Erikoistuja voittaa kymmenottelijan
Useampaan sataan urakointiliikkeeseen tutustuneena olen alkanut tekemään tietynlaisia havaintoja erilaisten yritysten liiketoiminnasta sekä ympäröivästä markkinasta.
Valiosähkön ja TTN Sähköpalvelun yhdistäessä voimansa syntyi Sähköpare Oy, jonka avulla saatiin uusia kasvun mahdollisuuksia ja syvyyttä tekemiseen. Adminetillä konsernin yritysten toimistot pidetään paperittomina ja seuranta reaaliajassa.
Helsinkiläinen Oy Valiosähkö Ab ja espoolainen TTN Sähköpalvelu Oy yhdistivät voimansa marraskuussa 2017. Näin syntyi yhteensä 40 sähköalan ammattilaista työllistävä Sähköpare Oy, jonka liikevaihto kohoaa yli viiden miljoonan. Yhdistymisen taustalla vaikutti kummassakin yrityksessä saavutettu kokoluokka, jonka kasvattaminen olisi vaatinut yrittäjiltä vahvaa liiketoimintaosaamista ja kohtuuttomia riskejä.
– Päätös konsernin perustamisesta oli aika helppo, koska olimme jo pitemmän aikaa olleet tilanteessa, jossa resurssit huusivat punaisella ja olimme saavuttaneet oman maksimikokomme. Sen jälkeen seuraava askel kasvussa olisi vaatinut lisää resursseja työnjohtoon ja asennukseen sekä rahoitusjärjestelyitä, joten henkilökohtainen riski olisi kasvanut aika rajusti, Valiosähkön ohjaksista Sähköpare Oy:n toimitusjohtajaksi siirtynyt Jari Ellonen kertoo.
Käytännön yritysjärjestelyt organisoi pk-yritysten omistusjärjestelyihin erikoistunut Aronia Group Oy, joka toi yrittäjät saman pöydän ääreen sekä auttoi kasvu- ja liiketoimintasuunnitelman toteutuksessa.
– Meillä oli viime syksynä muutama tapaaminen, joissa hahmoteltiin kasvumahdollisuuksia, yhteisiä tavoitteita ja henkilökemioiden toimivuutta. Kaikki vaikutti hyvältä ja lopulta päätös syntyi nopeasti. Sen jälkeen lyhyessä ajassa on tapahtunut paljon asioita, enkä missään tapauksessa haluaisi enää palata vanhaan – niin paljon tämä on tuonut toimintaamme osaamista, tukea, syvyyttä ja kasvun mahdollisuuksia.
Alkuvuoden aikana konsernissa on keskitytty hiomaan yhteistä brändiä. Sähköparen pyrkimyksenä on parantaa tilojen toimivuutta vähemmällä energiankulutuksella.
– Haluamme tarjota asiakkaillemme fiksuja kokonaisratkaisuja Can do -asenteella ja antaa takuun hinnasta, laadusta ja aikataulusta, Ellonen kiteyttää brändityön tuloksia.
”Lyhyessä ajassa on tapahtunut paljon asioita, enkä missään tapauksessa haluaisi enää palata vanhaan – niin paljon tämä on tuonut toimintaamme osaamista, tukea, syvyyttä ja kasvun mahdollisuuksia” -Jari Ellonen Sähköparen perustamisesta-
Uusi konsernimuotoinen toimintatapa on helpottanut yrityksen arkea tehtävien uudelleenorganisoinnilla.
– Olemme selkiyttäneet ja jakaneet tehtävät uudelleen yritysjohdon, työnjohdon ja asentajien kesken, eikä yhden ihmisen tarvitse enää vastata kaikesta. Nyt meillä on omat vastuuhenkilöt tarjouslaskentaan, työsuunnitteluun, urakointiin, huoltoon ja kunnossapitoon.
Yrityksen perusosaaminen on sähkö- ja teleurakoinnissa, jonka puitteissa peruskorjauksia on käynnissä muun muassa Ressun lukiossa, Munkkivuoren ala-asteella ja Viikin Biokeskuksessa. Konsernin myötä laajentuneet resurssit ja vahvistunut osaaminen ovat kuitenkin mahdollistaneet myös uusia aluevaltauksia.
– Olemme halunneet tuoda sähkö- ja teleurakoinnin rinnalle erikoisurakointia. Rakennusautomaatio on kiehtonut minua aina ja nyt saimme mahdollisuudet ja resurssit toteuttaa rakennusautomaatio-liiketoiminnan aloittamisen. Olemme voittaneet kahden koulurakennuksen rakennusautomaation peruskorjausurakat, joissa on työt jo käynnissä. Lisäksi kaksi työntekijää on parhaillaan Reginin järjestelmäkoulutuksessa työn ohessa. Uutena palveluna aloitimme myös sähköautojen latausasemien asennukset.
Vahvistuneiden resurssien ja uusien aluevaltausten avulla Sähköparen tavoitteena on kasvattaa toimintaansa nopeasti. Seuraavan kuuden vuoden aikana liikevaihto on tarkoitus vähintään tuplata.
– Kasvua haetaan orgaanisesti sekä uusista erikoisaloista rakennusautomaatiosta ja sähköautojen latausasemista. Minimitavoite kasvulle on rikkoa kymmenen miljoonan liikevaihto vuoteen 2022 mennessä.
Konsernia perustettaessa yrityksillä oli tarve yhtenäistää käytäntöjään ja toimintatapojaan. Konsernin toiminnanohjausjärjestelmäksi valikoitui Valiosähköstä tuttu Adminet.
– Meillä oli niin hyvät kokemukset Adminetistä, ja toisaalta TTN Sähköpalvelulla oli muutenkin uudistustarve useiden päällekkäisten ohjelmistojen vuoksi, joten Adminet oli luonteva valinta. Sillä saimme kaikki toiminnot yhteen ohjelmaan ja kun huomioitiin muut sen tuomat lisäedut, ei asiaa tarvinnut juuri perustella.
Valiosähkö ehti käyttää Adminettiä 1,5 vuotta ennen konsernin perustamista. Hyvin sujuneen käyttöönoton ansiosta Adminet oli jo saatu sujuvaksi osaksi yrityksen päivittäistä tekemistä.
– Adminetin käyttöönotto oli tehokas prosessi, johon oikeasti sisältyi koulutusta eikä meitä jätetty missään vaiheessa oman onnemme nojaan. Sen ansiosta saimme kaikki ominaisuudet tehokkaasti käyttöön. Myös uuden mobiilituntikortin käyttöönotto asentajille meni ihan sormia napsauttamalla, vaikka etukäteen hieman mietitytti, kuinka he sisäistävät uuden mobiilin toimintatavan.
Alun perin Valiosähkölle iso tekijä Adminetin valinnassa oli sen mahdollistama reaaliaikainen seuranta ja konsernin myötä seurannan merkitys korostuu entisestään.
– Adminetissä kiehtoi se, että saimme kirjanpidon reaaliaikaan. Kyllä yrittäjän täytyy tietää yrityksen taloudellinen tilanne joka hetki, joten reaaliaikaisuuden merkitys on todella suuri. Jos tieto saadaan kolmen kuukauden viiveellä, on korjausliikkeitä vaikea tehdä. Varsinkin nyt kun toimimme konsernina, on tärkeää, että saamme oikeaa ja reaaliaikaista informaatiota, Jari kertoo.
– Vaikka konsernin yritykset toimivat omissa Adminet-ympäristöissään, käytössämme on yksi yhteen samat tiedot, joten kahden yrityksen tilannetta on helppo seurata ja vertailla, Sähköparen taloushallinnosta vastaava Virpi Ellonen jatkaa.
Valiosähkölle myös järjestelmän toimintavarmuus oli Adminettiä valittaessa tärkeä kriteeri.
– Vanhassa järjestelmässämme oli aika paljon toimintakatkoja ja yhteysongelmia. Sen takia halusimme toimintavarman järjestelmän, joka on tehty tämän päivän tarpeisiin. Esimerkiksi laskutuksen kanssa oli ennen ongelmia viikoittain. Adminetillä laskuja on lähtenyt maailmalle jo monta tuhatta ilman ongelmia. Voi sanoa, että Adminetistä todellakin saimme toimintavarman järjestelmän ja paperittoman toimistoympäristön.
Suurimman muutoksen Adminet on tuonut yrityksen arkeen mahdollistamalla toimintojen hallinnan sähköisesti, sillä työmääräimet, tuntikortit, tarjoukset, laskut ja koko kirjanpito hoituvat nykyään ilman papereita.
– Ennen asentajat tekivät työmääräimet käsin. Niistä koostettiin aika mittava määrä laskuja viikoittain ja papereiden vatvominen oli työlästä. Nyt meillä on kaikki asiat sähköisessä muodossa kirjanpitoa ja tilintarkastusta myöten. Enää ei käsitellä mitään paperia ja se on helpottanut meidän työtä hirveästi. Kaapitkin tyhjenevät tasaista tahtia, kun saamme tuhota vanhaa kirjanpitoa 15-20 mapin vuosivauhtia, Jari kertoo.
Paperittomuus on tuonut helpotusta erityisesti taloushallinnosta vastaavan Virpin työhön, vaikka se aluksi totuttelua vaatikin:
– Kyllä minä pari kuukautta mappeja väsäsin vielä Adminetinkin aikaan varmistaakseni, että kaikki menee oikein. Sitten aloin tottua uuteen toimintatapaan ja tajusin, ettei minun tosiaan tarvitse mapittaa papereita enää koskaan. Se oli suuri helpotus.
Virpi vastaa nykyään koko konsernin taloushallinnosta ja hoitaa niin laskutuksen kuin palkanlaskennankin:
– Adminetin myötä on tapahtunut iso muutos, kun minun ei tarvitse näpytellä asentajien kertaalleen kirjaamia tietoja erikseen järjestelmään. Nyt tiedot tulevat tuntikortilta sähköisesti sekä palkanlaskennan että laskutuksen tietoihin. Siitä on ollut iso apu ja aikaa on säästynyt todella paljon. Paperiaikaan myös laskuttamattomien töiden tarkkaa määrää oli mahdotonta tietää, nyt se on kätevä tarkistaa Adminetistä.
Talouden hallintaan on saatu tukea Admicomilta, sillä konsernin kirjanpidon hoitaa Admicomin tilitoimisto, jonka kanssa yhteistyö on sujunut mallikkaasti.
– Meidän kirjanpitäjämme on loistava tyyppi ja todellinen talousosaaja. Olemme olleet todella tyytyväisiä häneltä saamaamme palveluun. Olemme saaneet enemmän kuin pelkän kirjanpidon, koska sieltä tulee hyvää dataa, neuvoja ja kommentteja myös muihin talousasioihin, Jari toteaa.
Paperittomaan toimintatapaan siirtyminen on helpottuneiden rutiinien lisäksi mahdollistanut aiempaa paremman tietojen jäljitettävyyden.
– Jos pitää palata vaikka jonkin vanhan työtilauksen hankintoihin, me vain haemme tilauksen Adminetistä ja sieltä löytyy kaikki tiedot käyttöönottotarkastuspöytäkirjoineen, ostolaskuineen, toimittajatietoineen ja muine dokumentteineen. Historiaan on tosi helppo palata ja tarvittaessa hyödyntää sitä myöhemminkin, Jari kertoo.
Jarin mukaan Adminetin mukanaan tuoma muutos yrityksen toimintaan on ollut merkittävä:
– Voi sanoa, että Adminet muutti kaiken. Se on ollut meille todella suuri muutos ja oikeastaan kaikki on helpottunut ja muuttunut paljon parempaan suuntaan, kun olemme päässeet Adminetillä paperittomaan toimistoon ja reaaliaikaiseen toimintatapaan.
Adminet on tuonut konkreettisia helpotuksia useisiin arjen toimintoihin, joiden hoitaminen oli aiemmin huomattavasti työläämpää. Esimerkeiksi Jari nostaa maksuerälaskutuksen ja verottajan ilmoitusvelvollisuusraportoinnin:
– Esimerkiksi maksuerätaulukoita ei tarvitse tehdä erikseen ja niiden laskuttaminen on todella yksinkertaista. Tai jos olemme päätoteuttajana työmaalla, niin kulunvalvontalaitteiden tiedot tulevat automaattisesti järjestelmään ja lähtevät sieltä verottajalle. Adminetissä on niin paljon meidän arkea helpottavia automaattisia toimintoja, että sen ansiosta pystymme mahdollisimman pienellä organisaatiolla hoitamaan helposti kaikki velvollisuudet.
Sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään siirtymisellä saavutettu ajansäästö toimistorutiineista on mahdollistanut järkevämmän ajankäytön myös toimiston päässä. Virpi on pystynyt ottamaan hoitaakseen myös sellaisia työtehtäviä, jotka aiemmin olivat Jarin vastuulla.
– Adminet on tuonut tehokkuutta toimistolle, joten työnkuvaani on pystytty laajentamaan. Nyt esimerkiksi avaan uusia tilauksia ja hoidan kohteisiin liittyvää yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa, Virpi kertoo.
– Ei Virpi varmaan vanhalla systeemillä olisi pystynyt kahden yrityksen asioita hoitamaan. Vaikka hänelle tuli konsernin myötä toisenkin yrityksen taloushallinto hoidettavaksi, sen pystyy tekemään, kun on tuttu ja tehokas järjestelmä, Jari lisää.
KUVAT: Jyri Laitinen, Sähköpare Oy