BetaSähkö Oy: Adminetissä on ylivertaiset ominaisuudet

Pertti Pitkälä on saanut kokea myös yrittäjyyden nurjan puolen, kun 2000-luvun alussa perustetun ja hyvää kasvua tehneen sähköalan yrityksen tie tu­li päätökseensä erinäisten vaiheiden jälkeen noin kymmenen vuotta myöhemmin. Sen sijaan että olisi jäänyt tuleen makaamaan, Pitkälä ammensi oppia kokemistaan vastoinkäymisistä ja lähti ra­kentamaan maltillisesti uutta yritystoimintaa pe­rustamalla BetaSähkö Oy:n lokakuussa 2013.

– Liikkeelle lähdettiin nollilta tai vähän pakkasen­kin puolelta. Vedin haalarit päälle ja lähdin ympäri Suomea tekemään erilaisia sähkötöitä sieltä, mistä sain. Eihän siinä muutakaan vaihtoehtoa ollut, kun leipä loppui – ja se oli konkretiaa siihen aikaan, Pit­kälä muistelee.

Sattumanvaraisesti uutta toimintaa ei lähdet­ty rakentamaan, vaan jokaiselle toimintavuodel­le asetettiin selkeät tulostavoitteet, joihin on myös päästy. Menestys varmistettiin kustannustehokkaalla ja suunnitelmallisella toiminnalla.

– Me ollaan pidetty koko ajan kulut kurissa ja se on minun filosofiani mukaan kaiken a ja o. Mielestäni monelta yrittäjältä myös puuttuu enna­kointi toiminnan or­ganisoimisessa ja se on meidän vahvuus. Voisi sanoa, että ko­konaisuudessaan teemme perustyön hyvin, kustannustehokkaasti ja aikataulussa. Sillä me pärjäämme kilpailussa. Eipä siinä sen ihmeellisempää ole.

Erityiskiitokset onnistumisesta lähtevät myös henkilöstön suuntaan.

– Meillä on huikeita kavereita kentällä ja olem­me kaikki tekeviä ihmisiä. Niin klisee kuin se onkin, niin me halutaan pitää kiinni siitä, että kun jotain lu­vataan, se oikeasti myös tehdään eikä sanota vaan. Muuta me ei tarvitakaan kuin hyvällä asenteella ole­via tekijöitä ja sen myötä tulee vähitellen orgaanista kasvua.

Kasvua on tullutkin, sillä tänä päivänä Beta­Sähkö työllistää yhteensä 10 henkilöä eri puolil­la Suomea. Yritys toteuttaa monipuolisesti erilaisia sähkötöitä pääasiassa urakkana yritysasiakkaille.

– Toteutamme erilaisia räätälöityjä kohteita mm. pienteollisuustilojen, hallien, rivitalojen, kerrostalo­jen ja liikerakennusten sähköurakointia.

BetaSähkö toteuttaa erilaisia räätälöityjä kohteita mm. pienteollisuustilojen, hallien, rivitalojen, kerrostalojen ja liikerakennusten sähköurakointia.

Ajansäästöä palkanlaskennasta

Adminet on Pitkälälle tuttu jo aiemman yrityk­sen ajoilta, sillä silloiselle tilitoimistojärjestelmälle haettiin korvaajaa alalle suunnitellusta ohjelmis­tosta. Vuonna 2010 yritys kilpailutti kolme toimiala­ohjelmistoa ja ratkaisuksi valikoitui Adminet.

– Päädyimme Adminettiin, kos­ka siinä oli oikeastaan ylivertaiset ominaisuudet suhteessa muihin ja kaikki samassa paketissa siten, ettei tar­vitse siirtää mitään tietoja paikasta toiseen. Alussa Adminetin hinta epäi­lytti, mutta kun pääsimme sisään käyt­töön, huomasimme että se nopeutti toimintaamme huomattavasti ja säästi myös kustannuksia edelliseen tilitoimistopalveluun ja -ohjelmistoon ver­rattuna, joten siinä kohtaa tuli positii­vinen yllätys.

Kun Pitkälä perusti BetaSähköä 2013, ei muita toiminnanohjausratkai­suja edes vakavammin harkittu.

– Ei minulla ollut todellisia vaihtoeh­toja. Olin oppinut järjestelmän käytön ja minulla oli tietyt kriteerit, miten asioiden pitää toimia. Haluan, että osto- ja palkkakulut sekä myynti kirjautuvat he­ti suoraan liikevaihtoon, jotta tiedän tarkkaan missä oikeasti mennään.

Adminetin käyttöönoton yhtey­dessä BetaSähkön kirjanpitopalvelu otettiin Admicomin tilitoimistosta ja palkat Pitkälä maksaa itse.

– Hoidan tuntikorttien hyväksyn­nän ja korjaukset, palkanlaskennan sekä työeläkemaksut ja muut. Loma-aikojen toimenpiteitä varten Admicom toimittaa erilliset ohjeet, joita seuraamalla palkanlaskenta on helppoa. Ad­minet tulkitsee työehtosopimusta ja TyEL-maksutkin lähtevät ovt-kanavaa pitkin lähes itsestään. Se on kyllä hyvä systeemi, kun ei oikeastaan itse tarvitse muuta kuin painella muutamia nappeja. Helpompaa systee­miä saa hakea.

BetaSähkön toi­mipiste sijaitsee Oulussa, mutta asentajat asuvat eri puolilla Suomea akselilla Tornio-Van­taa. Tästä syystä yritykselle on erittäin tärkeää, että asentajat pystyvät teke­mään tuntikirjauksensa reaaliaikai­seen sähköiseen järjestelmään.

– Kun asentajat ovat hajallaan ym­päri suomen, on hyvä olla nettikäyt­töinen tuntikortti, jonka kirjaukset näkyvät järjestelmässä heti ja ovat las­kutettavissa saman tien. Silloin myös toimistolla pysytään koko ajan kartalla tilanteesta. Tietojen odottelu tai paperien postitus olisi kohtuullisen hankalaa tällaisella toimintatavalla.

Adminetin automatisoitujen toi­mintojen ansiosta tuntikorttien kä­sittelyssä ja palkanlaskennassa säästetään merkittävästi aikaa van­haan järjestelmään verrattuna.

– Vanhalla järjestelmällä minulle tu­li papereita sellainen neljä senttimetriä paksu nippu, josta kirjasin tarvikkeet ja tunnit järjestelmään ja vielä erikseen palkanmaksujärjestelmään. Aiemmin 10 miehen palkanmaksuhärdellissä meni pari päivää. Nyt sähköisten tunti­korttien tarkistamiseen ja korjaamiseen menee sellainen neljä tuntia ja varsinai­seen palkanmaksuun puolisen tuntia, ja homma on sillä selvä. Myös loma-aiko­jen toimenpiteisiin minulla menee nyt noin tunti aiemman parin päivän si­jaan. Kaiken kaikkiaan aikaa säästyy yl­lättävän paljon.

BetaSähkölle Adminet on tuonut helpotusta erityisesti ostojen hallintaan, tuntikorttien käsittelyyn ja palkanlaskentaan. ”Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitotapahtumat ovat reaaliajassa”, Pertti Pitkälä (kuvassa etualalla) toteaa.

Ostojen käsittelyn kokonaisuus on nopeaa ja tehokasta

Adminetin työkaluista yritykselleen yksittäiseksi tärkeimmäksi ominaisuu­deksi Pitkälä nimeää ostolaskujen kä­sittelyn kokonaisuuden.

– Järjestelmän yksittäisistä ominai­suuksista sanoisin, että ihan ylitse mui­den on ostolaskujen käsittely. Se on aivan ylivoimainen ja jo itsessään syy hankkia Adminet. Enkä nyt tarkoita mi­tään yksittäistä ostolaskun maksamis­ta tai tekemistä myyntilaskuksi, vaan kokonaisuutta – ostojen käsittelyn ko­konaisprosessi Adminetissä on huikea. Olen pyöritellyt samaa kokonaisuutta muillakin järjestelmillä ja todennut, et­tä Adminet on tuplasti helpompi, kun kulut kirjautuvat projekteille heti, rahat lähtevät tililtä auto­maattisesti oikea­na päivänä, ostojen siirtäminen myyn­tilaskuille on jou­hevaa ja seuranta helppoa.

Erityistä kiitosta saa helppo tar­vikeostojen edelleenlaskuttaminen, jossa muutamalla valinnalla saadaan hoidettua koko myyntilaskutus ja Ad­minet varmistaa, että maksu myös saadaan asiakkaalta.

– Ostolaskujen käsittely on nopeaa ja kun pistää laskun maksuun, ei tarvit­se itse juurikaan huolehtia, vaan raha lähtee automaattisesti tililtä eräpäivä­nä. Ostolaskuilta saa siirrettyä tarvik­keet rivi riviltä myyntilaskulle ja pystyy määrittämään katteen saman tien muutamalla napinpainalluksella, joten sellainen käsin hakkaaminen jää koko­naan pois. Sekin on erittäin positiivista, että minun ei tarvitse juosta postilaati­kolla lähettämässä myyntilaskuja, vaan tilanteen vaatiessa sieltä lähtee karhu­kirjeetkin perään ja tarvittaessa pe­rintätoimistoon. Se on erittäin hyvä ominaisuus.

Tarpeellinen seurantatyökalu

Yrityksen toimintojen seurannassa BetaSäh­köllä on otettu teho­käyttöön Adminetin porautuva raportoin­tityökalu data-analysaattori, jolla seu­rataan projektien kokonaisuutta.

– Sieltä tehdään kuluseurantaa ja katsotaan, onko joku projekti mahdol­lisesti miinuksen puolella. Jos on, niin mistä se johtuu: onko lisätöitä jää­nyt laskuttamatta tai onko kenties avattu kaksi projektia vahingossa sa­malla numerolla, jolloin toiselle on kir­jautunut kulut ja toiselle tuotot. Sen kautta poikkeamat huomataan nope­asti. Työkaluna data-analysaattori on välttämätön. Siellä kaikki projektit ovat reaaliaikaisesti nipussa ja näkee he­ti yhdellä silmäyksellä, ovatko projektit plussalla vai miinuksella, onko tavoite­katteisiin päästy ja minkä tyyppiset työt eivät ole meille kannattavia.

Yksittäisten kohteiden tarkempi seuranta tehdään kohderaporteilta.

– Kohderaporteilta seuraan tarkas­ti työaikoja, lisätöitä, tarvikekäyttöä ja -kustannuksia sekä niiden laskutusta. Työmaakohtaiset raportit ovat hyviä siinäkin mielessä, että voin tarvittaessa helposti ja nopeasti tarkistaa, onko tie­tylle työmaalle mennyt esimerkiksi kui­tuprojektori johdotusvaiheessa. Sekin on merkittävä helpotus, jota tulee arjes­sa hyödynnettyä.

Pitkälä hyödyntää Adminetistä saatavaa reaaliaikaista kirjanpitotie­toa myös laajemmin yrityksen tilan­teen seuraamisessa.

– Esimerkiksi tuloslaskelmaa seu­raan jokaisen laskutuksen jälkeen, jotta näen kokonaisuuden. Rahoitus­ennusteella puolestaan seuraan kassa­tilannetta eteenpäin. Siitä täytyy myös antaa pisteet, että kaikki kirjanpitota­pahtumat ovat reaaliajassa, joten on mukava seurata sisäiseltä tulosrapor­tilta vertailua eri kuukausien välillä ja vuoden vastaavaan aikaan verrattuna. Nytkin näyttäisi siltä, että meillä on kohtuullista kasvua viime vuoden vas­taavaan aikaan nähden.