Pääkirjoitus: Menestystarinat luodaan kasvusuhdanteessa
Tilauskannan täyttyessä mukavasti on helppo langeta harhaan, että kasvu jakaantuisi kilpailijoiden kesken tasaisesti. Ikään kuin…
Monipuolisia kylmäalan asennus- ja huoltopalveluita tarjoava Suomen Jääkylmä Oy sai Adminetistä tehokkaat työkalut päivittäiseen toimintaansa. Erityisesti helpotusta on tuonut sähköinen toimintatapa tuntikorttien ja laskujen käsittelyssä, tarkka seuranta sekä huoltotilaustoiminnan suoraviivaistuminen.
Suomen Jääkylmä Oy on kylmäalan moniosaaja, jolla on toimipisteet Keravalla ja Turussa sekä Kokkolassa toimiva tytäryhtiö Pohjanmaan Jääkylmä Oy.
– Perustimme Suomen Jääkylmän vuonna 2005, kun päätimme 12 henkilön voimin siirtyä silloisen työnantajan palveluksesta yrittäjäksi. Seuraavana vuonna perustimme myös tytäryhtiön Kokkolaan, hallinnosta ja projektijohdosta vastaava johtaja Markku Elomaa kertoo.
Suomen Jääkylmä toteuttaa monipuolisia kylmäalan asennus- ja huoltopalveluita kaupan alalle ja teollisuuteen sekä muille yrityksille esimerkiksi ilmastoinnin jäähdytykseen ja varastointiin liittyen.
– Meille on tärkeää, että pystymme toimimaan joustavasti ja tarjoamaan asiakkaillemme laaja-alaista kylmäalan osaamista, jotta voimme toteuttaa monenlaisia projekteja pienistä suuriin laitoksiin. Teemme toteutuksia hiilidioksidilla ja kaikilla perinteisillä kylmäaineilla, ainoastaan ammoniakkilaitokset eivät kuulu palveluvalikoimaamme.
Tänä päivänä Suomen Jääkylmän toiminta pyörii 3-5 miljoonan euron liikevaihtoluokassa ja yritys työllistää reilut kymmenen henkilöä kummassakin toimipisteessään. Yrityksen asiakaskuntaan kuuluvat keskusliikkeet, myymälät ja elintarviketeollisuus, kaupungit ja kunnat, rakennusliikkeet ja talotekniikkaurakoitsijat. Vakioasiakkaisiin lukeutuu muun muassa Kesko, jolle on vuosien varrella toteutettu lukuisia markettien kylmäratkaisuja.
– Keskolle on toteutettu paljon erikokoisten markettien jäähdytyksiä ja parhaillaankin käynnissä on Uudessakaupungissa yksi K-Marketin jäähdytysurakka. Historiassa yksi isoimpia kohteitamme on Keravalle rakennettu Tukon tukkuvarasto, jossa toteutimme muun muassa pinta-alaltaan noin 4 000 m2 varastohallin jäähdytyksen.
Viime aikoina yrityksellä on riittänyt mukavasti töitä ja vuodenvaihteen tienoilla käynnistyy jälleen yksi isompi kohde, kun Suomen Jääkylmä toteuttaa Lahteen rakennettavan elintarviketehtaan kylmätekniikan.
– Vuohelan Herkku Oy rakennuttaa ison gluteenittomia leipomotuotteita valmistavan tehtaan. Olemme saaneet sinne merkittävän jäähdytyslaiteurakan, joka kestää ensi vuoden heinäkuulle asti.
Suomen Jääkylmässä siirryttiin sähköiseen toiminnanohjaukseen jo vuonna 2012, kun erityisesti paperisten tuntikorttien ja laskujen käsittely alkoi käydä niin työlääksi, että viikosta loppuivat tunnit kesken. Yritys kilpailutti muutamia eri järjestelmiä ja vertailun perusteella todettiin Adminetin olevan heidän tarpeitaan parhaiten palveleva ratkaisu.
– Ajankäyttö oli meille tärkein alkusysäys toimintatapojen uudistamisessa, kun viikonloputkin alkoivat kulua laskuja tehdessä. Tuolloin ryhdyimme selvittämään vaihtoehtoja paperinpyörittelylle. Halusimme helppokäyttöisen ohjelmiston, joka on kuitenkin tarpeeksi laaja, jotta sillä on oikeasti jotain merkitystä toiminnallemme. Adminetissä oli monipuoliset toiminnot, jotka palvelivat meidän tekemistämme. Siinä yhdistyivät helppokäyttöisyys, selkeys ja mahdollisuus laajentaa palvelukokonaisuutta tarpeidemme mukaan.
Adminetin sähköisten toimintojen ansiosta yrityksessä heitettiin hyvästit paperitöille ja vapautettiin toimihenkilöiden aikaa turhista rutiineista.
– Erityisesti sähköisen tuntikirjauksen ja laskutuksen ansiosta pääsimme eroon turhasta paperityöstä ja pystyimme viemään toimintatapaamme enemmän paperittoman konttorin suuntaan. Paperitöiden poistumisen ja nopeampien toimintojen avulla Adminetistä saatiin apua erityisesti toimihenkilöiden ajankäyttöön. Se helpotti huomattavasti tekemistä ja vähensi työtuntien määrää aiempaan verrattuna.
Tärkeää on ollut myös saada kaikki toiminnot yhteen järjestelmään.
– Kun asentajat, työnjohto ja kaikki muutkin tekevät merkintänsä samaan ympäristöön, emme tarvitse erillisiä ratkaisuja tuntien, työtilausten tai ostolaskujen käsittelyyn. Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa ja esimerkiksi tunnit siirtyvät työtilaukselle kirjattaessa myös palkanmaksuun. Adminetissä kaikki asiat yhdistyvät ja tuon kokonaisuuden ansiosta pystymme pyörittämään kaikki toimintomme yhdessä ohjelmassa, huollosta ja suunnittelusta vastaava johtaja Kimmo Kuusela kertoo.
Suomen Jääkylmä palvelee asiakkaitaan vuorokauden ympäri päivystävällä huoltopalvelulla ja erityisesti huoltopuolen hallintaan Adminetistä onkin saatu paljon apua.
– Meillä huoltotilausten prosessi toimii siten, että asentajat saavat tiedon uusista huoltokeikoista Adminetin kautta, ottavat tilauksen vastaan sieltä ja käyvät tekemässä työn. Sen jälkeen työnjohto pystyy asentajien merkintöjen mukaan laskuttamaan tarvikkeet ja työn osuuden asiakkaalta kätevästi ja nopealla aikataululla. Sähköinen lasku lähtee saman tien myös asiakkaalle, joten se on hirveän hyvä kokonaisuus. Huoltotöiden laskutus on helpottunut ja nopeutunut Adminetin myötä merkittävästi ja sitä myös huollon henkilökuntamme arvostaa kovasti, Elomaa toteaa.
– Huoltotoiminnan ja ylipäätään työtilausten hallinnan kokonaisuutta helpottaa, kun asentajan kirjausten jälkeen asiakaskohtaiset hinnat ja muut tulevat automaattisesti Adminetin takaa ja itse tarvitsee vain katsoa, että tiedot ovat oikein ja hyväksyä tilaus eteenpäin laskutukseen, Kuusela jatkaa.
Kun huoltotöiden tunti- ja tarvikekirjaukset hoituvat asentajien toimesta suoraan Adminettiin sähköisessä muodossa, paperisia työmääräimiä yrityksessä ei tarvitse käsitellä.
– Asentajat voivat tehdä Adminetin kautta joko mobiililaitteillaan tai toimiston yhteiskoneella kaikki omiin tuntikortteihinsa ja työtilausten kirjauksiin liittyvät asiat, joten paperityö on jäänyt tästä prosessista kokonaan pois. Huoltotöiden hinnoittelussa pystymme myös hyödyntämään Adminetin yleistä hinnastoa, josta saamme käyttöömme kylmätukkureiden ajantasaisia tuote- ja hintatietoja, Elomaa kertoo.
Suomen Jääkylmän huoltotoimintaan liittyy myös paljon määräaikaishuoltoja. Adminetin avulla ne pystytään pitämään hallinnassa ja hoitamaan ajallaan vaivattomasti.
– Jos meillä on esimerkiksi huoltosopimus, jossa huoltotoimenpiteitä käydään tekemässä vuoden välein, Adminet avaa työstä automaattisesti työtilauksen huollon ollessa ajankohtainen ja työn suorittava asentaja tekee tarvittavat kirjaukset Adminettiin. Päivittäisessä tekemisessä on huollon kannalta iso asia, ettei välissä tarvitse tehdä käytännössä mitään muuta toimintoa, kun Adminet huolehtii määräaikaishuoltojen suorittamisesta ajallaan. Huoltotoiminnan organisoiminen olisi käsityönä aika iso homma, Kuusela toteaa.
Projektitoiminnassa urakoiden kokonaishallinta on Elomaan mukaan parantunut reaaliaikaisten kirjausten sekä helpottuneiden osto- ja myyntilaskujen käsittelyn ansiosta.
– Adminet on helpottanut projektinhallintaa ja tuonut sinnekin puolelle monia käteviä toimintoja. Hallintaa helpottaa, kun ostot kohdistuvat oikeisiin paikkoihin ja laskutus saadaan etenemään todella jouhevasti koko ajan projektin edetessä. Mielestäni on myös tärkeää, että pystymme seuraamaan projektien kirjauksia reaaliajassa koko projektin ajan. Sen ansiosta saamme heti selville, jos esimerkiksi joku kompressori onkin kirjattu väärälle projektille tai varastoon ja pystymme korjaamaan tilanteen saman tien.
Elomaalle Adminetin ominaisuuksista tärkeimpiä ovat seurantaan liittyvät työkalut ja niitä hän hyödyntääkin ahkerasti.
– Minulle tärkeä tuloksen seuraaminen ja yleensäkin yrityksen lukujen seuraaminen on Adminetillä huomattavasti helpompaa kuin ennen. Saan aina ajankohtaista tietoa liiketoiminnastamme ja tiedän koko ajan, missä yrityksemme menee ja miten meillä menee. Saamme Adminetistä myös toimipistekohtaisesti kannattavuustiedot ja kaikki muutkin liiketoimintaan liittyvät tiedot. Niitä on helppo tarkastella kulloisenkin tarpeen mukaan, joten tiedämme tarkasti myös toimipisteidemme tilanteen.
Elomaa vastaa työssään isompien projektien toteuttamisesta ja niiden seurantaan hän hyödyntää Adminetin porautuvaa raportointityökalua.
– Data-analysaattori palvelee minua varmaan kaikkein parhaiten. Sen avulla saan perinteisiä raportteja huomattavasti tarkempaa tietoa ja pystyn helposti rajaamaan tai hakemaan juuri haluamani asiat. Lisäksi työkalun avulla pääsee pureutumaan syvemmälle ja syvemmälle, joten saan tarvittaessa käyttööni todella yksityiskohtaista tietoa.
Data-analysaattori on tärkeä työkalu myös huoltotoiminnan seuraamisessa.
– Juuri tietojen pilkkominen sekä mahdollisuus jakaa sitä aina pienempiin ja pienempiin osiin on kätevää huoltotoiminnan seuraamisessa. Sehän siinä nimenomaan on tärkeää, että pystyy katsomaan, mistä mikäkin luku ihan oikeasti tulee ja onko jossain virheitä, Kuusela toteaa.
Admicomilla ja Suomen Jääkylmällä on takanaan jo yli viiden vuoden yhteinen historia. Elomaan ja Kuuselan mukaan Adminet on kehittynyt vuosien varrella entistä paremmin heidän toimintaansa palvelevaksi.
– Olemme olleet tyytyväisiä siihen, kuinka Adminettiä on kehitetty. Ohjelmisto on mennyt juuri siihen suuntaan, mitä me tarvitsemme ja se on meille työkaluna varsin hyvä. Minusta on hienoa, että olemme itse saaneet kehittää ohjelmistoa yhdessä Admicomin kanssa. Jos meillä on ollut jotain kehitystarpeita, niin ne on huomioitu tuotekehityksessä ja hyvin pitkälti myös toteutettu Adminettiin. Yhteisen kehittämistoiminnan ansiosta olemme saaneet Adminetistä sellaisen työkalun, joka palvelee meitä parhaiten, Elomaa kertoo.
– Se täytyy tietenkin aina muistaa, että Adminettiä ei tehdä pelkästään meille, vaan ominaisuuksien täytyy palvella muitakin. Aika paljon sinne on kuitenkin toteutettu sellaisia asioita, joita olemme toivoneet – osa ihan pieniä käytettävyyteen liittyviä asioita ja osa vähän isompia, kuten määräaikaishuoltojen hallintaan liittyvät työkalut, Kuusela jatkaa.
Adminet on tärkeä osa yrityksen päivittäistä tekemistä ja sitä hyödyntää eri toimintojen hallintaan koko henkilöstö.
– Adminetistä on tullut toiminnanohjaukseemme sellainen tärkeä päivittäinen työkalu, että emme voisi enää ajatellakaan siihen mitään muuta ratkaisua, Elomaa toteaa.