Tekoäly tuo rakennusalalle vision älykkäämmästä ja tehokkaammasta tulevaisuudesta
Pääkirjoitus | Tekoälyä hyödyntävillä palveluilla on mahdollista parantaa tuottavuutta myös rakennusalalla. Uskomme, että lähitulevaisuudessa erilaiset…
Jokainen yritys on yksilöllinen, joten yleispäteviä taikatemppuja kannattavuuden varmistamiseksi on haastava löytää. Rakennusalalla yritys voi kuitenkin vaikuttaa kannattavuuteensa muun muassa hinnoittelun, sopimusten, projektien laskennan ja materiaalien kautta. Voittajina selviytyvät ne, joilla tärkeimmät luvut perustuvat tarkkaan tietoon ja toiminta on kustannustehokasta.
Ajantasainen hinnoittelu luo kannattavuuden perustan
Yksi suurimmista yrityksiä vaivaavasta muutoksesta on materiaalien hintojen nousu, jolloin hinnanmuutoksiin varautuminen korostuu. Tarkastelun alle kannattaa valita, millaisia sopimuksia yrityksessä tehdään ja miten niillä pystytään turvaamaan oma selusta. On hyvä miettiä tarkkaan, mistä oma hinta koostuu ja ovatko tiedot ajan tasalla.
Laskentavaihe luo kriittiset edellytykset onnistuneelle hinnoittelulle ja kustannusarvio määrittää pitkälle tulevan projektin kulutason.
Siihen perustuvat tarjoukset, rahoitushakemukset ja muut projektin kuluihin ja niiden kattamiseen liittyvät päätökset – ja tietysti itse tarjouksen hinta. Laskennan reaaliaikainen ja luotettava tieto on siis erittäin arvokasta projektin onnistumisen kannalta. Jos kustannusarviossa käytetään vanhoja hintatietoja tai niitä lasketaan yleisellä kertoimella, se ei todennäköisesti pidä paikkaansa.
Keinoja tarkkuuden lisäämiseen löytyy esimerkiksi Tocomanin ohjelmistoista, joista löytyy valmiiksi eri työsuoritteiden yksityiskohdat ja niiden hinnat. Päiväntarkan hintatiedon saa käyttöönsä Adminetin automatisoidusta hinnastopalvelusta. Näitä ohjelmistojen tarjoamia ajantasaisia tietoja ja työkaluja kannattaa hyödyntää, sillä kun jo alkuvaiheessa käytetty tieto on luotettavaa, lähtee projekti käyntiin vakaalta perustalta.
Tarjottava hinta perustuu monella vielä manuaalisesti laskettavaan hintaan, mutta sen ei enää tarvitse eikä kannatakaan olla niin.
Laske ja aikatauluta kunnolla
Mitä suurempi urakka, sen tärkeämpää on, että tarjous on laskettu oikein. Kun yksittäinenkin projekti voi vaarantaa yrityksen tulevaisuuden toimintaedellytykset, on jokaisen projektin onnistuminen merkittävää. Esimerkiksi yhden pieleen menneen suuren projektin jälkeen voi olla vaikea saada rahoitusta seuraaviin, koska kassa kuivahtaa. Sillä voi olla katastrofaalisia vaikutuksia yritykselle, eli työt voivat pahimmillaan tyssähtää yksittäiseen virheeseen.
Aikataulu sekä projektin hallinnalliset haasteet vaikuttavat myös isosti budjetissa pysymiseen.
Aikataulumokat tuovat äkkiä itselle ja aliurakoitsijoille lisätyötä ja siten rakennushankkeen kokonaispottiin lisäkulua, jonka maksajasta ei kukaan tykkää neuvotella.
Yksittäinen viivästys vaikuttaa heti seuraavan työvaiheen aloitukseen ja lähtee herkästi kertaantumaan. Loppuvaiheessa aikaa on vaikea kuroa enää kiinni. On siis erittäin tärkeää huolehtia aikatauluista ja projektinhallinnasta.
Myös materiaalihankinnat ja -toimitukset ovat olennainen osa aikataulutusta. Monesti viivästyksien myötä materiaalin saatavuus ajaa hintojen yli, jolloin toimittaja voittaa ja rakennustyömaan kannattavuudesta joudutaan nipistämään jälleen. Tässä apuna on ennakointi ja suunnitelmallisuus. Kun kilpailutat tuotteet ja tilaat ne suunnitelmallisesti, saapuvat materiaalit ajoissa paikalle ja todennäköisesti parhaaseen mahdolliseen hintaan. Tällöin kaikki pääsevät tekemään työnsä aikataulun mukaan ilman lisäkuluja.
Isot riskit vähentävät kannattavuutta
Kentällä on näkynyt yllättävän paljon sitä, että pienissä ja keskisuurissa rakennusalan yrityksissä eletään isojen riskien kanssa. Heillä toiminnan johtaminen ja päätöksenteko perustuu enemmän kassavirran seurantaan ja pankkitilin saldoon.
Yhtäkään rakennushanketta ei tehdä kannattavaksi millään hokkus pokkus -tempulla. Se tehdään sarjalla oikean suuntaisia yksittäisiä toimenpiteitä, jotta kaikki menee parhaalla mahdollisella tavalla maaliin.
Häkellyttävää on huomata, kuinka kuinka usein vasta jälkilaskenta paljastaa rakennushankkeen todelliset kustannukset. Tästä aiheutuu monesti niin sanottuja negatiivisia hokkus pokkuksia, kun pieleen lasketun projektin lähtöasento on ollut väärä ja matkallakaan ei olla pystytty tilannetta näkemään. Yrityksen johdolla on mahdollisuus työkalujen avulla standardoida toimintaansa. Tasalaatuista toimintaa on helpompi seurata ja ennakoida.
Ylipäätään suunnitelmallisuus on avain kannattavaan toimintaan ja riskien vähentämiseen.
Nykyaikaiset ohjelmistot antavat tähän tukea ja automatiikkaa, joiden avulla toiminnasta saa suunnitelmallisempaa. Se pieni lisäpanostus, mikä suunnitelmallisuuteen menee aikaa, palkitaan tarkkuutena työmaalla – esimerkiksi materiaalit ovat ajallaan paikalla, järkevillä hinnoilla ostettu ja oikeiden työntekijöiden käsissä.
Valmiit projektit paljastavat parannuskohteet
Jälkilaskenta näyttää, miten projektista on selvitty. Kirjanpitäjä voi tarkastella onnistuneelta vaikuttanutta projektia ja huomata, että tulos onkin todella heikko. Työtunteja on saattanut valua väärään paikkaan tai kaikkea ei olekaan laskutettu.
Tyypillinen esimerkki, jossa tieto jää helposti puutteelliseksi on isojen könttähankintojen tekeminen. Hankittaessa materiaaleja isompia eriä kerralla useampaa projektia varten, jää kustannukset usein jakamatta niille kuuluville työmaille.
Alleviivaan, että jos kuluja ei kohdisteta oikeille projekteille, niin seurannasta jää paljon tärkeää tietoa saamatta.
Rakennusalan yrityksillä on myös paljon työvälineitä ja kalustoa, joita ei ehkä seurata ollenkaan. Tämä voi olla toimiva tapa tiettyyn pisteeseen asti, mutta ei pidä ihmetellä, jos yrityksen kassan tilanne ei vastaakaan projektiseurannan positiivista tulosta. Kannattavuuden takia on tärkeää, että käytettävästä kalustosta, tarvikkeista sekä tehdyistä tunneista laskutetaan oikeaa tahoa ja ajallaan.
Yritysten kannattaa hyödyntää valmiita projekteja kannattavuuden tehostamisessa.
Ne antavat arvokasta tietoa siitä, mitä voidaan suunnitella paremmin ja minkälaisia virheitä voidaan välttää. Ja todellisuudessa jälkilaskentaa ei kannata tehdä vasta projektin jälkeen. Miksi et tekisi sitä joka päivä? Tiedän, että jälkilaskennan tekeminen on yleensä työlästä, mutta todellisuudessa sen ei tarvitse olla näin.
Haastavina aikoina on hyvä pitää mielessä, että oikeilla peliliikkeillä paremmat suhdanteet on mahdollista saavuttaa. Yksi keino on tarkastella yritystoiminnan kannattavuutta normaalia yksityiskohtaisemmin. Rakennusalaa tuntevan ohjelmistokumppanin avulla rakennusliiketoiminnan sekä projektien suunnittelu, hallinta, seuranta ja niiden kannattavuuden jatkuva kehittäminen on helpompaa. Oikean kumppanin avulla turvaat yrityksesi jatkuvuuden myös taantuman aikana.
Joni Haapamäki
Joni toimii Admicomilla toiminnanohjausratkaisuyksikön myyntijohtajana. Asiantuntemustaan ohjelmistoista ja yrittäjien palvelemisesta Joni hyödyntää, kun etsitään ratkaisuja yrittäjän ja henkilöstön arjen helpottamiseksi ja tukemiseksi. Ihmisten auttaminen niin työssä kuin vapaa-ajalla kuuluu hänen tärkeimpien arvojensa joukkoon.