Suomen Jääkylmä Oy: Adminetistä on tullut tärkeä päivittäinen työkalu

Suomen Jääkylmä Oy on kylmäalan moniosaaja, jolla on toimipisteet Ke­ravalla ja Turussa sekä Kokkolassa toi­miva tytäryhtiö Pohjanmaan Jääkylmä Oy.

– Perustimme Suomen Jääkylmän vuonna 2005, kun päätimme 12 henki­lön voimin siirtyä silloisen työnantajan palveluksesta yrittäjäksi. Seuraavana vuonna perustimme myös tytäryhtiön Kokkolaan, hallinnosta ja projektijoh­dosta vastaava johtaja Markku Elo­maa kertoo.

Suomen Jääkylmä toteuttaa mo­nipuolisia kylmäalan asennus- ja huoltopalveluita kaupan alalle ja teol­lisuuteen sekä muille yrityksille esi­merkiksi ilmastoinnin jäähdytykseen ja varastointiin liittyen.

– Meille on tärkeää, että pystymme toimimaan joustavasti ja tarjoamaan asiakkaillemme laaja-alaista kylmä­alan osaamista, jotta voimme toteut­taa monenlaisia projekteja pienistä suuriin laitoksiin. Teemme toteutuksia hiilidioksidilla ja kaikilla perinteisillä kylmäaineilla, ainoastaan ammoniak­kilaitokset eivät kuulu palveluvalikoi­maamme.

Tänä päivänä Suomen Jääkylmän toiminta pyörii 3-5 miljoonan euron liikevaihtoluokassa ja yritys työllistää reilut kymmenen henkilöä kummas­sakin toimipisteessään. Yrityksen asia­kaskuntaan kuuluvat keskusliikkeet, myymälät ja elintarviketeollisuus, kaupungit ja kunnat, rakennusliikkeet ja talotekniikkaurakoitsijat. Vakioasi­akkaisiin lukeutuu muun muassa Kes­ko, jolle on vuosien varrella toteutettu lukuisia markettien kylmäratkaisuja.

– Keskolle on toteutettu paljon eri­kokoisten markettien jäähdytyksiä ja parhaillaankin käynnissä on Uudes­sakaupungissa yksi K-Marketin jääh­dytysurakka. Historiassa yksi isoimpia kohteitamme on Keravalle rakennet­tu Tukon tukkuvarasto, jossa toteutim­me muun muassa pinta-alaltaan noin 4 000 m2 varastohallin jäähdytyksen.

Viime aikoina yrityksellä on riittä­nyt mukavasti töitä ja vuodenvaih­teen tienoilla käynnistyy jälleen yksi isompi kohde, kun Suomen Jääkylmä toteuttaa Lahteen rakennettavan elin­tarviketehtaan kylmätekniikan.

– Vuohelan Herkku Oy rakennuttaa ison gluteenittomia leipomotuotteita valmistavan tehtaan. Olemme saaneet sinne merkittävän jäähdytyslaiteura­kan, joka kestää ensi vuoden heinäkuul­le asti.

Adminetillä kohti paperitonta toimistoa

Suomen Jääkylmässä siirryttiin säh­köiseen toiminnanohjaukseen jo vuonna 2012, kun erityisesti paperis­ten tuntikorttien ja laskujen käsittely alkoi käydä niin työlääksi, että viikosta loppuivat tunnit kesken. Yritys kilpai­lutti muutamia eri järjestelmiä ja ver­tailun perusteella todettiin Adminetin olevan heidän tarpeitaan parhaiten palveleva ratkaisu.

– Ajankäyttö oli meille tärkein alku­sysäys toimintatapojen uudistamises­sa, kun viikonloputkin alkoivat kulua laskuja tehdessä. Tuolloin ryhdyimme selvittämään vaihtoehtoja paperinpyö­rittelylle. Halusimme helppokäyttöisen ohjelmiston, joka on kuitenkin tarpeeksi laaja, jotta sillä on oikeasti jotain merki­tystä toiminnallemme. Adminetissä oli monipuoliset toiminnot, jotka palve­livat meidän tekemistämme. Siinä yh­distyivät helppokäyttöisyys, selkeys ja mahdollisuus laajentaa palvelukoko­naisuutta tarpeidemme mukaan.

Adminetin sähköisten toimintojen ansiosta yrityksessä heitettiin hyvästit paperitöille ja vapautettiin toimihen­kilöiden aikaa turhista rutiineista.

– Erityisesti sähköisen tuntikirjauk­sen ja laskutuksen ansiosta pääsimme eroon turhasta paperityöstä ja pystyim­me viemään toimintatapaamme enem­män paperittoman konttorin suuntaan. Paperitöiden poistumisen ja nopeam­pien toimintojen avulla Adminetistä saatiin apua erityisesti toimihenkilöi­den ajankäyttöön. Se helpotti huomat­tavasti tekemistä ja vähensi työtuntien määrää aiempaan verrattuna.

Tärkeää on ollut myös saada kaikki toiminnot yhteen järjestelmään.

– Kun asentajat, työnjohto ja kaikki muutkin tekevät merkintänsä samaan ympäristöön, emme tarvitse erillisiä rat­kaisuja tuntien, työtilausten tai osto­laskujen käsittelyyn. Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa ja esimerkiksi tunnit siirtyvät työtilaukselle kirjattaessa myös palkanmaksuun. Adminetissä kaikki asiat yhdistyvät ja tuon kokonaisuuden ansiosta pystymme pyörittämään kaik­ki toimintomme yhdessä ohjelmassa, huollosta ja suunnittelusta vastaava johtaja Kimmo Kuusela kertoo.

Helpotusta huoltotoimintaan

Suomen Jääkylmä palvelee asiakkai­taan vuorokauden ympäri päivystä­vällä huoltopalvelulla ja erityisesti huoltopuolen hallintaan Adminetistä onkin saatu paljon apua.

– Meillä huoltotilausten prosessi toimii siten, että asentajat saavat tie­don uusista huoltokeikoista Adminetin kautta, ottavat tilauksen vastaan sieltä ja käyvät tekemässä työn. Sen jälkeen työnjohto pystyy asentajien mer­kintöjen mukaan laskuttamaan tar­vikkeet ja työn osuuden asiakkaal­ta kätevästi ja no­pealla aikataululla. Sähköinen lasku lähtee saman tien myös asiakkaalle, joten se on hirveän hyvä kokonaisuus. Huoltotöiden lasku­tus on helpottunut ja nopeutunut Admi­netin myötä merkittävästi ja sitä myös huollon henkilökuntamme arvostaa ko­vasti, Elomaa toteaa.

– Huoltotoiminnan ja ylipäätään työtilausten hallinnan kokonaisuut­ta helpottaa, kun asentajan kirjaus­ten jälkeen asiakaskohtaiset hinnat ja muut tulevat automaattisesti Admine­tin takaa ja itse tarvitsee vain katsoa, että tiedot ovat oikein ja hyväksyä tilaus eteenpäin laskutukseen, Kuusela jatkaa.

Kun huoltotöiden tunti- ja tarvike­kirjaukset hoituvat asentajien toimes­ta suoraan Adminettiin sähköisessä muodossa, paperisia työmääräimiä yrityksessä ei tarvitse käsitellä.

– Asentajat voivat tehdä Admine­tin kautta joko mobiililaitteillaan tai toimiston yhteiskoneella kaikki omiin tuntikortteihinsa ja työtilausten kirja­uksiin liittyvät asiat, joten paperityö on jäänyt tästä prosessista kokonaan pois. Huoltotöiden hinnoittelussa pystym­me myös hyödyntämään Adminetin yleistä hinnastoa, josta saamme käyt­töömme kylmätukkureiden ajan­tasaisia tuote- ja hintatietoja, Elo­maa kertoo.

Suomen Jää­kylmän huolto­toimintaan liittyy myös paljon määräaikaishuoltoja. Ad­minetin avulla ne pystytään pitämään hallinnassa ja hoitamaan ajallaan vai­vattomasti.

– Jos meillä on esimerkiksi huol­tosopimus, jossa huoltotoimenpiteitä käydään tekemässä vuoden välein, Ad­minet avaa työstä automaattisesti työ­tilauksen huollon ollessa ajankohtainen ja työn suorittava asentaja tekee tarvit­tavat kirjaukset Adminettiin. Päivittäi­sessä tekemisessä on huollon kannalta iso asia, ettei välissä tarvitse tehdä käy­tännössä mitään muuta toimintoa, kun Adminet huolehtii määräaikaishuolto­jen suorittamisesta ajallaan. Huoltotoi­minnan organisoiminen olisi käsityönä aika iso homma, Kuusela toteaa.

Projektitoiminnassa urakoiden ko­konaishallinta on Elomaan mukaan parantunut reaaliaikaisten kirjausten sekä helpottuneiden osto- ja myynti­laskujen käsittelyn ansiosta.

– Adminet on helpottanut projek­tinhallintaa ja tuonut sinnekin puolel­le monia käteviä toimintoja. Hallintaa helpottaa, kun ostot kohdistuvat oi­keisiin paikkoihin ja laskutus saadaan etenemään todella jouhevasti koko ajan projektin edetessä. Mielestäni on myös tärkeää, että pystymme seuraa­maan projektien kirjauksia reaaliajas­sa koko projektin ajan. Sen ansiosta saamme heti selville, jos esimerkiksi jo­ku kompressori onkin kirjattu vääräl­le projektille tai varastoon ja pystymme korjaamaan tilanteen saman tien.

Seurantatyökaluilla yksityiskohtaista tietoa

Elomaalle Adminetin ominaisuuksis­ta tärkeimpiä ovat seurantaan liittyvät työkalut ja niitä hän hyödyntääkin ah­kerasti.

– Minulle tärkeä tuloksen seuraa­minen ja yleensäkin yrityksen lukujen seuraaminen on Adminetillä huomat­tavasti helpompaa kuin ennen. Saan aina ajankohtaista tietoa liiketoimin­nastamme ja tiedän koko ajan, mis­sä yrityksemme menee ja miten meillä menee. Saamme Adminetistä myös toi­mipistekohtaisesti kannattavuustie­dot ja kaikki muutkin liiketoimintaan liittyvät tiedot. Niitä on helppo tar­kastella kulloisenkin tarpeen mukaan, joten tiedämme tarkasti myös toimipis­teidemme tilanteen.

Elomaa vastaa työssään isompien projektien toteuttamisesta ja niiden seurantaan hän hyödyntää Adminetin porautuvaa raportointityökalua.

– Data-analysaattori palvelee mi­nua varmaan kaikkein parhaiten. Sen avulla saan perinteisiä raportteja huo­mattavasti tarkem­paa tietoa ja pystyn helposti rajaamaan tai hakemaan juuri haluamani asiat. Li­säksi työkalun avulla pääsee pureutumaan syvemmälle ja sy­vemmälle, joten saan tarvittaessa käyttöö­ni todella yksityiskohtaista tietoa.

Data-analysaattori on tärkeä työ­kalu myös huoltotoiminnan seuraami­sessa.

– Juuri tietojen pilkkominen sekä mahdollisuus jakaa sitä aina pienem­piin ja pienempiin osiin on kätevää huoltotoiminnan seuraamisessa. Se­hän siinä nimenomaan on tärkeää, että pystyy katsomaan, mistä mikäkin luku ihan oikeasti tulee ja onko jossain vir­heitä, Kuusela toteaa.

Yhteistä kehittämistä

Admicomilla ja Suomen Jääkylmällä on takanaan jo yli viiden vuoden yh­teinen historia. Elomaan ja Kuuselan mukaan Adminet on kehittynyt vuo­sien varrella entistä paremmin heidän toimintaansa palvelevaksi.

– Olemme olleet tyytyväisiä siihen, kuinka Adminettiä on kehitetty. Ohjel­misto on mennyt juuri siihen suuntaan, mitä me tarvitsemme ja se on meille työkaluna varsin hyvä. Minusta on hie­noa, että olemme itse saaneet kehit­tää ohjelmistoa yhdessä Admicomin kanssa. Jos meillä on ollut jotain kehitys­tarpeita, niin ne on huomioitu tuoteke­hityksessä ja hyvin pitkälti myös toteu­tettu Adminettiin. Yhteisen kehittämis­toiminnan ansiosta olemme saaneet Ad­minetistä sellaisen työkalun, joka palve­lee meitä parhaiten, Elomaa kertoo.

– Se täytyy tietenkin aina muistaa, että Adminettiä ei tehdä pelkästään meille, vaan ominaisuuksien täytyy pal­vella muitakin. Aika paljon sinne on kuitenkin toteutettu sellaisia asioita, joita olemme toivoneet – osa ihan pie­niä käytettävyyteen liittyviä asioita ja osa vähän isompia, kuten määräaikais­huoltojen hallintaan liittyvät työkalut, Kuusela jatkaa.

Adminet on tärkeä osa yrityksen päivittäistä tekemistä ja sitä hyödyn­tää eri toimintojen hallintaan koko henkilöstö.

– Adminetistä on tullut toiminnan­ohjaukseemme sellainen tärkeä päivit­täinen työkalu, että emme voisi enää ajatellakaan siihen mitään muuta rat­kaisua, Elomaa toteaa.