Vaikeudet voitettiin yhdessä – kuinka Admicomista tuli A-Kumppanit Oy:n a-kumppani

Vantaalainen A-Kumppanit Oy on kiinteistöjen kunnossapitoon erikoistunut kokonaispalvelun tarjoaja. Lähes 50 henkilöä työllistävä yritys toteuttaa korjausrakentamista, vahinkosaneerauksia ja muita kiinteistöjen kunnossapitoon liittyviä palveluita.

– Kaikki missä vanhaa korjataan käy meille, mutta uudisrakentamista emme tee, toimitusjohtaja Jukka Haapaharju kertoo.

Toiminnan pääpaino on nykyään kääntynyt vahinkosaneerauksista tilamuutosten ja korjausrakentamisen puolelle, mutta vahvaa vahinkosaneerauksen osaamista ylläpidetään jatkuvasti. A-Kumppanit pystyy palvelemaan asiakkaitaan kattavasti esimerkiksi vesivahinkotilanteissa tai sisäilmaongelmissa. Lisäksi yritys myy A-Tuotteet ja laitteet Oy:n kautta vahinkosaneeraukseen liittyviä tuotteita, joita rautakauppojen ei kannata pitää tuotevalikoimissaan. Monipuolisen osaamisen täydentävät omat sähkömiehet.

– Tällä kokoonpanolla pystymme aika pitkälle tuottamaan palveluita avaimet käteen -periaatteella alusta loppuun ja asiantuntijoista tekijöihin. Osaaminen on meidän vahva laji ja siihen panostetaan jatkuvasti. Esimerkiksi viime vuonna käytimme henkilöstön kouluttamiseen 100 000 euroa.

A-Kumppanit pyrkii pitämään toimintansa painopisteen pääkaupunkiseudulla, mutta kysyntä on välillä vienyt etäämmällekin – aina Viron Tarttoon asti.

– Syy miksi joskus lähdemme laita-alueille on, että siellä tarvitaan nimenomaan meidän osaamista eli kiinteistönomistajat haluavat meidät tekemään. Joskus olen yrittänyt kieltäytyäkin, mutta silloin mennään asiakkaan ehdoilla kun hän ilmoittaa, että haluaa juuri meidät, jotta asiat hoituvat kerralla oikein.

Yhteistyötä fuusion toteuttamisessa

A-Kumppanit toimi aiemmin useamman yrityksen kautta tarjoten kunnostus- ja kuivauspalveluita, saneerausrakentamista, sähköpalveluita sekä tuotteita ja laitteita omista firmoistaan.

– Tämän taustalla oli kysyntä ja tarjonta. Alkuvaiheessa meillä oli monta yritystä koska asiakkaat halusivat, että asiantuntijaorganisaatio tekee selvityksiä ja tekijäporukka toteuttaa. Vähitellen he kuitenkin alkoivat mieltää, että käytännössä sama yritys tekee projektin alusta loppuun. Porukka vain vaihtuu siinä vaiheessa, kun varsinainen tekeminen alkaa.

Lopulta useasta päällekkäisestä yrityksestä päätettiin luopua ja hakea toimintaan tehokkuutta fuusioimalla yritykset. Taustalla vaikutti kilpailutilanne ja taloudelliset seikat, sillä usean yrityksen hallinnassa syntyy väistämättä myös päällekkäisiä kustannuksia.

– Fuusioimalla saatiin kustannussäästöjä aika paljon, kun on vain yksi talous. Kun on kolme yritystä, niillä on kaikilla omat taloudet ja systeemit, eli hinta on kolminkertainen ja sisäinen laskuttaminen tuo vielä omia ongelmia.

Varsinainen fuusio toteutettiin huhtikuussa 2015 ja sitä edelsi noin kahdeksan kuukauden projekti, jonka aikana valmistautumista tehtiin.

– Tuona aikana tehtiin kaikki kirjanpidolliset asiat, hakemukset ja muutokset sekä neuvoteltiin pankkien ja vakuutusyhtiöiden kanssa. Sitten kun varsinainen fuusiopäivä koitti, se oli aika luonnollinen asia. Kaikki tiesivät että se tapahtuu, työpäällikkö Joni Haapaharju kertoo.

Projektin aikana tehtiin tiivistä yhteistyötä Admicomin kanssa, sillä Admicomin asiantuntija oli mukana suunnittelemassa, aikatauluttamassa ja toteuttamassa vaadittavia muutoksia. Hyvän suunnittelun ansiosta firmojen fuusioiminen myös talousohjelman osalta sujui kivuttomasti.

– Yhteyshenkilömme oli erittäin vahvasti ja kiitettävästi mukana projektissa. Hän oli mukana aikatauluttamassa toimenpiteitä ja jaksoi jauhaa meille olemassa olevista ongelmista niin kauan, että mekin ymmärsimme. Me olemme kuitenkin tekniikan alan ihmisiä, joten meille piti vääntää tietyt asiat eri tavalla rautalangasta kuin talousihmisille, Jukka korostaa.

– Tämä yhteistyö soveltui meille erittäin hyvin, sillä tietyissä asioissa tarvitaan tiettyä persoonaa. Tapasimme Admicomin asiantuntijan kanssa säännöllisesti ja hän vahti, että sovitut toimenpiteet toteutuvat. Minusta fuusio oli yllättävän helppo, koska projektille annettiin riittävästi aikaa ja oli tarkka suunnitelma, jolla varmistettiin, että kaikki asiat tulevat huomioiduksi. Kun ajoissa suunniteltiin, niin aika vähän tuli mitään ongelmia, Joni kertoo.

Vaikeuksien kautta voittoon

Adminet on A-Kumppaneille tuttu jo vuosien takaa, sillä ohjelmisto otettiin ensimmäisen kerran käyttöön vuonna 2012 A-Kunnostus- ja kuivauspalveluissa sekä A-Saneerausrakentajissa ja myös myöhemmin perustetussa A-Sähköpalveluissa. Yhteistyö ei ole aina ollut pelkkää ruusuilla tanssimista, sillä eri tekijöiden summana alussa kompasteltiin ohjelman käytössä.

– Alussa meillä oli haasteita Adminetin käytössä. Ensinnäkin otimme Adminetin käyttöön kesäkuussa ja se oli meille ihan väärä aika, kun kaikki opittu ehti unohtua lomien aikana. Meidän asiakaskunta ja projektit ovat myös todella monimutkaisia ja keskenään erilaisia, eikä tätä osattu alkuvaiheessa riittävästi huomioida. Myöhemmin A-Sähköpalveluiden osalta käyttöönotto olikin paljon helpompi, kun aiemmasta kokemuksesta ammennettiin oppia, Jukka muistelee.

Kun firmat yhdistettiin, arvioitiin myös Adminetin rooli yrityksen toiminnanohjausratkaisuna ja pohdittiin eri vaihtoehtoja.

– Admicomin yhteyshenkilömme kuitenkin ottivat ongelmamme omakseen ja lähtivät positiivisella asenteella ratkomaan niitä meidän kanssa. Meidän ongelmat ymmärrettiin, uhrattiin aikaa ja panostettiin, että saatiin ne kuntoon. Kun kapula vaihtui Admicomin sisällä henkilöltä toiselle, löydettiin oikea henkilö jatkamaan raudan takomista kanssamme, eli palveluketju toimi oikein ja siihen olimme tyytyväisiä, Jukka toteaa.

Koulutuksella osaaminen uudelle tasolle

Fuusion tiimoilta tehtävän yhteistyön lisäksi A-Kumppaneilla käynnistettiin projekti, jonka tavoitteena oli saada Adminet tehokkaammin käyttöön. Erityisen tärkeää oli yhdenmukaistaa toimintatapoja ohjelmiston käytössä.

– Aikaisemmin meillä oli yhtä monta erilaista tapaa toimia, kuin oli Adminetin käyttäjiä. Helposti kävi myös niin, että vahvimman persoonan mielipide muokkasi myös muiden toimintatapoja, ja jos tämä toimintatapa oli väärä, niin sittenhän virhe kertautui moninkertaiseksi, Joni taustoittaa lähtötilannetta.

Käytännössä henkilöstölle on järjestetty puolenpäivän koulutuksia noin kerran kuukaudessa, alkaen ihan arjen perusrutiineista kuten työtilausten ja tuntikorttien käsittelystä, päättyen erilaisiin asiantuntijakoulutuksiin. Tavoitteena oli saada toiminta mahdollisimman sujuvaksi.

– Koulutusprojektin tavoitteena oli saada yrityksen kaikille Adminet-käyttäjille sellainen osaamistaso, että arki saadaan sujuvaksi, eikä toiminta ole yhdestä henkilöstä kiinni, Jukka kertoo.

Koulutuksissa jokainen teki opeteltavia asiota omalla koneellaan, ja Admicomin asiantuntija oli tiiviisti mukana vastaamassa kysymyksiin ja auttamassa opettelussa. Koulutusprojektilla Adminetin osaamistasossa otettiin iso harppaus eteenpäin.

– Koulutukset tuottivat tulosta. Me opittiin, luotiin pelisääntöjä, vahvistettiin hyviä toimintamalleja ja karsittiin huonot. Se helpottaa arkea huomattavasti, Joni kertoo.