Kenset Oy: ”Projektinseuranta ihan toisessa sfäärissä”

Orimattilassa toimiva Kenset Oy on erikoistunut osastoivien eli paloa rajoittavien rakenteiden tuottamiseen puusta ja lasista. Pöytälaatikkoon jäänyt yritys sai uuden elämän 1990-luvun lopulla, kun Lilja ja Markku Virtanen ostivat yrityksen toiminnan ja ryhtyivät jatkamaan sen rakennusliiketoimintaa. Erikoistuminen palosuojattuihin rakenteisiin alkoi pian yrityskaupan jälkeen kentällä esille tulleesta tarpeesta.

– Viikin yrityshautomon rakennusvaiheessa tuli eteen kysymys, voisiko aulan ja käytävien kaikki ovet sekä lasiseinät tehdä osastovina, valmiina elementteinä rakennusaikaisen työmaa-ajan vähentämiseksi. Aiemmista yhteyksistä tuttu pääurakoitsija päätyi ottamaan yhteyttä Markkuun ja kysyi, pystyykö tällaisen järjestelmäseinän toteuttamaan osastoivana. Markku totesi siihen, että miksei pystyisi – ja siitä se sitten lähti, talouspäällikkö Lilja Virtanen kertoo.

Tänä päivänä Kensetillä paiskitaan töitä kymmenen oman työntekijän voimin ja tuotetaan asiakkaille erilaisia järjestelmäseiniä, ikkunoita sekä ovia, joita voidaan tarpeen mukaan toteuttaa palo- ja säteilysuojattuna sekä äänieristettynä. Toimituspiikkien aikaan hyödynnetään vuokratyövoimaa ja asennuksissa alihankkijoita, sillä toimintaa on tarkoitus suunnata entistä vahvemmin tuotantoon. Kaikkia tuotteita yhdistävä tekijä on laatu.

– Esimerkiksi liukuovet ovat turvallisia, helppokäyttöisiä ja hiljaisia. Mielestäni tuotteidemme laatu on sellainen, että siitä saa oikeasti olla ylpeä, Controller Marja-Liisa Närhi toteaa.

Päivittäisessä toiminnassa Kensetillä arvostetaan hyvää palveluasennetta, vastuullisuutta, turvallisuutta ja kestävää kehitystä, johon on panostettu muun muassa uusimalla liikekiinteistön lämmitysjärjestelmä maalämpöön. Lisäksi yrityksen kaikki tuotteet ovat kierrätettäviä ja myös omasta tuotannosta ylijäävät materiaalit lajitellaan ja kierrätetään.

– Kestävään kehitykseen panostaminen on osa meidän toimintaamme ja sitä pyritään edistämään koko ajan. Esimerkiksi tuotantoprosessin eri vaiheissa sekä jälkikäsittelyissä huomioidaan kierrätettävyys ja mahdollisimman pieni hiilijalanjälki. Seuraavaksi on tarkoitus selvittää, voisimmeko tuottaa sähköä tuotannosta jäävää jätepuuta hyödyntämällä, Virtanen visioi.

Erikoisia toteutuksia, jotka kiinnostavat myös ulkomailla

Virtasen mukaan olennainen osa Kensetin toimintaa on jatkuva tuotteiden ja toimintatapojen kehittäminen ennakkoluulottomalla asenteella:

– Meillä tuotekehitys on jatkuva prosessi, jota kysyntä ohjaa. Tällä tavalla päädyimme muun muassa kehittämään ja testaamaan osastoivan liukuoven, vaikka ennakkoon moni sanoi, että sellaisen toteuttaminen on täysin mahdotonta. Nyt voimme kuitenkin tarjota asiakkaillemme liukuoven, joka on palo-, ääni- ja ilmanpitävyystestit läpäissyt, ja jonka saa myös säteilynsuojaovena.

Kensetin laadukkaille tuotteille on ollut paljon kysyntää varsinkin sairaaloissa, terveyskeskuksissa ja palvelutaloissa, joihin toteutettuja ratkaisuita voi löytää muun muassa Kotkasta, Kajaanista, Joensuusta, Rovaniemeltä, Tampereelta sekä Helsingissä mm. Uudesta lastensairaalasta. Erikoisin toteutus löytyy kuitenkin Äänekosken terveyskeskuksesta.

– Siellä on kaksi leveää käytävää, jotka täytyy palotilanteessa sulkea. Tätä varten toteutimme hyvin erikoisen rakenteen, joka koostuu kahdesta liukuovesta ja niiden väliin jäävästä saranaovesta. Normaalitilanteessa ovijärjestelmä toimii kuin tavallinen liukuovi, mutta palotilanteessa aukko sulkeutuu ja sen jälkeen kulku on palosaranaovesta, Virtanen kuvailee.

Kensetin ratkaisuja pääsee ihastelemaan mm. Oulun Ympäristötalossa (vas.) ja Äänekosken terveyskeskuksessa. (Kuvat: Kenset)

Mieleenpainuva kohde on myös Oulun Ympäristötalo, joka on omalaatuinen niin ulkoa kuin sisältä: ulkoapäin rakennusta verhoavat ruosteiset metallilevyt ja sisältä löytyy Kensetin toteuttama itsekantava Printglass-lasiseinä, jonka alakerran elementteihin Maija Louekari on suunnitellut yksilöllisen lasitaideteoksen.

– Se oli todella upea ja haastava kohde, jossa meidän puolelta jouduttiin ottamaan kantaa myös rakenteen kantavuuteen, Virtanen muistelee.

Kensetin yksilöllisille toteutuksille olisi kysyntää ulkomaillakin ja Virtasen mukaan kansainvälistyminen on seuraava looginen askel yrityksen polulla:

– Vielä meillä ei ole vientiä, mutta ensikontaktit on jo otettu Tanskaan, josta saimme todella positiivisen vastaanoton. Tällä hetkellä meillä on kuitenkin tuotantoprosessin ylösajo sellaisessa vaiheessa, ettemme uskalla vielä lähteä kansainvälisille markkinoille. Haluamme ensin varmistaa, että tuotanto läpäisee kasvavat tilausmäärät. Viennin aloittaminen on kuitenkin ehdottomasti yksi lähitulevaisuuden etappi.

Kasvu vaati parempaa seurantaa

Kensetin toiminta on ollut viime vuodet tasaisessa kasvussa. Reilut pari vuotta sitten saavutettiin piste, jossa silloiset toimintaprosessit ja ohjelmistot eivät enää palvelleet kasvaneen liiketoiminnan tarpeita, joten yrityksessä ryhdyttiin selvittämään uusia ratkaisuja toimintojen hallintaan.

– Toiminnan laajentuessa meillä oli tarve erityisesti projektinseurannalle. Edellinen ohjelmistomme oli lähinnä taloushallinnon työkalu, jonka projektinhallinnan ja -seurannan työkalut olivat hyvin köykäiset, emmekä saaneet tarkkoja ja luotettavia raportteja. Tarvitsimme parempaa seurantaa, joten tulimme tien päähän silloisen ohjelmiston kanssa, ohjelmistohankinnasta vastannut Närhi kertoo.

Närhi ryhtyi selvittämään vaihtoehtoja uudeksi ohjelmistoksi ja törmäsi Adminettiin, jossa yrityksen toimintojen hallinta saataisiin yhteen järjestelmään. Projektinseurannan lisäksi huomio kiinnittyi erityisesti osatuloutusautomatiikkaan:

– Jos isot projektit käsitellään kirjanpidollisesti keskeneräisinä ja tuloutetaan taseeseen, liikevaihto kutistuu minimaaliseksi. Käsin tuloutettaessa pienikin kirjausvirhe saattaa myös aiheuttaa ison heittelyn tulokseen. Adminetissä osatuloutusautomatiikka tulouttaa kohteita tasaisesti liikevaihtoon, joten halusin perehtyä ratkaisuun tarkemmin. Lopulta kävin erään tutun yrittäjän luona tutustumassa Adminettiin ja sen logiikka loksahti minulle heti.

– Tuolloin myös verottajan vaateet alihankkijoiden ja urakkasummien ilmoittamisesta olivat tiukentuneet. Meillä nämä asiat tehtiin käsityönä. Adminetistä ilmoitukset lähtevät suoraan verottajalle, joten meidän ei tarvitse kerätä tietoja tai seurata urakkasummia, Virtanen lisää.

Kensetillä päädyttiin ottamaan Adminet käyttöön helmikuussa 2018 ja alkurutistuksen jälkeen siitä on tullut tärkeä arkea helpottava työkalu.

– Minulle käyttöönotto oli se suurin ponnistus ja vaati aikaa, että sain jumpattua kaikki tiedot vanhasta ohjelmasta paikalleen. Nyt kun se on tehty, Adminetin käyttö on todella helppoa ja automatiikka auttaa päivittäistä tekemistä hurjasti, Närhi kertoo.

– Käyttöönotto oli loppujen lopuksi yllättävän kivuton. Meillä myös tuotannon miehet ovat suoriutuneet helposti tuntiensa kirjaamisesta mobiililla, vaikka osa ei ollut aikaisemmin käyttänyt edes älypuhelinta, Virtanen toteaa.

Seuranta uudelle tasolle

Projektinseurantaan Adminetistä on saatu juuri se lääke, jota ohjelmiston vaihdolla lähdettiin hakemaan.

– Projektinseuranta on ihan loistava: Kaikki lähtee siitä, että ostolaskut kirjautuvat oikealle kohteelle ja kustannuspaikalle, tarkastettavista laskuista tulee ilmoitus ja hyväksynnän jälkeen tiedot ovat heti kirjanpidossa. Adminet ikään kuin ohjaa päivittäisten rutiinien hoitamista ja pitää tiettyä vauhtia yllä, joten seurantaraportit ovat aina ajan tasalla. Tykkään myös kovasti, että tietoihin pystyy porautumaan ja raporteilta löytää monenlaista tietoa. Nykytilannetta ei voi oikein edes verrata edelliseen ohjelmistoon, sillä Adminet on ihan toisessa sfäärissä, Närhi toteaa

Seurannasta on myös jäänyt pois manuaalisia työvaiheita, kun Adminet koostaa tietoa automaattisesti.

– Aiemmin esimerkiksi keikkakohtaisen kannattavuuden seuranta oli ihan käsin laskentaa. Nyt tiedot kirjautuvat sähköisesti oikeisiin paikkoihin, joten tietojen koostamisesta on vapautunut aikaa. Myöskään reskontrien seurannassa ei tarvitse enää selailla mappeja, kun etsii vain haluamansa asian hakutoiminnolla, Virtanen kertoo.

– Adminetillä olemme saaneet myös varaston seurannan kuntoon ja se tuottaa luotettavaa tietoa varastosaldoista. Aiemmin jouduimme Exceleiden kautta pyöräyttämään esimerkiksi kaikki inventointilistat ja niiden laatiminen oli omanlaistaan näpräämistä, joka taas osaltaan lisäsi käsityötä, Närhi lisää.

Närhen mukaan tarkka ja reaaliaikainen seuranta tuo yritykselle parempaa reagointikykyä:

– Projektien seuraaminen on helpottunut huomattavasti ja itse käytän paljon johdon data-analyysiä, josta saa aina ajantasaista tietoa yrityksen tilanteesta. Nyt me tiedämme koko ajan ihan tarkasti, missä talouspuolella mennään. Se on tuonut meille uusia mahdollisuuksia reagoida asioihin ja helpottaa kummasti päätöksentekoa.

Automatiikka vapauttaa aikaa

Adminetin avulla Kensetillä on otettu harppaus kohti paperitonta toimistoa. Esimerkiksi tuntikirjausten siirtäminen Adminetin mobiiliin sekä sähköinen laskujen käsittely ovat vähentäneet käsiteltävän paperin määrää merkittävästi. Toimiston arkeen helpotusta tuo myös automatiikka, joka hoitaa paljon rutiinitöitä käyttäjän puolesta.

– Aikaisemmin tunnit kerättiin paperilistoille ja syötettiin toimistolla taloushallinto-ohjelmaan. Nykyisin riittää, että tarkistamme työntekijöiden mobiililla tekemät kirjaukset ja saamme ne sieltä suoraan myös kuluiksi kohteelle. Laskujen osalta helpotusta tuo sähköinen ja automatisoitu käsittelyprosessi: Onhan se nykypäivää, että käytännössä kertakirjauksella lasku menee koko tarkistusketjun läpi kirjanpitoon ja maksuun. Myös sähköinen arkistointi on mielestäni loistava, Virtanen kertoo.

– Iso asia on myös Adminetin mukanaan tuoma luotettavuus ja täsmällisyys. Helpottaa hirveästi, ettei tarvitse itse huolehtia kaikista asioista, kun esimerkiksi tasekirjojen, veroilmoitusten ja rakentamisilmoitusten tekeminen on niin automatisoitua. Myös kirjanpito on muuttunut jatkuvista debit- ja credit-kirjauksista lähinnä valvontaan, Närhi toteaa.

Uuden tehokkaamman toimintatavan ansiosta Kensetillä on pystytty suuntaamaan työaikaa rutiineista toiminnan kehittämiseen.

– Nyt kun homma on saatu pyörimään sujuvasti, myös Marja-Liisalle jää huomattavasti enemmän aikaa asioiden hoitamiseen. Rutiinihan tappaa luovuuden ja mitä enemmän asiat hoituvat ohjelmiston avustamana, sitä enemmän luovuudelle jää aikaa. Toiminnallisten asioiden kehittäminen kuitenkin ihan oikeasti vaatii sitä, että pääset irrottamaan ajatukset rutiineista. Nyt olemme siinä pisteessä, että tämä onnistuu, Virtanen kertoo.

– Vaikka pyöritän yksin koko repertuaaria varaston, ostojen, kirjanpidon ja projektiseurannan osalta, minulla on aikaa hoitaa kaikki työhöni liittyvät asiat. Adminet on mahdollistanut myös sen, ettei tähän tarvitse palkata toista henkilöä, sillä automatiikka auttaa niin paljon. Olen kyllä todella tyytyväinen, että otimme Adminetin käyttöön – se on ollut parempi, kuin osasin ostovaiheessa edes odottaa, Närhi toteaa.

(KUVAT: Lea Björn)