Sähkö-Äijät Oy: ”Kaikista paras järjestelmä on huomaamaton, mutta toimii”

Sähkö-Äijät aloitti toimintansa Jämsässä vuonna 1976 keskittymällä omakotitalojen sähköistyksiin, joita se on historiansa aikana ehtinyt toteuttaa kotiseudulleen jo toista tuhatta. 1980-luvulla toimintaan tuli mukaan julkinen rakentaminen ja myöhemmin myös teollisuuden sähköistykset.

– Tällä hetkellä toimintamme pääpaino on teollisuudessa ja julkisessa rakentamisessa, kuten kouluissa ja päiväkodeissa. Pääasiassa toimintamme on urakointia tai tuntiveloituspohjaista projektinjohtotyötä, jotka muodostavat 80 % liikevaihdostamme, toimitusjohtaja Tuomo Hakala kertoo.

Hakala ehti työskennellä Sähkö-Äijillä työnjohtajana reilun kymmenen vuotta, ennen kuin osti yrityksen toiminnan vuonna 2007. Sen jälkeen Sähkö-Äijät on hyödyntänyt ideaalin sijaintinsa kahden kasvukeskuksen välissä ja laajentanut toimintaansa Jyväskylään sekä Tampereen seudulle tytäryhtiönsä Sähkö-Äijät Pirkanmaan kautta.

– Kyllähän tosiasia on, että Jämsän seudulla ei ole samanlaista volyymiä kuin aiemmin. Tampere ja Jyväskylä sen sijaan ovat sellaisia keskuksia, joissa on työkarttaa vähän laajemminkin.

Yritys laajensi toimintaansa myös teollisuuden sähköasennuksiin vuonna 2012 perustamansa tytäryhtiön kautta. Kaiken kaikkiaan konsernin yritykset työllistävät tällä hetkellä yli 60 asentajaa ja liikevaihto liikkuu kahdeksan miljoonan euron luokassa.

– Sähkö-Äijät Teollisuus Oy toteuttaa erilaisia teollisuuden sähköasennuksia ja instrumentointiasennuksia. Tällä hetkellä teollisuuspuolen kokonaisvahvuus on noin 40 asentajaa ja toteutamme teollisuuslaitoksille erilaisia projektiluontoisia asennuksia ja muutostöitä vähän isommalla porukalla.

Panostusta palveluliiketoimintaan ja prosessien tehostamiseen

Vuosien saatossa vahvasti toimintaansa kasvattaneen yrityksen suurimmat kasvuhalut ovat laantuneet ja jatkossa kasvua odotetaan lähinnä vakiintuneen asiakaskunnan tuoman kysynnän ja palveluliiketoiminnan kehittämisen kautta.

– Palveluliiketoimintaa tietysti kehitetään ja sitä myös on kehitettävä koko ajan, sillä markkinoille tulee jatkuvasti uusia valmistajia ja tuotteita, joiden opettelussa on pysyttävä mukana. Esimerkiksi kymmenisen vuotta sitten ilmalämpöpumppuliiketoiminta tuli kuvioihin asiakkaiden kysynnän mukana ja on kasvanut meillä parin asentajan kokopäiväiseksi työksi. Tällä hetkellä ilmavesikattiloille on paljon kysyntää ja uskon, että tulevaisuus on vahvasti aurinkosähkössä ja sähkövoimaloissa.

Hakala uskoo, että menestyksekkään toiminnan rakentamisessa avainasemassa ovat jatkuva kehittäminen ja ammattitaitoinen henkilöstö, jonka osaamiseen on myös panostettava.

– Kaiken lähtökohta on osaava henkilökunta: projektinhoitajat, insinöörit ja ennen kaikkea asentajat, joiden osaamisen kehittämiseen on panostettava jatkuvalla koulutuksella. Myös yrityksen prosesseja täytyy tarkkailla koko ajan ja oppia niistä, kuinka toimintaa kannattaa kehittää. Meillä toimintaa viedään koko ajan eteenpäin ja esimerkiksi kuluvan talven aikana olemme lähteneet tekemään TT-sertifikaattia.

Sähkö-Äijillä osa toiminnan kehittämistä on myös jatkuva tehokkuuden hakeminen.

– Aina sanotaan, että tämä ala muuttuu koko ajan kireämmäksi, mutta aika moni tällä kuitenkin elää ja leipänsä tienaa. Totta kai tarkempi saa olla koko ajan ja voi sanoa, että asiakkaat ovat muuttuneet enemmän hintatietoisiksi. Siihen pystytään kuitenkin vastaamaan palvelulla, ettei tarvitse lähteä ihan älyttömään hintakilpailuun. Totta kai mekin olemme kilpailutilanteessa, ja niinhän sen pitääkin olla, mutta siihen vastataan hakemalla toimintaan tehokkuutta. Tämä pyörä on jo keksitty ja nyt sitä pitää kehittää siten, että se pyörii koko ajan tehokkaammin ja vähemmällä kitkalla.

Adminetillä sujuvaa etäkäyttöä ja paperittomuutta

Osana toimintansa jatkuvaa tehostamista Sähkö-Äijät on panostanut vuosien varrella myös toimintatapojensa nykyaikaistamiseen. Lopullinen sysäys sähköiseen toiminnanohjaukseen saatiin, kun yrityksen toiminta oli laajentunut useisiin kaupunkeihin. Noin kuusi vuotta sitten yrityksessä päädyttiin ottamaan käyttöön Adminet vastauksena usean toimipisteen välisen toiminnan sujuvoittamiseen.

– Uskallus ottaa käyttöön uusia työkaluja on monesti hidastava tekijä järjestelmähankinnoissa ja kyllähän mekin asiaa pari vuotta pyöriteltiin. Viimeinen niitti tuli kuitenkin lopulta aika nopeasti siinä vaiheessa, kun toimintaa alkoi olla vahvasti myös Jyväskylässä. Meille Adminetin valinnassa oli ratkaisevaa saada käyttöön asentajille helppo mobiilijärjestelmä, joka mahdollistaa sujuvan etäkäytön ja perinteisistä lippulapuista eroon pääsemisen. Tälläkin hetkellä meillä on asentajia, jotka eivät ole käyneet toimistolla oikeastaan ikinä.

Adminetin käyttöönottovuosi 2014 on jäänyt Hakalalle elävästi mieleen.

– Tuolloin kaikki asiat menivät vähän päin prinkkalaa ja olin kuusi viikkoa sairauslomalla juuri silloin, kun Adminettiä otettiin käyttöön. Muut sitten ottivat kopin käyttöönotosta, mutta haavereita ei tullut missään vaiheessa. Tilinpäätöksen jälkeen tiedot siirrettiin sujuvasti Adminettiin, asentajat oppivat käytön tosi nopeasti ja uuteen vuoteen lähdettiin uudella järjestelmällä. Itse opiskelin käyttöä jälkeenpäin, mutta jos on tietokonetta käyttänyt, niin ei oppimisessa mitään suurta kynnystä ole. Lisäksi tuki on ollut hyvää ja olemme saaneet Admicomin yhteyshenkilöltämme kiitettävästi apua.

Kuluneen kuuden vuoden aikana Hakala on seurannut tyytyväisenä järjestelmän kehitystä.

– Alkuaikoina toimme esille omia muutostoiveitamme ja niihin asioihin on myös tullut parannuksia. Adminetin kehitys on ollut tosi rajua ja sen myötä toiminta on mennyt koko ajan helpommaksi. Esimerkiksi erilaiset viranomaisvaatimukset ja niihin liittyvät uudistukset Admicom on ratkaissut tosi sujuvasti. Ei niitä asiakkaana oikeastaan huomaakaan, vaan voi vain todeta, että se meni tuosta vaan. Ei muuta kuin hyppää junaan ja katsoo, kun vaunut liikkuvat.

Urakat haltuun laskennasta seurantaan

Sähkö-Äijien pääasiassa urakoinnista muodostuvaan liiketoimintaan Adminetistä on saatu toimivat työkalut koko prosessin hallintaan tarjouslaskennasta alkaen.

– Ainakin itseltäni sujuu vikkelästi tarjouslaskenta Adminetissä. Käytämme paljon alan yleisiä nimikkeistöjä ja pakettirekistereitä, jotka päivittyvät automaattisesti hinnastoja myöten. Suurin helpotus edelliseen järjestelmään on se, ettei meidän tarvitse hoitaa asioita niin monimutkaisesti ja miettiä laskennassa, onko se tehty päivän hinnalla vai ei. Kun hinnastot ovat aina ajan tasalla, niistä ei tarvitse murehtia laskentavaiheessa ja aina kuitenkin näkee, millä hinnalla laskenta on tehty ja milloin hinta on päivitetty.

Adminetillä myös urakoiden seurantaan on saatu uudenlaista tarkkuutta.

– Adminetin myötä projekteja alettiin ylipäätään seuraamaan tarkemmin, kun saimme käyttöömme paremman työkalun, jossa tiedot ovat ajan tasalla ja työntekijöiden tuntimerkinnät sekä lisätyöt aina järjestyksessä. Adminetissä pystymme pureutumaan yhdellä silmäyksellä kirjanpitotasoiseen tietoon ja purkamaan tilanteen vaikka laskukohtaisesti, eikä tarvitse entiseen tapaan lähteä etsimään tietoa mapista laskunumeron perusteella. Pystymme myös vertailemaan projekteja helposti ja yleensä loppupalavereissa pureudutaan tietoihin tarkemmin sekä käydään läpi, missä kriittisissä asioissa onnistuttiin ja missä ei.

Urakoiden lisäksi myös laskutöiden hallintaan on saatu helpotusta. Vaikka suurin osa työtilauksista tulee edelleen perinteisiä väyliä pitkin, voivat yrityksen asiakkaat jättää myös nettisivujen kautta Adminettiin integroidun sähköisen verkkotilauksen, jonka tiedot siirtyvät suoraan järjestelmään käsiteltäväksi.

– Laskutöiden organisoinnissa hyödynnämme jonkin verran työpoolia, mutta pääasiassa työnjohto merkitsee tilauksen asentajalle tilausta avatessaan, sillä nimetyn asentajan on helpompi lähteä hoitamaan tutun asiakkaan töitä. Työt hoidettuaan asentaja kirjaa suorittamansa työn tiedot, tunnit ja tarvikkeet mobiililla, minkä jälkeen työnjohtaja tarkistaa tiedot ja laskuttaa tilauksen. Laskutyöprosessi toimii Adminetissä hyvin ja tehostaa muun muassa niihin liittyvää rahankiertoa sekä minimoi hukkatunteja.

Tehokkuutta talouden hoitoon

Järjestelmävaihdos on näkynyt paljon myös Sähkö-Äijien taloushallinnon, kirjanpidon ja palkanlaskennan töistä vastaavan Päivi Lehtosen arjessa. Nykyään hän hoitaa Adminetillä useiden yritysten talouspuolen, joiden liikevaihto on kolminkertainen lähtötilanteeseen verrattuna.

– Entisellä ohjelmalla tilanne oli jo sellainen, etten millään ehtinyt suoriutua kaikesta yksin, vaan toimistolla tarvittiin apukäsiä – nyt fakta on se, että selviän töistä yksinkin. Adminet on paljon selkeämpi ja helpottanut työtäni suunnattomasti. Mielestäni kaikista parasta tässä ohjelmassa on se, että saan nopeasti yhdestä paikasta kaiken tarvittavan tiedon, olipa kyseessä sitten yrityksen kirjanpito tai projektiraportti. Helppo tiedon löydettävyys on ehkä eniten työtäni sujuvoittanut tekijä, Lehtonen toteaa.

Nopean tiedon löytymisen lisäksi taloushallinnon työn helpottumiseen vaikuttaa Lehtosen mukaan automatiikka, joka hoitaa lukuisat rutiinikirjaukset käyttäjän puolesta:

– Ennen esimerkiksi kaikki ostolaskut hoidettiin minun kauttani ja pelkästään siinä oli hirveä työ. Samoin myyntilaskutus kuormitti minua valtavasti. Adminetissä kaikki kulut kirjautuvat tilaukselle automaattisesti ja ne on niin helppo laskuttaa saman tien, että nykyään työnjohto hoitaa laskutuksen suurimmaksi osaksi itse. Automatiikka on helpottanut suunnattomasti tätä rutiinia ja veikkaan, että entisellä ohjelmalla tarvittaisiin useampia Päivejä hoitamaan näitä asioita.

Syksyllä Päivi Lehtonen toteutti miehensä kanssa pitkäaikaisen haaveen pidemmästä Lapin reissusta ja työt hoituivat etänä.

Työskentelyyn vapautta ja sujuvuutta on tuonut myös reaaliaikaisen pilvipalvelun mahdollistama etätyö.

– Adminet mahdollistaa sen, että pystyn hoitamaan työni missä tahansa. Syksyllä toteutimme mieheni kanssa haaveemme pidemmästä Lapin reissusta. Työskentelin joka toinen viikko pohjoisesta käsin parin kuukauden ajan ja hyvin onnistui, Lehtonen kertoo.

– Alkuperäinen lupaus, että työskennellä voi vaikka laiturin nokasta, on kyllä toteutunut, Hakala lisää.

Hakalan mukaan Adminetin mukanaan tuoma työn joustavuus, seurannan helppous, paperittomuus ja rutiinien automatisointi tukevat koko yrityksen prosessien tehostamista:

– Jos koko prosessia ajattelee, niin tietenkin seuranta on oleellista ja myös helppous asioiden hoitamisessa. Esimerkiksi laskutukseen saattoi ennen upota monella ihmisellä yksi perjantaipäivä. Enää se ei muodostu kynnykseksi, vaan hoituu ydintoiminnan ohella monen muun rutiinityön tapaan, ja sitä kautta myös rahankierto on nopeutunut paljon. Hyvän järjestelmän avulla pystytään ohjaamaan liiketoimintaa järkevästi ja se on koko ajan tukena kokonaistehokkuuden parantamisessa sekä omien prosessien kehittämisessä. Mielestäni kaikista paras järjestelmä on huomaamaton, mutta toimii – ja näin se meillä tällä hetkellä on.

[Kuvat: Kimmo Rampanen]