Rakennuspinnoitus Rantanen Oy sai Adminetistä toimistolle tehokkaat työkalut

Rakennuspinnoitus Rantanen on pääasiassa Lappeenrannan seudulla toimiva saneerauksen ja rakentamisen yritys, joka toteuttaa satoja projekteja vuodessa pääasiassa laskutöinä.

– Voisi sanoa, että olemme maalausliike, joka tekee tällä hetkellä enemmän rakentamista kuin perinteistä maalaustyötä. Kaikenlaiset saneeraukseen ja rakentamiseen liittyvät työmaat näyttelevät suurta osaa toiminnassamme, tätä nykyä muun muassa sisäilmakorjaustyöt ovat aika suuri työllistäjä. Erikoisosaamiseemme kuuluvat elastiset saumaustyöt, joita toteutamme myös rakennusliikkeille. Kesäisin sitten palataan enemmän juurille ja toteutetaan taloyhtiöille ulkomaalauksia ja julkisivuremontteja, toimitusjohtaja Sami Rantanen kertoo.

Rakennuspinnoitus Rantanen on perustettu alun perin vuonna 1994 ja Sami on ollut yrityksen toiminnassa mukana nuoresta alkaen: ensin kesätöissä, sittemmin osakkaana ja toimitusjohtajana.

– Osakkaana aloitin vuonna 2007 ja setäni Erkki Rantasen siirtyessä eläkkeelle 2011 otin koko yrityksen toiminnan vastuulleni. Olen koulutukseltani rakennusinsinööri ja aiemmalla urallani rakennusliikkeessä olen saanut kokemusta työmailta, laskennasta ja hankintatehtävistä. Sieltä sain hyvät lähtökohdat siirtyä yrittäjäksi, vaikka totta kai on kova henkinen kynnys siirtyä vakaasta kuukausipalkasta yrittäjän epävarmempiin saappaisiin.

Rohkea askel yrittäjäksi on kannattanut, sillä yrityksen toiminta on laajentunut vuosien saatossa. Esimerkiksi viime vuonna vietiin läpi 500 projektia. Tarvittaessa vertaistukea on tarjolla muilta alan yrittäjiltä.

– Olemme Pintaurakoitsijat Ry:n ja Suomen Rakennussaumausyhdistyksen jäsenyritys. Niiden jäsenyyksien kautta saadaan tukea ammatillisissa asioissa ja päästään vaihtamaan ajatuksia muiden kollegoiden kanssa.

Rakennuspinnoitus Rantasen maskottina toimii vuoden 1974 Volkswagen Transporter T2. ”Itselläni on volkkariharrastus ja se myös näkyy firman kalustossa. Tällä saa ihmisten ilmeet hymyyn, kun kurvaa työmaalle.”

Vahvuus on osaavissa työntekijöissä

Samin aloittaessa osakkaana vuonna 2007 yrityksessä työskenteli yrittäjien itsensä lisäksi kolme työntekijää. Viimeisen kymmenen vuoden aikana toiminta on kasvanut siinä määrin, että yritys työllistää tänä päivänä kaikkiaan yli 30 henkilöä.

– Ammattinimikkeitä on kirvesmiehistä elementtisaumareihin. Olemme pyrkineet siihen, että henkilöstössä on moniosaajia, joiden käsissä syntyy huippulaatua monessa eri hommassa. Pelkästään yhden alan osaamisella ei saada vietyä projektia sujuvasti eteenpäin. Saneerauskohteessa menestytään, jos työntekijä osaa tehdä kaikkea purkutöistä loppuviimeistelyyn saakka.

Yrityksen toiminta on kasvanut pikkuhiljaa, vaikka kasvua ei ole aktiivisesti haettukaan. Yritykseen on vuosien varrella hakeutunut osaavia rakentamisen ammattilaisia.

– Oikeastaan hyvät työntekijät ovat meille jostain syystä etsiytyneet töihin. Olemme pyrkineet pitämään työntekijöistä huolta, joten ehkä sitä kautta olemme saaneet mainetta hyvänä työnantajana. Meillä on paljon pitkäaikaisia työntekijöitä, vaikka uusiakin on tullut paljon viime aikoina.

Enää toimintaa ei ole tarkoitus kasvattaa, vaan toiveissa on vakiinnuttaa nykyinen tilanne.

– Aika maksimissa tässä on liikuttu jo pitkän aikaa, joten enää ei haeta kasvua. Silloin loppuisi aika kesken. Meillä on paljon pitkäaikaisia asiakkaita ja nyt keskitymme palvelemaan heitä mahdollisimman hyvin ja nopeasti.

Adminetin myötä Rakennuspinnoitus Rantaselta poistui turha paperinpyörittely ja moninkertainen kirjaaminen.

Kokonaisuus yksiin kirjoihin ja kansiin

Vuosien saatossa kasvanut toiminta alkoi vähitellen tuoda haasteita yrityksen arkeen, kun eri toimintojen hallinta ei enää onnistunutkaan käytössä olleilla työkaluilla.

– Oltiin siinä tilanteessa, että oli aika hankala saada tiettyjä asioita eteenpäin. Käytössämme oli monta sovellusta, jotka eivät millään tapaa keskustellut keskenään. Ostolaskuja ei pystytty käsittelemään sähköisesti ja linkki osto- ja myyntilaskujen sekä kirjanpidon väliltä puuttui kokonaan. Arki oli sellaista turhaa laskujen ja kirjanpidon moninkertaista kirjaamista. Se oli aika rasittavaa.

Sami tutustui Adminettiin Rakentamisen ilmoitusvelvollisuus -koulutuksessa Lappeenrannassa ja innostui selvittämään ohjelmistovaihtoehtoja yrityksen toiminnan haltuun ottamiseksi.

– Kokonaisuus oli tärkein valintatekijä, sillä Adminetissä kaikki oli yhdessä paketissa palkanlaskennasta osto– ja myyntilaskuihin ja aina kirjanpitoon saakka. Se oli aluksi jopa vähän pelottava ajatus, että kaikki toiminnot ovat yhdessä laarissa. Kyselin Adminettiä käyttäviltä kollegoilta mielipiteitä ja heillä oli hyviä kokemuksia, joten sitä kautta uskalsin itsekin lähteä mukaan. Näin jälkeenpäin voin todeta, että olemme ottaneet suurharppauksen eteenpäin, kun saatiin kokonaisuus yksiin kirjoihin ja kansiin.

Adminet otettiin käyttöön Rakennuspinnoitus Rantasella marraskuussa 2014. Samalla myös vanhasta tilitoimistosta luovuttiin ja kirjanpito siirrettiin Admicomin omaan tilitoimistoon.

– Käyttöönotto kävi aika kivuttomasti ja saimme Adminetin tehokkaasti käyttöön alusta alkaen. Kirjanpidon osalta tilitoimiston etäisyys alussa vähän huoletti, kun oli tottunut käymään muutaman kerran kuukaudessa kirjanpitäjän luona. Pelkäsin, häviääkö itseltäni tietämys yrityksen talouteen ja kirjanpitoon liittyvistä asioista, mutta päinvastoin se onkin parantunut.

Sami on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Admicomin kirjanpitäjän kanssa. Erityisesti tilitoimiston erikoistuminen rakentamisen toimialaan sujuvoittaa yhteistyötä.

– On mukavaa, että toisessa päässä on koko ajan sama ihminen. Yhteistyömme on sujunut hyvin ja jos jotain kysyttävää on, vastauksen saa nopeasti. Kirjanpitäjällämme on selkeästi tietämystä meidän toimialasta, esimerkiksi oman käytön arvonlisäverosta ja muusta. Siinä olen huomannut ison eron niin sanotusti normitilitoimiston palveluun. Ehkä nykyään ei olla kirjanpitäjän kanssa yhteydessä niin paljon kuin aikaisemmin, mutta ei ole tarvettakaan, kun saan Adminetistä haluamani raportit aina kun tarvitsee.

”Meillä on tälläkin hetkellä 50 projektia käynnissä. Adminetin ansiosta niiden tilanteesta on koko ajan hyvä tietämys.”

Projektit paremmin hallintaan

Aiemmin suurimman ongelman yrityksen toiminnalle aiheutti satojen vuotuisten projektien hallitseminen. Adminetillä kokonaisuus on saatu hallintaan.

– Nyt saamme luotua nopeasti uuden työmaan: Teemme työtilauksen Adminettiin ja sitä kautta saadaan työmaa kaikkine tarvittavine tietoineen heti hallintaan. Pystymme järjestelemään käynnissä olevia projekteja sovittujen toimitusaikojen ja vastuuhenkilöiden perusteella, ja sitä kautta määrittelemään missä järjestyksessä töitä tehdään. Keskeneräisten työtilausten kokonaisuuden näkee yhdellä silmäyksellä, joten sitä on helppo hallita.

– Meillä on tälläkin hetkellä 50 projektia käynnissä. Adminetin ansiosta niiden tilanteesta on koko ajan hyvä tietämys. Nyt pystymme läpiviemään asioita tehokkaammin ja pitämään suuremman määrän projekteja järjestyksessä, myös kaikki pienemmät projektit. Aikaisemmin jokaisesta projektista myös kertyi paperiaineistoa todella paljon ja Adminetillä sitä on saatu vähennettyä.

Erityisesti työtilausten laskutus on ottanut aimoharppauksen eteenpäin, kun Adminetillä varmistetaan pientenkin töiden laskutus ja saadaan laskut matkaan nopeasti.

– Isoin asia on, että nyt saadaan ylipäätään kaikki työt laskutettua. Aikaisemmin projekteja jäi laskuttamatta huonon materiaali- ja tuntiseurannan takia. Töiden laskutuksen ajan tasalla pitäminen oli välillä aika tuskaista ja laskutus laahasi perässä. Nyt laskut saa lähtemään todella nopeasti ja pystymme jopa ylläpitämään viikkolaskutusta tietyille tilaajille. Sitä myöten rahankiertokin on nopeutunut.

Projektiseurantaan Adminet on tuonut tarkkuutta ja reaaliaikaisuutta.

– Ennen talous- ja kateseuranta oli todella heikolla tasolla, kun yrityksen ja projektien taloudellinen tulos tiedettiin käytännössä vain tilikauden päättyessä. Nyt seuranta on muuttunut reaaliaikaiseksi. Pystyn katsomaan joka päivä tuloslaskelman tai seuraamaan työmaiden kannattavuutta. Kustannuskertymästä näen nopealla vilkaisulla jokaisen työmaan senhetkisen tilanteen ja raa’an totuuden, paljonko mihinkin on palanut tunteja ja mitä muita kuluja on syntynyt.

Rakentamisen toimintaa tukevat työkalut

Samin mielestä Adminetissä on tärkeitä rakentamisen toimintaa tukevia työkaluja. Hän on ollut tyytyväinen myös siihen, että ratkaisut kehittyvät jatkuvasti.

– Käyttöönoton jälkeen ohjelmisto on kehittynyt positiivisesti ja rakennusalan asioita on lisätty enemmän ja enemmän mukaan. Meille yksi tärkeä asia on, että Adminet tekee verottajan tiedonantovelvollisuuden raportit automaattisesti ilman, että niihin tarvitsee kiinnittää erillistä huomiota. Lisäksi jokin aika sitten tuli pdf-lomakkeet, joihin perustiedot tulevat automaattisesti, joten itse ei aina tarvitse kirjata kaikkea alusta lähtien. Valikoimassa on paljon hyviä lomakepohjia, meidän työssä esimerkiksi pölynhallintasuunnitelmat ovat tärkeitä.

Projektien suunnittelun ja materiaalihankintojen kannalta Sami pitää tärkeänä käyttäjän puolesta ylläpidettäviä tukkurihinnastoja.

– Ajantasaiset hinnastot ovat tärkeitä laskutuksen puolella sekä projektien suunnittelussa ja materiaalihankintoihin liittyvissä asioissa. Meidän toimintaamme nopeuttaa se, että pääsemme suoraan Adminetistä käsiksi esimerkiksi STARKin ajantasaiseen hinnastoon. Pystymme katsomaan omasta järjestelmästämme tuotetiedot suoraan oikeilla kauppanimikkeellä ja koodeilla.

Adminetin rakentamisen toimintaan suunnitellut ratkaisut ovat näkyneet Rakennuspinnoitus Rantasella erityisesti työläiden toimistorutiinien vähenemisenä.

– Turha paperinpyörittely ja moninkertainen kirjaaminen on poistunut. Olemme saaneet hyödynnettyä vapautuneen ajan muihin normaalitoimintaan liittyviin asioihin. Kun ajattelee omaa viikkorutiinia, niin jos aiemmin tein töitä seitsemänä päivänä viikossa, nyt teen vain viitenä. Niin sanottu normaalirytmi riittää itsellänikin ja viikonloput ovat vapaat.

Adminetistä on saatu tärkeä työkalu toimiston kokonaistoiminnan hallintaan.

– Itse olen ajatellut asian niin, että kaikki työkalut pitäisi olla kunnossa sekä työmailla että konttorissa. Saneerausalan töissä tarvitaan paljon erikoiskalustoa ja esimerkiksi puhtaudenhallinta on kohteissa todella tärkeää, mutta myös konttorissa on oleellista pitää asiat järjestyksessä. Adminet on meidän toimiston erikoistyökalu, jonka avulla olemme saaneet konttorin osalta kaikki työkalut kuntoon.