TaTe Systems Oy: ”Kaikki asiat löytyvät yhden salasanan takaa”

Kun Janne Sepänmaan puhelin pirahti soimaan eräänä keväisenä päivänä vuonna 2015, häämöttivät kokeneelle sähköalan ammattilaiselle nurkan takana ihan uudenlaiset haasteet. Puhelimen toisessa päässä oli aiemmista yhteyksistä tuttu yhteistyökumppani, joka ehdotti lounastapaamista työasioiden merkeissä.

– Alkusalaatin aikana minulle esiteltiin sähkösuunnittelutoimiston laajentamisesta kummunnut idea perustaa sähköurakointiyritys ja kysyttiin, lähtisinkö vetämään uuden yrityksen toimintaa. Mietin ehkä kolme sekuntia ja vastasin myöntävästi, Sepänmaa muistelee.

Aiemmalla urallaan Sepänmaa oli ehtinyt kerryttää kokonaisvaltaisen sähköalan kokemuksen asennustöistä Sähkö-Arolla, projektipäällikön tehtävistä Skanskan sähköyksikössä sekä suunnittelupuolen ohjaamisesta SRV:llä. Kun ehdotus uudesta aluevaltauksesta tuli, olivat olosuhteet kaikin puolin otolliset uuteen rooliin hyppäämiselle.

– Olen aina tykännyt olla työmaamaailmassa mukana ja aiemmalta uraltani minulle oli jäänyt palo urakointiin. Pyyntö tuli hyvään aikaan myös siinä mielessä, ettei minulla ollut enää pieniä lapsia kotona, koska tiesin että töitä joutuu tekemään myös iltaisin ja viikonloppuisin saadakseen uudelle yritykselle jalansijaa markkinoilla.

Näistä lähtökohdista käynnistyi erityisesti kerrostalojen sähköistyksiä toteuttavan TaTe Systems Oy:n toiminta syksyllä 2015. Sepänmaa on ollut tyytyväinen ratkaisuunsa siirtyä yrittäjäksi ja mahdollisuudesta päästä jättämään oma kädenjälkensä uuden yrityksen toimintaan.

– En voisi enää kuvitella itseäni palkollisena muualla. Tässä on omat vapautensa, ongelmansa ja kiireensä, mutta olen päässyt luomaan ihan nollasta yrityksen, joka toimii juuri siten, kuin olen aina halunnut yrityksen toimivan.

Tahtotilana etsiä kokonaisedukkaimmat ratkaisut

Päämäärätietoinen työ yrityksen kasvattamiseksi on tuottanut hedelmää, sillä muutamassa vuodessa yritys on saanut jalansijaa markkinoille ja toimintansa hyvään kasvuvauhtiin.

– Sehän on selvää, että yritystä perustettaessa menee oma aikansa ennen kuin kaikki asiat osuvat kohdilleen. Ihmiset kyllä tunsivat minut, mutta eivät yritystä, joten kesti aikansa saada urakoitsijoiden luottamus meidän tekemiseen. Nyt olemme päässeet jo niin hyvään tilanteeseen, että luottamus on syntynyt ja urakoitsijat haluavat tehdä kanssamme yhteistyötä jatkossakin.

Nykyään yritys työllistää yhteensä kahdeksan henkilöä ja edelleen noususuunnassa oleva liikevaihto rikkoi miljoonan euron rajapyykin vuonna 2017. Ensi vuoden puolella käynnistyvien kerrostalokohteiden ansiosta yrityksen kalenteri on täynnä lähes parin vuoden ajaksi, mutta toimintaa halutaan laajentaa vahvemmin myös muunlaisiin kohteisiin.

– Meidän leipätyömme on ollut kerrostalojen sähköistykset ja työntekijämme ovat mukana työmailla ihan anturan valusta siihen saakka, kunnes asukkaat tulevat sisään. Haluamme kuitenkin päästä kerrostalomuotista ulos ja laajentaa toimintaamme myös saneerauspuolelle. Vähitellen olemme saaneet sinnekin jalansijaa ja toteutamme koko ajan myös toimitilakohteita.

Sepänmaan mukaan uutta yritystä kasvatettaessa ammattitaidon lisäksi täytyy löytyä mukautumiskykyä erilaisiin tilanteisiin ja hyvillä käytöstavoilla jätetään positiivinen mielikuva tilaajalle.

– Olemme pieni yritys, joten meidän on oltava joustavia ja mukautuvia – tilanteeseen kuin tilanteeseen pitää pystyä tarttumaan. Haluamme olla pääurakoitsijoille yhteistyökykyinen kumppani ja meillä on tahtotilana etsiä yhdessä kokonaisedukkaimmat ratkaisut kohteiden loppuunsaattamiseksi, joten rakennuttajat ovat tyytyväisiä tapaamme toimia työmailla. Työntekijöillemme olen korostanut, että he ovat meidän käyntikorttejamme maailmalla, joten jokaisen tulee käyttäytyä hyvin ja kunnioittavasti muita ammattiryhmiä kohtaan.

Adminetillä kaikki asiat yhden salasanan taakse

Parin toimintavuoden jälkeen TaTe Systemsissä alettiin kaivata tehokkaampaa ratkaisua yrityksen toimintojen hallintaan, sillä kasvun myötä useassa paikassa olevan tiedon käsittely kävi työlääksi. Kun eräs yhteistyökumppani soitti kertoakseen tapaamisesta Admicomin edustajan kanssa, ei Sepänmaakaan halunnut jäädä enää odottelemaan.

– Eräs yhteistyökumppani kävi tutustumassa Adminettiin ja sen jälkeen minulle tuli soitto, että ”Nyt on kuule Janne löytynyt sellainen järjestelmä, jota parempaa saa hakea”. Eihän tuollaisen jälkeen voi muuta kuin ottaa puhelin käteen itsekin, ja kun tapasin Admicomin edustajan, olin varmaan viiden minuutin jälkeen valmis lyömään kättä päälle yhteistyön aloittamiseksi. Järjestelmä vaikutti hyvältä ja jo tapaamisen aikana ryhdyin miettimään, mihin kaikkeen tämä järjestelmä oikein taipuukaan.

Suurimman vaikutuksen teki mahdollisuus hallita yrityksen kaikkia toimintoja samasta paikasta.

– Adminetissä yrityksen kaikki asiat löytyvät yhden salasanan takaa ja juuri se kokonaisuus rupesi kiinnostamaan. Meillä oli aiemmin kaikki tieto vähän hujan hajan eri ohjelmissa ja kirjanpitäjän hoidettavana. Adminetissä kaikki asiat ovat samoissa kansissa, eikä enää tarvitse hyppiä järjestelmästä toiseen tai olla jonkun toisen henkilön ehtimisen varassa tietoa saadakseen. Minulle kaikista tärkein asia on ollut se helppous, joka syntyy, kun kaikki tieto on samassa paikassa ja milloin tahansa käytettävissä.

Adminet otettiin TaTe Systemsillä käyttöön joulukuussa 2017 ja yrityksessä oltiin positiivisesti yllättyneitä käyttöönoton helppoudesta.

– Mielestäni koulutus Adminetin käyttöönottoon on ollut äärettömän mahtavaa ja kaikki kouluttajat ovat olleet huipputyyppejä. Tykkäsin tavasta, jolla tämä järjestelmä otettiin käyttöön: Ihan alusta saakka oli pieniä puhelinkoulutuksia, joiden avulla käytiin asioita läpi pala kerrallaan hyvissä ajoin ennen varsinaista käyttöönottoa. Ei tullut mitään kahdeksan tunnin kalvosulkeisia, vaan tunnin tai parin etäkoulutuksia, joissa pääsi itse oikeasti tekemään asioita. Siinä vaiheessa, kun Adminet otettiin virallisesti käyttöön, perustekeminen oli jo hyvin hallussa.

Sepänmaa pitää tärkeänä, että osaamista syvennetään myös käyttöönoton jälkeen, jotta järjestelmästä saataisiin paras mahdollinen hyöty.

– Jatkokoulutus on äärettömän tärkeää. Perustoiminnot tästä järjestelmästä oppii todella nopeasti, mutta kun aikaa menee ja järjestelmään kertyy dataa, sitä pitää oppia myös hyödyntämään. Itse olimme juuri meille räätälöidyssä täsmäkoulutuksessa, jossa kävimme läpi muun muassa työmaiden seurantaa ja erilaisia raportteja sekä niiden hyödyntämistä.

Helpompi kokonaisuuden hallinta vapauttaa resursseja

Yrityksen urakointiliiketoimintaan Adminetistä haetaan helpotusta mahdollistamalla koko prosessin hallinta samasta paikasta tarjouslaskennasta alkaen.

– Laskemme Adminetin kautta kaikki urakat ja olen tykännyt tarjouslaskennan helppokäyttöisyydestä. Tosi upeaa tässä on mahdollisuus saada monipuolisia tulosteita ja erittelyitä. Meille tärkeä on esimerkiksi massalista, jonka avulla kilpailutamme hankinnat. Pystymme myös seuraamaan urakoiden kulurakenteita ja kun litteroille rupeaa kertymään tavaraa, nähdään myös alkuperäisen laskelman virhemarginaali.

Työntekijöiden tunnit kirjataan työmaalta Adminetin mobiililla joko asentajien itsensä tai työmaan kärkimiehen toimesta, jolloin tiedot ovat heti käytettävissä sekä urakan seurannassa että palkanlaskennassa. Siirtyminen paperikirjauksista sähköiseen toimintatapaan on helpottanut palkanlaskennan toimenpiteitä, kun tietoja ei enää tarvitse koostaa ja toimittaa tilitoimistolle. Adminetin myötä Sepänmaa ottikin ensimmäistä kertaa elämässään itse palkat maksettavakseen.

– Kun ensimmäiset palkat tulivat maksettavaksi, odotin kauhunsekaisin tuntein, että mitähän tästä tulee. Lopulta olinkin todella positiivisesti yllättynyt, kuinka helppoa se tällä järjestelmällä on. Jos tunnit on kirjattu oikein tuntikorteille, maksut saa pankkiin parilla-kolmella klikkauksella. Olen varannut sen verran aikaa palkanmaksuun, että ongelmatilanteissa ehdin tarvittaessa pyytää apua Admicomin tuesta. Tuki onkin toiminut äärettömän hienosti ja olen aina saanut ripeästi todella hyvät ohjeet lähettämiini kysymyksiin.

Sepänmaan mukaan kaikkien toimintojen keskittäminen yhteen sähköiseen ja automatisoituun järjestelmään vapauttaa resursseja poistamalla rutiinitöitä ja tehostamalla ajankäyttöä.

– Meille tärkeä kriteeri oli, että pystymme hallinnoimaan kaikki asiat ilman mitään paperilappuja yhden salasanan takana. Tällä toimintatavalla olemme pystyneet vapauttamaan resursseja useita tunteja viikossa varsinkin asentajien tuntikirjausten ja laskujen käsittelyn kautta. Vielä kun Adminet on nettipohjainen, on niin helppoa, ettei ole sidottuna omaan koneeseen tai tiettyyn paikaan. Sen ansiosta myös ajankäyttö on tehostunut, kun pystyn vaikka työmaalla kokouksen alkua odottaessa pistämään laskuja maksuun. Se vapauttaa aikaa sitten taas muualle.

Kokonaisuudessaan Sepänmaa on ollut tyytyväinen ratkaisuunsa ottaa Adminet käyttöön.

– Tämä noin vuosi Adminetin kanssa on ollut mielenkiintoinen matka, kun joskus saattaa ihan omaksi huvikseen avata koneen ja lähteä surffailemaan, että mitähän kaikkea järjestelmästä vielä löytyykään. Tätä tohtii suositella muillekin – niin paljon elämä helpottuu, kun kaikki tiedot ovat helposti käsiteltävissä yhdessä paikassa. Olen ollut todella tyytyväinen Adminettiin ja paljon pitää muuttua, että tästä luopuisin.

(Kuvat: Jyri Laitinen)