Pääkirjoitus: Mistä menestys muodostuu?
Parhaita menestyjiä yhdistää tietyt pääteemat. Ota tästä vinkit talteen ja pohdi, miten voisit varmistaa näiden…
Rajaa ja muokkaa näkymää oman tarpeesi mukaan
Uudistuneen kalenterin näkymää muokkaat monipuolisesti juuri omaa tarvettasi varten. Voit tarkastella työtilannetta haluamaltasi ajanjaksolta, vaikka päiväkohtaisesti tai jopa puolen vuoden ajalta. Halutessasi saat resurssikalenterin myös listamuotoon, jolloin tapahtumat näytetään allekkain aikajärjestyksessä. Kalenterinäkymää muokkaat ja rajaat monipuolisesti kulloisenkin tarpeen mukaan:
- Valitse kaikki resurssit tai vain ne, joiden työnjohtajaksi tai kärkimieheksi sinut on nimetty.
- Tarkastele vain tiettyyn kohteeseen liittyviä työtilauksia tai vain tietyn työntekijän tilauksia.
- Rajaa yrityksesi organisaatiorakenteen mukaisesti, esimerkiksi vain tietyn toimipisteen resurssit.
- Valitse näkymään vain henkilöt, joilla on tietty pätevyys tai lupa, esimerkiksi erikoisosaamista vaativia tilauksia resursoidessasi vain henkilöt, joilla on vaikkapa asbestipurkutyölupa.
- Saat kalenteriin näkyviin myös työntekijöiden lomat ja poissaolot.
- Määritä, näytetäänkö kalenterissa myös viikonloput ja miltä aikaväliltä kellonajat näytetään.
Tekemäsi valinnat jäävät muistiin myös seuraavaa käyttökertaa varten. Kalenterin Aloitetut työt -painikkeesta saat esiin myös listauksen näkymään rajaamiesi resurssien avoimista tilauksista, joiden kellotus on parhaillaan käynnissä aikaraportoinnilla.
Värikorostukset auttavat havainnoimaan eri vaiheissa olevia tilauksia
Kalenterinäkymässä nopeutat tilauskokonaisuuden hahmottamista myös valitsemalla käytettävät värikorostukset varauksen tilan, tilauksen tilan tai tilauksen tyypin mukaiseksi. Varauksen tilan värikorostukset havainnollistavat, onko työntekijä raportoinut työlle jotain tai merkinnyt sen osaltaan valmiiksi. Tilauksen tila -valinnalla hahmotat puolestaan nopeasti eri vaiheissa olevat tilaukset, muun muassa avoimet, aloitetut, valmiit ja laskutetut työt. Tilaustyyppi-valinnalla tilausten värikorostus määräytyy yrityksesi omien, asetuksissa määriteltyjen tilaustyyppien perusteella.
Tarkastele myös työtilauksittain
Voit vaihtaa näkymän myös työtilauslähtöiseksi, jolloin pääset tarkastelemaan sitä henkilöiden sijaan työtilausten mukaan eriteltynä. Työtilauksittain tarkasteltaessa voit myös rajata näkymään tietyn kohteen tai vastuuhenkilön työtilaukset sekä ryhmitellä varauksia kohteen, organisaation, tilauksen tilan ja tilaustyypin mukaan. Voit muuttaa myös värikorostusta varauksen tai tilauksen tilan mukaiseksi, jolloin hahmotat nopeasti, missä vaiheessa työt ovat menossa. Lisäksi voit käyttää yrityksesi tilaustyyppien mukaista väritystä myös työtilausnäkymässä.
[Avaa kuva isompana tästä.]
Organisoi työt tehokkaasti
Varsinaiseen työtilausten organisointiin kalenteri tarjoaa nopean ja tehokkaan alustan, jolla tilausten resursointi käy käden käänteessä. Kalenteriin jo merkityistä tilauksista saat lisätietoa viemällä hiiren kohdistimen kalenterimerkinnän päälle. Merkintää klikkaamalla avautuvasta apuikkunasta pääset tarvittaessa siirtymään tilauksen ylläpitoon sekä monistamaan työmääräimen myös muille työntekijöille.
Uuden tilauksen resursoit helposti tuplaklikkaamalla kalenteria haluamasi työntekijän ja ajankohdan kohdalta. Voit poimia työn avoimista työtilauksista tai työpoolista sekä luoda kokonaan uusia työtilauksia. Uuden työtilauksen voi kohdistaa jo olemassa olevalle kohteelle tai perustaa tilausta avatessaan uuden kohteen.
Varauksen kestoa muutat kätevästi vetämällä tilauspalkkia hiiren avulla oikeasta reunasta lyhyemmäksi tai pidemmäksi. Drag & drop -toiminnolla myös siirrät helposti työtilauksia henkilöltä toiselle. Esimerkiksi työntekijän sairastuessa siirrät työn toiselle tekijälle yksinkertaisesti tarttumalla hiirellä tilaukseen ja siirtämällä sen haluamasi työntekijän kohdalle.
Ajantasainen tieto heti myös työntekijällä
Pääohjelman puolella kalenteriin tekemäsi varaukset näkyvät heti myös työntekijän kalenterissa mobiilisovelluksessa. Mobiilissa työntekijä voi tarkastella menneitä ja tulevia töitään lista- tai kalenterinäkymästä, sekä siirtyä suoraan oikean työtilauksen tietoihin ja tapahtumien kirjaamiseen kalenterimerkintää napauttamalla.