LVI-Xpert Oy helpotti toimintaansa ja varmisti laskutuksen Adminetillä: ”Parantaa yrityksen taloutta ihan väkisellä”

Talotekniikkaurakointiin keskittynyt LVI-Xpert perustettiin Ouluun vuonna 2010, kun yli kymmenen vuotta Arella toimialapäällikkönä toiminut Teemu Parkkila ja paikallinen pitkän linjan LVI-urakoitsija päättivät yhdistää voimansa ja perustaa yhteisen yrityksen.

– Itselläni oli siinä vaiheessa urakoinnin tekeminen aika hyvin takataskussa ja yhtiökumppanilla toiminta oli supistunut sprinkleriurakointiin. Kun työmailla pyörittiin samoissa projekteissa, alkoi vähitellen itää ajatus, että samahan näitä hommia olisi tehdä omissa verkkareissa, Parkkila kertoo yrityksen perustamisesta.

LVI-Xpert toimii pääasiassa Oulun seudulla ja pitkään sen toiminta keskittyi erityisesti teollisuuden ja toimitilojen LVI-urakointiin niin uudisrakennuksissa kuin saneerauskohteissa, mutta matkan varrella yrityksen toimintakenttä on laajentunut.

– Viimeiset pari vuotta Oulun seudulla on ollut sen verran vilkasta rakentamista, että käytännössä kaikki kohteemme ovat olleet täällä, mutta tarvittaessa menemme toki kauemmaksikin. Olemme toteuttaneet paljon kohteita esimerkiksi sairaanhoitopiireille ja oppilaitoksille, mutta viime aikoina mukaan on tullut myös asuinrakentaminen. Sillä puolella emme pitkään aikaan toimineet lainkaan, mutta tällä hetkellä meillä on työn alla myös muutama kerrostalokohde.

Parkkilan mukaan yrityksen vahvuus on nimenomaan siinä, että osaaminen riittää monenlaisten kohteiden toteuttamiseen.

– Emme ole jämähtäneet johonkin tiettyyn urakoinnin haaraan, vaan toteutamme kohteita monipuolisesti laidasta laitaan. Moni hakee kilpailuetunsa erikoistumalla vahvasti johonkin tiettyyn osa-alueeseen, mutta sellaiseen meillä ei ole varaa. Meille on päin vaistoin tärkeää pitää selkämme niin notkeana, että taivumme kaikenlaisiin töihin.

Uudenlaista tukea ja toimintamahdollisuuksia yritys sai myös vuonna 2012, kun osa silloisista osakkaista myi osuutensa Suomen suurimmalle palosammutusjärjestelmien urakoitsijalle Firecon Group Oy:lle ja LVI-Xpertistä tuli sen tytäryhtiö.

– Isompaan konserniin kuuluminen tuo meille selkänojaa ja yhteistyössä pystymme tarjoamaan myös sellaisia kohteita, joissa vaaditaan laajasti niin sprinkleripuolen toteutuksia kuin muita LVI-töitä.

Päällekkäisten järjestelmien haasteet ratkaistiin Adminetillä

Nykyään LVI-Xpert työllistää 17 henkilöä ja tämän vuoden liikevaihto tulee liikkumaan 3,5 miljoonan euron kieppeillä. Kasvu ei kuitenkaan ole tullut ilman haasteita, joissa suurta roolia ovat näytelleet yrityksen käytössä olleet repaleiset talouden- ja projektinhallinnan työkalut.

– Yrityksen perustamisen yhteydessä otimme käyttöömme erään ohjelmiston taloushallintoon ja projektien hoitamiseen. Vuoden 2012 yritysjärjestelyiden myötä kuvioihin tuli mukaan myös toinen ohjelmisto, ja lopulta ajauduimme niin sanotusti kahden järjestelmän loukkuun. Jo siinä vaiheessa itselleni tuli ensimmäisen kerran halua etsiä järjestelmää, jossa kaikki toiminnot olisivat yksissä kansissa.

Varsinaiset ongelmat päällekkäisten järjestelmien kanssa alkoivat yritystoiminnan kasvaessa. Ongelmien kasaantuessa ainoaksi vaihtoehdoksi jäi miettiä uusia vaihtoehtoja yrityksen toimintojen hallintaan.

– Ihan rehellisesti voi sanoa, että välillä on ollut aika ahdistavaakin. Isoimmillaan liikevaihtomme oli suurin piirtein samaa suuruusluokkaa kuin nykyään. Arki oli kuitenkin aika haastavaa, eikä varmaan vähiten silloisen ohjelmistosekamelskan vuoksi, johon tekijätkin väsyivät. Siinä vaiheessa oli pakko käyttää toimintaa pienempänä ja vähimmillään meillä oli töissä puolisenkymmentä asentajaa. Lopullisen sysäyksen järjestelmien vaihdolle antoi se, ettei toimihenkilöiden kapasiteetti enää riittänyt pitämään palettia kasassa, vaikka meitä oli tuolloin vielä kolme henkilöä.

Vaihtoehtoja miettiessään Parkkila muisti Adminetin, johon hän oli muutama vuosi sitten tutustunut.

– Olimme tutustuneet Adminettiin varmaan jo kolme vuotta aiemmin, joten aika kauan tätä asiaa tuli makusteltua. Aiemmista kohtaamisista itselleni oli kuitenkin jäänyt sellainen maku, että Adminetissä prosessit toimivat siten, kuin haluankin niiden toimivan: Ohjelmisto tukee projektihenkilöstön työn tekemistä, eikä niin, että projektihenkilöstön pitää palvella ohjelmaa. Vähän sillä tavalla se meillä aiemmin meni ja jouduimme itse joustamaan saadaksemme ohjelmasta edes jotain apua.

Lopulta LVI-Xpertillä otettiin Adminetin kokonaispaketti käyttöön vuoden 2018 alussa.

– Me otimme käyttöömme avaimet käteen -paketin, eli myös kirjanpitomme ja palkanlaskentamme hoidetaan Admicomilla. Mielestäni Adminetin käyttöönotto oli erittäin kronologinen ja ohjelmaa oppi käyttämään todella hyvin, kun pääsi oppimaan asioita tiettyjen steppien kautta. Olin myös itse aktiivinen ja hoidin oman osuuteni ajallaan, joten käyttöönotto onnistui tosi hyvin ja olin siihen tyytyväinen.

Vajaan parin vuoden jälkeen Parkkila on edelleen tyytyväinen valintaansa. Myös aiempia haasteita on pystytty ratkomaan yhteen järjestelmään keskitetyllä toiminnalla.

– Heti alusta alkaen on tuntunut, että tämä oli oikea valinta. Siinä vaiheessa, kun Adminet otettiin käyttöön, toimintamme oli aika heikolla hapella. Nyt olemme saaneet palautettua työntekijämäärän normaaliksi ja pystymme kahden toimihenkilön voimin hoitamaan asiat, joihin kolmen henkilön resurssit eivät aiemmin riittäneet. Tämä kertoo aika suoraan siitä, että Adminetin automatiikka helpottaa tekemistämme huomattavasti.

Avasi uusia liiketoimintamahdollisuuksia

Helpottunut toimintojen hallinta on avannut LVI-Xpertille myös uusia liiketoimintamahdollisuuksia, kun se on pystynyt siirtymään pelkästä urakoinnista myös laskutöiden tarjoamiseen.

– Aiemmin teimme käytännössä pelkästään urakointia, mutta Adminet on mahdollistanut myös laskukeikkatöiden tarjoamisen asiakkaille. Adminetin käyttöönoton jälkeen olemme tehneet strategisen päätöksen kasvattaa laskutöiden ja pienurakoiden osuutta ja tänä vuonna niiden osuus tulee olemaan jo liki neljännes liikevaihdostamme.

Syyt aiempaan varovaisuuteen olivat ennen kaikkea kankeissa laskutuskäytännöissä ja vaikeassa seurattavuudessa.

– Aiemmin laskuttaminen oli hyvin kankeaa ja aina jäi epäilys, joka Adminetin myötä on vain vahvistunut, että tavaraa meni paljon ohi laskuttamatta. Adminetin avulla pystymme paljon paremmin kontrolloimaan kokonaisuutta ja varmistamaan, ettei mitään jää laskuttamatta. Eihän katetason edes tarvitse olla taivaissa, kun jokaiselle kululle saa tuoton ja tulovirta kasautuu tasaisesti. Kun tavaraa meni laskutuksen ohi, syntyi vain kuluja eikä välttämättä laskutusta – se oli aika huono yhtälö yrityksen talouden kannalta. Nyt laskutöiden hallinta on helpompaa, kun laskuttamisen automaatio on niin paljon paremmalla tasolla.

Sujuvoituneen laskutusprosessin lisäksi oman osansa parantuneisiin katteisiin tuo tehostunut ostotoiminta.

– Nyt pystymme kilpailuttamaan toimittajia ihan eri tavalla, kun olemme saaneet hyvät työkalut myös omien ostojemme hintakilpailutukseen. Esimerkiksi ostojen raporttien kautta saan tiedon, mistä mitäkin on ostettu ja mihin hintaan, joten pystyn kiristämään myös ostohintoja.

Parkkilan mukaan Adminet helpottaa laskutöiden hallinnan kokonaisuutta yksinkertaisilla toiminnoilla ja tarkalla seurannalla.

– Kaikennäköinen seurattavuus on heti tarjouksen jättämisestä alkaen todella helppoa. Aina voi tarkistaa alkuperäiset laskelmat sekä tarkastella tilaukselta sinne kohdistuneita kuluja ja katetta. Mielestäni Adminetin vahvuus on juuri se, että seuranta ja tilaukseen liittyvien toimintojen hoitaminen on hyvin yksinkertaista. Ero aiempaan on lyhyesti ja ytimekkäästi se, että nyt tiedän koko ajan missä mennään, kun aiemmin en tiennyt oikeastaan yhtään. Kaikki on paremmin kontrollissa ja paljon selkeämmin nähtävissä.

Iso merkitys talouteen ja ajankäyttöön

Adminetin tarjoama seurannan ajantasaisuus on ollut tärkeää koko yrityksen kannalta.

– Aikaisemmin saimme kerran kuukaudessa tiedot yrityksen tapahtumista, mutta sehän oli käytännössä aina mennyttä tietoa. Seuranta on parantunut kautta linjan, kun se on nykyään päivittäistä ja saamme myös osatuloutettavista kohteista valmiusraportit viikoittain. Mielestäni hyvä lisä seurantaan on myös se, että suoraan aloitusnäytöltä pääsee tarkastelemaan yrityksen rahoitustilannetta visuaalisista kuvaajista.

LVI-Xpertille toimintojen keskittäminen Adminetin automatisoituun kokonaisjärjestelmään on tuonut merkittäviä säästöjä niin ajankäytön kuin kustannusten kannalta.

– Säästö on kyllä iso, en edes tiedä miten sen pukisi sanoiksi. Pystymme hoitamaan kaiken hirveän paljon tehokkaammin ja selkeämmin, eikä asioita jää muistin varaan. Erityisesti toimihenkilötasolla ajansäästö on valtava, kun pystyy hoitamaan enemmän rahavirtaa ja aikaa jää vielä hoitaa projekteihin liittyvää materiaalien käsittelyä, massoittelua, dokumentaatiota ja tavaraostojen kilpailutusta. Se näkyy sitten jo isoina euroinakin, kun voi esimerkiksi käyttää enemmän aikaa kalliiden IV-koneiden kilpailutukseen.

Iso taloudellinen merkitys on myös sillä, ettei kuluja pääse enää livahtamaan ohi laskutuksen.

– Urakkatyömailla ei mene tavaraa ohi, pystymme pitämään kulut kurissa sekä hallitsemaan lisä- ja muutostyöt siten, että saamme laskutettua kaikki urakkaan kuulumattomat työt. Laskutöissä puolestaan kaikki kulut on helppo laskuttaa suoraan tilaukselta. Toisin sanoen perälauta ei vuoda ja saamme enemmän laskutusta. Kyllähän se parantaa yrityksen taloutta ihan väkisellä.

Jatkossa LVI-Xpertin tavoitteena on hieman kasvattaa toimintaansa ja nyt työkalut ovat kunnossa myös tulevien haasteiden selättämiseen.

– Tavoitteena olisi päästä liikevaihdossa neljän miljoonan haarukkaan ja Adminet antaa meille mahdollisuuden kasvuun. Toki tässä joutuu miettimään, kuinka talouden iso kuva muuttuu tulevaisuudessa ja miten se vaikuttaa tämän alueen markkinoihin. Kun talous lopulta lähtee alamäkeen, on tärkeää, että käytössä on jo valmiiksi sellaiset työkalut, joilla pystyy pitämään kulut kurissa ja pysymään mukana kilpailussa. Kaiken kaikkiaan olen tyytyväinen siihen, mitä kaikkea hyvää Adminet on toimintaamme tuonut. Joissakin asioissa se on jopa ylittänyt odotukset.

(Kuvat: Petteri Löppönen)