Sähköiset lomakkeet yrityksesi tarpeeseen

Ainaisen paperisodan sijaan hallitset lomakkeita sähköisesti Adminetissä entistä kattavammin, olitpa sitten toimistolla tai työmaalla. Nyt saat erilaiset lomakkeet sähköiseen muotoon juuri oman yrityksesi tarpeisiin suunniteltuna. Toteutamme lomakemallisi perusteella yrityksesi ilmeen mukaiset pdf-lomakkeet.

Yrityskohtaiset lomakkeet toimivat samaan tapaan kuin kohteilla ja työtilauksilla kaikkien asiakkaiden käytössä olevat vakiolomakkeet: Adminet tuo esimerkiksi kohteeseen liittyvälle pdf-lomakkeelle kohteen perustiedot, jolloin lomakkeelle täydennetään vain puuttuvat kohdat ja muokataan perustietoja tarvittaessa.

Tarvitsetko lomakkeita omalla logolla ja sisällöllä?

Toimi näin:

1. Ota yhteyttä omaan myyjääsi ja kysy lisätietoja
2. Toimita haluamasi lomakemalli
3. Toteutamme yrityksellesi lomakkeen haluamallasi sisällöllä

Lomakkeita voidaan välitallentaa ja pitää avoimena niin kauan kuin tarvitsee. Kun kaikki tiedot ovat kasassa, lomake merkitään valmiiksi, minkä jälkeen tietoja ei voi enää muokata. Halutessasi voit myös lähettää lomakkeen sähköpostitse valitsemillesi vastaanottajille.

Lomake tallentuu ja arkistoituu aina oikeaan paikkaan, joten se on tarvittaessa helposti löydettävissä pitkänkin ajan jälkeen.

Muista hyödyntää myös tuotealuekohtaiset vakiolomakkeet, joita löydät Adminetistä jo lähes 200 erilaista. Voit valita itsellesi tarpeelliset lomakkeet käyttöön sen mukaan, mitä tuotealueita yritykselläsi on käytössä (ilma/putki/sähkö/rakennus/yleinen).

4 hyvää syytä käyttää sähköisiä lomakkeita

1. Ei paperinpyörittämistä toimistolla tai työmaalla.
2. Ei harakanvarpaiden tulkintaa, savisten papereiden selvittelyä tai hukkuneiden lappujen etsintää.
3. Ei samojen perustietojen kirjaamista joka kerta – Adminet tekee sen puolestasi.
4. Ei metsästystä arkistoista: Lomakkeet ovat tallessa yhdessä järjestelmässä, josta ne löytyvät helposti vuosienkin päästä.

LVI-Bioneerit Oy on ottanut Adminetin sähköiset lomakkeet hyötykäyttöön, sillä ne helpottavat työmaiden hallintaa ja pitävät tärkeät tiedot tallessa pitkään.

Helpotusta työnjohdolle ja asentajille

LVI-Bioneereilla pyritään siihen, ettei työmaalla käsiteltäisi ensimmäistäkään asiaa paperilla.

– Lähtökohta on, että asentajat täyttävät kaikki mahdolliset laput sähköisesti työmaalla, josta ne taltioituvat Adminettiin. Meidän kohdallamme tällaisia ovat esimerkiksi mittauspöytäkirjat ja takuuhuoltolomakkeet, toimitusjohtaja Mika Leinonen kertoo.

Sähköisten lomakkeiden käyttäminen helpottaa sekä asentajien että työnjohdon arkea.

– On hyvä, että asentajat pystyvät itse hakemaan työtilauksilta kulloinkin tarvitsemansa lomakkeet. Kun lomakkeet ovat helposti saatavilla, ne tulee myös täytettyä aktiivisemmin. Perinteisiin paperikirjauksiin verrattuna sähköisten lomakkeiden käyttäminen on paljon huolettomampaa, kun työnjohdon ei tarvitse työmaan edistyessä koko ajan huolehtia, etsiä ja lähetellä lomakkeita.

Tiedot aina varmassa tallessa

Sähköisillä lomakkeilla varmistetaan ajantasainen tiedonkulku, eikä vaaraa lomakkeiden hukkumisesta ole.

– Meille sähköisten lomakkeiden merkitys on erityisen suuri siinä, että lomakkeet tulee täytettyä ajallaan, eivätkä ne joudu hukkaan työmaalla. Kun tavallisen paperin täyttää työmaan aloituksessa, niin se saattaa hävitä ihmeen helposti. Joskus on jouduttu tekemään jopa mittauksia uudestaan, kun pöytäkirjat ovat hävinneet.

Työmaiden lomakkeet täytyy pitää tallessa pitkään, sillä joskus tietoja joudutaan kaivamaan pitkänkin ajan takaa.

– Joskus saattaa joutua 15 vuotta vanhojakin asioita kaivamaan, ja silloin asiakirjojen pitää olla helposti löydettävissä sähköisessä muodossa. Me ei olla perinteistä mappiarkistointia harrastettu pitkään aikaan, mutta jos joku vielä sellaista harrastaa, niin onhan tämä paljon parempi vaihtoehto.

LVI-Bioneerit on ollut aktiivisesti mukana kehittämässä Adminetin sähköisiä lomakkeita, joten vakiovalikoima palvelee yrityksen tarpeita toistaiseksi hyvin.

– Mielestäni mahdollisuus yrityskohtaisiin lomakkeisiin on hyvä asia, koska lomaketarpeet muuttuvat ajan saatossa.