R4 Group Oy sai Adminetistä kokonaisratkaisun kasvavan toimintansa hallintaan: ”Samaan aikaan kevyt ja kattava”

R4 Group on Uudenmaan ja Pirkanmaan alueilla toimiva korjaus-, muutos- ja toimitilarakentamiseen erikoistunut konserni, joka toteuttaa kokonaisvaltaisesti haastaviakin kohteita, esimerkiksi kokonaisten kiinteistöjen perusparannukset ja käyttötarkoituksen muutokset. Yritys aloitti toimintansa vuonna 2015, kun vastaavanlaista toimitilapalvelua tuottavassa yrityksessä työskennelleet miehet päättivät irtautua silloisen työnantajan palveluksesta ja perustaa oman yrityksen. Jo ennestään yrittäjämäisessä asemassa toimineelle viiden henkilön perustajaryhmälle hyppäys yrittäjyyteen on ollut tervetullut haaste.

– Ei meistä kukaan ole katunut päivääkään. On paljon siistimpää, että saa itse määrätä tekemisensä tahdin ja myös nauttia aikaansaamistaan tuloksista. Me olemme kyllä aika kunnianhimoista sakkia siltä osin, toimitusjohtaja Taneli Ilmakari kertoo.

Yritys on alusta alkaen halunnut toteuttaa kattavaa rakennuspalvelua toimien itse pääurakoitsijana toteuttamissaan kohteissa.

– Halusimme hypätä sinne pääurakoitsijan rooliin, emmekä toimia alihankkijana muille. Olemme alusta asti toteuttaneet itse laajaa rakennuspalvelua ja meillä on kattava kontaktiverkosto sekä talotekniikkapuolen alihankintaketju, joita hyödynnämme projekteissamme.

R4:n toiminta perustuu rehtiin, rentoon, nopeasti reagoivaan ja ratkaisuhaluiseen yhteistyöhön. Yritys haluaa uudistaa rakennusalan toimintatapoja ja raikas ote tekemiseen näkyy yrityksessä monella tavalla.

– Meillä on hyvin nuorekas jengi töissä ja yrityksen keski-ikä on tällä hetkellä varmaan noin 30-35 vuotta. Haluamme tuoda rakennusalalle uudenlaisia toimintatapoja ja huomattavasti parempaa reagointikykyä, kuin monelta yritykseltä löytyy. Olemme myös lähteneet viemään henkilöstöstrategiaamme voimakkaasti leanin suuntaan ja haluamme, että jokaisella työntekijällä on yrityksessä isompi merkitys, kuin he itse vielä välttämättä edes tietävät.

Kolmessa vuodessa hurjaa kasvua

Reilun kolmen toimintavuotensa aikana R4 on ottanut huimia kasvuloikkia, sillä sen liikevaihdon kasvu on ylittänyt odotukset komeasti ja alun perin Helsinkiin perustettu R4 Korjausurakointi Oy sai alkuvuodesta sisaryrityksen, kun myös Tampereelle avattiin toimipiste osana R4 Group -konsernia.

– Kasvumme on ollut hyvinkin progressiivista ja olemme käytännössä yli tuplanneet kasvuvauhtimme siitä, mitä alun perin budjetoitiin. Nyt kolmas tilikausi alkaa olla paketissa ja sen aikana yritys on vaihtanut 23,5 miljoonaa euroa. Työllistämme vakituisesti 50 ihmistä, mutta välillisesti määrä on sellainen 150 henkilöä hankkeiden vahvasta alihankinta-asteesta johtuen.

Ilmakarin mukaan kasvun salaisuus piilee avoimessa toimintatavassa ja työlleen omistautuneessa tiimissä.

– Olemme alusta asti halunneet pitää toimintamme asiakkaan suuntaan mahdollisimman avoimena ja sitä kautta säilyttää asiakkaiden luottamuksen. Emme todellakaan ole mikään yhden urakan ihme, vaan haluamme asiakkuuksille jatkuvuutta. Tätä tukee se, että tiimimme on työlleen omistautunut ja palvelualtis. Kaikki bisnes on kuitenkin aina enemmän tai vähemmän ihmisbisnestä ja menestykseen vaikuttavat ennen kaikkea ne ihmiset, jotka bisnestä tekevät. Loppujen lopuksi tuotteella on aika vähän väliä, edellyttäen että se on kunnossa.

Toiminta on tarkoitus pitää kasvu-uralla jatkossakin, mutta lähitulevaisuudessa tähtäin on vahvemmin toimintatapojen kehittämisessä.

– Tavoitteena on edelleen pysyä kasvuyrityksenä, mutta vähän pienempikin kasvu riittää. Tänä vuonna pääpaino on prosessien ja henkilöstöjohtamisen kehittämisessä – ja tietysti sitä kautta toivotaan myös kannattavuuden parantumista.

Kaikki toimialan työkalut samassa paketissa

Osana kannattavuuden parantamista R4 halusi käyttöönsä myös paremmin kasvavan yrityksen tarpeita palvelevan kokonaisjärjestelmän.

– Aiemmilla työnantajilla olin huomannut, että mitä enemmän päällekkäisiä järjestelmiä on, sitä vähemmän ihmiset niitä hyödyntävät ominaisuuksien mahdollistamalla tasolla ja varsinkin jälkikäteen tietoja on enää vaikea löytää mistään. Kasvavan toimintamme hallitsemiseksi ja kannattavuuden parantamiseksi päädyimme vaihtamaan järjestelmämme Adminettiin, johon pystyimme keskittämään kaikki toimintomme.

Tärkeää oli myös mahdollisuus saada kirjanpitopalvelut osana Admicomin tarjoamaa kokonaispalvelua.

– Kokonaisvaltaiset kirjanpitopalvelut olivat avainasemassa valintaa tehtäessä. Olemme saaneet mielestämme hyvää palvelua ja yhteistyömme on ollut tiivistä. Kaikki asiat ovat hoituneet sovitusti ja tarvittaessa olemme myös saaneet konsultaatiota sellaisiin asioihin, jotka ovat meitä mietityttäneet.

Adminet saatiin yrityksessä ongelmitta käyttöön ja noin vuoden jälkeen siitä on tullut päivittäinen osa yrityksen asioiden hoitamista. Tavoitteena on ottaa Adminetin ominaisuudet käyttöön mahdollisimman laajasti.

– Kaikista tärkeintä on itse ensin sisäistää, mitä ohjelmalta haluaa. Sitä kautta on paljon helpompi lähestyä käyttöönottoakin, kun osaa esittää oikeita kysymyksiä. Meillä käyttöönottoprosessi meni hyvin ja Adminetistä on tullut päivittäinen työkalu, jonka selkeydestä ja helppokäyttöisyydestä tykkään. Samaan aikaan saamme kuitenkin myös ongelmatilanteissa erittäin hyvää tukipalvelua.

Helpotusta pääurakoitsijan rooliin R4 halusi Adminetistä ratkaisun, jolla pystytään hoitamaan sujuvasti yrityksen pääurakoitsijan vastuut ja saadaan koko urakka hallittua mahdollisimman tehokkaasti laskennasta työmaan arjen hoitamiseen.

– Halusimme kehittää meidän laskentaa ja olemme tämän vuoden puolella saaneet virallisesti Adminetin laskentamoduulin käyttöön. Kun se saadaan viimeisteltyä ja tuotua omat panoshinnat laskennan taustalle, saamme vietyä tiedot projektilaskennasta suoraan budjetiksi. Tiettyjen hallinnollisten toimenpiteiden jälkeen projektin vetovastuun ottaa työmaa-organisaatio, joka resursoi projektin, ylläpitää varsinaista budjettia, hoitaa laskutusta ja ostolaskujen tarkastusta, dokumentointia ja muita työmaan hallintaan liittyviä asioita.

Yrityksessä on ryhdytty seuraamaan urakoita entistä tarkemmin litteratasolla ja seurantatietoa hyödynnetään myös tulevien urakoiden laskennassa.

– Kun saamme konkreettista dataa urakoista litteratasolla, pystymme jatkuvasti kehittämään laskentaa. Saamme paremmin selville missä onnistutaan, mutta myös sen, missä mahdollisesti epäonnistutaan. Kun kaiken seuraaminen onnistuu samassa ohjelmassa, pystymme paneutumaan helposti urakan dataan ja siihen, mitä siellä tapahtuu litteratasolla tai vaikka ostolaskujen puolella sekä ylläpitämään budjetteja ja ennusteita. Näitä asioita tulee tarkkailtua jatkuvasti, jotta toiminta pysyy oikeilla raiteilla.

Rakennushankkeen päätoteuttajan vastuiden hoitamiseen R4 on saanut Adminetistä käyttöönsä lukuisia työkaluja, jotka helpottavat projektinaikaisten velvollisuuksien hoitamista.

– Adminetissä on paljon sellaisia ominaisuuksia, joita emme alkuun edes tajunneet tarvitsevamme. Siellä on hyvin kaikki kulunvalvonnat, verottajan ilmoitukset, tr-mittaukset, muu dokumentointi ja työmaapäiväkirjat, joihin saa liitettyä myös ulkopuolisia käyttäjiä. Samaan aikaan tilaajavastuupalvelu on hyvä lisä, kun ohjelma vahtii automaattisesti kaikkia pakollisia tietoja, joita rakentamisessa tarvitsee. On hienoa, että pystymme hallitsemaan tämän kaiken yhdellä ohjelmalla.

Laajan alihankintaverkoston vuoksi yritykselle on ollut erityisen tärkeää saada toimiva ratkaisu myös aliurakoiden hallintaan.

– Se on ollut positiivinen yllätys, kuinka helppoa aliurakoiden hallinta on. Meillä on paljon aliurakoitsijoita, maksuerätaulukoita ja erilaisia työvaiheita, joten varsinkin alihankinnan maksuerätaulukoiden hallitseminen isommissa hankkeissa on ollut erittäinkin hyvä ominaisuus. Meidän ei tarvitse arvailla, mitä on laskutettu ja pystymme varmistamaan, ettei mitään työvaihetta laskuteta kahteen kertaan. Se on ehdottomasti yksi parhaita ominaisuuksia alihankinnan puolella.

Kannattavuus syntyy kokonaisuudesta

Kasvuyrityksen kannattavuuden kehittämisessä on Ilmakarin mukaan tärkeää Adminetin tarjoama kokonaisuus, joka muodostuu lukuisista arjen toimintaa helpottavista asioista.

– Jo pelkästään se on iso säästö ajankäytön kannalta, että ostolaskut kirjautuvat automaattisesti. Meillä liikkuu kuukausitasolla varmaan sellaiset 500-700 ostolaskua, joten on tärkeä automatiikan osa-alue, että laskut kohdistuvat oikein, oikealle henkilölle ja toimittajat perustuvat automaattisesti.

Kannattavuuden parantamisessa oleellista ovat seurantatyökalut, joilla toimintaa voidaan ohjata oikeaan suuntaan.

– Olen tykännyt siitä, että ohjelmasta saa kirjanpidon välitulosteita milloin tahansa ja siten ymmärrys kannattavuuteen vaikuttavista asioista on kasvanut tosi paljon hyvän datan ansiosta. On tärkeää, että urakan lähtiessä väärille raiteille, näemme mikä sen aiheuttaa ja onko mitään tehtävissä sekä pystymme miettimään mahdollisia korjausliikkeitä. Sama koskee myös varsinaista liiketoimintaa. Seurannan ja ennustamisen kautta pystymme reagoimaan myös muihin liiketoiminnan muutoksiin nopeasti.

Liiketoiminnan johtamisen kannalta yritykselle on ollut tärkeää myös kassavirran ennustettavuus.

– Toimimme siinä mielessä hassulla rakentamisen osa-alueella, että meidän urakat kestävät keskimäärin noin kolmesta viiteen kuukautta. Tuollaisen tilauskannan kanssa emme näe käytännössä juuri viittä kuukautta pidemmälle, mutta samaan aikaan meillä liikkuu tosi isoa kassavirtaa eli sen pitää olla tosi hyvin ennustettavissa.

Ilmakarin mukaan mikään yksittäinen asia ei lopulta ole toista tärkeämpi kasvuyrityksen liiketoiminnan ohjaamisessa ja kannattavuuden parantamisessa, vaan isoin merkitys on toimialan tarpeet huomioivalla kokonaisuudella.

– Kannattavuuteen vaikuttaa niin moni asia eli juuri se litteratasoinen tieto hankkeista, osatuloutuksen jatkuva seuranta ja kaikkien tietojen hallinta yhdessä ohjelmassa. Tärkeää ei niinkään ole mikään yksittäinen asia, vaan se, että kokonaisuus toimii hyvin. Adminetissä nämä asiat on selkeästi mietitty rakennusliikkeen näkökulmasta, eikä Suomesta löydy kovin montaa toiminnanohjausjärjestelmää, joka olisi samaan aikaan näin kevyt ja kattava.

KUVAT: Tero Honkaniemi