merkittävästi aikaa vanhaan järjestelmään verrattuna.
– Vanhalla järjestelmällä minulle tuli papereita sellainen neljä senttimetriä paksu nippu, josta kirjasin tarvikkeet ja tunnit järjestelmään ja vielä erikseen palkanmaksujärjestelmään. Aiemmin 10 miehen palkanmaksuhärdellissä meni pari päivää. Nyt sähköisten tuntikorttien tarkistamiseen ja korjaamiseen menee sellainen neljä tuntia ja varsinaiseen palkanmaksuun puolisen tuntia, ja homma on sillä selvä. Myös loma-aikojen toimenpiteisiin minulla menee nyt noin tunti aiemman parin päivän sijaan. Kaiken kaikkiaan aikaa säästyy yllättävän paljon.
BetaSähkölle Adminet on tuonut helpotusta erityisesti ostojen hallintaan, tuntikorttien käsittelyyn ja palkanlaskentaan. ”Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitotapahtumat ovat reaaliajassa”, Pertti Pitkälä (kuvassa etualalla) toteaa.
Adminetin työkaluista yritykselleen yksittäiseksi tärkeimmäksi ominaisuudeksi Pitkälä nimeää ostolaskujen käsittelyn kokonaisuuden.
– Järjestelmän yksittäisistä ominaisuuksista sanoisin, että ihan ylitse muiden on ostolaskujen käsittely. Se on aivan ylivoimainen ja jo itsessään syy hankkia Adminet. Enkä nyt tarkoita mitään yksittäistä ostolaskun maksamista tai tekemistä myyntilaskuksi, vaan kokonaisuutta – ostojen käsittelyn kokonaisprosessi Adminetissä on huikea. Olen pyöritellyt samaa kokonaisuutta muillakin järjestelmillä ja todennut, että Adminet on tuplasti helpompi, kun kulut kirjautuvat projekteille heti, rahat lähtevät tililtä automaattisesti oikeana päivänä, ostojen siirtäminen myyntilaskuille on jouhevaa ja seuranta helppoa.
Erityistä kiitosta saa helppo tarvikeostojen edelleenlaskuttaminen, jossa muutamalla valinnalla saadaan hoidettua koko myyntilaskutus ja Adminet varmistaa, että maksu myös saadaan asiakkaalta.
– Ostolaskujen käsittely on nopeaa ja kun pistää laskun maksuun, ei tarvitse itse juurikaan huolehtia, vaan raha lähtee automaattisesti tililtä eräpäivänä. Ostolaskuilta saa siirrettyä tarvikkeet rivi riviltä myyntilaskulle ja pystyy määrittämään katteen saman tien muutamalla napinpainalluksella, joten sellainen käsin hakkaaminen jää kokonaan pois. Sekin on erittäin positiivista, että minun ei tarvitse juosta postilaatikolla lähettämässä myyntilaskuja, vaan tilanteen vaatiessa sieltä lähtee karhukirjeetkin perään ja tarvittaessa perintätoimistoon. Se on erittäin hyvä ominaisuus.
Yrityksen toimintojen seurannassa BetaSähköllä on otettu tehokäyttöön Adminetin porautuva raportointityökalu data-analysaattori, jolla seurataan projektien kokonaisuutta.
– Sieltä tehdään kuluseurantaa ja katsotaan, onko joku projekti mahdollisesti miinuksen puolella. Jos on, niin mistä se johtuu: onko lisätöitä jäänyt laskuttamatta tai onko kenties avattu kaksi projektia vahingossa samalla numerolla, jolloin toiselle on kirjautunut kulut ja toiselle tuotot. Sen kautta poikkeamat huomataan nopeasti. Työkaluna data-analysaattori on välttämätön. Siellä kaikki projektit ovat reaaliaikaisesti nipussa ja näkee heti yhdellä silmäyksellä, ovatko projektit plussalla vai miinuksella, onko tavoitekatteisiin päästy ja minkä tyyppiset työt eivät ole meille kannattavia.
Yksittäisten kohteiden tarkempi seuranta tehdään kohderaporteilta.
– Kohderaporteilta seuraan tarkasti työaikoja, lisätöitä, tarvikekäyttöä ja -kustannuksia sekä niiden laskutusta. Työmaakohtaiset raportit ovat hyviä siinäkin mielessä, että voin tarvittaessa helposti ja nopeasti tarkistaa, onko tietylle työmaalle mennyt esimerkiksi kuituprojektori johdotusvaiheessa. Sekin on merkittävä helpotus, jota tulee arjessa hyödynnettyä.
Pitkälä hyödyntää Adminetistä saatavaa reaaliaikaista kirjanpitotietoa myös laajemmin yrityksen tilanteen seuraamisessa.
– Esimerkiksi tuloslaskelmaa seuraan jokaisen laskutuksen jälkeen, jotta näen kokonaisuuden. Rahoitusennusteella puolestaan seuraan kassatilannetta eteenpäin. Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitotapahtumat ovat reaaliajassa, joten on mukava seurata sisäiseltä tulosraportilta vertailua eri kuukausien välillä ja vuoden vastaavaan aikaan verrattuna. Nytkin näyttäisi siltä, että meillä on kohtuullista kasvua viime vuoden vastaavaan aikaan nähden.