Kelvitec Oy selkeytti ja tehosti toimintaansa: ”Meillä on kynät teroitettu tulevaan talouskasvuun”

Vuonna 2001 insinööriksi valmistunut Mikko Rissanen ehti työskennellä yksityisen ja julkisen sektorin palveluksessa sekä viimeiset yhdeksän vuotta virkamiehenä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin ja Kuopion kaupungin tukipalveluiden parissa, kunnes kipinä yrittäjäksi siirtymisestä syttyi vuonna 2015. Lopputuloksena oli samana vuonna perustettu Varipro Kiinteistöpalvelut Oy, jonka puitteissa ryhdyttiin tarjoamaan LVI-alan asiantuntijapalveluita, asennusta ja huoltoa sekä paloturvallisuuteen liittyviä palveluita. Epävarmuustekijöistä huolimatta Rissanen on nauttinut yrittäjän arjesta.

– Yrittäjän elämä on aika erilaista verrattuna toisen palkkalistoilla olemiseen, kun kaikesta joutuu vastaamaan itse. Myös tulovirran kannalta yrittäjänä oleminen on huomattavasti riskialttiimpaa. Muuten sellainen vapaudentunne on ollut ihan parasta yrittäjyydessä. Nyt saan tehdä ja kokeilla niitä asioita, joita haluan, ja pystyn oikeasti vaikuttamaan joka ikiseen asiaan omassa työssäni, Rissanen kertoo kokemuksistaan parin vuoden kokopäiväisen yrittäjyyden jälkeen.

Kevään kynnyksellä yritys laajensi toimintaansa, kun sattuma astui peliin ja uusien toimitilojen etsintä johtikin liiketoimintakauppaan.

– Menin katsomaan yrityksellemme uutta toimitilaa Eristys Kelvinin tiloista ja yrityksen omistaja Jarmo Miettinen ryhtyi puhumaan välittäjän kanssa häämöttävästä eläkeiästä ja liiketoiminnan jatkajan etsimisestä. Tiesin että Eristys Kelvin Oy on hyvämaineinen yritys ja toiminut pitkään Kuopiossa, joten arvelin että hitto vieköön, tätähän pitää kokeilla. Siitä se ajatus sitten lähti ja alettiinkin hieroa yrityskauppaa, joka toteutui maaliskuussa.

Mikko Rissanen osti Eristys-Kelvinin liiketoiminnan Jarmo Miettiseltä (vas.) maaliskuussa: ”Nyt meillä on mahdollisuus palvella asiakkaitamme huomattavasti laajemmalla repertuaarilla”, Rissanen kertoo.

Uusi yritys tottelee nimeä Kelvitec Oy ja sen vahvuudessa työskentelee tällä hetkellä seitsemän henkilöä. Rissasen mukaan kaupan myötä on saatu yritykselle selkeä palvelukokonaisuus ja roppakaupalla historiaa.

– Nyt olemme saaneet yrityksemme toiminnan jäsennettyä ja palvelupakettimme on huomattavasti selkeämpi. Mukana tuli myös reilusti historiaa, sillä Eristys Kelvin on toiminut Kuopiossa 31 vuotta, kun taas Varipro vajaan kaksi. Markkinoiden avaaminen on uudelle yritykselle haastavaa ja yrityskaupan myötä olemme saaneet tunnettuutta ja pitkäaikaisia asiakkuuksia.

– Nyt kun on yhdistetty molempien yritysten tuotanto, meillä on mahdollisuus palvella asiakkaitamme huomattavasti laajemmalla repertuaarilla. Tekninen eristys tuli yrityskaupan myötä käytännössä vahvimmaksi jalaksi koko liiketoiminnassa. Eristyksen myötä meillä on mahdollisuus tehostaa asennustoimintaa, kun pystymme tekemään yhdellä tilauksella putkiasennukset, eristykset sekä palokatkot putki- ja sähköläpivienteihin.

Asiakas on toiminnan ykkösfokus

Uudistuneen toiminnan ja markkinoiden piristymisen myötä Rissasen usko tulevaisuuteen on vahva.

– Asennus- ja urakointipuolella markkina näyttää siltä, että talouskasvu rupeaa vauhdittamaan rakentamista ja sitä kautta saadaan enemmän tekemistä. Nyt yrityksellä on pitkä historia, hyvä konsepti ja enemmän ammattitaitoisia asentajia, joten urakointipuolella meillä on kynät teroitettu tulevaan talouskasvuun.

Jatkossa Rissanen haluaa panostaa myös entistä enemmän asiantuntijapalveluiden kehittämiseen ja luoda asiakkaalle mutkattoman palvelupolun.

– Palvelupolun kehittämisen ajatus on oikeastaan ollut itselläni ihan urani alkuajoista lähtien. Vuosien varrella olen kokenut ongelmaksi, että yleensä teknisellä ja kiinteistöpuolella koneet, laitteet ja kiinteistöt ovat kauhean mukavia insinööreille. Valitettavan usein asiakas ja kiinteistön käyttäjä kuitenkin unohtuu ja jää toissijaiseksi koko prosessissa.

Rissanen on paneutunut ongelman ratkaisemiseen teknisen isännöin­nin ja asiantuntijapalvelut yhdistäväl­lä Kiinteistövarikko-palvelulla, jonka puitteissa on toteutettu LVI-suunnit­telua, kuntokartoi­tuksia sekä erilaisia asiantuntijatehtä­viä ja ongelmien selvittelyä.

– Minulla on ol­lut sellainen ajatus asiakkaan palvelupolusta, että se läh­tee ihan alusta saakka: siellä on suun­nittelu, rakennuttaminen, tekninen isännöinti, asiantuntijapalvelut sekä asennus- ja huoltotoiminta. Kun tulee esimerkiksi tilamuutostarpeita, asia­kas voi taas palata polun alkuun, eli toi­minnan muutosten myötä tilojen täytyy joustaa ja käyttäjän olla se ykkösfokus koko prosessissa.

Lähtökohtana yksi kokonaisratkaisu

Kun Varipro pari vuotta sitten perus­tettiin, oli lähtökohtaisesti selvää, et­tä yrityksen toiminnanohjaukseen haetaan yhtä kokonaisratkaisua. Hal­linnoituaan aiemman uransa aikana parhaimmillaan 150 kiinteistöpuolen työntekijän joukkoa pirstaleisilla järjestelmillä, ei Rissasella ollut ha­lua lähteä vastaavaan oman yrityk­sen puitteissa. Adminet löytyi lopulta googlettamalla ja keskustelu Admico­min myyjän kanssa teki valinnasta hel­pon.

– Kaikki natsasi mitä oltiin haettu ja tarjouskin vastasi hinta-laatusuhteel­taan saamaani käsitystä järjestelmästä. Meille johtoajatuksia valinnassa olivat sähköinen ostolaskujen käsittely ja no­pea laskunkierto, su­juva myyntilaskutus ja helppo työmääräinten käsittely. Lähtökoh­ta oli, ettemme lähde millään sunnuntaiver­siolla tekemään las­kutusta ja työmaiden hallintaa. Oli tietoinen valinta, että täytyy olla sellai­nen järjestelmä, josta saa tosi paljon ir­ti.

Adminet otettiin Variprolla käyt­töön heti yrityksen perustamisen ai­koihin syyskuussa 2015.

– Käyttöönotto meni joustavasti ja oli nopeaa, kun meillä ei ollut mitään valtavaa kirjanpitohistoriaa siirrettävä­nä. Meillä oli kouluttajamme kanssa so­vittu tietyt puhelinsessiot, joiden aikana teimme yhdessä etätyöpöytäyhteydellä toimenpiteitä ja kävimme asioita läpi. Kaikki sujui tosi hyvin suunnitellun mu­kaan, eikä mitään ongelmia ollut.

Käyttöönoton yhteydessä sovit­tiin ulkopuolisen kirjanpitäjän kanssa, että hän ryhtyy hoitamaan yrityksen palkanlaskennan ja kirjanpidon tun­titöinä. Yrityskaupan myötä päästiin vertailemaan kahden saman kokoluokan yrityksen lukuja keskenään ja todettiin, että kirjanpidosta saavutet­tava kustannussäästö on merkittävä.

– Variprolla ohjelmistokustannukset olivat korkeammat kuin Eristys Kelvinil­lä, mutta kun rinnalle otettiin kirjanpito­kulut, kustannus olikin sama. Adminet tekee niin paljon asioita valmiiksi, ettei kirjanpitäjälle jää enää paljon tehtävää ja se säästää ihan älyttömästi kirjan­pitokustannuksia. Nyt kun molempien yritysten toiminta saadaan Kelvitecin puitteissa Adminettiin, saamme teho­ja irti jo pelkästään siitä, että kirjanpitokustannukset laskevat merkittävästi.

Lisää asentajien ymmärrystä toiminnasta

Työtilausten hallinta on Kelvitecil­lä tärkeässä roolissa, sillä vuositasol­la niitä toteutetaan satoja. Siksi se oli myös tärkeä valintakriteeri ohjelmis­tolle.

– Tilausmäärä vaatii paljon hallin­noimista ja senkin takia on hemmetin hyvä juttu, että kaikki tiedot ovat yhdes­sä järjestelmässä. En olisi mitenkään pystynyt hallitsemaan kaikkia tilauksia ilman Adminettiä ja niitä olisi todennä­köisesti jäänyt hirveästi laskuttamatta.

Asiakkaan soittaessa työtilauksen, tiedot kirjataan saman tien Adminet­tiin ja jaellaan asentajille pääasiassa työpoolin kautta. Asentajat kirjaavat työnsä tilaukselle ja hakevat usein myös tarvikkeet tukusta. Osallistumi­nen toimintaan pelkkiä asennustöitä laajemmin lisää myös asentajien ym­märrystä yrityksen toiminnasta.

– Asentajille on painotettu, että aina tavaraa haettaessa on annettava tilausnumero, jotta laskujen tiliöinti menee suoraan myyntilaskulle, eikä tarvitse selvitellä tarvikeostoja. Työmaalta läh­dettäessä asentaja istahtaa autoon, ottaa tabletin käteen ja kirjaa päivän tapahtumat Adminettiin. Kun asentajat huolehtivat itse kirjauksista, he osallis­tuvat työtehtäviin syvällisemmin ja sitä kautta ymmärrys tekemiseen lisääntyy.

Asentajien saadessa oman osuu­tensa valmiiksi, siirtyy tieto valmiista tilauksesta Rissaselle, joka käy tiedot läpi ja laittaa laskun matkaan.

– Tämän järjestelmän etu on selkeästi se, että nopeasti ovt-laskut toi­mittavien tukkureiden tarvikkeet siirtyvät heti työmääräimelle ja kun asentaja merkitsee tilauksen valmiiksi, laskun saa matkaan saman tien. Meille se tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa.

Sähköisellä toimintatavalla vältettiin paperikaaos

Yritystoimintaa käynnistettäessä ja toiminnanohjausjärjestelmää valit­taessa tavoitteena oli, ettei paperisia laskuja tai muitakaan dokumentteja pyöritellä, vaan tiedot käsitellään säh­köisessä muodossa yhdessä paikassa.

– On merkittävä hyöty, että kaikki talouteen liittyvät asiat pyörivät säh­köisesti samassa järjestelmässä. En varmaan olisi tätä kahden vuoden rum­baa saanut läpi ilman Adminettiä, sillä jo pelkkä osto- ja myyntilaskujen sekä muiden dokumenttien hallinta olisi ol­lut sula mahdottomuus. Meillä oli vuo­den jälkeen pelkästään ostolaskuja noin 1600 kappaletta. Enhän minä sel­laista määrää paperia olisi saanut edes mahtumaan konttorille. Nätisti voisi sa­noa, että nyt on kaaos vältetty.

Rissasen mielestä Adminetin mer­kitys erityisesti ostolaskujen hal­linnassa on iso ja sillä säästetään merkittävästi työaikaa.

– Ostolaskujen käsittely on ihan eh­doton ominaisuus: laskut saapuvat sähköisesti, ne on nopeasti tiliöity ja hyväksytty, laskurivejä pystyy helpos­ti jakamaan useammalle työmaalle ja laskut löytyvät tarvittaessa nopeas­ti arkistosta. Tältä osin meillä ei pyöri papereita ja jos joku on vahingossa lä­hettänyt paperilaskun, siitä ehtii toden­näköisesti tulla myös maksumuistutus, koska postilaatikolla meillä ei ole tar­vetta käydä.

– Ei minun aikani olisi riittänyt pe­rinteiseen tapaan, jossa lasku tulee pos­tissa ja siitä syötetään erinäisiä tietoja järjestelmään. Olemme pieni yritys, ei­kä meillä ole myöskään varaa palkata täysipäiväistä sihteeriä konttorille istu­maan ja naputtelemaan lippulappujen tietoja koneelle, vaan kirjausten on ol­tava mahdollisimman pitkälle automa­tisoituja.

Rissasella on kokemusta myös vanhanaikaisesta toimintatavasta las­kujen käsittelyssä ja nykyratkaisuilla on otettu aimo harppaus eteenpäin 2000-luvun alusta.

– Olen 2000-luvun alkupuolella työskennellyt yrityksessä, jossa litteroi­tiin laskut käsin ja toimitettiin sihteerille, joka ensin naputteli ne järjestelmään ja sitten käsitteli siitä eteenpäin. Jos ajat­telee kehityskaarta tähän päivään, niin onhan se aika hui­maa, että nykyään me oikeasti känny­källä hyväksytään saapuneita laskuja ja laitetaan myyntilaskuja eteenpäin.

Ketteryyttä ja nopeutta toimintaan

Kokonaisuudessaan yrityksen toimin­nasta on tarkka kuva, kun asioita pys­tytään seuraamaan tarkasti.

– Laskutus ja ostojen kertymä ovat käytännössä ne asiat, joita seuraan eri­tyisen aktiivisesti. On älyttömän hyvä päästä seuraamaan kuluja takaperin, kun pystyn porautumaan syvälle lu­kuihin ja avaamaan ne tarkasti, jolloin voin tarvittaessa puuttua virheisiin. Li­säksi laskuttamattomat työt voi tarkis­taa nopeasti.

Ostojen ja laskutuksen lisäksi Ris­sanen seuraa säännöllisesti tuloslas­kelmaa ja tasetta. Reaaliaikainen tieto yrityksen tilanteesta tuo varmuutta toimintaan.

– Raporttien ajantasaisuus on ihan hemmetin hyvä asia. Edellisessä elä­mässä todellisen tai edes suuntaa-antavan lukeman sai 1,5 kuukauden välein. Nyt pystyn koko ajan luotta­maan tuloslaskelmaan ja seuraamaan tilannet­ta huomattavasti pa­remmin. Erityisesti kuun loppua lähestyttäessä tuloslaskelmaa tulee vilkuiltua usein­kin, jotta näkee, onko syytä paniikkiin vai voidaanko ottaa vähän rennommin.

Tarkan ja ajantasaisen seurannan ansiosta liiketoiminnan kokonaisuus pysyy paremmin hyppysissä.

– Se tuo toimintaan ketteryyttä ja nopeutta, eikä tarvitse arvailla tilantei­ta. Adminetillä pysyy kokonaisuus huo­mattavasti paremmin hanskassa ja pystyy ohjaamaan toimintaa fiksummin. Pystyn pitämään langat käsissä sillä tavalla, että tiedän koko ajan yri­tyksen tilanteen. Kun järjestelmä vielä toimii internet-yhteydellä missä vaan, ei firman pyörittäminen vaadi aina kont­torilla pyörimistä.