Pääkirjoitus: Aika entinen ei koskaan enää palaa
Nykyratkaisuja hyödyntävät kasvajat ovat ketterämpiä, kustannustehokkaampia ja kilpailukykyisempiä.
Varipro Kiinteistöpalvelut Oy ja Eristys-Kelvin Oy yhdistyivät maaliskuussa Kelvitec Oy:ksi. Toiminnan lähtökohtana on taata asiakkaalle mutkaton palvelupolku tarjoamalla teknisen eristyksen, palokatkojen ja lvi-asennusten lisäksi asiantuntijapalveluita asiakkuuden eri vaiheisiin. Yrityksen oman toiminnan mutkattomuus on varmistettu Adminetillä, jolla saatiin kaikki toiminnot hallintaan sähköisesti yhdessä järjestelmässä.
Vuonna 2001 insinööriksi valmistunut Mikko Rissanen ehti työskennellä yksityisen ja julkisen sektorin palveluksessa sekä viimeiset yhdeksän vuotta virkamiehenä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin ja Kuopion kaupungin tukipalveluiden parissa, kunnes kipinä yrittäjäksi siirtymisestä syttyi vuonna 2015. Lopputuloksena oli samana vuonna perustettu Varipro Kiinteistöpalvelut Oy, jonka puitteissa ryhdyttiin tarjoamaan LVI-alan asiantuntijapalveluita, asennusta ja huoltoa sekä paloturvallisuuteen liittyviä palveluita. Epävarmuustekijöistä huolimatta Rissanen on nauttinut yrittäjän arjesta.
– Yrittäjän elämä on aika erilaista verrattuna toisen palkkalistoilla olemiseen, kun kaikesta joutuu vastaamaan itse. Myös tulovirran kannalta yrittäjänä oleminen on huomattavasti riskialttiimpaa. Muuten sellainen vapaudentunne on ollut ihan parasta yrittäjyydessä. Nyt saan tehdä ja kokeilla niitä asioita, joita haluan, ja pystyn oikeasti vaikuttamaan joka ikiseen asiaan omassa työssäni, Rissanen kertoo kokemuksistaan parin vuoden kokopäiväisen yrittäjyyden jälkeen.
Kevään kynnyksellä yritys laajensi toimintaansa, kun sattuma astui peliin ja uusien toimitilojen etsintä johtikin liiketoimintakauppaan.
– Menin katsomaan yrityksellemme uutta toimitilaa Eristys Kelvinin tiloista ja yrityksen omistaja Jarmo Miettinen ryhtyi puhumaan välittäjän kanssa häämöttävästä eläkeiästä ja liiketoiminnan jatkajan etsimisestä. Tiesin että Eristys Kelvin Oy on hyvämaineinen yritys ja toiminut pitkään Kuopiossa, joten arvelin että hitto vieköön, tätähän pitää kokeilla. Siitä se ajatus sitten lähti ja alettiinkin hieroa yrityskauppaa, joka toteutui maaliskuussa.
Mikko Rissanen osti Eristys-Kelvinin liiketoiminnan Jarmo Miettiseltä (vas.) maaliskuussa: ”Nyt meillä on mahdollisuus palvella asiakkaitamme huomattavasti laajemmalla repertuaarilla”, Rissanen kertoo.
Uusi yritys tottelee nimeä Kelvitec Oy ja sen vahvuudessa työskentelee tällä hetkellä seitsemän henkilöä. Rissasen mukaan kaupan myötä on saatu yritykselle selkeä palvelukokonaisuus ja roppakaupalla historiaa.
– Nyt olemme saaneet yrityksemme toiminnan jäsennettyä ja palvelupakettimme on huomattavasti selkeämpi. Mukana tuli myös reilusti historiaa, sillä Eristys Kelvin on toiminut Kuopiossa 31 vuotta, kun taas Varipro vajaan kaksi. Markkinoiden avaaminen on uudelle yritykselle haastavaa ja yrityskaupan myötä olemme saaneet tunnettuutta ja pitkäaikaisia asiakkuuksia.
– Nyt kun on yhdistetty molempien yritysten tuotanto, meillä on mahdollisuus palvella asiakkaitamme huomattavasti laajemmalla repertuaarilla. Tekninen eristys tuli yrityskaupan myötä käytännössä vahvimmaksi jalaksi koko liiketoiminnassa. Eristyksen myötä meillä on mahdollisuus tehostaa asennustoimintaa, kun pystymme tekemään yhdellä tilauksella putkiasennukset, eristykset sekä palokatkot putki- ja sähköläpivienteihin.
Uudistuneen toiminnan ja markkinoiden piristymisen myötä Rissasen usko tulevaisuuteen on vahva.
– Asennus- ja urakointipuolella markkina näyttää siltä, että talouskasvu rupeaa vauhdittamaan rakentamista ja sitä kautta saadaan enemmän tekemistä. Nyt yrityksellä on pitkä historia, hyvä konsepti ja enemmän ammattitaitoisia asentajia, joten urakointipuolella meillä on kynät teroitettu tulevaan talouskasvuun.
Jatkossa Rissanen haluaa panostaa myös entistä enemmän asiantuntijapalveluiden kehittämiseen ja luoda asiakkaalle mutkattoman palvelupolun.
– Palvelupolun kehittämisen ajatus on oikeastaan ollut itselläni ihan urani alkuajoista lähtien. Vuosien varrella olen kokenut ongelmaksi, että yleensä teknisellä ja kiinteistöpuolella koneet, laitteet ja kiinteistöt ovat kauhean mukavia insinööreille. Valitettavan usein asiakas ja kiinteistön käyttäjä kuitenkin unohtuu ja jää toissijaiseksi koko prosessissa.
Rissanen on paneutunut ongelman ratkaisemiseen teknisen isännöinnin ja asiantuntijapalvelut yhdistävällä Kiinteistövarikko-palvelulla, jonka puitteissa on toteutettu LVI-suunnittelua, kuntokartoituksia sekä erilaisia asiantuntijatehtäviä ja ongelmien selvittelyä.
– Minulla on ollut sellainen ajatus asiakkaan palvelupolusta, että se lähtee ihan alusta saakka: siellä on suunnittelu, rakennuttaminen, tekninen isännöinti, asiantuntijapalvelut sekä asennus- ja huoltotoiminta. Kun tulee esimerkiksi tilamuutostarpeita, asiakas voi taas palata polun alkuun, eli toiminnan muutosten myötä tilojen täytyy joustaa ja käyttäjän olla se ykkösfokus koko prosessissa.
Kun Varipro pari vuotta sitten perustettiin, oli lähtökohtaisesti selvää, että yrityksen toiminnanohjaukseen haetaan yhtä kokonaisratkaisua. Hallinnoituaan aiemman uransa aikana parhaimmillaan 150 kiinteistöpuolen työntekijän joukkoa pirstaleisilla järjestelmillä, ei Rissasella ollut halua lähteä vastaavaan oman yrityksen puitteissa. Adminet löytyi lopulta googlettamalla ja keskustelu Admicomin myyjän kanssa teki valinnasta helpon.
– Kaikki natsasi mitä oltiin haettu ja tarjouskin vastasi hinta-laatusuhteeltaan saamaani käsitystä järjestelmästä. Meille johtoajatuksia valinnassa olivat sähköinen ostolaskujen käsittely ja nopea laskunkierto, sujuva myyntilaskutus ja helppo työmääräinten käsittely. Lähtökohta oli, ettemme lähde millään sunnuntaiversiolla tekemään laskutusta ja työmaiden hallintaa. Oli tietoinen valinta, että täytyy olla sellainen järjestelmä, josta saa tosi paljon irti.
Adminet otettiin Variprolla käyttöön heti yrityksen perustamisen aikoihin syyskuussa 2015.
– Käyttöönotto meni joustavasti ja oli nopeaa, kun meillä ei ollut mitään valtavaa kirjanpitohistoriaa siirrettävänä. Meillä oli kouluttajamme kanssa sovittu tietyt puhelinsessiot, joiden aikana teimme yhdessä etätyöpöytäyhteydellä toimenpiteitä ja kävimme asioita läpi. Kaikki sujui tosi hyvin suunnitellun mukaan, eikä mitään ongelmia ollut.
Käyttöönoton yhteydessä sovittiin ulkopuolisen kirjanpitäjän kanssa, että hän ryhtyy hoitamaan yrityksen palkanlaskennan ja kirjanpidon tuntitöinä. Yrityskaupan myötä päästiin vertailemaan kahden saman kokoluokan yrityksen lukuja keskenään ja todettiin, että kirjanpidosta saavutettava kustannussäästö on merkittävä.
– Variprolla ohjelmistokustannukset olivat korkeammat kuin Eristys Kelvinillä, mutta kun rinnalle otettiin kirjanpitokulut, kustannus olikin sama. Adminet tekee niin paljon asioita valmiiksi, ettei kirjanpitäjälle jää enää paljon tehtävää ja se säästää ihan älyttömästi kirjanpitokustannuksia. Nyt kun molempien yritysten toiminta saadaan Kelvitecin puitteissa Adminettiin, saamme tehoja irti jo pelkästään siitä, että kirjanpitokustannukset laskevat merkittävästi.
Työtilausten hallinta on Kelvitecillä tärkeässä roolissa, sillä vuositasolla niitä toteutetaan satoja. Siksi se oli myös tärkeä valintakriteeri ohjelmistolle.
– Tilausmäärä vaatii paljon hallinnoimista ja senkin takia on hemmetin hyvä juttu, että kaikki tiedot ovat yhdessä järjestelmässä. En olisi mitenkään pystynyt hallitsemaan kaikkia tilauksia ilman Adminettiä ja niitä olisi todennäköisesti jäänyt hirveästi laskuttamatta.
Asiakkaan soittaessa työtilauksen, tiedot kirjataan saman tien Adminettiin ja jaellaan asentajille pääasiassa työpoolin kautta. Asentajat kirjaavat työnsä tilaukselle ja hakevat usein myös tarvikkeet tukusta. Osallistuminen toimintaan pelkkiä asennustöitä laajemmin lisää myös asentajien ymmärrystä yrityksen toiminnasta.
– Asentajille on painotettu, että aina tavaraa haettaessa on annettava tilausnumero, jotta laskujen tiliöinti menee suoraan myyntilaskulle, eikä tarvitse selvitellä tarvikeostoja. Työmaalta lähdettäessä asentaja istahtaa autoon, ottaa tabletin käteen ja kirjaa päivän tapahtumat Adminettiin. Kun asentajat huolehtivat itse kirjauksista, he osallistuvat työtehtäviin syvällisemmin ja sitä kautta ymmärrys tekemiseen lisääntyy.
Asentajien saadessa oman osuutensa valmiiksi, siirtyy tieto valmiista tilauksesta Rissaselle, joka käy tiedot läpi ja laittaa laskun matkaan.
– Tämän järjestelmän etu on selkeästi se, että nopeasti ovt-laskut toimittavien tukkureiden tarvikkeet siirtyvät heti työmääräimelle ja kun asentaja merkitsee tilauksen valmiiksi, laskun saa matkaan saman tien. Meille se tarkoittaa nopeampaa kassavirtaa.
Yritystoimintaa käynnistettäessä ja toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa tavoitteena oli, ettei paperisia laskuja tai muitakaan dokumentteja pyöritellä, vaan tiedot käsitellään sähköisessä muodossa yhdessä paikassa.
– On merkittävä hyöty, että kaikki talouteen liittyvät asiat pyörivät sähköisesti samassa järjestelmässä. En varmaan olisi tätä kahden vuoden rumbaa saanut läpi ilman Adminettiä, sillä jo pelkkä osto- ja myyntilaskujen sekä muiden dokumenttien hallinta olisi ollut sula mahdottomuus. Meillä oli vuoden jälkeen pelkästään ostolaskuja noin 1600 kappaletta. Enhän minä sellaista määrää paperia olisi saanut edes mahtumaan konttorille. Nätisti voisi sanoa, että nyt on kaaos vältetty.
Rissasen mielestä Adminetin merkitys erityisesti ostolaskujen hallinnassa on iso ja sillä säästetään merkittävästi työaikaa.
– Ostolaskujen käsittely on ihan ehdoton ominaisuus: laskut saapuvat sähköisesti, ne on nopeasti tiliöity ja hyväksytty, laskurivejä pystyy helposti jakamaan useammalle työmaalle ja laskut löytyvät tarvittaessa nopeasti arkistosta. Tältä osin meillä ei pyöri papereita ja jos joku on vahingossa lähettänyt paperilaskun, siitä ehtii todennäköisesti tulla myös maksumuistutus, koska postilaatikolla meillä ei ole tarvetta käydä.
– Ei minun aikani olisi riittänyt perinteiseen tapaan, jossa lasku tulee postissa ja siitä syötetään erinäisiä tietoja järjestelmään. Olemme pieni yritys, eikä meillä ole myöskään varaa palkata täysipäiväistä sihteeriä konttorille istumaan ja naputtelemaan lippulappujen tietoja koneelle, vaan kirjausten on oltava mahdollisimman pitkälle automatisoituja.
Rissasella on kokemusta myös vanhanaikaisesta toimintatavasta laskujen käsittelyssä ja nykyratkaisuilla on otettu aimo harppaus eteenpäin 2000-luvun alusta.
– Olen 2000-luvun alkupuolella työskennellyt yrityksessä, jossa litteroitiin laskut käsin ja toimitettiin sihteerille, joka ensin naputteli ne järjestelmään ja sitten käsitteli siitä eteenpäin. Jos ajattelee kehityskaarta tähän päivään, niin onhan se aika huimaa, että nykyään me oikeasti kännykällä hyväksytään saapuneita laskuja ja laitetaan myyntilaskuja eteenpäin.
Kokonaisuudessaan yrityksen toiminnasta on tarkka kuva, kun asioita pystytään seuraamaan tarkasti.
– Laskutus ja ostojen kertymä ovat käytännössä ne asiat, joita seuraan erityisen aktiivisesti. On älyttömän hyvä päästä seuraamaan kuluja takaperin, kun pystyn porautumaan syvälle lukuihin ja avaamaan ne tarkasti, jolloin voin tarvittaessa puuttua virheisiin. Lisäksi laskuttamattomat työt voi tarkistaa nopeasti.
Ostojen ja laskutuksen lisäksi Rissanen seuraa säännöllisesti tuloslaskelmaa ja tasetta. Reaaliaikainen tieto yrityksen tilanteesta tuo varmuutta toimintaan.
– Raporttien ajantasaisuus on ihan hemmetin hyvä asia. Edellisessä elämässä todellisen tai edes suuntaa-antavan lukeman sai 1,5 kuukauden välein. Nyt pystyn koko ajan luottamaan tuloslaskelmaan ja seuraamaan tilannetta huomattavasti paremmin. Erityisesti kuun loppua lähestyttäessä tuloslaskelmaa tulee vilkuiltua useinkin, jotta näkee, onko syytä paniikkiin vai voidaanko ottaa vähän rennommin.
Tarkan ja ajantasaisen seurannan ansiosta liiketoiminnan kokonaisuus pysyy paremmin hyppysissä.
– Se tuo toimintaan ketteryyttä ja nopeutta, eikä tarvitse arvailla tilanteita. Adminetillä pysyy kokonaisuus huomattavasti paremmin hanskassa ja pystyy ohjaamaan toimintaa fiksummin. Pystyn pitämään langat käsissä sillä tavalla, että tiedän koko ajan yrityksen tilanteen. Kun järjestelmä vielä toimii internet-yhteydellä missä vaan, ei firman pyörittäminen vaadi aina konttorilla pyörimistä.