Kymen Osarak Oy: Mobiili on ehdoton työkalu

Rakennusalaa ei perinteisesti mielletä toimialaksi, joka kulkisi kehityksen kärjessä sähköisten järjestelmien ja mobiiliratkaisuiden hyödyntämisessä. Yhä useammassa yrityksessä on kuitenkin herätty siihen, että oikealla tavalla liiketoimintaa tukevat tietojärjestelmät helpottavat aidosti arjen toimintaa.

– Rakennusala on aika vanhoillinen ja olisi jo korkea aika siirtyä vähän nykyaikaisempiin järjestelmiin. Omaa ajattelutapaa pitää olla valmis muuttamaan, mutta lähtökohtana on kuitenkin löytää omaan toimintaan sopiva ratkaisu, jolla tekeminen pysyy kevyenä ja toimintoja saadaan automatisoitua, Kymen Osarak Oy:n yrittäjä ja toimitusjohtaja Juha Nikula toteaa.

Nikula arvioi, että siirtymistä nykyaikaisten ratkaisuiden hyödyntämiseen jarruttavat vanhat asenteet, joihin törmää usein työmailla muutenkin.

– Niinhän se menee näissä töissä monesti, että kaikkitietävä vanhempi ammattimies kertoo nuoremmalle, että näin on aina tehty ja tehdään vastakin. Nuoremmilla on monesti erittäin hyviä ideoita ja he kyseenalaistavat toimintatapoja, mutta herkästi käy niin, että ajatukset torpataan koska ei haluta luopua totutuista tavoista ja opetella uutta. Kun sukupolvi vaihtuu, niin tämäkin asia varmaan nytkähtää eteenpäin.

Kymen Osarak otti loikan nykyaikaisiin toimintatapoihin reilu vuosi sitten, kun papereille heitettiin hyvästit ja toiminta sähköistettiin Adminetillä. Yritys on valjastanut nimenomaan mobiilitoiminnot tehokäyttöön, jotta asioita voidaan hoitaa sujuvasti kännykällä myös työmaalta.

– Ainakin meillä mobiili on aika ehdoton työkalu, kun itsekin yritän olla haalarit päällä vähintään puolet työajasta – ja mielellään enemmänkin. Silloin helpottaa aika paljon, että sovellukset ovat aina mukana taskussa. Siirtyminen sähköiseen maailmaan sujui meidän pieneltä porukaltamme hyvin ja jälkeenpäin olemme olleet kaikin puolin tyytyväisiä ratkaisuumme, Nikula toteaa.

Myös työntekijöille muutos on ollut positiivinen, eikä uuden toimintatavan oppiminen ole vaatinut suuria ponnisteluja.

– Minä pääsin ainakin hyvin sisään uuteen toimintatapaan. En ole koskaan ollut millään tavalla yliaktiivinen sähköisten ratkaisujen kanssa, mutta tämä muutos oli todella helppo. En näe, miksi muut eivät uskaltaisi ottaa samaa askelta. Muutosta ei pidä kokea haasteena, vaan ajatella sitä mahdollisuutena ja lähteä innolla mukaan. Täytyy myös pitää mielessä, että nämä ratkaisut on tehty ennen kaikkea helpottamaan yrittäjää. Ainakin meidän toimintaa Adminet on helpottanut, joten isommassa porukassa siitä luulisi olevan vielä enemmän hyötyä, kirvesmies Janne Nupponen arvioi.

Sähköinen tuntikirjaus nopeuttaa laskuttamista ja rahankiertoa

Suurin hyöty toimintatapojen sähköistämisestä on tullut siirryttäessä paperisista tuntikorteista töiden kirjaamiseen mobiililla. Nikulan arkea helpottaa huomattavasti Adminetin automatiikka, jonka ansiosta mobiiliin kirjatut tunnit kohdistuvat oikealle kohteelle ja näkyvät heti myös palkanlaskennassa:

– Paperikirjausten aikaan otettiin kerran kuussa laput esiin, laskettiin palkat ja sen jälkeen perattiin tunnit laskutyökohteiden laskutusta varten. Kun varasi aina päivän tai pari aikaa, sai laskutuksenkin tehtyä. Papereista on nyt se rapia vuoden päivät saatu olla erossa, eikä niihin mielellään enää palata, koska nykyinen tapa helpottaa aika paljon ainakin minun työtäni.

Mobiili tuntikirjaus on selkeyttänyt tuntikirjauskäytäntöjä ja helpottanut kirjausten jatkokäsittelyä.

– Mobiiliversioon tulee jotenkin helpommin ja selkeämmin kirjattua kaikki asiat. Paperilla kirjaukset olivat vähän sitä sun tätä ja työnantaja sitten selvitteli, mitä tunteja on mennyt mihinkin. Tämä on varmasti hänellekin tosi hyvä homma, Nupponen toteaa.

– Aiemmin kirjaukset tehtiin kalentereihin, mutta eihän nuoriso viitsinyt kirjoittaa tapahtumia ylös kovin tarkasti. Sitten aina kyseltiin kuun vaihtuessa, että mitäs me milloinkin tehtiin. Nyt homma toimii jouhevammin: Kun he muutenkin näpräilevät kännyköitään, niin tunnitkin tulee kirjattua järjestelmään kätevästi, Nikula vahvistaa.

Kymen Osarak toteuttaa suhteellisen paljon laskutyökohteita ja niiden laskuttamista tehostaa tuntikirjausrutiinien lisäksi helppo ostolaskujen kohdistus.

– Pystymme läpiviemään nopeammin sellaiset pienet työt, joiden laskuttaminen vaati aiemmin tunti- ja materiaalikirjausten odottelua kuun loppuun. On ollut hirveän suuri apu, että myös ostolaskut kirjautuvat suurin piirtein itsestään eteenpäin laskutukseen. Nyt laskutöiden laskuttaminen riippuu lähinnä siitä, miten nopeasti tarvikelasku tulee toimittajalta, mutta itsestä se ei ole enää millään lailla kiinni. Tehokkaampi laskutöiden käsittely nopeuttaa myös rahankiertoa ainakin pari viikkoa, Nikula kertoo.

Mobiiliratkaisu kulunvalvontaan

Kymen Osarak hoitaa verottajan vaatimat rakentamisilmoitukset Adminetillä. Myös ilmoituksiin liittyvä kulunvalvonta tapahtuu näppärästi mobiilisovelluksella.

– Otimme juuri rakentamisilmoitukset ja kulunvalvonnan käyttöön. Vaikka olemme pieni yritys, toimimme parhaillaankin työmaamme päätoteuttajana, eli joudumme pitämään kirjaa myös muista urakoitsijoista. Työmaiden automaattinen raportointi on huomattava etu ja helpottaa tekemistä hirveän paljon. Olen joskus joutunut tekemään ilmoituksia myös erillisen palvelun kautta ja kyllähän se melko työläs juttu oli, Nikula kertoo.

Toistaiseksi työntekijät ovat hoitaneet kulunvalvontakirjaukset omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Kun työmaa saadaan siihen pisteeseen, että siellä tarvitaan ulkopuolisia urakoitsijoita, ryhdytään käyttämään Työmaan kulunvalvonta -sovellusta. Sen avulla koko työmaan kulunvalvonta hoituu yksillä tunnuksilla.

– Kohta työmailla alkaa kulkea muitakin urakoitsijoita, joten siinä vaiheessa on kätevää, että saamme tiputeltua kaikki henkilöt työmaille yhden kirjautumisen kautta.

Työntekijöiden kannalta kulunvalvonta mobiilisovelluksella on ollut sujuvaa.

– Se on oikeinkin hyvä homma ja meillä päivittäisessä käytössä. Olen lisännyt sovelluksen mobiilin etusivulla näkyviin suosikkeihin, joten käytännössä kirjautumisen jälkeen klikkaan vain sovelluksen kuvaketta ja painan kyseisen työmaan kohdalta Aloita työ -painiketta. Pois lähtiessäni sitten kirjaudun ulos vastaavasti. Siinä se kaikessa yksinkertaisuudessaan, Nupponen kuvailee käytännön toimenpiteitä.

Seuranta aina mukana

Adminetin mobiilityökalut on otettu yrityksessä tehokäyttöön ja työntekijät hoitavat mobiilisti kaiken – aina lomakirjauksia myöten.

– Mobiilin kautta on helppo näpytellä poissaolot, työajanlyhennykset ja lomat. Mobiilikäyttö on hyvä siinäkin mielessä, että monesti kotimatkalla tulee mieleen, että jokin asia unohtui sanoa tai kirjata, niin sitten ei muuta kuin asia Adminetin kautta ylös, niin työnantajakin saa tiedon saman tien, Nupponen kertoo.

Tehokkaalla mobiilityökalujen hyödyntämisellä on päästy tilanteeseen, jossa seuranta kulkee mukana taskussa ja yrittäjä ehtii itsekin olla työmailla.

– Adminetin uusi mobiili on selkeä ja omat suosikkisovellukset saa kätevästi etusivulle. Kyllä minä olen työntekijänä ollut tuntien kirjaamiseen ja muuhun todellakin tyytyväinen. Paperiaikaan verrattuna on myös hyvä, että seuranta kulkee mukana taskussa ja voi milloin tahansa tarkistaa omalta kohdaltaan töiden etenemisen. Työnantajallekin on varmasti tärkeää, että voi seurata kokonaisuutena, kuinka paljon työaikaa tiettyyn kohteeseen on käytetty, Nupponen toteaa.

– Nyt olemme päivittäin ihan eri tavalla ajan tasalla siitä, kuinka paljon tunteja on mihinkin mennyt. Jos aiemmin jokin kohde sitoi minutkin viikolla työmaalle, niin hyvin pitkälti se tarkoitti, että ainakin toinen päivä viikonlopusta meni laskutuksen ja muiden asioiden hoitamiseen. Olinkin aluksi vähän ihmeissäni, että mitä tässä tekisi, kun Adminetin myötä ei ole mitään paperihommiakaan. Työmäärä on pienentynyt huomattavasti, joten nyt ehtii ihan toisella tavalla olla haalarihommissa ja viettää myös vapaa-aikaa, Nikula kertoo.

Kymen Osarak Oy

Kouvolassa neljän henkilön voimin operoiva rakennusyritys, jonka tiimi on sopiva sekoitus nuoruuden intoa ja kokemuksen mukanaan tuomaa varmuutta. Tehokkaalla mobiilityökalujen hyödyntämisellä teollisuus- ja vahinkorakentamista toteuttava yritys on varmistanut, että myös yrittäjä ehtii vetää haalarit päälle ja olla mukana työmailla.