Automatisoitu taloushallinto poistaa rutiinityön

Kirjanpito

[Katso kuva isompana]

Ostolaskut

Adminetissä ostolaskujen käsittelyyn on kolmiportainen vaiheistus, joka koostuu tiliöinnistä, tarkastuksesta ja hyväksynnästä. Automatiikka auttaa käyttäjää varsinkin yleensä työläässä tiliöinnissä, sillä sähköisen ostolaskun saapuessa se tulkitsee kaikki laskulla olevat tiedot:

• Kirjaa laskun oikealle toimittajalle laskuttajan tietojen perusteella. Jos toimittajaa ei vielä löydy rekisteristä, Adminet perustaa uuden toimittajan ja lisää sille pankkitilin ja muut perustiedot.
• Tekee sisäisen laskennan kohdistuksen eli kohdistaa tiedot oikeille projekteille.
• Tulkitsee ja täydentää ulkoisen kirjanpidon tiliöinnin laskun rivi- ja toimittajatietojen mukaan. Tekemiesi valintojen perusteella Adminet oppii jatkossa tekemään tiliöinnit yrityksesi käytäntöjen mukaisesti, joten yhä harvempi ostolasku pysähtyy erikseen tiliöitäväksi.

Automaattisen tiliöinnin ansiosta käyttäjän panosta tarvitaan yleensä vasta tarkastuksessa, jossa projektin vastuuhenkilö pääsee tarkistamaan laskun tiedot. Hyväksyntävaiheessa Adminet tekee varsinaiset kirjanpidon viennit tiliöinnissä ja tarkastuksessa valittujen tietojen pohjalta. Ostolaskun hyväksymisellä Adminet kirjaa tiedot kirjanpitoon ja kustannukseksi projektille, tekee alv-vähennykset ja haluttaessa maksaa laskun automaattisesti eräpäivänä.

Myyntilaskutus

Adminetissä rahan saaminen sisään yritykseen on tehty mahdollisimman helpoksi. Kun laskut lähtevät matkaan heti tilauksen valmistuttua, pysyy kassavirta tasaisena.

Laskutöiden tai esimerkiksi yksikköhintaurakoiden osalta työntekijät merkitsevät tuntinsa työtilaukselle, josta ne kirjautuvat tuntikortille ja laskutukseen. Tarvikkeet voivat tulla tilaukselle suoraan ostolaskulta edellä kuvatulla tavalla tai ne voidaan kirjata esimerkiksi omasta varastosta. Valmiiksi merkitty tilaus siirtyy tarkistettavaksi vastuuhenkilölle, joka voi lähettää laskun matkaan saman tien napinpainalluksella. Laskutus voidaan hoitaa myös ennalta sovitun ja laaditun maksuerätaulukon perusteella.

Laskuta-valinnan jälkeen laskun käsittely on käyttäjän osalta hoidettu, sillä lähetyksen yhteydessä Adminet hoitaa alv-käsittelyt, tekee reskontra- ja kirjanpitokirjaukset sekä lähettää laskun tilaajalle. Lähtökohtaisesti kaikki laskut lähtevät Adminetistä sähköisesti, mutta jos tilaajalla ei ole verkkolaskuosoitetta, Adminet toimittaa laskun eteenpäin tulostuspalvelun kautta paperilaskuna. Tarvittaessa laskun voi myös tulostaa paperisena esimerkiksi myymälässä asioivalle yksityisasiakkaalle.

Rahaliikenne ja alv-automatiikka

Taloushallinnon prosessien automaatio jatkuu rahaliikenteessä. Tiliote saapuu järjestelmään päivittäin ja Adminet hoitaa kaikki kirjanpitoon ja reskontraan liittyvät asiat automaattisesti. Se käy tiliotteen läpi ja kohdistaa avoimiin ostolaskuihin liittyvät tapahtumat tiliotetapahtumiin, jolloin ostolaskut kuittautuvat pois reskontrasta.

Myyntilaskut Adminet kohdistaa viitenumeroiden perusteella, jolloin ne häviävät saatavien valvonnasta ja reskontrasta. Sellaiset suoritukset, joita Adminet ei voi kohdistaa automaattisesti (esimerkiksi viitteettömät maksusuoritukset), pysähtyvät kirjanpitäjän käsiteltäväksi. Adminet kuitenkin kirjaa myös epäselvät tapahtumat pankkitililtä selvittelytilille kirjanpitäjän käsiteltäväksi, joten pankkitili täsmää kirjanpidossa ja tiliotteella koko ajan.

Adminet valvoo automaattitäsmäytyksellä pankkitiliä, myyntireskontraa ja ostoreskontraa. Näin käyttäjä voi luottaa siihen, että mitään tapahtumia ei jää kirjaamatta.

Kuukauden aikana muodostuneet alv-vaikutteiset tapahtumat kirjautuvat automaattisesti alv-ilmoitukselle, myyntilaskuilta tilitettävät arvonlisäverot laskun muodostuksen yhteydessä ja ostolaskuilta vähennettävät arvonlisäverot hyväksynnän yhteydessä. Adminet muodostaa maksuaineiston ja lähettää ilmoituksen automaattisesti verottajan vaatimien eräpäivien mukaan.

Osatuloutus

Adminetin automatiikka on valjastettu käyttäjän avuksi myös pitkäkestoisissa hankkeissa, sillä haluttaessa Adminet osatulouttaa urakkatyöt automaattisesti. Osatuloutus voidaan tehdä kustannusperusteisesti tai laskutusperusteisesti, eli urakan valmistusaste määritellään joko toteutuneiden kustannusten mukaan suhteessa budjetoituihin kustannuksiin tai toteutuneen maksuerälaskutuksen mukaan suhteutettuna budjetoituun urakkasummaan. Kohteelle kohdistettujen kustannusten ja sille syötetyn budjetin mukaan Adminet tulouttaa liikevaihtoa ja kustannuksia juuri sen verran, kuin on määritelty.

Automaattinen osatuloutus edellyttää, että kohteella on budjetti ja sinne on kohdistunut kustannuksia ja/tai laskutusta. Tämän jälkeen Adminet tekee osatuloutuksen viikoittain eli käy läpi kohteen kulut, budjetin ja ennusteen. Niiden perusteella se purkaa vanhat viennit, laskee valmistusasteen uudelleen ja tekee uudet osatuloutusviennit kirjanpitoon. Tarvittaessa osatuloutus voidaan käynnistää myös manuaalisesti. Niin kauan kuin urakka on kesken, automattinen osatuloutus varmistaa, että kate on aina ennustetun erilliskatteen mukainen. Kohteen valmistuttua loppulaskutus purkaa osatuloutuksen ja Adminet oikaisee kaikki kulut ja laskutuksen toteuman mukaiseksi.

Palkanlaskenta

[Katso kuva isompana]

Tunnit heti palkanlaskentaan

Palkanmaksu Adminetissä on tehty asiakkaalle mahdollisimman helpoksi, sillä palkanlaskennan eri prosessit on pitkälle automatisoitu.

Palkanlaskennan prosessi alkaa työntekijän syöttäessä tunnit kohteelle tai työtilaukselle ja tallennus siirtää tunnit tuntikortille. Syötön helpottamiseksi jokaiselle työntekijälle voidaan määritellä käyttäjäkohtaiset suosikit syötettäville tiedoille, esimerkiksi päiväraha näytetään oletuksena ainoastaan reissuhommia tekeville työntekijöille. Myös muun muassa putki- ja rakennusmiehille saadaan määriteltyä omat asetukset.

Esimiehen hyväksyessä tuntikortin, siirtyvät tunnit automaattisesti palkanlaskentaan. Hyväksynnän yhteydessä Adminet hakee hinnat syötetyille tiedoille, kuten tunneille, ateriakorvauksille ja päivärahoille.

Lomat, poissaolot ja kulukorvaukset

Työntekijät syöttävät lomat ja poissaolot suoraan Adminettiin sekä liittävät mukaan esimerkiksi sairauslomatodistuksen. Esimiehen hyväksyntä luo tapahtumat palkanlaskentaan, jossa Adminet käsittelee automaattisesti palkalliset ja palkattomat päivät sekä lomarahatapahtumat valitun työehtosopimuksen mukaan.

Matkakorvaukset voidaan käsitellä tuntikorttien kautta tai matkalaskuilla. Kummassakin tapauksessa Adminet muodostaa maksetuista matkakorvauksista automaattisesti tiedot palkanlaskentaan.

Palkat helposti maksuun

Varsinaisessa palkanlaskennassa käyttäjän tehtäväksi jää tarkistaa, että kaikilla palkkatapahtumilla on hinnat ja tiedot ovat oikein. Mahdolliset syöttövirheet tai puuttuvat tiedot huomataan tässä kohtaa helposti ja palkanlaskija voi puuttua virheisiin.

Tarkastuksen jälkeen suoritetaan varsinainen palkka-ajo. Sen yhteydessä Adminet tekee ennakonpidätyksen sekä muut mahdolliset vähennykset, esimerkiksi työeläkepidätykset ja ay-vähennykset. Kaikki pidätykset tehdään voimassaolevan lainsäädännön ja henkilölle syötettyjen tietojen mukaan. Lisäksi palkka-ajo tekee työajanlyhennykseen liittyvät toimenpiteet.

Palkka-ajon valmistuttua näytölle avautuu raportti, josta nähdään maksuun menevät summat sekä tiedot kertyneistä työajanlyhennyksistä. Tietojen hyväksyminen lähettää palkkalaskelmat työntekijöille ja muodostaa kirjanpitoviennin. Kirjanpitoviennillä Adminet kohdistaa palkat kaikkine sivukuluineen myös projektille sekä muodostaa jaksotukset pääkirjanpitoon, joten ajantasaiset tiedot näkyvät heti myös tuloslaskelmassa. Lopuksi palkka-aineisto lähetetään pankkiin ja palkat lähtevät maksuun. Tiliotteella näkyvät maksut Adminet kuittaa kirjanpitoon.

Raportointi ulkoisille sidosryhmille

Adminet hoitaa kuukausittaisen sidosryhmäraportoinnin: Se muodostaa ja lähettää automaattisesti TyEL-kuukausi-ilmoitukset sekä vaadittavat ilmoitukset ja maksut verottajalle. Käyttäjälle ei jää mitään kuukausittaista tehtävää raportointiin ja verottajan maksusuorituksiin liittyen.

Myös vuosittain tehtävissä toimenpiteissä Adminetin automatiikka on valjastettu käyttäjän avuksi, sillä verottajan vuosi-ilmoituksen ja työttömyysvakuutusrahaston palkkasummailmoituksen muodostaminen onnistuu konekielisesti. Tarkastuksen jälkeen ilmoitukset saa eteenpäin vaivattomasti. Ilmoituksiin tapaturmavakuutuksista ja ryhmähenkivakuutuksista Adminetistä saa raportin, joka näyttää palkkasummat ammattiryhmittäin eriteltynä. Tästä käyttäjän on helppo siirtää tiedot vakuutusyhtiön järjestelmään.