Tärkein sijoitus ikinä?

Ohjelmistohankinta on merkittävä asia yritykselle kuin yritykselle ja muutos herättää aina kysymyksiä. Pyrin seuraavassa vastaamaan neljään yleiseen kysymykseen – ennen kaikkea herättämään ajatuksia aiheesta.

Asiat eivät ole yksiselitteisiä, mutta sekä tutkimus että käytännön kokemus osoittavat, että toimivat järjestelmät ovat yksi menestyksen kulmakivistä myös talotekniikassa ja rakentamisessa.

Mihin me tarvitaan toiminnanohjausjärjestelmää?

Toiminnanohjausjärjestelmä on tietojärjestelmä, joka yhdistää yrityksen liiketoimintaprosessit, eli siinä voi esimerkiksi hallita asiakasrekisteriä, tehdä tarjoukset, resursoida työt ja laskuttaa ne.

Järjestelmän avulla hallitset yrityksesi kalenteria tehokkaasti: saat työntekijöidesi työajan optimoitua ja myös tieto tehtävistä liikkuu työntekijöille napin painalluksella. Tunnit ja tarvikkeet saa kirjattua jo kentällä, joten kaikki tulee laskutetuksi. Sen lisäksi pääset seuraamaan oman toimintasi kannattavuutta.

Saman voi tietenkin tehdä ruutupaperilla ja Excelillä, mutta kuinka paljon siihen menee aikaa? Onko laskutus ajan tasalla, vai meneekö illat ja viikonloput tietojen kopiointiin tuntilapuilta laskulle?

Jokaisen yrityksen menestyksen kannalta on myös tärkeää, että hävikki on mahdollisimman pieni ja laskutus pysyy hallinnassa. Lisäksi pitää muistaa huolehtia omasta jaksamisesta. Kun ohjelmisto hoitaa asioita puolestasi, vapaa-aikaa jää enemmän.

Vanhakin systeemi pelaa, miksi maksaa järjestelmästä?

Järjestelmähankinta on investointi, jota pitäisi ajatella pidemmällä tähtäimellä.

Toimiva ohjelmisto maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa aikasäästöjen ja tehokkuuden kasvun muodossa.

Kun aikaa säästyy paperitöiltä, jää enemmän aikaa laskutettavaan työhön.

Järjestelmän avulla voit varmistaa, että kaikki tunnit ja tarvikkeet tulee laskutettua. Tämä kaikki onnistuu kertakirjauksella ilman tietojen kopiointia paikasta toiseen. Verrattuna ruutupaperilla tehtävään työn suunnitteluun ja kirjaamiseen, säästät aikaasi useita tunteja viikossa. Myös työntekijöidesi ajankäyttö tehostuu, kun aikaa ei kulu paperien täyttämiseen ja etsimiseen tai työohjeiden selvittämiseen. Mitä tämä tarkoittaakaan kuukausi- tai vuositasolla?

Raa’an tehokkuuden kasvun lisäksi myös asiakaskokemus paranee.

Työt tulee hoidettua ajallaan ja sovitulla tavalla. Tyytyväiset asiakkaat ovat tehokkainta markkinointia!

Meillä on hyvä kirjanpitäjä, ei kai hänestä tarvitse luopua?

Yrittäjän näkökulmasta on tärkeää löytää kirjanpitäjä, jolla on vahva osaaminen tarvittavalta toimialalta. Tietyissä tilanteissa ohjelmiston käyttöönotto voi vaatia myös kirjanpitäjän vaihtamista. Jokaisen on syytä pohtia, onko nykyinen kirjanpitäjä paras ratkaisu juuri omalle yritykselle. Pitkä suhde kirjanpitäjään on tietenkin tärkeää, ja luottamuksen saavuttaminen ottaa aina oman aikansa.

Asiakaslähtöisesti toimiva kirjanpitäjä haluaa uusia työkaluja käyttöönsä palvellakseen asiakkaitaan entistä paremmin.

Monissa tapauksissa näin käykin, ja kirjanpitäjä lähtee mukaan järjestelmähankkeeseen. Jokainen tapaus on erilainen, mutta järjestelmän ja kirjanpitäjän tärkeän roolin takia, on asiaa syytä pohtia monipuolisesti.

Uudet käytännöt epäilyttävät, miten niitä voi oppia?

Uuden oppiminen vaatii aina työtä, se on selvää. Järjestelmän käyttöönotossa keskeistä on käyttäjien koulutus ja tarvittavan osaamisen varmistaminen. Järjestelmätoimittajan näkökulmasta koulutus on yksi tärkeimmistä vaiheista, jotta asiakkaat pysyvät tyytyväisinä.

Oppimiseen, kuten moneen muuhunkin asiaan elämässä, vaikuttaa paljon oma asenne.

Haluaako jatkaa samalla vanhalla tavalla, vai käyttää aikaa helpottaakseen arkea useiksi vuosiksi eteenpäin? Tähän tietenkin jokainen vastaa oman mielensä mukaan. Harvalla on varaa jämähtää vanhoihin toimintatapoihin, koska yhteiskunta ympärillämme muuttuu kovaa vauhtia.

Meidän tehtävämme on auttaa yrityksiä muutoksessa. Sähköiseen töiden hallintaan siirtyminen on tehokas keino vastata tulevaisuuden haasteisiin.

Ohjelmiston hankinta voi siis osoittautua yrityksesi tärkeimmäksi sijoitukseksi.