Pagero: Kohti digitaalista taloushallintoa

EU:n verkkolaskudirektiivi on jo saavuttanut lainsäädännön kansallisella tasolla ympäri Eurooppaa, ja myös Suomen uusi verkkolaskulaki on astunut täysivoimaisesti voimaan.

Miksi verkkolaskuun kannattaa siirtyä?

– Laskutuksen sähköistäminen on askel kohti automatisoitua taloushallintoa. Sähköistämällä laskut, ja muut asiakirjat toimittajien ja asiakkaiden välillä, tietosisältö siirtyy järjestelmästä toiseen muuttumattomana ja reaaliaikaisena, ja on täsmäytettävissä järjestelmässä jo olemassa oleviin tietoihin, kertoo Account Director Martti From Pagerolta.

– Kun esimerkiksi laskun tiedot menevät sellaisenaan järjestelmään tai järjestelmästä laskulle kenenkään tarvitsematta kirjata niitä erikseen, työmäärä vähenee ja laskutietojen oikeellisuus varmistuu, From jatkaa.

– Lisäksi operaattori varmistaa, että lähetettävällä laskulla on kaikki vaadittavat tiedot, jolloin järjestelmään tulee validia tietoa ja turhilta virheiltä vältytään. Se mahdollistaa myöskin erilaiset esikäsittelyt mm. tiliöinnit ja muut laskun täydentämiset. Näin verkkolaskutuksella saadaan merkittäviä säästöjä vähentämällä manuaalisia vaiheita, parantamalla tiedon laatua sekä vapauttamalla työaikaa.

Mihin uusi laki velvoittaa?

Verkkolaskulaki juontaa juurensa Euroopan komission Peppol-hankkeeseen ja sitä seuranneeseen verkkolaskudirektiiviin vuonna 2014. Näillä EU halusi vauhdittaa verkkolaskutukseen ja automaattiseen taloushallintoon siirtymistä julkishallinnossa.

– Tätä nykyä Peppol on sekä yksityisille että julkisille toimijoille tarkoitettu infrastruktuuri, joka tarjoaa sanomastandardeja kaiken tyyppisille sähköisille asiakirjoille, Martti From sanoo.

Lain ensimmäinen osio koski verkkolaskujen vastaanottovalmiutta hankintayksiköissä. Täysivoimaisesti voimaan astuessa 1.4.2020 laki antoi julkishallinnolle myös oikeuden vaatia semanttisen mallin mukaisia verkkolaskuja toimittajiltaan.

– Huomioitavaa on se, että 1.4.2020 alkaen sama oikeus on annettu myös yrityksille. Yritykset voivat vaatia EU-normin mukaista laskua, jolloin laskun täytyy sisältää standardin mukaiset elementit ja tiedot. EU-normi määrittelee mm. verkkolaskun pakolliset ydinelementit ja laskutiedoissa mainittavat yleiset standardit tai koodistot, From sanoo.

Aikalisä laskustandardin käyttöönottoon

Vaikka laki velvoittaa EU-normin mukaiseen verkkolaskutukseen huhtikuusta alkaen, Valtiohallinto on vallitsevasta tilanteesta johtuen päättänyt antaa lisäaikaa ja hyväksyä myös vanhempia laskuformaatteja. Yrityksiä kehotetaan kuitenkin siirtymään EU-normin mukaiseen verkkolaskutukseen mahdollisimman pian.

– Suosittelen vahvasti, että yritykset siirtyisivät verkkolaskutukseen. Verkkolasku ja yhdenmukainen laskustandardi on nimenomaan kehitetty helpottamaan kaupankäyntiä ja laskutusta. Laskun muuttumattomat tiedot takaavat sen, että talousjärjestelmiin saadaan oikeanlaisia tietoja ja myös järjestelmien välillä välittyy oikeanlainen tieto, Martti From kommentoi.

– Lisäksi EU-tasolla kehityksessä on siirrytty seuraavaan vaiheeseen eli liiketoimintaprosessien automatisointiin sähköisillä tilauksilla. Sähköisillä hankintasanomilla (tilaus, tilausvahvistus ja lähete) on vielä suurempi merkitys, kun esimerkiksi varaston ja logistiikan yms. tietojen päivitys mahdollistuu. Myös verkkolaskua pystytään hyödyntämään paremmin ja maksatus automatisoida, kun verkkolasku täsmäytetään hankintasanomien kautta tulleeseen tietoon, From toteaa.

– Automaatio vaikuttaa yrityksen koko liiketoimintaan, kaupanteon sujuvuuteen sekä kilpailukykyyn. Siitä syystä ei mitään kannata jättää tuonnemmaksi eikä junasta jäädä pois, hän kiteyttää.

*****

Martti From

Pageron Account Director Martti Fromilla on yli 30 vuoden kokemus erilaisten yhtiöiden johtamisesta sekä vankka kokemus taloushallinnon automatisoinnista ja tilauksesta maksuun -prosesseista. Martilla on myös laaja tekninen osaaminen ERP-järjestelmistä ja IT-sektorista. Hän on toiminut yli 15 vuotta Verkkolaskufoorumissa ohjausryhmän jäsenenä ja eri ryhmien puheenjohtajana sekä useissa Euroopan komission ryhmissä.

Teksti: Paula Frölander-Ulf | Kuva: Pagero

*****

Verkkolaskulaki

• Astui voimaan 1.4.2020 osana EU:n verkkolaskudirektiiviä.
• Koskee b2b-sektorilla toimivia, liikevaihdoltaan yli 10 000 euron yrityksiä.
• Antaa oikeuden vaatia toisilta yrityksiltä lasku sähköisessä muodossa ja hylätä muussa muodossa toimitetut laskut.
• Lähetettävän laskun tulee täyttää EU-standardissa määritelty muoto, esim. pdf-laskut eivät ole standardin mukaisia sähköisiä laskuja.
• Osa hallitusohjelmaan määriteltyä digitalisaation edistämistä ja sähköisen taloushallinnon eteenpäin viemistä.