Laaja-alaista projektinhallintaa

Mutta projektejahan ne laskutyötkin ovat. Ja varsin usein nekin ovat pitkäkestoisia ja euromääräisesti suuria. Hirveä määrä tunteja ja tavaroita.

Uudet sopimusmallit ja rakennusten elinkaariajattelu lisää haasteita tällä saralla.

Laskut eivät olekaan enää pelkkiä maksueriä, vaan laskutetaan huoltosopimuksia, suoritteita, mittapöytäkirjoja ja tuntitöitä. Niiden hallintaan käytetään yleisesti useita eri järjestelmiä ja tiedot laskutukseen, palkanlaskentaan ja projektiseurantaan parsitaan kokoon enempi vähempi manuaalisesti.

Ja vaikka kyse olisikin vain lisätöiden laskuttamisesta, työllistää niiden hoitaminen työntekijöitä, työnjohtoa ja toimistoa. Vaikka euromääräinen osuus olisi vain 5-10 % liikevaihdosta, on syntynyt työmäärä huomattavasti tätä suurempi. Joidenkin ansaintalogiikka perustuu lisä- ja muutostöihin ja/tai asukasmuutoksiin. Silti käytössä on varsin alkeelliset työvälineet.

Haaveiltu lisävoitto hukkuu sählinkiin.

Eikä prosessikaan ole ihan helppo. Laskutetaanko sovittua kiinteää pottia, suoritteita/mittapöytäkirjoja, tunteja ja yleisten sopimusehtojen mukaisesti hinnoiteltuja tavarahankintoja vai laskutetaanko vaikkapa jonkun tukkurin hinnoilla. Joka tapauksessa lisä- ja muutostöiden laskutus pitää koota systemaattisesti ja varmistaa, että ne ylipäätään laskutetaan ajoissa.

Laskutyötyyppisessä toiminnassa tuntien, hintojen ja ostolaskujen hallinta korostuu jopa enemmän, kuin urakkatöissä.

Koko kate hukkuu helposti laskuttamattomiin töihin, suoritteisiin/mittapöytäkirjoihin ja tarvikkeisiin. Laskutushävikki voi olla uskomattoman suuri. Lisäksi isoilla työmailla moni on viime aikoina saanut karvaasti kokea liian harvoin – tai liian myöhään – hyväksytettyjen lisä- ja muutostöiden ongelmat: niitä ei ole päästy laskuttamaan lainkaan!

Lisäksi laskutyötyyppisissä töissä projektien hallinta on hektisempää. Resurssitarpeita on ohjattava jatkuvasti. Miehet hyppivät työmaalta toiselle. Tieto miehille on välitettävä mobiililaitteilla ja vastaavasti toteumatiedot on saatava mobiilisti.

Koko business-logiikka muuttuu siirryttäessä maksueräurakoista laskutöihin.

Järjestelmämielessä haaste on myös iso – varsinkin jos työvälineet ovat hajallaan useissa eri järjestelmissä. Usein iso osa järjestelmistä on tehty yleisohjelmistoiksi palvelemaan parturia, polkupyöräkorjaamoa ja myös rakentamista.

Uskallanpa kuitenkin väittää, että rakentamisen tarpeet vaativat toimialalle kehitettyjä ratkaisuja.

Ilkka Uusi-Maahi
Partner