Rakennus-Kaseva Oy sai Adminetillä sujuvuutta toimistolle ja työmaalle: Tiedämme oikeasti koko ajan, missä mennään

Rakennus-Kasevan toiminta sai alkunsa Jyväskylässä vuonna 2011 havainnosta, että Keski-Suomessa olisi kysyntää rakennusliikkeelle, joka pystyisi takaamaan asiakkailleen onnistuneet projektit syvällisellä paikallistuntemuksella ja osaavilla kumppaneilla. Vaikka yrityksen toiminta on perustamisen jälkeen kasvanut merkittävästi, se on pitänyt kiinni alkuperäisestä toimita-ajatuksestaan.

– Yritystä perustettaessa vahvana ollut ajatus paikallisuudesta on kantanut, sillä olemme saaneet hyvin jalansijaa Keski-Suomesta. Olemme edelleenkin jyväskyläläinen yritys, jonka toiminta-alueena on Keski-Suomi. Myös kaikki omistajat ovat paikallisia ja suuri osa meistä työskentelee yrityksessä, toimitusjohtaja Ville Kari kertoo.

Vuosien saatossa Rakennus-Kaseva on kasvanut merkittäväksi toimijaksi Keski-Suomessa, sillä se työllistää nykyään 45 henkilöä ja päättyneen tilikauden liikevaihto oli noin 24 miljoonaa euroa. Yritys toimii monipuolisesti uudis- ja korjausrakentamisen sektoreilla, tarjoten palveluita liike- ja teollisuusrakentamiseen, asuntorakentamiseen ja saneeraustöihin.

– Toteutamme hyvin monipuolisia rakennushankkeita korjausrakentamisesta uudisrakentamiseen, jossa meillä on sekä urakkapuolen hankkeita, että omaa asuntotuotantoa. Esimerkiksi tänä vuonna valmistuu sellaiset 250 asuntoa, joista omaa tuotantoa on noin 150 kappaletta.

Keskiössä laatu, aikataulut ja asiakastyytyväisyys

Kari arvioi, että vahvan paikallistuntemuksen lisäksi yrityksen menestyksen salaisuus on yhdistelmä osaamista, pitkälle mietittyjä toimintatapoja ja hyvää suhdannetta.

– Tietysti rakennusalan hyvä suhdanne on tukenut kasvuamme, mutta olemme onnistuneet myös hankekehityksessä ja saaneet urakkapuolella hyviä asiakkuuksia. Olemme panostaneet vahvasti aikataulunhallintaan ja laatuasioihin sekä luoneet omat toimintajärjestelmät kaikkiin toimintoihin. Niiden avulla olemme pystyneet vakioimaan toimintamallit kaikilla työmaillamme. On syntynyt Rakennus-Kasevan tapa toimia – ja se tapa varmistaa laadun, aikataulut ja asiakastyytyväisyyden.

Kari korostaa myös henkilöstön merkitystä matkalla menestykseen.

– Se on tietenkin kaiken a ja o, että meillä on hyvä, sitoutunut ja osaava henkilökunta. Sitä kautta myös laatu ja asiakastyytyväisyys ovat kohdillaan.

Rakennus-Kasevan tavoitteena on pysyä merkittävänä toimijana toiminta-alueellaan. Tehokkaiksi ja laadukkaiksi kehitettyjen toimintatapojen ansiosta suurimmat tulevaisuuden uhkakuvat löytynevät toimialan yleisestä tilanteesta, mutta ainakaan toistaiseksi Kari ei niiden toteutumiseen usko.

– Kyllä täällä vielä tekemistä riittää. En näkisi, että rakentaminen mitenkään notkahtamassa on, ehkä enemminkin tasaantumassa. Jyväskylään rakennettiin viime vuonna 2000 asuntoa ja määrä varmaan tulee jonkin verran alaspäin lähinnä sijoittajakysynnän laskun vuoksi, mutta sitten taas korjausrakentaminen ja toimitilarakentaminen paikkaavat sitä. Sanoisin, että ihan valoisalta näyttää edelleen.

Vuosien vuoropuhelun tulos

Rakennus-Kaseva ja Admicom aloittivat keskustelun yhteistyöstä pari vuotta sen jälkeen, kun Admicom oli vuonna 2013 laajentanut Adminet-järjestelmäänsä palvelemaan myös rakennusalan yrityksiä.

– Aloitimme tiiviin ja avoimen keskustelun jo pari vuotta ennen kuin Adminet tuli meille käyttöön – ilman mitään sitoumuksia puolin ja toisin. Järjestelmän kehitystä seurattuamme totesimme lopulta Adminetin olevan kaikilta ominaisuuksiltaan tarpeidemme mukaisella tasolla ja otimme sen käyttöön loppuvuodesta 2017. Myös käyttöönoton jälkeen on ollut hienoa huomata, että yhteistyö sujuu ja asiakkaiden kehitystoiveita kuunnellaan.

Alun perin Adminetin käyttöönoton taustalla vaikutti tarve sujuvoittaa arkea keskittämällä yrityksen toimintojen hallinta useasta ohjelmistosta yhteen kokonaisjärjestelmään.

– Meillä oli taloushallinto-ohjelmisto, projektien kustannusseuranta- ja laskentaohjelmistot sekä vielä erikseen ohjelmisto verottajan kuukausi-ilmoitusten tekemiseen. Tieto ei liikkunut automaattisesti järjestelmien välillä, vaan niitä synkronoitiin siirtotiedostoilla tai manuaalisesti. Siksi aloimme miettiä erillisten ratkaisuiden korvaamista yhdellä ohjelmistolla, jonka avulla säästettäisiin omaa työtä ja saataisiin ajantasaisempia raportteja.

Varsinainen käyttöönotto sujui Karin mukaan yllättävän helposti.

– Käyttöönotto yllätti helppoudellaan. Etukäteen hieman pelotti, kuinka kauan menee päästä jälleen kartalle yrityksen tapahtumista. Odotukset olivat jossain puolen vuoden tienoilla, mutta ensimmäisen kuukauden jälkeen olimmekin siinä pisteessä, että uusi ohjelmisto palveli täysin päivittäistä tekemistämme. Saimme Adminetin tosi jouheasti käyttöön ja tästä kuuluu iso kiitos kouluttajillemme, jotka hoitivat asiat hienosti ja pitivät huolen siitä, että hoidimme oman osuutemme ajallaan.

Kokonaisjärjestelmä helpottaa urakoiden hallintaa

Siirtyminen automatisoituun kokonaisjärjestelmään on helpottanut Rakennus-Kasevalla erityisesti urakoiden hallintaa ja seurantaa monella tapaa.

– Koska laskujen tiedot siirtyvät välittömästi hyväksynnän jälkeen myös kustannusseurantaan, tiedämme koko ajan, paljonko meillä on laskuja kierrossa ja kustannukset ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti. Toisaalta laskutuspuolenkin hallinta on hyvin helppo, kun jokainen projektin vastuuhenkilö voi itse hoitaa laskutuksen. Myös aliurakoiden maksuerätaulukot ovat helposti hallittavissa. Vähintään kerran kuukaudessa myös päivitämme työmaiden ennusteet ja tarkistamme, että osatuloutukset ovat kohdillaan. Tämä kokonaisuus takaa sen, että meillä on jatkuvasti ajantasainen tieto projektien tilanteesta.

Omaperusteisten kohteiden seurantaan on saatu tarkkuutta automatisoiduilla perustajaurakoinnin työkaluilla.

– Perustajaurakoinnin automaattilaskennat helpottavat tilitoimiston työtä, mutta oman käytön alv:n laskennat ja osatuloutukset ovat huomattava parannus entiseen myös siinä, että tiedämme itsekin reaaliaikaisesti oman käytön alv:n kustannusten kertymän.

Automatiikan ansiosta myös erilainen projekteista tehtävä raportointi on helpottunut.

– Aikanaan esimerkiksi tiedonantovelvollisuuden raportointia varten haettiin urakoiden laskutustilanteet taloushallintojärjestelmästä ja syötettiin tiedot käsin toiseen järjestelmään. Tähän on tullut merkittävä parannus Adminetin lähettäessä tiedot automaattisesti. Lisäksi mm. urakoiden taloudellisiin loppuselvityksiin saamme helposti ajantasaisen tiedon laskutetuista ja laskuttamattomista kuluista, ja pystymme pureutumaan tarkasti kustannuksiin. Lisä- ja muutostyöt pidämme ajan tasalla ja hyväksytämme jo projektin aikana, mutta tarvittaessa niidenkin kokonaisuutta on helppo tarkastella.

Sujuvoittaa myös työmaan arkea

Adminetin käyttöönotto on tuonut muutoksia myös työmaiden arkeen, kun työnjohto on saanut käyttöönsä yhteen järjestelmään keskitetyt kokonaisvaltaiset työkalut.

– Vanhoina aikoina asioita tehtiin paljon käsin ja käytössä oli erillisiä järjestelmiä, joiden välillä tieto ei liikkunut. Kyllähän se huomattavasti helpottaa ja nopeuttaa toimintaa, että kaikki asiat käsitellään yhdessä ohjelmassa ja tiedot ovat helposti löydettävissä, vastaava työnjohtaja Mikael Malk toteaa.

Malk kertoo Adminetin helpottaneen muun muassa ostolaskujen, matkalaskujen ja käteiskuittilaskujen käsittelyä, lomien ja poissaolojen hallintaa sekä laskutusta, kun esimerkiksi asukasmuutoslaskut pystytään käsittelemään saman tien. Merkittävin helpotus on kuitenkin ollut tuntikirjausten hallinta.

– Aiemmin meillä oli Excel-taulukko, johon tuntikirjausmerkinnät tehtiin ja lähetettiin se palkanlaskijalle. Kun tunnit kirjataan Adminettiin, pystymme koko ajan seuraamaan, mille päivälle ja mitä tunteja litteroille on kirjattu. Enää ei esimerkiksi tule sellaisia tilanteita, että joudutaan lähettämään kaverille sähköpostilla Exceliä tarkistettavaksi, vaikka työntekijä olisi ollut useammalla työmaalla palkkajakson aikana.

Adminet on helpottanut myös työmaiden perehdytyksiä, kulunvalvontaa ja urakoitsijoiden hallintaa.

– Niiden hallintaan meillä on nyt käytössämme hyvä kokonaispaketti. Esimerkiksi kirjattaessa urakoitsijaa ensimmäistä kertaa työmaalle, voimme tarkistaa Adminetistä tarvittavat asiat tilaajavastuutietoineen ja jos kaikki on kunnossa, päästämme urakoitsijan työmaalle. Lisäksi pystymme esimerkiksi seuraamaan kulunvalvontatietoja ja lisäämään tarvittaessa uusia työntekijöitä kuluvalvonnan piiriin.

Työmaiden seurantaa varten vastaavan työnjohdon hoidettavana on ennusteraporttien päivittäminen.

– Me ennustamme kerran kuukaudessa työmaiden taloudellisen tilanteen. Pystymme sujuvasti tarkistamaan Adminetistä, että kaikki tunnit ja ostolaskut on kohdistettu oikeille litteroille ja tarvittaessa siirrämme väärin kohdistetut kulut oikeisiin paikkoihin. Työmaan rahanhallintaa helpottaa kummasti, kun tietää koko ajan, kuinka paljon sitä on vielä käytettävissä.

Ajansäästöä ja reagointikykyä

Rakennus-Kasevalla toimintojen keskittäminen Adminettiin näkyy sekä helpottuneena arkena vähentyneen rutiinityön myötä että parempana kykynä reagoida asioihin reaaliaikaisen seurannan ansiosta.

– Yhteen ohjelmistoon siirtyminen on säästänyt ihan konkreettisesti työtä, kun prosessit ovat tehostuneet ja tiedot ovat helpommin löydettävissä. Pelkästään jo kaikenlainen tiedonsiirto eri ohjelmistojen välillä vei aiemmin pari päivää kuukaudessa, raporttien tuottamisesta puhumattakaan. Adminetin myötä tällaiset jäivät pois ja pystymme keskittymään oikeisiin asioihin rutiinien tekemisen sijaan, Kari kertoo.

Karin mukaan myös yrityksen johtamiseen on saatu uusia eväitä reaaliaikaisuuden ansiosta.

– Saamme paljon paremman kokonaiskuvan yrityksen tilanteesta, kun pystymme yhdellä silmäyksellä tarkistamaan esimerkiksi saatavien tilanteen, kassavirran ja pankkitilien saldot. Adminetistä löytyy tosi helposti tiedot senhetkisestä tilanteesta ja pystymme pureutumaan hyvin pitkälle yrityksen ja projektien lukuihin. Nyt meillä on toimistolla ja työnjohdolla koko ajan ajantasainen tieto siitä, missä mennään.

Reaaliaikainen toimintatapa näkyy ennen kaikkea parempana reagointikykynä.

– Kun saamme yhdestä ohjelmistosta yrityksen talouteen liittyvät tiedot reaaliajassa, pystymme reagoimaan asioihin paremmin. Mitään ei tarvitse tehdä mututuntumalla, joten myös epävarmuus vähenee ja tiedämme oikeasti koko ajan, missä mennään.