Tilitoimistojen ja Adminetin yhteistyössä on voimaa
Adminet tarjoaa tilitoimistoille keinoja selvitä nopeasti muuttuvasta ympäristöstä sekä palvella entistä paremmin asiakasyrityksiä.
Porvoolainen Monitoimisto Oy on Admicomin tilitoimistoyhteistyökumppani, joka hoitaa useiden Adminet-asiakkaiden taloushallintoa. Yhteistyö käynnistyi reilu vuosi sitten, kun Monitoimiston 50 henkilöä työllistävä asiakas halusi uusia toiminnanohjausjärjestelmänsä Adminettiin.
– Tuon kokoisessa yrityksessä on työnjohtajaa, työpäällikköä, omistajaa ja sitten vielä me tilitoimistona hoitamassa taloushallintoa. Yrityksen toiminta haluttiin sellaiseen ohjelmistoon, johon kaikkien olisi helppo päästä käsiksi ja moninkertaisesta työstä päästäisiin eroon mahdollistamalla asioiden loppuun saattaminen yhdellä kirjauksella, Monitoimisto Oy:n hallituksen puheenjohtaja Tina Karlsson kertoo.
Helpon yhteiskäytön lisäksi yrityksen toimintaan haluttiin reaaliaikaisuutta, jotta liiketoimintaa voitaisiin seurata paremmin.
– Oli tärkeää saada projektien seuranta tarkemmaksi sekä päästä lukuihin käsiksi helpommin ja ajantasaisesti. Vanhoilla järjestelmillä elettiin kirjanpidon kanssa aina kuukausi jälkijunassa, kun piti ensin odottaa kaikkien ostolaskujen saamista reskontraan ja vasta sen jälkeen tietoja lähdettiin siirtämään kirjanpitoon. Nyt päästään paljon herkemmin reagoimaan tapahtuviin muutoksiin, kun näemme ongelmakohdat ja niiden syyt saman tien projektin luvuista.
Monitoimisto oli aktiivisesti mukana asiakkaansa Adminet-käyttöönotossa ja ammensi sitä kautta oppia ja ymmärrystä myös omaan rooliinsa taloushallinnon hoitamisesta Adminetillä. Sittemmin yritys on ollut toisenkin asiakkaansa tukena Adminetin käyttöönottoprojektissa.
– Me olimme oikeastaan se taho, joka oli eniten Admicomin kanssa tekemisessä käyttöönottovaiheessa ja olimme mukana jokaisessa koulutuspäivässä. Sitä kautta oli helppo lähteä yhdessä asiakkaan kanssa opettelemaan asioita askel kerrallaan ja saimme hyvän ymmärryksen, kuinka kaikki parametrit ja asetukset ohjelman taustalla toimivat.
Tehokkuutta asiakkaan toimintaan
Sen lisäksi, että Adminet nopeuttaa kirjanpitoa ja sujuvoittaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa, on sen merkitys iso myös asiakasyrityksen muuhun arkeen.
– Merkittäviä asioita ovat esimerkiksi sellainen oikeassa ajassa eläminen, paperittomuus ja se, että kaikki tiedot ovat aina mukana omalla läppärillä tai pädillä. Kun asiat eivät ole levällään monessa eri ohjelmassa ja paikassa, tieto on milloin tahansa helposti kaikkien saatavilla yhdestä paikasta ja yhden osoitteen takaa.
Sähköisellä toimintatavalla asiakasyrityksen arkeen saadaan lisää tehokkuutta, kun asiat voidaan hoitaa sujuvasti mistä tahansa.
– Kun kaikki tapahtuu sähköisesti ja reaaliajassa, esimerkiksi työntekijöiden tuntikirjaukset ja laskutus pystytään tekemään omalla puhelimella heti työn valmistuttua – vaikka jo siinä asiakkaan kynnyksellä. Ajantasainen toimintatapa tuo äärettömän paljon lisäarvoa asiakkaan tekemiseen.
Karlssonin mukaan Adminet on sekä yrittäjän että kirjanpitäjän arkea helpottava ratkaisu.
– Jos yrityksessä rupeaa vähänkään olemaan työntekijöitä ja useampia projekteja, niin ilman muuta suosittelen Adminetin käyttöä. Se helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän arkea, kun saadaan toimivat työvälineet, joiden kanssa ei tarvitse pyöritellä lippuja ja lappuja tai etsiä tietoja eri paikoista. Mielestäni myös tarkka ja ajantasainen seuranta on ihan äärettömän tärkeää, jos halutaan päästä hyviin tuloksiin.
Reaaliaikainen kirjanpito on asennekysymys
Taloushallinnon osalta uuden järjestelmän kanssa hypättiin suoraan syvään päätyyn, sillä perinteiseen tilitoimistomaailmaan verrattuna Adminetin reaaliaikaisuuden edellyttämät kirjanpito-käytännöt vaativat totuttelua. Karlssonin mukaan kyse on kuitenkin lopulta vain asennoitumisesta ja tärkeintä on yhteisen asiakkaan etu.
– Ajantasaisuus on kirjanpitäjän näkökulmasta se suurin muutos, kun kuluvan kuukauden asiat hoidetaan sen aikana. Alkuun tuntui omituiselta, ettei esimerkiksi takautuvia kirjauksia voi tehdä, kun oli aina tottunut elämään kirjanpidon kanssa jälkijunassa. Uusi toimintatapa vaati oman asennoitumisen muuttamista ja täytyi opetella olemaan valveutuneempi siinä, että asiat hoidetaan ajallaan. Lopulta kyse on kuitenkin vain oman työn aikatauluttamisesta. En näe reaaliaikaista toimintatapaa ongelmana – muuta kuin asenneongelmana. On paljon tärkeämpää, että asiakas saa liiketoiminnastaan oikeasti ajantasaista tietoa.
Jotta Adminettiä käyttävälle asiakasyritykselle pystytään tarjoamaan koko ajan reaaliaikaista ja luotettavaa seurantatietoa, ei menneitä kirjauksia voi muokata takautuvasti. Sen sijaan virheelliset kirjaukset oikaistaan tarvittaessa kirjanpitoon jälkikäteen.
– Jos virheellisesti kirjattu ostolasku halutaan kokonaisuudessaan siirtää toiseen paikkaan, se onnistuu paljon helpommin kuin monessa muussa kirjanpito-ohjelmassa. Tarvittaessa väärin kirjattuja tapahtumia voi oikaista jälkikäteen myös muistiotositteella tai korjaustositteella. Virheisiin on tosi helppo tarttua, kun ne tämän päivän oikeat luvut näkee heti, eikä parin kuukauden päästä.
Karlsson on ollut tyytyväinen myös siihen, että tehtyjä korjauksia on helppo tarkastella jälkikäteen.
– Mielestäni on kiva, että korjaustositteiden kirjauksista jää jälki Adminettiin ja tarvittaessa pääsee helposti tarkastelemaan alkuperäistä tapahtumaa sekä liikkumaan tapahtumien välillä. Lisäksi esimerkiksi pääkirjan puolelta näkee suoraan, mitä korjauksia jonkin tilitapahtuman tositteelle on tehty.
Noin vuoden yhteistyön jälkeen muuttuneet kirjanpitorutiinit ovat jo luontainen osa Monitoimiston arkea ja yrityksessä on oltu tyytyväisiä Admicomilta saatuun tukeen sekä ohjelmiston jatkuvaa kehittymiseen.
– Olen ollut hirveän tyytyväinen Admicomin tarjoamaan tukeen. Meilläkin on täällä erinäisiä haasteita, niin tukipyynnöt ovat toimineet tosi hienosti ja akuuteissa asioissa saa kivasti puhelimellakin vastaukset ongelmiinsa. Olen ollut myös iloisesti yllättynyt siitä, kuinka aktiivistesti ohjelmistoa kehitetään. Vaikka olemme käyttäneet Adminettiä vasta vuoden verran, siihen on tässäkin ajassa tullut tosi monta työskentelyä helpottavaa päivitystä.
Enemmän aikaa olennaiseen
Monitoimisto haluaa palvella asiakkaitaan laadukkaasti ja olla oikeasti mukana asiakkaansa liiketoiminnan kehittämisessä. Tähän Adminet on tuonut lisää aikaa.
– Emme ole ihan perinteinen tilitoimisto siinä mielessä, että meille asiakas on aika paljon enemmän kuin monelle muulle ja tärkeämpää on laatu kuin määrä. Emme pelkästään hoida lakisääteisiä velvoitteita, vaan olemme tosi paljon mukana asiakkaan toiminnassa. Pystymme tuottamaan omalla ammattitaidollamme asiakkaalle lisäarvoa auttamalla häntä oikeasti tulkitsemaan yrityksensä lukuja ja puuttumaan niihin, jos jokin asia ei täsmää – ja tässä Adminet on auttanut toimintaamme.
Karlssonin mukaan Adminet tuo helpotusta taloushallinnon ammattilaisen arkeen erityisesti pitkälle viedyn automatiikan avulla ja poistaa näin ison joukon perinteisillä menetelmillä manuaalista työtä vaativista askareista.
– Manuaalityö jää pois, kun automatiikka hoitaa ihan hirveän paljon asioita. Enää emme esimerkiksi käsittele tiliotteita, koska ohjelma hoitaa sen puolestamme. Ainoastaan joitain yksittäisiä ilman viitettä maksettuja tapahtumia joutuu kohdistamaan. Ostolaskupuolella ei ole enää sellaista perinteistä tallentamista ja tietojen naputtelua, kun kaikki laskujen tiedot tulevat oikeasti sähköisesti järjestelmään sekä ohjautuvat automaattisesti oikeaan paikkaan, oikealle henkilölle tarkistettavaksi ja kohdistuvat oikeille tilauksille. Adminet myös oppii käytön mukaan, mihin me haluamme eri tyyppisiä laskuja ohjattavan.
Manuaalisen työn poistuminen on muuttanut yrityksen toiminnan painopistettä ja mahdollistanut syvemmän yhteistyön asiakkaiden kanssa.
– Meidän liiketoimintaamme muutos on vaikuttanut siten, että laskutus ei enää koostu kirjausten tekemisestä, vaan me valvomme asioiden hoitamista ja olemme myös päässeet myymään uudenlaisia palveluita. En koe, että olisimme menettäneet jotain, vaan asiakassuhde on muuttanut muotoaan ja yhteistyö on pikemminkin syventynyt, kun olemme pystyneet vapauttamaan resursseja rutiineista aitoon kanssakäymiseen.
Pienelle ja laatuun panostavalle perheyritykselle muutos liiketoiminnassa on tärkeä, sillä rutiinityön poistuessa asiakkaita voidaan palvella entistä laadukkaammin.
– Enää ei vain huudella kuittien, lippujen ja lappujen perään, vaan enemmänhän tämä on mennyt sellaiseen konsultoivaan työhön ja asiakkaan kanssa kommunikointiin. Kun turha manuaalinen työ jää pois, pystymme oikeasti keskittymään asiakkaan kanssa hänen talousasioidensa preppaamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen, verotukseen ja kaikkeen muuhun, mihin ei aiemmin tuntunut riittävän aikaa. Se on kaikista paras juttu, että turhat arkirutiinit ovat jääneet pois ja pystymme keskittymään olennaiseen.
KUVA: Monitoimisto Oy