Vesi-Vasa Oy panostaa toimintansa kehittämiseen: ”Adminet on yksi ratkaiseva tekijä, jolla haemme yritykselle uutta suuntaa”

Vuonna 1986 perustettu Vesi-Vasa Oy on Satakunnan ja Varsinais-Suomen talousalueilla toimiva perheyritys, jo­ka palvelee asiakkaitaan monipuoli­sesti lvi-alan asennus- ja huoltotöissä, talotekniikkaurakoinnissa sekä teolli­suuden projekteissa ja kunnossapitopalveluissa. Yri­tyksellä on myös Hanakat-ketjuun kuuluva myymälä kotipaikkakunnal­laan Raumalla.

– Toteutamme erilaisia huoltotöitä hananvaihdoista lämmityslaitosten huoltoon ja olemme mukana monenlaisessa talonrakenta­misen urakoinnissa. Teollisuuspuolella teemme teollisuusputkistoja, kunnossa­pitoa ja paljon muutakin tehdasaluei­den sisällä, toimitusjohtaja Jani Vainio kuvailee yrityksen toimintaa.

Yli 30-vuotisen historiansa aikana Vesi-Vasa on onnistunut muuttumaan asiakkaiden vaatimusten kasvaessa. Panostaminen laatujärjestelmiin ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen on nostanut yrityksen alueellisesti tunnetuksi ja luotettavaksi toimijaksi, jonka liikevaihto pyörii viiden miljoo­nan euron luokassa ja työntekijöitä on ajankohdasta riippuen 25-40.

– Varsinkin teollisuuspuolella toi­miminen vaatii enemmän toiminnan kuvaamista ja johtamisjärjestelmän laadun sertifiointia. Kirjatut toiminta­mallit ovat ihan tervetulleita ja yksinker­taistavat tekemistä, kun pääasiallisilla tehtävillä on sovitut kuviot.

Vesi-Vasa on pitkän linjan perhe­yritys, jossa työskentelee tänäkin päi­vänä perheenjäseniä jo kolmannessa polvessa.

– Vanhempani ovat tehneet yrityk­sen parissa pitkän työn ja isäni on edel­leen mukana toiminnassa. Itse olen ollut mukana yri­tyksen arjessa ko­ko ikäni, enkä tiedä onko minulla kos­kaan mitään muuta ajatusta ollutkaan. Välillä suoritin tek­nillisen koulun Helsingissä, mutta ko­koaikaisesti olen ollut töissä yrityksessä vuodesta 1996 alkaen ja osakkaana vuodesta 2003 alkaen. Myös vaimoni on työskennellyt yrityksessä vuodesta 2005 lähtien ja nykyään myös poikani on mu­kana toiminnassa, joten voi sanoa, että olemme todellinen perheyritys.

Jani Vainio otti yrityksen vetovas­tuun vuonna 2016, kun hän osti yri­tyksen toiminnan kokonaan itselleen.

– Vuonna 2016 viimeisteltiin suku­polvenvaihdos, jolloin siirryin 100-pro­senttiseksi omistajaksi. Nyt pestiini sitten kuuluu kaikenlaista ihan ruohon­juuritason huoltotöistä toimitusjohta­jan hommiin.

Uusi alku yritykselle

Viime vuodet Vesi-Vasalla on eletty vahvassa murroksessa erilaisten liike­toiminnassa tapahtuneiden muutos­ten myötä, joista sukupolvenvaihdos ei ole ollut vähäisin. Toimitusjohtajak­si siirryttyään Jani Vainio on ryhtynyt määrätietoisesti viemään yrityksen toimintaa eteenpäin usealla saralla.

– Parhaillaan hahmottelemme vi­siota ja työstämme strategiaa. Tämän työn tuloksena meillä on esimerkiksi yri­tyksen historiassa ensimmäistä kertaa tilanne, jossa hallituksessa on myös yri­tyksen ulkopuolista väkeä. Hallitustyös­kentelyn muuttaminen on ollut itselleni sellainen iso avaus, jolla haemme ulko­puolista näkemystä ja tukea toiminnan kehittämiselle.

Osana toiminnan uudistamista Ve­si-Vasa päivitti myös toiminnanohjaus­järjestelmänsä, kun Adminet otettiin käyttöön loppuvuodesta 2016.

– Rakennamme yritykselle eräänlaista uutta alkua ja siihen myös Adminettiin vaihto selkeästi liittyi. Isossa ku­vassa Adminet on yksi ratkaiseva tekijä, jolla haemme uutta suuntaa yrityksel­le. Olen ollut aina innokas tietojärjes­telmiä kohtaan ja mielestäni yrityksen toiminta pitäisi saada hallittua niiden avulla siten, että pysytään maailman virrassa mukana. Adminetin hankkimi­nen oli strateginen päätös, jolla saim­me yhdistettyä kirjanpidon muuhun toimintaan ja paransimme valmiuksia operatiivisen puolen seurantaan.

Vainion mukaan tehokas toimin­nanohjaus on avainasemassa kiris­tyvässä kilpailussa, sillä sen avulla voidaan keventää yrityksen kulura­kennetta.

– Kilpailu on tänä päivänä ihan var­masti kovempaa kuin koskaan ja kent­tä itsessään on ihan erilainen kuin ennen. Nykypäivän kilpai­lussa ohjelmistoilla voidaan kehittää toi­mintatapoja tehok­kaammiksi ja saada kuluja pois, tai ai­nakin pystytään löytämään ne paikat, mistä kuluja pitää vähentää. Se on ollut myös Adminetin hankinnan idea.

Vainio korostaa, että haettaessa kilpailukykyä toiminnanohjausjärjes­telmän mahdollistamasta toimintata­pojen muutoksesta, on tärkeää myös olla valmis aidosti muuttamaan toi­mintaansa.

– Tällaisessa muutoksessa saadaan oikaistua monta väärää toimintatapaa. Onhan vanhoista tavoista poisoppimi­nen haastavaa, mutta jos jäisimme pai­koillemme muutoksen pelosta, meidän toimintamme jäisi kehityksen jalkoihin. Olemme organisaationa avoimesti ja innokkaasti lähteneet kehittämään toi­mintatapojamme ja se toivottavasti tuo parempaa lähestymiskulmaa myös tu­levaisuuden muutoksiin.

Adminetillä raamit toiminnalle

Vesi-Vasa on luonut toimintaansa laa­dun ja toimitusvarmuuden takaavat vakioidut toimintamallit, joista osoi­tuksena ovat myös Inspectan myön­tämät laatusertifikaatit. Adminetistä toimintatapojen vakioimiseen on saa­tu lisää tukea, kun henkilöstölle on pystytty luomaan selvät raamit, joiden puitteissa toimia.

– Adminet vie prosessejamme eteenpäin ja ohjaa toimintaamme määriteltyjen raamien puitteissa – ja me otamme siitä irti kaiken mahdolli­sen. Olemme muokanneet omia toimintatapojamme sellaisiksi, että ne toimivat Adminetin ehdoilla, sen sijaan, että yrittäisimme koko ajan rajusti muuttaa ohjelmaa johonkin suuntaan. Samaan aikaan tietysti haluamme teh­dä yhteistyötä ohjelmiston kehittämi­sessä ja mielestäni olemme saaneet äänemme kuuluviin.

Vakioitujen toimintatapojen luo­minen ja niiden seurannan mahdol­listaminen ovat erityisen tärkeitä yrityksen kasvutavoitteiden saavutta­miseksi.

– Koimme, että jos haluamme laa­jentaa toimintaa, meidän on pakko saada ohjelmasta jonkinlaisia rajoja te­kemiseen. Muutosta haettiin ihan työn­johtajan perusarkeen ostolaskujen tarkistamisesta töiden kirjaamiseen ja tuntikorttien tarkastukseen. Nyt työn­johtajalla on selkeät tehtävät, jot­ka hän toteuttaa, ja meillä on välineet seurata ja opastaa työntekijöitä. Sa­malla saamme talousseurannasta vah­vistusta osastojen ja myös yksittäisten työnjohtajien toimintatapojen tehok­kuudelle.

Vaikka Adminet on tuonut sel­vät raamit tekemiselle, se on toisaalta mahdollistanut myös aiempaa jousta­vamman työskentelyn.

– Pystymme hallitsemaan samassa paikassa töiden vastaanoton, aikatau­luttamisen, hoitamisen, laskutuksen, kirjanpidon, varastoinnin ja kaiken muun. Nyt yrityksen kaikki toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä, jota jokai­nen voi käyttää vaikka kuun kamaralta, jos vain nettiyhteys toimii. Me toimim­me niin laajasti joka puolella, että on tärkeää voida pyörittää toimintaa myös mobiilisti.

Tarkkuutta töiden hallintaan

Arjen toiminnan tasolla Adminetillä on pystytty sujuvoittamaan sekä las­kutöiden että projektien hallintaa.

– Laskutöissä kausi- ja sopimus­huoltoihin saatiin huima parannus, kun ohjelma muistuttaa niistä automaat­tisesti. Urakkapuolella taas projektin­hallinnan vaatimat lainalaisuudet on rakennettu paremmin sisään ohjel­maan. Adminet esimerkiksi pitää huol­ta lisätöistä aiempaa tarkemmin ja pystymme budjetoimaan kohteet suju­vammin sekä seuraamaan, että pysym­me budjetissa työn aikana.

Projektien ylläpitoon Adminet on tuonut tärkeän muutoksen, sillä tar­kalla kulujen kohdistamisella on pys­tytty varmistamaan, ettei projekteille kirjaudu niille kuulumattomia kuluja.

– Meillä on ollut lähtökohtana, et­tä pystymme jakamaan tätä palettia osiin ja seuraamaan haluamiamme asioita tarkasti. Kun työlle syntyy palk­kakuluja, saapuu ostolaskuja tai hae­taan tavaraa varastosta, kulujen on syytä kohdistua oikeaan paikkaan. Var­sinkin ostolaskujen tarkastus on ollut meille iso asia. Kun kulut kohdistuvat oikealle kohteelle ja menevät tarkistet­tavaksi vastuuhenkilölle, meillä ei pyö­ri sellaisia laskuja, joista kukaan ei tiedä mitään. Tällaisia projektin ylläpitoon liittyviä asioita olemme pystyneet vaki­oimaan ja varmistamaan, että projek­teille kohdistuu vain aitoja kuluja.

Keskittyminen oikeisiin asioihin

Adminetin hankinnassa Vesi-Vasalle oli olennaista saavuttaa kustannus­säästöjä sekä vakioida toimintatapoja ja kummatkin tavoitteet on myös saa­vutettu. Kustannussäästöjä on pystyt­ty saavuttamaan varsinkin toimistolla, koska sähköinen toimintatapa ei enää vaadi niin paljon manuaalista työtä.

– Olemme saavuttaneet kustannus­säästöjä, koska toimistotyöt eivät enää vaadi niin paljon henkilöresursseja. Sähköinen toimintatapa on tuonut hel­potusta talouspuolelle, kun konttoristin ei enää tarvitse esimerkiksi kuljettaa os­tolaskuja ympäriinsä tarkastettavana. Nyt konttoristi voi keskittyä tärkeämpiin asioihin ja olemme pystyneet laajenta­maan hänen työnkuvaansa seurantaan ja työnjohdon tukemiseen.

Tärkein merkitys on Vainion mu­kaan ollut kuitenkin sillä, että yri­tyksen arjen tekemistä on pystytty vakioimaan ja keskittyminen suuntau­tuu nykyään enemmän oikeisiin asioi­hin.

– Adminetin vaikutus on näkynyt eniten siinä, kuinka tekemisemme ko­konaisuudessaan on muuttunut ja olemme pystyneet puuttumaan juuri niihin pieniin asioihin, joihin halusim­me. Olemme saaneet prosessin pyöri­mään siten, että työntekijät katsovat omia tekemisiään eri tavalla ja keskitty­vät niihin. Mielestäni tämä on kokonai­suudessaan merkittävin muutos – ja se muutos on onnistunut.

KUVAT: Samuli Ahtiainen, Vesi-Vasa Oy