Valosel Oy: Kasvava toiminta vaatii tehokkaampaa toimintojen hallintaa

Valosel Oy on sähkösuunnitteluun ja -asennuksiin erikoistunut vantaalainen yritys, joka tarjoaa monipuolisia sähköalan palveluita niin yksityisille kuin yritysasiakkaille. Yrityksen toiminta käynnistyi vuonna 2012, kun työnsä ohessa sivutoimisesti sähkösuunnitelmia tehnyt Antti Paloniemi alkoi saada asiakkailta tiedusteluja myös asennustoiminnasta.

– Alkoi tulla kyselyitä, että pitäisi mennä myös tekemään sähköjä. Olin vielä tuolloin huoltopuolen sähköasentajana eräässä isossa sähköfirmassa, mutta vuoden 2013 alussa siirryin kokopäiväiseksi yrittäjäksi, Paloniemi kertoo.

Kauan ei Paloniemi ehtinyt yksinään toimintaa pyörittää, kun onnekas sattuma toi kuvioihin tulevan yhtiökumppanin kesällä 2013. Tuolloin vielä sähköinsinööriopintojaan suorittanut Sebastian Wargh oli tehnyt sähkötöitä aiemminkin ja miesten törmättyä toisiinsa, hän lupautui avuksi satunnaisiin keikkahommiin.

– Sebastian tuli aluksi tekemään pientä keikkaa kaveriksi syksyllä 2013 ja meillä natsasi homma niin hienosti yhteen, että lopulta hän jäikin kokonaan töihin. Sebastian tuli myös osakkaaksi yritykseen vuonna 2015, Paloniemi kertoo.

Yrittäjäksi siirtyminen lähestulkoon suoraan koulunpenkiltä saattaa kuulostaa isolta askeleelta, mutta tässä tapauksessa se oli luontainen jatkumo hyvin alkaneelle yhteistyölle.

– Ei yrittäjäksi siirtymisen kynnystä ehkä osannut sillä tavalla edes ajatella. Olemme alusta asti keskustelleet asioista avoimesti, joten olen oppinut paljon yrityksen pyörittämisestä koko ajan. Totta kai oli paljon helpompi tulla mukaan yritykseen jälkikäteen kuin olla itse perustamassa sitä. Olen ollut hyvässä opissa kehittymässä ja tiedän mitä yrittäjänä oleminen on, joten oli tosi luontevaa siirtyä kaveriksi yrityksen pyörittämiseen, Wargh toteaa.

Yrittäjän arki on tuonut nuoren miehen elämään vastuuta, jonka ansiosta töihin on mukava lähteä joka päivä.

– Ehkä hienointa yrittämisessä on vastuu työntekijöistä ja halu varmistaa, että heille riittää töitä. Yrittäjänä olen vastuussa muistakin kuin itsestäni ja omalla toiminnallani varmistan, ettei kukaan tipu yhtäkkiä tyhjänpäälle. Sen ansiosta on joka aamu mukava herätä töihin, Wargh kertoo.

Adminet on helpottanut Valoselin toimintaa pyörittävien Sebastian Warghin (vas.) ja Antti Paloniemen (oik.) arkea: ”Kun iltatyöt ovat jääneet pois, se tarkoittaa omalla kohdallani äkkiä kymmentä tuntia lisää vapaa-aikaa viikossa”, Paloniemi kertoo.

Kasvua tekemisen kautta

Tähän päivään tultaessa kahden miehen sähköfirma on kasvanut yhteensä kymmenen henkilöä työllistäväksi yritykseksi, jonka liikevaihto nousee kuluvalla tilikaudella yli 900 000 euroon.

– Tasainen kasvumme on tullut lähinnä tekemisen kautta. Teemme aika paljon asennustöitä samoille rakennusliikkeille, isännöitsijöille ja putkiliikkeille sekä sähkösuunnitelmia toisille sähköliikkeille. Kun asiakasyritystemme toiminta on kasvanut, ovat omat tarpeemmekin kasvaneet siinä samalla, Paloniemi toteaa.

Valosel toteuttaa sekä urakkaa että laskutöitä ja asiakaskunta on muuttunut alun yksityisasiakkaista enemmän yritysasiakkaiksi, joita palvellaan monipuolisesti.

– Esimerkiksi isommilla rakennusliikkeillä on ollut viime aikoina paljon aluerakennushankkeita, joissa olemme olleet tekemässä sähköistyksiä. Putkiliikkeille teemme putkiremonttien yhteydessä toteutettavia sähkötöitä ja lisäksi toimimme huoltoliikkeiden kumppanina kerrostalojen sähköhuolto- ja korjaustöissä, Paloniemi kertoo yrityksen toiminnasta.

Myös tulevaisuudessa yritystä on tarkoitus kasvattaa maltillisesti omiin vahvuuksiin nojaten. Valoselin kohdalla tämä tarkoittaa Paloniemen ja Warghin mukaan erityisesti joustavuutta ja nopeaa reagointia asiakkaiden tarpeisiin.

– Tulevaisuuden kasvutavoitteiden saavuttamista tukee monipuolinen toimintamme, koska pystymme oman sähkösuunnittelun lisäksi toteuttamaan laajasti erilaisia sähkötöitä. Joustavuus on selkeästi iso juttu näillä markkinoilla. Siihen pyrimme omalla toiminnallamme vastaamaan – reagoimme nopeasti asiakkaidemme tarpeisiin ja hoidamme hommat sovitusti. Olemme myös saaneet töihin loistavan porukan ja hyvä yhteishenkemme välittyy asiakkaille asti, Paloniemi kertoo.

– Mielestäni kaikista oleellisinta on, että esimerkiksi huoltotöissä reagoidaan tilauksiin tänään eikä huomenna. Olemme tähdänneet siihen, että olemme asiakkaan käytettävissä aina tarvittaessa ja se on kantanut hedelmää. Meillä ovat monet työsuhteet jatkuneet sen ansiosta, että olemme pystyneet reagoimaan nopeasti. Asiakkaat ovat usein korostaneet, kuinka tärkeää on, että meiltä saa palvelun oikeasti heti. Siihen pyrimme vastaamaan jatkossakin, Wargh painottaa.

Valosel nojaa kasvussa joustavaan toimintaan ja osaavaan henkilöstöön.

Eroon iltatöistä

Valosel löysi kasvun myötä itsensä samasta tilanteesta, kuin niin moni yritys aiemminkin: Päivän tunnit eivät enää meinanneet riittää perusarjen pitämiseen hallinnassa.

– Kasvun myötä arki alkoi tökkiä. Illat menivät tuntilistojen ja tarvikelaskujen kohdistuksia selvittäessä ja laskutus laahasi perässä. Siinä vaiheessa aloimme miettiä parempaa ratkaisua ja tutuilta yrittäjiltä saamamme suosituksen perusteella totesimme, että Adminet olisi meidän tarpeitamme palveleva ratkaisu toimintojen hallintaan, Paloniemi kertoo.

Adminet on ollut Valoselillä käytössä vajaan vuoden ja Paloniemen mielestä sen hyödyntämiseen on päästy hyvin kiinni:

– Varmasti voisimme käyttää Adminettiä vielä laajemminkin, mutta vajaan vuoden käyttökokemus huomioiden se on mielestäni meillä jo hyvin käytössä. Meillä arki lähti rullaamaan alusta alkaen tosi hyvin ja käyttöön oli helppo päästä sisälle. Joitakin virheitä tietenkin tuli alkuvaiheessa, mutta ensin kouluttajamme ja sen jälkeen Admicomin asiakastuki ovat kärsivällisesti ja nopeasti vastanneet kinkkisiinkin kysymyksiimme.

Ensimmäisen vuoden aikana Adminetistä on saatu helpotusta juuri niihin asioihin, joihin sitä lähdettiin hakemaan – enää iltoja ei tarvitse viettää töiden merkeissä.

– Sen olen huomannut, etten enää illalla aukaise tietokonetta kotona. Jos jotain pitää tarkistaa, pystyn tekemään sen nopeasti kännykällä muun tekemisen ohessa. Kun iltatyöt ovat jääneet pois, se tarkoittaa omalla kohdallani äkkiä kymmentä tuntia lisää vapaa-aikaa viikossa, Paloniemi toteaa.

Työtilaukset hoituvat organisoidusti ja tarkasti

Arkeen helpotusta on tuonut erityisesti kokonaisuus, jolla työtilausten käsittely on saatu järkevästi hallintaan. Töiden kokonaisuutta hallitaan Adminetin kalenteritoiminnolla, joka helpottaa töiden organisointia.

– Kalenterinäkymä on tosi hyvä ja näemme siitä tarkasti kulloisenkin varaustilanteen. Näemme Sebastianin kanssa heti toistemme tekemät merkinnät, joten uusia tilauksia avattaessa vapaan asentajan ja ajankohdan näkee nopeasti. Tässäkin on jäänyt turha soittelu ja viestittely pois, Paloniemi kertoo.

– Kalenterilla saadaan pidettyä yllä sitä, että meidän asentajat ovat aina oikeaan aikaan oikeassa paikassa, Wargh jatkaa.

Varsinainen työtilausten käsittely on aiempaa helpompaa, kun kaikki niihin liittyvät kirjaukset hallitaan sähköisesti ja reaaliaikaisesti. Osa yrityksen työntekijöistä ottaa vastaan uusia tilauksia ja kaikki töihin liittyvät kirjaukset tehdään Adminettiin asentajien mobiilityökaluilla, jolloin ne kohdistuvat heti oikein ja ovat saman tien myös laskutettavissa asiakkaalta.

– Nyt tehdään asiat oikeassa järjestyksessä: avataan kohde ja tilaus sekä siirretään työ asentajan kalenteriin. Kun asentajat merkitsevät käyttämänsä tarvikkeet työtilaukselle, ne kohdistuvat automaattisesti oikein. Jo pelkästään siitä on tullut iso hyöty, että tarvikkeet menevät oikealle työlle, eikä niitä jää laskuttamatta, Paloniemi toteaa.

– Meillä asentajat ovat omaksuneet käytön niin hyvin, että he osaavat tehdä kirjaukset oikein. Sen ansiosta emme lahjoita asiakkaille ilmaiseksi tavaraa ja työtä, vaan saamme kaiken laskulle ja laskut myös eteenpäin tosi nopeasti. Se on mielestäni isoin juttu peruskäytössä, Wargh korostaa.

Tehostunut tilausten käsittely on ollut Valoselille isoin muutos, jonka Adminet on yrityksen arkeen tuonut. Laskutuksen varmistamisen lisäksi se on säästänyt aikaa, kun laskutustietoja ei enää tarvitse koota erikseen.

– Työtilausten käsittelyn reaaliaikaisuus on helpottanut ihan hirveästi. Tämän kokonaisuuden hallinta on suurin yksittäinen syy sille, että iltatyöt ovat jääneet pois ja laskutuskierto on saatu paljon nopeammaksi, Paloniemi kertoo.

Yrityksen toiminta reaaliaikaisesti seurantaan

Työtilausten käsittelyn ohella ison muutoksen on kokenut seuranta, joka on saatu Adminetillä tarkaksi ja reaaliaikaiseksi. Toimivat seurantatyökalut helpottavat työnaikaista reagointia ja auttavat uusien töiden tarjoamisessa.

– Ajantasainen seuranta on kyllä iso juttu. Sen ansiosta pystymme reagoimaan asioihin nopeasti, kun raportit eivät tule kuukauden tai parin viiveellä. Yritystasolla saamme esimerkiksi helposti ja nopeasti parilla klikkauksella tiedon, mikä on juuri tämän hetken tilanne myynnin ja kulujen kanssa. Pääsemme oikeasti kärrylle siitä, mitkä ovat kustannukset mistäkin, Paloniemi korostaa.

– Projektien osalta Adminetistä pystyy tosi hyvin seuraamaan, mitkä ovat projektin kulut suhteessa siihen, mitä me saadaan asiakkaalta. Tuollaisten asioiden seuraaminen on valtavan tärkeää, koska sitä kautta pystytään seuraaviakin töitä tarjoamaan, kun nähdään, minkä verran tavaraa ja työtunteja on mennyt aiemmalle vastaavalle kohteelle. Isossa kuvassa työn jatkaminen seuraaviinkin kohteisiin helpottuu, kun joka ikinen asia on ylhäällä raporteilla, Wargh kertoo.

Paloniemen mukaan lopulta mitään yksittäistä ominaisuutta tärkeämpää on Adminetin kokonaisuus, jolla yrityksen toimintoja pystytään hallitsemaan ja seuraamaan reaaliajassa mistä tahansa:

– Etäkäyttö antaa vapautta, kun ohjelmaan ja sitä kautta koko yrityksen asioihin pääsee käsiksi milloin vaan. Lisäksi kaikki kirjaukset näkyvät samalla hetkellä sekä työnjohdolle että asentajille. Adminetillä olemme saaneet yhteen reaaliaikaiseen ohjelmaan kaikki työkalut, joita arjessa tarvitsemme.