Kattava Oy: ”Adminet on mahdollistanut kaikille yrityksillemme toimivat prosessit”

Kattava Oy on vuonna 1986 perustettu Turun ja Varsinais-Suomen alueella toimiva yritys, joka toteuttaa uudis- ja saneerauskohteiden kattorakentamista niin tiilestä, pellistä kuin huovastakin. Vuonna 2013 yritys siirtyi uuteen omistukseen, kun Jarno Mikkola sai entiseltä työnantajaltaan puhelun kiinnostuksesta ostaa yrityksen toiminta.

– Ehdin välillä tehdä muutaman vuoden kattoasennuksia omalla toiminimellä ennen kuin ostin Kattavan osake-enemmistön. Itsellänikin oli ollut pari työntekijää, mutta olihan se aikamoinen loikka, kun yhtäkkiä työntekijöitä olikin parikymmentä ja suurin osa vielä vanhoja työkavereita. Toiminimikokemuksesta oli kuitenkin alussa paljon apua, kun oli jo vähän nähnyt, mitä yrittäminen on, Mikkola muistelee.

Mikkolan ohjaksissa yritys on laajentanut toimintaansa sekä maantieteellisesti että toiminnallisesti, sillä nykyään samaan yritysryhmään kuuluvat myös Porista käsin toimiva Kattava Oy Länsi-Suomi, peltiosien valmistukseen erikoistunut Kanttaamo Oy sekä yrityskaupan myötä syntynyt Kattava Saumaus Oy.

– Kattava Saumauksen myötä toimintamme laajeni myös kanttausliiketoimintaan ja peltilistojen valmistukseen. Tällä hetkellä mennään aika rauhallisin askelin eteenpäin nykyisten toimintojen kanssa, mutta varmaan toiminta laajenee maltillisesti tulevaisuudessakin.

Kasvaneen ja laajentuneen toiminnan myötä Kattavan yritysten liikevaihto pyörii nykyään kahdeksan miljoonan luokassa. Yritykset työllistävät yhteensä lähes 50 omaa työntekijää, joiden hyvinvointi on tärkeää ja siihen myös panostetaan.

– Ihan ensimmäinen asia on tietysti pitää palkat mahdollisimman hyvinä myös asentajien suuntaan. Lisäksi hyvä yhteishenki on tärkeää ja sitä tuetaan esimerkiksi erilaisella yhteisellä tekemisellä, tyky-toiminnalla ja töiden suunnittelulla. Työmaalla kuitenkin vietetään se kahdeksan tuntia päivässä, joten työviihtyvyyden kannalta on tärkeää löytää oikeat ihmiset työskentelemään keskenään.

Laatu, monipuolisuus ja kotimaisuus kantavat kilpailussa

Kattava on keskittynyt palvelemaan ennen kaikkea taloyhtiöitä ja rakennusliikkeitä. Alihankintaa ei juurikaan käytetä, vaan työt toteutetaan omalla osaavalla henkilöstöllä, jonka laadukas työnjälki on tuottanut yritykselle pitkäaikaisia asiakassuhteita ja laajaa tunnettuutta omalla markkina-alueellaan.

– Pyrimme palvelemaan asiakkaita hyvin eli toteutamme ratkaisuja, joissa yhdistyvät laadukkaat materiaalit ja toteutus. Jos virheitä sattuu, myös reklamaatiot hoidetaan niin hyvin kuin mahdollista. Sillä tavalla olemme pystyneet luomaan pitkiä yhteistyökumppanuuksia rakennusliikkeiden ja isännöitsijöiden kanssa.

Materiaalivalinnoissaan Kattava on suosinut aina kotimaisia tuotteita. Viime aikoina kotimaisuus on noussut entistä vahvemmaksi kilpailuvaltiksi, kun monet alan yritykset ovat joutuneet muuttamaan toimintaansa itärajan tyrehtyneen tuonnin vuoksi.

– Monessa yrityksessä on käytetty esimerkiksi Venäjältä tuotuja kattokermejä ja bitumia, kun niitä on saanut halvemmalla kuin Suomesta. Me emme ole koskaan sille tielle lähteneet, vaan meille on ollut tärkeää suosia kotimaisia tuotteita. Nyt kun tuonti rajan yli on tyrehtynyt, moni halvempia tuotteita hyödyntänyt on joutunut etsimään korvaavia tuotteita ja nostamaan hintojaan.

Toiminnan laadun lisäksi Kattava panostaa monipuoliseen palveluun, jossa asiakkaan tarpeet huomioidaan kokonaisvaltaisesti.

– Haluamme olla erittäin joustavia ja mukautua asiakkaan tarpeisiin. Tarjoamme samasta talosta asiakkaalle mahdollisimman paljon, kun kattotöiden lisäksi kauttamme hoituu myös esimerkiksi julkisivusaumaukset.

Adminet tehostamaan työtilausten hallintaa

Kattavan toiminnalle on tyypillistä, että vuosittain toteutetaan paljon pienehköjä projekteja, joiden kesto vaihtelee puolesta päivästä kolmeen kuukauteen. Suuren tilausmäärän hallinnassa on tärkeää pystyä hoitamaan niihin liittyvät kirjaukset nopeasti ja täsmällisesti, ja siksi yrityksessä tuli viitisen vuotta sitten ajankohtaiseksi paremmin toimintaa palvelevan toiminnanohjausjärjestelmän hankinta.

– Aiempi järjestelmämme oli luotu enemmän isojen työmaiden tarpeisiin, joten se oli aika kankea meidän käyttöön. Toimintamme on kuitenkin ehkä enemmän talotekniikkapuolen kaltaista, kun toteutamme vuoden aikana paljon pieniä töitä. Esimerkiksi heti ensimmäisen vuoden aikana käsittelimme Adminetin kautta sellaiset 1500 työtilausta.

Vuonna 2018 käyttöönotetulla Adminetillä haluttiin mahdollistaa asentajille nopea töiden kirjaus mobiilissa sekä sujuvoittaa ja nopeuttaa tilausten laskutusta.

– Laskutus on nyt huomattavasti helpompaa, kun asentajat voivat kirjata työt nopeasti mobiilissa ja saapuvat ostolaskut kohdistuvat oikeille tilauksille. Varsinkin pienemmissä töissä on kätevää, että asentaja voi heti kirjata käyttämänsä tarvikkeet kännykällä, jolloin laskutus saadaan rullaamaan erittäin nopeasti. Tätä kautta myös rahankierto on nopeutunut merkittävästi ja se on yksi Adminetin parhaista ominaisuuksista.

Siinä missä jokapäiväinen työtilausten organisointi ja toteutus pyörivät Adminetissä, hyödynnetään vuositason työsuunnitteluun toista Admicomin ohjelmistoperheen ratkaisua, Tocoman Aikataulua, jossa työkuormaa tarkastellaan ja muokataan säännöllisesti. Käytännössä aikatauluun kirjataan kaikki vähintään muutaman päivän pituiset työt.

– Näin pystymme seuraamaan tilauskantaa eteenpäin ja arvioimaan, minkä verran töitä uskalletaan vielä myydä tai milloin pystytään vastaanottamaan seuraava työ. Koko aikataulu liikkuu töiden kestoja muokatessa, joten asiakkaille on helppo luvata paikkansapitävät toteutusajankohdat. Meidän melko simppeliin työkuorman hallintaan Tocoman Aikataulu on oikein hyvä työkalu ja uskon, että se on sitä myös isompien työmaiden jana-aikataulujen luomiseen.

Tilaukset haltuun laskennasta seurantaan

Työnjohdon ja asentajien huolehtiessa työtilausten toteutuksesta, vastaa toimitusjohtaja tarjouslaskennasta, joka hoituu osittain Adminettiä hyödyntäen.

– Tällä hetkellä lasken Adminetillä meidän kaikki kermipuolen työt, mutta tiili- ja peltipuolen laskenta hoituu muilla keinoin. Sinnekin puolelle on kyllä paketit tehtynä, mutta ajanpuute on monessa asiassa pieni haaste, joten hintojen päivittäminen on jäänyt tekemättä. Tykkään kyllä Adminetin tarjouslaskennasta, mielestäni se on aika selkeä ja toiminut hyvin.

Mikkolan mukaan Adminetin tarjouslaskenta helpottaa laskentavaiheen lisäksi myös resurssien ja materiaalihankintojen suunnittelua työmaan käynnistyessä.

– Kun paketteja on riittävästi, niin onhan laskenta aika nopea käyttää. Siinä pystyy helposti esimerkiksi muuttamaan katteita positiokohtaisesti ja huomioimaan myös pienemmän kulut, kuten kiinnitystarvikkeet. Tehdyn laskelman perusteella järjestelmä antaa arvion tarvittavista työpäivistä ja työnjohto saa käyttöönsä materiaalilistat, jolloin heidän on helppo katsoa, mitä olen laskenut kyseiselle työlle ja kuinka paljon mitäkin tavaraa pitää tilata.

Koska Kattavan työmaat ovat suhteellisen lyhytkestoisia, on projektin käynnistyessä katse tiiviisti laadukkaassa suorittamisessa työmaalla. Töiden toteumia seurataan pääasiassa niiden valmistuttua.

– Pääsääntöisesti meidän kohteet tosiaan kestävät sen muutaman hassun viikon, joten kovin tarkalle projektinaikaiselle seurannalle ei ole tarvetta. Seuraamme toki kustannuskertymää sekä muutenkin työmaiden asioita data-analysaattorin kautta. Sen avulla on helppo seurata kohde- ja työtilauskohtaisesti valmistuneiden työmaiden laskettuja ja toteutuneita kuluja sekä lopullista katetta – ja tuleehan sieltä välillä vilkaistua myös keskeneräisten töiden laskutusastetta.

Adminetin avulla myös yritystason talousseurantaan on saatu selkeyttä ja ajantasaisuutta.

– Pystymme seuraamaan aiempaa selkeämmin yrityksen talouteen liittyviä asioita. Kun tiedot ovat aina ajan tasalla, on erittäin helppo seurata missä mennään tuloksen kannalta, tarkistaa miltä tase näyttää tai vilkaista tilien tilannetta. Myös rahoitusennuste on oikeinkin kätevä tuossa etusivulla.

Sujuvuutta yritysten väliseen toimintaan

Adminet on otettu käyttöön kaikissa yritysryhmän neljässä yrityksessä ja Mikkolan mukaan se helpottaa arjen tekemistä monella tapaa.

– Kun kaikissa yrityksissä on käytössä Adminet, yläreunan valikosta pääsee kätevästi parilla klikkauksella hyppäämään toisen yrityksen tietoihin. Yritysten toiminnoissa on paljon yhteisiä asioita, joten keskinäistä toimintaa sujuvoittaa mahdollisuus hyödyntää samoja tietoja yritysten välillä, esimerkiksi yhdessä yrityksessä tehty hinnastopohja siirtyy helposti myös toisen käyttöön.

Adminet on myös taipunut joustavasti yritysten keskenään erilaisiin tarpeisiin.

– Viimeisimmän yrityskaupan myötä meille tuli asennusten lisäksi toimintaan mukaan valmistuspuoli. Adminet on mahdollistanut kaikille yrityksillemme toimivat prosessit, sillä olemme saaneet sujuvasti mukaan myös tehdaspuolen toimintojen hallinnan.

Sen lisäksi, että Adminet on mahdollistanut yritysten monipuolisen toiminnan hallinnan ja tilausprosessien tehostamisen, on sen vaikutus näkynyt erityisesti taloushallinnon rutiinitöiden vähenemisenä.

– Esimerkiksi koko palkanlaskennan prosessi on paljon selkeämpi, kun työnjohtajat hyväksyvät sähköiset tuntikortit ja tiedot siirtyvät sujuvasti palkanlaskentaan. Varsinkin sihteerin työ on helpottunut paljon, kun miettii, että aiemmin hän esimerkiksi kirjasi rahoitusennustetta varten laskujen summat käsin Exceliin. Näin jälkikäteen ajateltuna se on ollut erittäinkin aikaa vievää hommaa ja nyt hänellä jää aikaa vähän muuhunkin kuin Excelin näppäilyyn. Kyllä työnjohdon ja sihteerin aikaa on säästynyt aika paljonkin.

[KUVAT: Lina Toivonen]