Rakennushuolto Vilho Aho Ky: Perheyrityksen nuorelle sukupolvelle varmistettiin nykyaikaiset toimintatavat

Ruskolta käsin toimiva Rakennushuolto Vilho Aho Ky on ehtinyt yli 50-vuotisen historiansa aikana todistaa rakentamisen nousut ja laskut 1980-luvun uudisrakentamisen buumista 1990-luvun lamaan sekä myöhemmin rakennusalalla tapahtuneet toimintatapojen muutokset. Vuonna 1959 perustetun yrityksen toiminnasta vastaa nykyään Pekka Aho, joka sai yrityksen vetovastuun isältään vuonna 1986.

– Ensimmäisen kerran tulin kesätöihin joskus 1970-luvulla ja jäin siitä sitten töihin. Vuosien varrella on ehtinyt tapahtua monenlaista. 1980-luvulla mentiin hirvittävää vauhtia ja sen jälkeen koettiin lama, mutta ainahan rakentaminen on mennyt suhdanteiden mukaan ylös ja alas, joten ei siinä mitään ihmeellistä ole ja aina tilanteista on selvitty, toimitusjohtaja Pekka Aho toteaa.

Yrityksestä löytyy monipuolista rakentamisen osaamista ja se toteuttaakin kymmenen henkilön voimin sekä uudis- että korjausrakentamisen kohteita, muun muassa huoneistoremontteja, myymäläkalustuksia ja timanttiporausta. Lisäksi yritys hoitaa Lounais-Suomen alueella kassakaappiasennukset yhteistyökumppanilleen Kaso Oy:lle.

– Oikeastaan teemme kaikkea mitä vastaan tulee. Olemme siinä mielessä joustava yritys, että innostumme aina kaikesta uudesta, vaikka se ei ihan perinteistä rakentamista olisikaan.

Rakennushuolto Vilho Aho on toteuttanut mm. uudisrakennuskohteita, myymälärakentamista ja messuosastoja.

Työntekijät ovat tärkeä voimavara

Yrityksen vahvuus on osaavan henkilökunnan ja nykyaikaisten työvälineiden lisäksi rehti toiminta, sillä se mikä luvataan, myös tehdään. Ahon puheesta huokuu vahva ammattiylpeys ja aito välittäminen työntekijöistä, joten on helppo uskoa, että vanhin työntekijä on tehnyt yrityksessä jo 35 vuoden uran ja hänen poikansa jatkaa Rakennushuolto Vilho Ahon palkkalistoilla jo toisessa sukupolvessa.

– Haluamme tarjota työntekijöille pitkäaikaisen työpaikan ja oppia tuntemaan toisemme. Monet ovat tulleet meille suoraan koulunpenkiltä ja kasvaneet mukaan yrityksen toimintaan. Se on ollut minulle äärettömän tärkeää. On paljon helpompi tehdä töitä, kun tunnen kaikki työntekijät ja voin lähettää heidät työkeikalle, eikä itse tarvitse juosta perässä vahtimassa. Olen halunnut järjestää asiat sillä tavalla, että kaikille riittäisi töitä, sillä meillä on myös nuorempia kavereita, joilla on perheet ja asuntolainat hoidettavana. Välillä se tarkoittaa vähemmän kannattavien kohteiden toteutusta, mutta haluan, että työntekijät voivat hyvin.

Sama omistautuminen näkyy myös kestävissä asiakassuhteissa, sillä monien kanssa on tehty yhteistyötä vuosikymmenten ajan.

– Meillä on ollut suuri onni saada tehdä töitä pitkäaikaisten asiakkaiden kanssa. Hintataso on nykyään niin alhainen, että jos olisimme pelkästään juosseet vapailla markkinoilla tarjouskilpailujen perässä, niin eihän meidän olisi tarvinnut tehdä töitä ollenkaan ja minun hermoni olisivat jo loppuneet.

– Itselleni on jäänyt erityisesti mieleen Sormat Oy, jonka kanssa isäni aloitti yhteistyön vuonna 1974 ja hänen jäädessään eläkkeelle minä jatkoin yhteistyötä. Ensimmäisessä työmaapalaverissa yritystä tuolloin johtanut teollisuusneuvos ilmoitti, että hänellä on yksi vaatimus yhteistyölle: Luottamus pitää olla ja huijata ei saa. Jos jää kerran valheesta kiinni, yhteistyö loppuu siihen – ja tämä koski molempia osapuolia. Meillä yhteistyö pelasi valtavan hyvin ja jatkuu kyseisen perheen kanssa edelleen.

Nykyrakentamista vaivaa kiire

Pitkän uransa aikana Aho on ehtinyt todistaa rakentamisen toimintatapojen muuttumista, eivätkä muutokset ole olleet pelkästään positiivisia. Nykyrakentamisessa harmittaa erityisesti äärimmäisen tiukaksi tehdyt aikataulut, jotka ovat Ahon mukaan yksi syy rakentamisen huonontuneeseen maineeseen.

– Jos sattuu sateinen syksy, se ei muuta valmistumispäivämäärää. Rakenteiden ei anneta kuivua kunnolla, vaan rakennus survotaan väkisin valmiiksi. Sitten tehdään takuukorjauksia tai pahimmassa tapauksessa murheet paljastuvat vasta myöhemmin. Jos ajatellaan vaikka yksityistä ihmistä, niin talon rakentaminen saattaa olla sen ihmisen suurin hankinta ikinä. Toivoisin, että rakentaminen hoidettaisiin niin hyvin kuin suinkin mahdollista, eikä pilattaisi sitä aikataulun takia. Se on ehkä suurin asia, mikä harmittaa nykyrakentamisessa.

Aho on huolissaan myös osaavan työvoiman riittävyydestä, sillä suuri ikäryhmä rakentamisen ammattilaisia on eläköitymässä, eikä nuoria ole ehditty kouluttaa samaa tahtia.

– Sitten tulee tuolta rajojen ulkopuolelta ns. ammatti-ihmisiä, mutta kyllähän siellä on toivomisen varaa aika paljon. Viime aikoina asiakkaatkin ovat selkeästi alkaneet kiinnittää tähän enemmän huomiota, sillä olemme lyhyellä ajalla voittaneet pari sellaista uuden asiakkaan urakkakilpailua, joissa emme olleet halvin toimittaja. Saimme työt siksi, että meillä on oma henkilökunta ja suomalaiset työntekijät.

Toimintatavat nykyaikaisiksi

Ahojen perheyrityksessä töitä tehdään jo kolmannessa sukupolvessa ja tulevaisuus vaikuttaa valoisalta.

– Myös poikani Aleksi on ollut pari vuotta mukana yrityksen toiminnassa. Hänellä on kova hinku ja tarkoitus jatkaa yritystoimintaa.

Pekka Aho haluaa varmistaa pojalleen mahdollisimman hyvät lähtökohdat siirtyä aikanaan yrityksen ohjaksiin. Viime aikoina on panostettu toimintatapojen nykyaikaistamiseen, jotta kapulan vaihto sujuisi mahdollisimman vaivattomasti ja Aleksi voisi alusta alkaen keskittyä yrityksen johtamiseen toimintatapojen päivittämisen sijaan. Niinpä Adminet otettiin yrityksessä käyttöön lokakuussa 2014.

– Meille hankittiin 1985 ensimmäinen atk-järjestelmä palkanlaskentaan ja urakkalaskentaan, mutta sittemmin olen jo pitemmän aikaa hoitanut asiat manuaalisesti. Vuosien varrella meille on tarjottu erinäköisiä sähköisiä ratkaisuita, mutta innostuin vasta tutustuessani Adminettiin, koska se oli niin kokonaisvaltainen ja vaivaton. Halusin että toimintamme olisi tätä päivää siinä vaiheessa, kun Aleksi ottaa enemmän vastuuta, eikä hänen tarvitse alkaa heti päivittämään kaikkia asioita. Nyt me ehditään ajaa järjestelmää sisään vuosien varrella.

Hämmästystä nopeasta laskutuksesta

Yrityksen arkeen Adminet on heijastellut monellakin tapaa, mutta yksi isoimmista muutoksista on laskutuksen helpottuminen, sillä yrityksen liikevaihdosta noin 80 % perustuu laskutöihin. Aiemmin Pekka keräsi laskutustiedot käsin työntekijöiden tuntilapuilta ja ostolaskujen tarvikeriveiltä.

– Oli aika iso kynnys aloittaa laskutustietojen kerääminen ja laskutus laahasi jäljessä. Kyllähän minulla meni aiemmin illat ja monesti viikonloputkin sen paperirumban kanssa. Jonkin verran töitä ja tarvikkeita sisältävän laskun tekemiseen meni noin tunti. Nyt jos ajatellaan vastaavaa, niin eihän se napinpainallus kauhean kauan aikaa vie.

Asiakkaat ovat olleet huomattavan tyytyväisiä muuttuneisiin laskutuskäytäntöihin, sillä aiemmin he välillä soittelivatkin laskujen perään.

– Adminetin myötä asiakkaat ovat olleet ihan hämmästyneitä ja todenneet, että nyt on tapahtunut jotain merkillistä, kun meiltä tulee laskut tasaisin väliajoin. Asiakkaat ovat olleet tosi tyytyväisiä myös siihen, että pystymme tarvittaessa toimittamaan heille kohdetietoja nopeasti ja tarkasti. Jollakin asiakkaalla saattaa olla tuhansia kiinteistöjä, ja jos siellä halutaan tietää vaikka tietyn asunnon työhön käytetyt tunnit ja tarvikkeet, me pystymme tosi helposti katsomaan ne Adminetistä.

Helpotusta palkanlaskentaan ja kirjanpitoon

Pekka hoitaa itse yrityksen palkanlaskennan ja Adminetillä koko prosessi on helpottunut tuntikirjausten käsittelystä itse laskentaan. Nykyään työntekijät eivät enää toimita paperisia tuntikortteja toimistolle käsiteltäväksi, vaan jokainen kirjaa tuntinsa kännykällä – yleensä heti työmaalta.

– Meille oli täydellinen yllätys, kuinka sujuvasti tuntikirjauskäytännöt saatiin nykyaikaan. Ennakkoon vähän pelättiin siirtymää, mutta yllättävän helposti kaikki oppivat käytön ja nykyään se sujuu vallan hyvin. Varsinainen palkanlaskentakin on todella helppoa. Minun ei tarvitse muuta kuin tarkistaa tuntikortit ja pistää palkat maksuun. Nykyään minulla menee noin 15 minuuttia ja palkkalaskelmat ovat valmiit.

Laajemmassa mittakaavassa myös erilaisten viranomaisilmoitusten tekeminen on helpottunut huomattavasti, kun Adminet koostaa tarvittavat tiedot automaattisesti.

– Kyllähän se oli aiemmin vuoden vaihteen jälkeen aina melkoinen tuska, kun ryhdyttiin keräämään verottajalle, työeläkeyhtiöille ja vakuutusyhtiöille palkkatietoja ja muita. Nyt niidenkin tietojen hakeminen sujuu tosi kivuttomasti, kun kaikki saadaan suurin piirtein napinpainalluksella ulos.

Rakennushuolto Vilho Ahon kirjanpito on ulkoistettu. Adminetin käyttöönoton yhteydessä silloisen tilitoimiston palveluista päätettiin luopua ja siirtää kirjanpito Admicomin omaan tilitoimistoon.

– Ratkaisun taustalla oli monta syytä, mutta ennen kaikkea kustannukset alkoivat mietityttää. Saimme palvelun Admicomin kautta selkeästi edullisemmin. Adminetin myötä kirjanpito on saatu reaaliaikaan. On suuri helpotus, kun ei tarvitse joka kuukausi koota mappia, kiikuttaa kirjanpitäjälle ja odotella yli kuukautta, että saa tietää tilanteen. Meidän toiminnassamme esimerkiksi alv-maksut vaihtelevat kuukausittain tosi paljon. Nyt pystymme seuraamaan niitäkin reaaliajassa ja varautumaan paremmin.

Seurantatiedot hyötykäyttöön

Taloushallinnon toimenpiteiden ohella suurta helpotusta on saatu seurantaan, sillä tietoja ei tarvitse enää koostaa raporteille käsin. Aho on tyytyväinen esimerkiksi Adminetin automatisoituun verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointiin.

– Mielestäni se on toiminut valtavan hyvin. Itseltäni se ei vaadi muuta kuin sen, että lisään kohdetta perustettaessa työntekijät, joille kulkuoikeudet annetaan. Sen jälkeen raportit lähtevät itsestään.

Adminet koostaa käyttäjälle monenlaista yritys- ja kohdetason tietoa reaaliajassa. Aho on ottanut saatavilla olevat tiedot monipuolisesti hyötykäyttöön.

– Nyt kun tiedon saa helposti ja ajantasaisesti, asioita tulee seurattua entistä enemmän vanhaan tilitoimistojärjestelmään verrattuna. Seuraan muun muassa urakkakohteiden etenemistä, määrättyjen tarvikehankintojen kuukausimääriä, kuinka paljon kertyy muita kuin työmaakuluja sekä huoltoautojen kustannuksia ja tuottoja.

Tarkan raportoinnin ansiosta yrityksessä on pystytty puuttumaan kannattavuuteen vaikuttaviin asioihin. Kun suurin osa liikevaihdosta on laskutyötä, on erityisen tärkeää välttää työntekijöiden hukkatunteja. Näihin yrityksessä on puututtu hyvässä hengessä.

– Laskutyötunteja on määrätyillä työntekijöillä selkeästi enemmän ja nyt pystyn seuraamaan, kuka siellä hallin nurkissa pyörii enemmän ja kuka vähemmän. Tarkoitus ei ole kyylätä ketään sen enempää, mutta monta kertaa on sellaisia asioita, joiden vaikutusta työntekijä ei tule edes ajatelleeksi. Jos esimerkiksi joka päivästä tulee yksi sellainen tunti, jota ei pysty laskuttamaan, niin se tekee vuodessa aika paljon. Olen koittanut mahdollisimman avoimesti käydä poikien kanssa keskustelua ja hakea syitä tilanteeseen, ja he ovat suhtautuneet asiaan todella hyvin.

Kaiken kaikkiaan Adminet on tuonut mukanaan paljon helpotuksia Rakennushuolto Vilho Ahon arkeen ja yrityksessä voidaan mennä hyvillä mielin kohti tulevaisuutta ja siellä siintävää sukupolvenvaihdosta.

– Juuri laskutukseen, taloushallintoon ja seurantaan liittyvät asiat ovat henkilökohtaisesti nopeutuneet eniten. Onhan se hirvittävä helpotus, kun kaikki rutiinit tapahtuvat suoraan Adminetissä. Ajallisestikin puhutaan kuitenkin usean työpäivän säästöstä kuukaudessa.