Erikoistuja voittaa kymmenottelijan
Useampaan sataan urakointiliikkeeseen tutustuneena olen alkanut tekemään tietynlaisia havaintoja erilaisten yritysten liiketoiminnasta sekä ympäröivästä markkinasta.
Sukupolvenvaihdoksen myötä raumalainen Vesi-Vasa Oy on ryhtynyt hakemaan uutta suuntaa toiminnalleen. Osana vahvaa kehittämistä yritys tehosti toimintatapojaan ja loi arkeensa vakioidut toimintamallit Adminetillä.
Vuonna 1986 perustettu Vesi-Vasa Oy on Satakunnan ja Varsinais-Suomen talousalueilla toimiva perheyritys, joka palvelee asiakkaitaan monipuolisesti lvi-alan asennus- ja huoltotöissä, talotekniikkaurakoinnissa sekä teollisuuden projekteissa ja kunnossapitopalveluissa. Yrityksellä on myös Hanakat-ketjuun kuuluva myymälä kotipaikkakunnallaan Raumalla.
– Toteutamme erilaisia huoltotöitä hananvaihdoista lämmityslaitosten huoltoon ja olemme mukana monenlaisessa talonrakentamisen urakoinnissa. Teollisuuspuolella teemme teollisuusputkistoja, kunnossapitoa ja paljon muutakin tehdasalueiden sisällä, toimitusjohtaja Jani Vainio kuvailee yrityksen toimintaa.
Yli 30-vuotisen historiansa aikana Vesi-Vasa on onnistunut muuttumaan asiakkaiden vaatimusten kasvaessa. Panostaminen laatujärjestelmiin ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen on nostanut yrityksen alueellisesti tunnetuksi ja luotettavaksi toimijaksi, jonka liikevaihto pyörii viiden miljoonan euron luokassa ja työntekijöitä on ajankohdasta riippuen 25-40.
– Varsinkin teollisuuspuolella toimiminen vaatii enemmän toiminnan kuvaamista ja johtamisjärjestelmän laadun sertifiointia. Kirjatut toimintamallit ovat ihan tervetulleita ja yksinkertaistavat tekemistä, kun pääasiallisilla tehtävillä on sovitut kuviot.
Vesi-Vasa on pitkän linjan perheyritys, jossa työskentelee tänäkin päivänä perheenjäseniä jo kolmannessa polvessa.
– Vanhempani ovat tehneet yrityksen parissa pitkän työn ja isäni on edelleen mukana toiminnassa. Itse olen ollut mukana yrityksen arjessa koko ikäni, enkä tiedä onko minulla koskaan mitään muuta ajatusta ollutkaan. Välillä suoritin teknillisen koulun Helsingissä, mutta kokoaikaisesti olen ollut töissä yrityksessä vuodesta 1996 alkaen ja osakkaana vuodesta 2003 alkaen. Myös vaimoni on työskennellyt yrityksessä vuodesta 2005 lähtien ja nykyään myös poikani on mukana toiminnassa, joten voi sanoa, että olemme todellinen perheyritys.
Jani Vainio otti yrityksen vetovastuun vuonna 2016, kun hän osti yrityksen toiminnan kokonaan itselleen.
– Vuonna 2016 viimeisteltiin sukupolvenvaihdos, jolloin siirryin 100-prosenttiseksi omistajaksi. Nyt pestiini sitten kuuluu kaikenlaista ihan ruohonjuuritason huoltotöistä toimitusjohtajan hommiin.
Viime vuodet Vesi-Vasalla on eletty vahvassa murroksessa erilaisten liiketoiminnassa tapahtuneiden muutosten myötä, joista sukupolvenvaihdos ei ole ollut vähäisin. Toimitusjohtajaksi siirryttyään Jani Vainio on ryhtynyt määrätietoisesti viemään yrityksen toimintaa eteenpäin usealla saralla.
– Parhaillaan hahmottelemme visiota ja työstämme strategiaa. Tämän työn tuloksena meillä on esimerkiksi yrityksen historiassa ensimmäistä kertaa tilanne, jossa hallituksessa on myös yrityksen ulkopuolista väkeä. Hallitustyöskentelyn muuttaminen on ollut itselleni sellainen iso avaus, jolla haemme ulkopuolista näkemystä ja tukea toiminnan kehittämiselle.
Osana toiminnan uudistamista Vesi-Vasa päivitti myös toiminnanohjausjärjestelmänsä, kun Adminet otettiin käyttöön loppuvuodesta 2016.
– Rakennamme yritykselle eräänlaista uutta alkua ja siihen myös Adminettiin vaihto selkeästi liittyi. Isossa kuvassa Adminet on yksi ratkaiseva tekijä, jolla haemme uutta suuntaa yritykselle. Olen ollut aina innokas tietojärjestelmiä kohtaan ja mielestäni yrityksen toiminta pitäisi saada hallittua niiden avulla siten, että pysytään maailman virrassa mukana. Adminetin hankkiminen oli strateginen päätös, jolla saimme yhdistettyä kirjanpidon muuhun toimintaan ja paransimme valmiuksia operatiivisen puolen seurantaan.
Vainion mukaan tehokas toiminnanohjaus on avainasemassa kiristyvässä kilpailussa, sillä sen avulla voidaan keventää yrityksen kulurakennetta.
– Kilpailu on tänä päivänä ihan varmasti kovempaa kuin koskaan ja kenttä itsessään on ihan erilainen kuin ennen. Nykypäivän kilpailussa ohjelmistoilla voidaan kehittää toimintatapoja tehokkaammiksi ja saada kuluja pois, tai ainakin pystytään löytämään ne paikat, mistä kuluja pitää vähentää. Se on ollut myös Adminetin hankinnan idea.
Vainio korostaa, että haettaessa kilpailukykyä toiminnanohjausjärjestelmän mahdollistamasta toimintatapojen muutoksesta, on tärkeää myös olla valmis aidosti muuttamaan toimintaansa.
– Tällaisessa muutoksessa saadaan oikaistua monta väärää toimintatapaa. Onhan vanhoista tavoista poisoppiminen haastavaa, mutta jos jäisimme paikoillemme muutoksen pelosta, meidän toimintamme jäisi kehityksen jalkoihin. Olemme organisaationa avoimesti ja innokkaasti lähteneet kehittämään toimintatapojamme ja se toivottavasti tuo parempaa lähestymiskulmaa myös tulevaisuuden muutoksiin.
Vesi-Vasa on luonut toimintaansa laadun ja toimitusvarmuuden takaavat vakioidut toimintamallit, joista osoituksena ovat myös Inspectan myöntämät laatusertifikaatit. Adminetistä toimintatapojen vakioimiseen on saatu lisää tukea, kun henkilöstölle on pystytty luomaan selvät raamit, joiden puitteissa toimia.
– Adminet vie prosessejamme eteenpäin ja ohjaa toimintaamme määriteltyjen raamien puitteissa – ja me otamme siitä irti kaiken mahdollisen. Olemme muokanneet omia toimintatapojamme sellaisiksi, että ne toimivat Adminetin ehdoilla, sen sijaan, että yrittäisimme koko ajan rajusti muuttaa ohjelmaa johonkin suuntaan. Samaan aikaan tietysti haluamme tehdä yhteistyötä ohjelmiston kehittämisessä ja mielestäni olemme saaneet äänemme kuuluviin.
Vakioitujen toimintatapojen luominen ja niiden seurannan mahdollistaminen ovat erityisen tärkeitä yrityksen kasvutavoitteiden saavuttamiseksi.
– Koimme, että jos haluamme laajentaa toimintaa, meidän on pakko saada ohjelmasta jonkinlaisia rajoja tekemiseen. Muutosta haettiin ihan työnjohtajan perusarkeen ostolaskujen tarkistamisesta töiden kirjaamiseen ja tuntikorttien tarkastukseen. Nyt työnjohtajalla on selkeät tehtävät, jotka hän toteuttaa, ja meillä on välineet seurata ja opastaa työntekijöitä. Samalla saamme talousseurannasta vahvistusta osastojen ja myös yksittäisten työnjohtajien toimintatapojen tehokkuudelle.
Vaikka Adminet on tuonut selvät raamit tekemiselle, se on toisaalta mahdollistanut myös aiempaa joustavamman työskentelyn.
– Pystymme hallitsemaan samassa paikassa töiden vastaanoton, aikatauluttamisen, hoitamisen, laskutuksen, kirjanpidon, varastoinnin ja kaiken muun. Nyt yrityksen kaikki toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä, jota jokainen voi käyttää vaikka kuun kamaralta, jos vain nettiyhteys toimii. Me toimimme niin laajasti joka puolella, että on tärkeää voida pyörittää toimintaa myös mobiilisti.
Arjen toiminnan tasolla Adminetillä on pystytty sujuvoittamaan sekä laskutöiden että projektien hallintaa.
– Laskutöissä kausi- ja sopimushuoltoihin saatiin huima parannus, kun ohjelma muistuttaa niistä automaattisesti. Urakkapuolella taas projektinhallinnan vaatimat lainalaisuudet on rakennettu paremmin sisään ohjelmaan. Adminet esimerkiksi pitää huolta lisätöistä aiempaa tarkemmin ja pystymme budjetoimaan kohteet sujuvammin sekä seuraamaan, että pysymme budjetissa työn aikana.
Projektien ylläpitoon Adminet on tuonut tärkeän muutoksen, sillä tarkalla kulujen kohdistamisella on pystytty varmistamaan, ettei projekteille kirjaudu niille kuulumattomia kuluja.
– Meillä on ollut lähtökohtana, että pystymme jakamaan tätä palettia osiin ja seuraamaan haluamiamme asioita tarkasti. Kun työlle syntyy palkkakuluja, saapuu ostolaskuja tai haetaan tavaraa varastosta, kulujen on syytä kohdistua oikeaan paikkaan. Varsinkin ostolaskujen tarkastus on ollut meille iso asia. Kun kulut kohdistuvat oikealle kohteelle ja menevät tarkistettavaksi vastuuhenkilölle, meillä ei pyöri sellaisia laskuja, joista kukaan ei tiedä mitään. Tällaisia projektin ylläpitoon liittyviä asioita olemme pystyneet vakioimaan ja varmistamaan, että projekteille kohdistuu vain aitoja kuluja.
Adminetin hankinnassa Vesi-Vasalle oli olennaista saavuttaa kustannussäästöjä sekä vakioida toimintatapoja ja kummatkin tavoitteet on myös saavutettu. Kustannussäästöjä on pystytty saavuttamaan varsinkin toimistolla, koska sähköinen toimintatapa ei enää vaadi niin paljon manuaalista työtä.
– Olemme saavuttaneet kustannussäästöjä, koska toimistotyöt eivät enää vaadi niin paljon henkilöresursseja. Sähköinen toimintatapa on tuonut helpotusta talouspuolelle, kun konttoristin ei enää tarvitse esimerkiksi kuljettaa ostolaskuja ympäriinsä tarkastettavana. Nyt konttoristi voi keskittyä tärkeämpiin asioihin ja olemme pystyneet laajentamaan hänen työnkuvaansa seurantaan ja työnjohdon tukemiseen.
Tärkein merkitys on Vainion mukaan ollut kuitenkin sillä, että yrityksen arjen tekemistä on pystytty vakioimaan ja keskittyminen suuntautuu nykyään enemmän oikeisiin asioihin.
– Adminetin vaikutus on näkynyt eniten siinä, kuinka tekemisemme kokonaisuudessaan on muuttunut ja olemme pystyneet puuttumaan juuri niihin pieniin asioihin, joihin halusimme. Olemme saaneet prosessin pyörimään siten, että työntekijät katsovat omia tekemisiään eri tavalla ja keskittyvät niihin. Mielestäni tämä on kokonaisuudessaan merkittävin muutos – ja se muutos on onnistunut.
KUVAT: Samuli Ahtiainen, Vesi-Vasa Oy