Vahvaa kasvua tavoitteleva Sähköpare Oy: ”Halusimme järjestelmän, joka on tehty tämän päivän tarpeisiin”

Helsinkiläinen Oy Valiosähkö Ab ja es­poolainen TTN Sähköpalvelu Oy yh­distivät voimansa marraskuussa 2017. Näin syntyi yhteensä 40 sähköalan am­mattilaista työllistävä Sähköpare Oy, jonka liikevaihto kohoaa yli viiden mil­joonan. Yhdistymisen taustalla vaikut­ti kummassakin yrityksessä saavutettu kokoluokka, jonka kasvattaminen olisi vaatinut yrittäjiltä vahvaa liiketoiminta­osaamista ja kohtuuttomia riskejä.

– Päätös konsernin perustamises­ta oli aika helppo, koska olimme jo pi­temmän aikaa olleet tilanteessa, jossa resurssit huusivat punaisella ja olimme saavuttaneet oman maksimikokomme. Sen jälkeen seuraava askel kasvussa olisi vaatinut lisää resursseja työnjohtoon ja asennukseen sekä rahoitusjärjestelyitä, joten henkilökohtainen riski olisi kasva­nut aika rajusti, Valiosähkön ohjaksista Sähköpare Oy:n toimitusjohtajaksi siir­tynyt Jari Ellonen kertoo.

Käytännön yritysjärjestelyt organi­soi pk-yritysten omistusjärjestelyihin erikoistunut Aronia Group Oy, joka toi yrittäjät saman pöydän ääreen sekä auttoi kasvu- ja liiketoimintasuunnitel­man toteutuksessa.

– Meillä oli viime syksynä muutama tapaaminen, joissa hahmoteltiin kasvu­mahdollisuuksia, yhteisiä tavoitteita ja henkilökemioiden toimivuutta. Kaikki vaikutti hyvältä ja lopulta päätös syntyi nopeasti. Sen jälkeen lyhyessä ajassa on tapahtunut paljon asioita, enkä missään tapauksessa haluaisi enää palata van­haan – niin paljon tämä on tuonut toi­mintaamme osaamista, tukea, syvyyttä ja kasvun mahdollisuuksia.

Alkuvuoden aikana konsernissa on keskitytty hiomaan yh­teistä brändiä. Sähkö­paren pyrkimyksenä on parantaa tilojen toi­mivuutta vähemmällä energiankulutuksella.

– Haluamme tarjo­ta asiakkaillemme fik­suja kokonaisratkaisuja Can do -asenteella ja antaa takuun hinnasta, laadusta ja ai­kataulusta, Ellonen kiteyttää brändi­työn tuloksia.

”Lyhyessä ajassa on tapahtunut paljon asioita, enkä missään tapauksessa haluaisi enää palata vanhaan – niin paljon tämä on tuonut toimintaamme osaamista, tukea, syvyyttä ja kasvun mahdollisuuksia” -Jari Ellonen Sähköparen perustamisesta-

Konsernista tukea toiminnalle

Uusi konsernimuotoinen toimintatapa on helpottanut yrityksen arkea tehtävien uudelleenorganisoinnilla.

– Olemme selkiyttäneet ja jakaneet tehtävät uudelleen yritysjohdon, työn­johdon ja asentajien kesken, eikä yhden ihmisen tarvitse enää vastata kaikesta. Nyt meillä on omat vastuuhenkilöt tar­jouslaskentaan, työsuunnitteluun, ura­kointiin, huoltoon ja kunnossapitoon.

Yrityksen perusosaaminen on säh­kö- ja teleurakoinnissa, jonka puitteis­sa peruskorjauksia on käynnissä muun muassa Ressun lukiossa, Munkkivuo­ren ala-asteella ja Viikin Biokeskuk­sessa. Konsernin myötä laajentuneet resurssit ja vahvistunut osaaminen ovat kuitenkin mahdollistaneet myös uusia aluevaltauksia.

– Olemme halunneet tuoda sähkö- ja teleurakoinnin rinnalle erikoisurakoin­tia. Rakennusautomaatio on kiehtonut minua aina ja nyt saimme mahdollisuu­det ja resurssit toteuttaa rakennusautomaatio-liiketoiminnan aloittamisen. Olemme voittaneet kahden koulura­kennuksen rakennusautomaation peruskor­jausurakat, joissa on työt jo käynnissä. Lisäk­si kaksi työntekijää on parhaillaan Reginin järjestelmäkoulu­tuksessa työn ohessa. Uutena palveluna aloitimme myös sähköautojen lataus­asemien asennukset.

Vahvistuneiden resurssien ja uusien aluevaltausten avulla Sähköparen tavoitteena on kasvattaa toimintaansa nopeasti. Seuraavan kuuden vuoden aikana liikevaihto on tarkoitus vähin­tään tuplata.

– Kasvua haetaan orgaanisesti sekä uusista erikoisaloista rakennusautomaatiosta ja sähköautojen lataus­asemista. Minimitavoite kasvulle on rik­koa kymmenen miljoonan liikevaihto vuoteen 2022 mennessä.

Reaaliaikainen ja toimintavarma ratkaisu konsernille

Konsernia perustettaessa yrityksillä oli tarve yhtenäistää käytäntöjään ja toimintatapojaan. Konsernin toimin­nanohjausjärjestelmäksi valikoitui Va­liosähköstä tuttu Adminet.

– Meillä oli niin hyvät kokemukset Adminetistä, ja toisaalta TTN Sähköpal­velulla oli muutenkin uudistustarve useiden päällekkäisten ohjel­mistojen vuoksi, joten Adminet oli luonteva valinta. Sillä saimme kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan ja kun huomioitiin muut sen tuomat lisä­edut, ei asiaa tarvinnut juuri perustella.

Valiosähkö ehti käyttää Adminet­tiä 1,5 vuotta ennen konsernin perus­tamista. Hyvin sujuneen käyttöönoton ansiosta Adminet oli jo saatu sujuvaksi osaksi yrityksen päivittäistä tekemistä.

– Adminetin käyttöönotto oli tehokas prosessi, johon oikeasti sisältyi koulutus­ta eikä meitä jätetty missään vaiheessa oman onnemme nojaan. Sen ansiosta saimme kaikki ominaisuudet tehokkaas­ti käyttöön. Myös uuden mobiilituntikor­tin käyttöönotto asentajille meni ihan sormia napsauttamalla, vaikka etukä­teen hieman mietitytti, kuinka he sisäis­tävät uuden mobiilin toimintatavan.

Alun perin Valiosähkölle iso teki­jä Adminetin valinnassa oli sen mah­dollistama reaaliaikainen seuranta ja konsernin myötä seurannan merkitys korostuu entisestään.

– Adminetissä kiehtoi se, että saim­me kirjanpidon reaaliaikaan. Kyllä yrittäjän täytyy tietää yrityksen talou­dellinen tilanne joka hetki, joten reaa­liaikaisuuden merkitys on todella suuri. Jos tieto saadaan kol­men kuukauden viiveellä, on korjaus­liikkeitä vaikea tehdä. Varsinkin nyt kun toi­mimme konsernina, on tärkeää, että saamme oikeaa ja re­aaliaikaista informaatiota, Jari kertoo.

– Vaikka konsernin yritykset toimi­vat omissa Adminet-ympäristöissään, käytössämme on yksi yhteen samat tie­dot, joten kahden yrityksen tilannetta on helppo seurata ja vertailla, Sähkö­paren taloushallinnosta vastaava Vir­pi Ellonen jatkaa.

Valiosähkölle myös järjestelmän toimintavarmuus oli Adminettiä valit­taessa tärkeä kriteeri.

– Vanhassa järjestelmässämme oli aika paljon toimintakatkoja ja yhteysongelmia. Sen takia halusimme toimin­tavarman järjestelmän, joka on teh­ty tämän päivän tarpeisiin. Esimerkiksi laskutuksen kanssa oli ennen ongelmia viikoittain. Adminetillä laskuja on lähte­nyt maailmalle jo monta tuhatta ilman ongelmia. Voi sanoa, että Adminetistä todellakin saimme toimintavarman jär­jestelmän ja paperittoman toimistoym­päristön.

Paperittomuus oli suuri helpotus

Suurimman muutoksen Adminet on tuonut yrityksen arkeen mahdollista­malla toimintojen hallinnan sähköi­sesti, sillä työmääräimet, tuntikortit, tarjoukset, laskut ja koko kirjanpito hoituvat nykyään ilman papereita.

– Ennen asentajat tekivät työmää­räimet käsin. Niistä koostettiin aika mittava määrä laskuja viikoittain ja papereiden vatvominen oli työlästä. Nyt meillä on kaikki asiat sähköisessä muodossa kirjanpitoa ja tilintarkastus­ta myöten. Enää ei käsitellä mitään pa­peria ja se on helpottanut meidän työtä hirveästi. Kaapitkin tyhjenevät tasaista tahtia, kun saamme tuhota vanhaa kir­janpitoa 15-20 mapin vuosivauhtia, Ja­ri kertoo.

Paperittomuus on tuonut helpo­tusta erityisesti taloushallinnosta vas­taavan Virpin työhön, vaikka se aluksi totuttelua vaatikin:

– Kyllä minä pari kuukautta map­peja väsäsin vielä Adminetinkin aikaan varmistaakseni, että kaikki menee oi­kein. Sitten aloin tottua uuteen toimin­tatapaan ja tajusin, ettei minun tosiaan tarvitse mapittaa papereita enää kos­kaan. Se oli suuri helpotus.

Virpi vastaa nykyään koko konser­nin taloushallinnosta ja hoitaa niin las­kutuksen kuin palkanlaskennankin:

– Adminetin myötä on tapahtunut iso muutos, kun minun ei tarvitse nä­pytellä asentajien kertaalleen kirjaamia tietoja erikseen järjestelmään. Nyt tie­dot tulevat tuntikortilta sähköisesti se­kä palkanlaskennan että laskutuksen tietoihin. Siitä on ollut iso apu ja aikaa on säästynyt todella paljon. Paperiai­kaan myös laskuttamattomien töiden tarkkaa määrää oli mahdotonta tietää, nyt se on kätevä tarkistaa Adminetistä.

Talouden hallintaan on saatu tu­kea Admicomilta, sillä konsernin kirjanpidon hoitaa Admicomin tilitoi­misto, jonka kanssa yhteistyö on suju­nut mallikkaasti.

– Meidän kirjanpitäjämme on lois­tava tyyppi ja todellinen talousosaaja. Olemme olleet todella tyytyväisiä hä­neltä saamaamme palveluun. Olemme saaneet enemmän kuin pelkän kirjan­pidon, koska sieltä tulee hyvää dataa, neuvoja ja kommentteja myös muihin talousasioihin, Jari toteaa.

Paperittomaan toimintatapaan siirtyminen on helpottuneiden rutiinien lisäksi mahdollistanut aiempaa paremman tietojen jäljitettävyyden.

– Jos pitää palata vaikka jonkin vanhan työtilauksen hankintoihin, me vain haemme tilauksen Admi­netistä ja sieltä löytyy kaikki tiedot käyttöönotto­tarkastuspöytäkirjoineen, ostolaskuineen, toimittajatietoineen ja muine dokumentteineen. Histori­aan on tosi helppo palata ja tarvittaes­sa hyödyntää sitä myöhemminkin, Jari kertoo.

Adminet muutti kaiken

Jarin mukaan Adminetin mukanaan tuoma muutos yrityksen toimintaan on ollut merkittävä:

– Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Se on ollut meille todella suuri muutos ja oikeastaan kaikki on helpot­tunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Ad­minetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan.

Adminet on tuonut konkreet­tisia helpotuksia useisiin arjen toi­mintoihin, joiden hoitaminen oli aiemmin huomattavasti työläämpää. Esimerkeiksi Jari nostaa maksuerälas­kutuksen ja verottajan ilmoitusvelvol­lisuusraportoinnin:

– Esimerkiksi maksuerätaulukoita ei tarvitse tehdä erikseen ja niiden laskut­taminen on todella yksinkertaista. Tai jos olemme päätoteuttajana työmaal­la, niin kulunvalvontalaitteiden tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja lähtevät sieltä verottajalle. Ad­minetissä on niin paljon meidän arkea helpottavia automaattisia toimintoja, että sen ansiosta pystymme mahdolli­simman pienellä organisaatiolla hoita­maan helposti kaikki velvollisuudet.

Sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään siirtymisellä saavutet­tu ajansäästö toimistorutiineista on mahdollistanut järkevämmän ajan­käytön myös toimiston päässä. Vir­pi on pystynyt ottamaan hoitaakseen myös sellaisia työtehtäviä, jotka aiem­min olivat Jarin vastuulla.

– Adminet on tuonut tehokkuutta toimistolle, joten työnkuvaani on pys­tytty laajentamaan. Nyt esimerkiksi avaan uusia tilauksia ja hoidan kohtei­siin liittyvää yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, Virpi kertoo.

– Ei Virpi varmaan vanhalla systee­millä olisi pystynyt kahden yrityksen asioita hoitamaan. Vaikka hänelle tuli konsernin myötä toisenkin yrityksen ta­loushallinto hoidettavaksi, sen pystyy tekemään, kun on tuttu ja tehokas järjes­telmä, Jari lisää.

KUVAT: Jyri Laitinen, Sähköpare Oy