Oikeaa tietoa – oikeasta asiasta
Suomessa väestö ikääntyy ja sitä mukaa myös yrittäjät sekä yritysten omistajat. Tullaan helposti tilanteeseen, jossa…
Vuonna 2019 kansallisen tulorekisterin myötä jokaisen maksetun palkan, matkalaskun tai muun suorituksen jälkeen on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin viiden päivän sisällä maksupäivästä. Paljonko siis muistettavia määräpäiviä ja lähetettäviä ilmoituksia mahtaa olla vuonna 2019? Mikä luku pitäisi lisätä tuohon viiteenkymmeneen?
Monen yrityksen kohdalla kyseessä on yhteenlaskun sijaan kertolasku.
Ihmisen muisti on rajallinen ja etenkin päivämäärien muistaminen on yllättävän hankalaa. Kokeile vaikka palauttaa mieleesi autosi katsastuspäivä tai esitäytetyn veroilmoituksesi palautuspäivä. Yllättävän vaikea tehtävä. Tästä kielii myös se, että jopa kolmannes kaikista veroilmoituksista palautetaan viimeisenä palautuspäivänä tai sen aattona. Viimeisen päivän ruuhkapiikki toki kertoo myös siitä, että ihmisillä on usein tapana jättää tärkeätkin asiat viime tippaan.
Usko tai älä, myös kirjanpitäjät ja palkanlaskijat ovat ihmisiä.
Vaikka näillä arjen supersankareilla on yksi ominaisuus ylitse muiden eli organisointikyky, heidänkin voimansa ovat rajalliset.
Tilitoimistoissakin jätetään joitain asioita viime tippaan, mutta siellä se tapahtuu enemmänkin tilanteen pakosta; yhä rajummin kiihtyvässä liike-elämässä laadukas palvelu vaatii jatkuvaa priorisointia ja vasta pakko sanelee veroilmoituksen palautuspäivän. Näin pitääkin olla. Asiakaspalvelu menee aina edelle, paitsi tärkeinä määräpäivinä. Voit yrittää sopia palaveria lähes minkä tahansa tilitoimiston edustajan kanssa kuun 12. päivälle, jolloin on ALV- ja TAS-ilmoitusten viimeinen palautuspäivä. Kerrohan jälkikäteen, kuinka kävi.
Asiakaspalvelun asettaminen etualalle saattaa vaikeutua, koska KATRE:n myötä lähes jokaisesta päivästä tulee jonkin ilmoituksen viimeinen palautuspäivä.
Yksi asiakas on maksanut matkalaskun, toisella on palkkapäivä, kolmas maksaa vielä syystä tai toisesta palkkaennakoita. Vaatii äärimmäistä organisointia hoitaa kaikki ilmoitukset ajallaan ja oikein. Tätä hankaloittaa se, että pahimmassa tapauksessa asiakkaan käyttämistä erillisistä järjestelmistä ei lähde ilmoituksia automaattisesti tulorekisteriin, vaan ilmoituksen toimittaminen jää tilitoimiston harteille. Tieto ei välttämättä liiku tilitoimistoon lainkaan tai se tulee myöhässä. Ei siinä ehdi asiakkaan kanssa jutella ”turhista”, kuten liiketoiminnan kehittämisestä tai työehtosopimuksen tulkinnasta, kun pakko sanelee hoitamaan rutiinit ennen palvelua.
KATRE tulee lisäämään yritysten ilmoitustaakkaa olennaisesti ja saatat ajatella, että kyllä se kirjanpitäjä tai palkanlaskija siellä tilitoimistossa pitää huolen, että ilmoitukset lähtevät viranomaisille ajallaan. Kannattaa kuitenkin huomioida, että kiireen ja stressin sekä hallinnollisen työn lisääntyessä tilitoimistoissa ympäri Suomen, laskun maksaa aina asiakas.
Kaikesta tästä huolimatta KATRE on äärimmäisen hyvä uudistus.
Tilanne on nimittäin hallinnollisen taakan suhteen toinen, jos yrityksellä on käytössä automatisoitu kokonaisjärjestelmä, joka muodostaa ja lähettää ilmoitukset automaattisesti. Voin antaa vinkin: Adminet on esimerkki tällaisesta järjestelmästä.
Automaatin hoitaessa ilmoitukset määräpäivään mennessä, oli sitten kyse matkalaskun tai palkan maksusta, kirjanpitäjä ja palkanlaskija voivat päivämäärien muistelemisten sijaan keskittyä asiakaspalveluun jokaisena arkipäivänä.
Itse asiassa reaaliaikainen ilmoittaminen vain lisää kirjapidon ja palkanlaskennan paikkansapitävyyttä ja siten mahdollistaa yhä laadukkaamman palvelun tarjoamisen asiakkaille. En tiedä, kuinka monessa tilitoimistossa ilmoituksia tehdään vielä manuaalisesti. Toivon, että ei kovin monessa, sillä automatisoituja ratkaisuja on jo nyt tarjolla.