Keveka Rakennus Oy järkeisti taloushallintoa ja työmaakäytäntöjä

Varkaudesta käsin toimiva Keveka Rakennus Oy perustettiin laman aikaan vuonna 1990, kun alan töitä oli huonosti tarjolla.

– Rakennusmestarin töitä ei ollut tuolloin tarjolla, joten päätimme perustaa kolmen henkilön voimin oman yrityksen. Pienestä on ponnistettu ylöspäin ja siitä lähdettiin sitten nousemaan. Vähitellen ollaan rakennettu yhtiötä sellaiseksi, kuin se tänä päivänä on. Tällä hetkellä omistajana on minun lisäkseni toimitusjohtaja Keijo Tarvainen, joka on pikkuhiljaa jäämässä eläkkeelle, puolet yrityksestä omistava rakennusmestari Kari Sutinen kertoo.

Keveka Rakennus toimii pääasiassa keskisen Suomen alueella ja tänä päivänä yritys työllistää 25 työntekijää. Myös tulevaisuus näyttää valoisalta.

– Olemme toimineet maltillisesti, eikä ole lähdetty höntyilemään. Työt eivät ole loppumassa ja sellaista pelkoa ei ole ikinä ollutkaan. Toiminta on ollut näinä vuosina kohtuullisen hyvää. Meillä on korkein luottoluokitus ja miltei joka vuosi on tullut jokin menestyjäpalkinto. Toiminnan kasvattaminen ei ole tarkoituksemme, mutta nyt on ollut niin paljon töitä, että on myös tullut hallittua kasvua. Liikevaihto pyörii 3-6 miljoonan kieppeillä, mikä on tämän kokoiselle yritykselle ihan hyvä, jotta kaikki asiat hoituvat nätisti. Olemme tällainen pieni ja kannattava rakennusliike.

Vaativat teollisuuskohteet ovat pääleipälaji

Keveka Rakennus on erikoistunut vaativien teollisuuden betonirakenteiden toteuttamiseen. Haastavat työskentelyolosuhteet ja tiukat aikataulut karsivat kilpailua, sillä monikaan urakoitsija ei niihin halua lähteä.

– Normaalirakentaja tekee pelkästään maan päälle tulevia taloja ja sitten kun lähdetään kaivautumaan tuonne teollisuuden ympäristöön ja meteliin, se on ihan oma maailmansa työskennellä. Moni karttaa sitä, koska olosuhteet ovat niin epämiellyttävät. Siellä on kova meteli, koneet huutavat vieressä, lämpötila on 50-60 astetta, on paljon polttavia höyryputkia, ahdasta ja paljon muitakin toimijoita, jotka täytyy huomioida tekemisessä, Sutinen kuvailee työskentelyolosuhteita.

Oma lukunsa ovat kireät aikataulut, sillä teollisuuslaitoksia ei voi seisottaa määräänsä enempää.

– Asennusaikataulujen mukaan eläminen on teollisuuden projekteissa oleellista, sillä ne ovat erittäin tiukat ja laiteasennusten myötä vielä tiukemmat. Projektit ovat yleensäkin sellaisia hetkessä elämisiä, jolloin tehdään ympäripyöreitä päiviä muutama viikko ja sitten otetaan vähän rauhallisemmin. Aikatauluissa pysyminen vaatii mahdollisimman hyvää ennakkovalmistautumista.

Yritystä ovat vuosien saatossa työllistäneet muun muassa Varkauden teollisuusalueella sijaitsevat sampikasvattamot sekä Stora Enson ja UPMKymmenen tehtaat.

Keveka Rakennus toteuttaa myös normaaleja uudisrakennuskohteita ja kesäkuun alussa yritys käynnisti ensimmäisen perustajaurakointikohteensa, jossa Varkauden rantaympäristöön kohoaa 16 huoneiston pienkerrostalo.

– Hertun Purje tulee mahtavalle paikalle keskelle puistoa, josta on hienot näkymät vesistöihin ja vain 150 metriä juna- ja linja-autoasemalle. Muuttovalmiina sen pitäisi olla noin vuoden päästä. Emme ole aiemmin tehneet omia kohteita, mutta tämähän on helppo siihen nähden, mitä ollaan rakennettu. Ihan normaali asuinrakennuksen rakentaminen, ollaan vaan erittäin tarkkana, että tästä tulee Varkauden paras talo.

Varkauden rantamaisemiin kohoava As Oy Hertun Purje on Keveka Rakennuksen ensimmäinen perustajaurakointikohde. Sen kirjanpidollisiin erikoispiirteisiin on saatu asiantuntija-apua Admicomin tilitoimistosta. Tämän artikkelin lopusta löydät vinkkejä perustajaurakoinnin kirjanpitoon.

Järkeistystä toimintatapoihin

Keveka Rakennuksella on lähitulevaisuudessa luvassa muutoksia, kun kokeneempi kaarti siirtyy pikkuhiljaa ansaittujen eläkepäivien viettoon. Viime aikoina yrityksessä on ryhdytty käymään läpi toimintatapoja ja pyritty tehostamaan arjen toimintoja, jotta tulevat muutokset sujuvat mutkattomasti.

– Uudet tuulet puhaltavat pikkuhiljaa ja olemme pyrkineet järkeistämään talouden hallintaa ja työmaakäytäntöjä. Meillä ei ole ollut sähköistä järjestelmää toiminnanohjaukseen, vaan ainoastaan taloushallinnon ohjelmistot, joilla kirjanpitoa on tehty. Nyt oli kuitenkin tarve saada kokonaisvaltainen ratkaisu ja hakemalla haimme vaihtoehtoja, koska tiesimme että muutos on tehtävä. Laitoimme vaihtoehdot vaakakuppiin ja Adminet vaikutti meille parhaalta ratkaisulta.

Aiemmassa toimintatavassa haasteita aiheutti tietojen käsittely papereilla. Heinäkuussa 2015 käyttöönotetulla Adminetillä paperisten laskujen käsittelystä päästiin eroon ja varmistettiin, että kaikki laskutyöpohjaiset työt tulevat myös laskutettua.

– Nyt jokainen lasku lähtee varmasti laskutukseen, eikä tule manuaalisesta käsittelystä johtuvia inhimillisiä virheitä. Kyllähän se oli tiedossa jo pitemmän aikaa, ettei tekeminen voi tuolla tavalla jatkua, kun paperia alkoi tulla jo niin paljon. Pitää olla sellainen systeemi, että kerran näpytellään tiedot koneelle ja sen jälkeen tulee valmista nappia painamalla, ja näin se tänä päivänä toimii. Myös meidän taloushallinnosta vastaava henkilö on jäämässä pian eläkkeelle, joten siinä vaiheessa on sitten helppo siirtää kirjanpito vaikka Admicomin tilitoimistoon.

Tärkein Adminetin mukanaan tuoma muutos on Sutisen mielestä laskujen käsittelyyn tullut tarkkuus.

– Paras asia on se, että lasku tulee tarkastettua hirveän paljon tarkemmin, kohdistaminen on helpompaa ja tarvittaessa reklamoimiseen riittää, että painat nappia ja asia on sitä myöten selvä. Silloin tällöin jostain saattaa tulla sama lasku kahteen kertaan ja näistä Adminet herjaa. Jos vastaavaa sattui aiempaan paperilaskuaikaan, niin eihän niitä kaikkia millään pystynyt muistamaan.

Adminetin sähköinen toimintatapa mahdollistaa asioiden hoitamisen työmaaltakin käsin.

– Enää ei tarvitse lähteä turhaan työmaalta mihinkään, joten jonninjoutava ramppaaminen toimistolla on jäänyt pois. Nyt hoidetaan asiat sieltä missä satutaan olemaan, ei tarvitse enää olla toimistolla piuhan päässä kiinni, vaan voi vaan napata koneen auki ja hoitaa asiat pois päiväjärjestyksestä.

Taloushallinnosta paljon turhaa työtä pois

Suurimman muutokset ovat tapahtuneet taloushallinnon puolella, jonne Adminet on tuonut lukuisia helpotuksia. Kevekan taloushallinnosta vastaa Helena Tarvainen, jonka mukaan Adminet vaati häneltä itseltään ajattelutavan muutosta.

– Adminet on hirveän hyvä ohjelma, mutta toimintatavaltaan erilainen kuin aiempi, joten opettelu vaati oman ajattelutavan muutosta. Onneksi Admicomilla on tukipalvelut, joihin voi olla yhteydessä, jos tulee hätä ja sieltä saa aina tarvittaessa neuvoja.

Erityisesti taloushallinnon puolelta on jäänyt pois turha paperinpyöritys ja virheiden mahdollisuus on pienentynyt merkittävästi, kun kaikkea ei tarvitse käsitellä manuaalisesti.

– Ensinnäkin jos ajatellaan kirjanpitoa, se on helpottunut hirveästi, kun laskut vaan tarkastetaan ja hyväksytään ja ne menevät suoraan kirjanpitoon. Hirveästi on jäänyt pois sellaisia tehtäviä, joita ennen oli.

Toinen merkittävä juttu on, että paperia ei enää keräänny. Kaikki laskut, tilinauhat ja muut dokumentit ovat siellä jossain pilvessä, kun ne aiemmin olivat meillä kansioissa ja se oli hirmuinen määrä paperia. Adminetillä myös virheet jäävät pois. Esimerkiksi verottajalle Adminet lähettää rakentamisilmoitukset automaattisesti, mutta ilmoittaa virheistä, jotta ne voi korjata ennen lähetystä. Minusta se on hirveän hyvä.

Adminet on vapauttanut merkittävästi aikaa taloushallinnon töistä, sillä nykyään Tarvainen työskentelee enää osa-aikaisesti, mutta kiirettä on silti aiempaa vähemmän:

– Olen kyllä ollut tyytyväinen. Oma työmääräni on vähentynyt hirveästi aikaisempaan verrattuna. Nyt olen vain neljä päivää töissä joka toinen viikko ja siltikään minulla ei ole niin kiire kuin aiemmin, vaikka työskentelin kokoaikaisesti. Nyt aikaa on jopa muuhunkin ja arki on helpottunut.

Muuttuneen taloushallinnon käytännöt pitävät myös johdon paremmin tilanteen tasalla.

– Nyt on helppo seurata yrityksen tilannetta. Kun kirjanpito tehtiin aiemmin pelkästään toimistolla, ei minulla ollut niin täsmällistä ja tarkkaa tietoa, mihin tuloskehitys yrityksessä muotoutuu. Minä kuitenkin haluan omistajana tietää missä mennään, Sutinen toteaa.

Litteroilla tarkkuutta seurantaan

Projektikohteiden seurantaa varten Kevekalla on luotu Adminettiin juuri yrityksen tarpeita palveleva litteraseurannan malli. Sutisen mukaan omaan tarpeeseen räätälöidyllä litterointimallilla pystytään kohdentamaan kulut tarkemmin ja kohteiden kulurakenteista voidaan ammentaa oppia myös tulevaan.

– Me loimme omat litterat Talo80:n pohjalta, sillä se soveltuu meidän teollisuuskohteiden tarkasteluun parhaiten. Tämän asian kanssa on tehty vähän iltatöitäkin, jotta saatiin luotua juuri meille paras litterointitapa, sopiva määrä ja riittävä tarkkuus. Siellä on tiettyjä vaiheita, joiden kehittymistä ja kuluja katsotaan erityisen tarkasti. Aika hyvin pääsimme sisälle omien litteroiden käyttöön ja niitä tarkennetaan tarpeen mukaan.

Adminetin litteraseurannan tiedot ovat koko ajan reaaliaikaiset, sillä tiedot tulevat suoraan kirjanpidosta. Ajantasainen seuranta kirjanpitotarkkuudella tuo toimintaan monia hyötyjä.

– Me saamme juuri sitä oikeaa tietoa, jota kaivataan ja tiedetään hirveän tarkasti, mikä on yrityksen ja työmaan tilanne. On tärkeää, että pystymme katsomaan minkä takia asiat menevät tiettyyn suuntaan ja nähdään tuloskehitys reaaliajassa. Meidän on helppo ennustaa, mikä on tulevaisuus ja tiedetään jo suurin piirtein, mitä viivan alle jää vuoden loppuun mennessä.

Projektin aikana Kevekalla hyödynnetään Adminetin seurantatyökaluja kattavasti.

– Seuraan rahavirtoja, jotta tiedän milloin pitää laskuttaa ja kuinka laskutus etenee. Tiedän myös aika tarkalleen päivät, milloin rahaa on tulossa ja miten raha riittää tulevaisuudessa. Koska laskenta on kuitenkin tehty aika tarkasti, seuraan aktiivisesti kulukertymää litteratasolla. Vastaavasti myös tuntipuolen seuraaminen on tärkeää, jotta sekin pysyy suunnitellussa.

Sutisen mukaan tarkka seuranta on tärkeää myös yrityksen tulevaisuuden kannalta.

– Minä haluan, että tämä yritys toimii tulevaisuudessakin ja pystymme tekemään tarvittavia strategisia muutoksia. Jos joku asia alkaa mennä miinukselle, siihen herätään ajoissa. Totta kai minua kiinnostaa kulurakenne ja miten se muotoutuu. Joudun kuitenkin vastaamaan tästä yrityksestä myös tulevaisuudessa, en pelkästään tänä päivänä.

Vinkki: Perustajaurakointi ja kirjanpito

Ennen perustajaurakointikohteen aloittamista, ota selvää ainakin näistä kirjanpidon erikoisuuksista:

• Oman käytön arvonlisävero
• Kohteen välittömät ja välilliset kustannukset
• Kohteen tulouttaminen
• Asuntomyynti
• Verotus
• Urakoitsijan ja asunto-osakeyhtiön väliset tapahtumat ja niiden käsittely kirjanpidossa