Asiantuntijan kynästä: Käyttöönoton 5 myyttiä

Me Admicomilla haluamme varmistaa asiakkaillemme hyvin sujuvan käyttöönoton ja tarjota kehittyvän järjestelmän, joka palvelee asiakkaan muuttuvia tarpeita sopimuksen allekirjoitushetkestä pitkälle tulevaisuuteen.

Tavoitteenamme on tarjota yrityksille se viimeinen järjestelmän vaihto positiivisena kokemuksena ja jatkaa asiakkaidemme kumppanina tulevina vuosina.

Meillä käyttöönotosta huolehtii joukko motivoituneita ja osaavia henkilöitä. Myös käyttöönottoprosessin mallia muokataan asiakkaan yrityskohtaisten tarpeiden mukaan. Varaamme käyttöönottoihin aikaa useammalle kuukaudelle ja toivomme myös projekteista palautetta, jonka avulla kehitämme palveluamme.

Parhaimmillaan onnistuneessa käyttöönoton projektissa käydään järjestelmän vaihdon lisäksi läpi omia prosesseja, omien resurssien käyttöä ja kehitetään koko toiminnan laatua sekä paremmilla työkaluilla työntekijöiden tyytyväisyyttä.

Olipa yrityksen koko ja lähtötilanne mikä tahansa tai arki hoidettu aikaisemmin paperilla, yhdellä ohjelmalla tai useammalla osajärjestelmällä, ovat käyttöönoton prosessiin liittyvät kysymykset hyvin samanlaisia. Näihin asioihin on tärkeää kiinnittää huomiota, mutta lopulta ne eivät ole koskaan muodostuneet ongelmaksi. Seuraavassa käyn läpi viisi yleistä käyttöönoton myyttiä ja kerron, miksi niitä ei kannata murehtia.

1. Vie liikaa aikaa

Projektin pituutta ei saa säikähtää, vaikka on totta, että Adminetin käyttöönotto vie kokonaisuudessaan keskimäärin noin 3-4 kuukautta. On haluttu varata aikaa, jotta asiat voidaan tehdä rauhassa ja jäsennellysti viikko kerrallaan. Näin myöskään viikoittain käytetty aika ei ole liian suuri. Uutta omaksuttavaa on paljon, mutta monelle yritykselle uuden mukana tulee merkittävästi aikaa säästäviä toimintoja ja automatiikkaa. Sen ansiosta voidaan keskittyä oleelliseen ja yrittäjälle jää myös enemmän vapaa-aikaa.

Yksi isoimmista muutoksista Adminetin käyttöönoton jälkeen yrittäjillä onkin ollut ajankäytön muuttuminen huomattavasti tehokkaammaksi. Itselleni jäi hyvä mieli esimerkiksi asiakkaasta, joka vuosien tauon jälkeen oli jälleen ehtinyt kalastamaan ja oli tästä onnellinen. Ja vielä melko pian käyttöönoton jälkeen.

2. Liikaa ylimääräistä työtä

Hetkellisen työrupeaman jälkeen toinen iso tarjoamamme asia on työmäärän vähentäminen. Kouluttajatiimi pyytää toimittamaan siirrettäviä tietoja ja yhdessä Adminetin ympäristöön viedään yrityksen sekä henkilöstön tietoja, omia hinnastoja, työkohteita ja asiakkaita. Myös tämä on selkeästi vaiheistettu, ohjeistettu ja roolitettu, paljon tehdään myös yhdessä. Vaikka tämä hetkellisesti työllistää, tehty työ palkitsee itsensä toimivana ympäristönä, josta saadaan paras mahdollinen hyöty irti.

Vastapainona Adminet tarjoaa paljon automatiikkaa arjen helpottamiseksi.

Moni työ, kuten asioiden syöttäminen paperilta ja järjestelmistä toisiin jää pois. Jatkossa tilalla on yksi reaaliaikainen järjestelmä, josta työmaiden ja koko yrityksen tilanne on helposti seurattavissa. Halutessaan asiakas saa ajantasaiset raportit suoraan sähköpostiinsa ja voi pysyä ajan tasalla vaikka mökin laiturilta.

3. En opi

Osittain lausahdus sisältää toki varmasti huumoriakin, mutta oma oppimiskyky arvioidaan monesti aivan liian alhaiseksi, ellei olemattomaksi – ja usein täysin syyttä. Meiltä projektiin sitoutuu nimetty henkilö tai tiimi, jonka takana on koko yrityksemme henkilöstön osaaminen ja ammattitaito. Projekti viedään organisoidusti läpi ja asioita sekä sovelluksia opetellaan yksi kerrallaan tärkeysjärjestyksessä. Aina saa kysyä ja aina voidaan myös kerrata.

Kun vain oma asenne on kunnossa ja käyttöönottoon on varattu tarpeeksi aikaa ja resursseja, ei oppiminen ole koskaan ollut ongelma.

Käyttöönoton jälkeen tukena on myös järjestelmämme laajat sisäiset ohjeet sekä tukipalvelu. Erilaisia asiakasyritysten tarpeiden mukaan muokattuja syventäviä jatkokoulutuksia on saatavilla kattavasti ja näitä myös lämpimästi suosittelen.

Uuden oppiminen on aina myös oivaltamisen elämyksiä, jotka ruokkivat halua oppia lisää. Lopulta monimuotoisen raportointimme avulla monet asiakkaat oppivat myös uutta omasta yrityksestään.

4. Työntekijät mietityttävät

Työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota ei haluta horjuttaa tuomalla uusia asioita, jotka saattavat lisätä työmäärää tai aiheuttaa vastustusta. Epävarmuutta on usein etenkin silloin, jos osa henkilöistä ei ole aikaisemmin juurikaan ollut tekemisissä älypuhelimien kanssa.

Mutta ihmiset yllättävät ja itsellänikin on etenkin tästä todella monia hienoja ja positiivisia kokemuksia.

Tässä korostuu muutosprosessin oikeanlainen ja positiivinen johtaminen eli sitoutunut avainhenkilöstö, henkilöstön tiedottaminen hyvissä ajoin ja ottaminen mukaan projektiin sekä herääviin kysymyksiin vastaaminen.

Käyttöönottotiimimme kouluttaa myös työntekijät, jos näin halutaan, ja lisäksi he saavat hyvät ohjeet. Työntekijätkin voivat käyttää Adminettiä joko älypuhelimella, tabletilla tai täysversiota tietokoneella sen mukaan, mikä parhaalta tuntuu.

Lopulta Adminet on tarjonnut myös työntekijöiden arkeen yhden paljon selkeämmän työkalun, eikä esimerkiksi erään asiakkaan henkilöstöllään teettämässä kyselyssä vanhaan ole enää haluttu palata. Kaiken jännityksen jälkeen on parasta, kun se henkilö, jonka puolesta eniten jännitettiin, palauttikin täysin virheettömät työkirjaukset.

5. Tilitoimisto mietityttää

Tarjoamme asiakkaillemme myös oman tilitoimistomme kirjanpidon ja palkanlaskennan ammattilaisten palveluita. On kuitenkin täysin mahdollista, että asiakasyrityksen henkilöstö tai ulkopuolinen tilitoimisto jatkossakin hoitaa reskontraan, palkkoihin, kirjanpitoon ja ilmoituksiin liittyvät tehtävät. Heille avataan Adminettiin omat tunnukset ja myös heidät koulutetaan. Osa kouluttajistamme on keskittynyt taloushallinnon asioiden tiedonsiirtoon sekä henkilöiden koulutukseen ja heillä on erityisesti tämän alan kokemusta ja osaamista.

Myös tilitoimistolle Adminet tuo yleensä perinteiseen toimintatapaan verrattuna uudenlaisen työympäristön, jossa päästään pitkälti irti manuaalisista kirjauksista ja ilmoitusten rakentamisesta.

Tällöin toimintaa voidaan kehittää enemmän asiantuntijapalveluksi. Monet kirjanpitäjät ovat ottaneet suurella ilolla vastaan Adminetin kehitysaskeleena työssään.