Asko Anttila Oy: Adminet oli paras joululahja

Karkkilassa toimiva Asko Anttila Oy on vuonna 1972 perustettu pintamateriaalien asennukseen ja korjausrakentamiseen erikoistunut yritys, jonka toimitilojen yhteydessä toimii myös Karkkilan Värisilmä. Alkuvaiheessa toiminnan pääpaino oli maalauksessa, mutta nykyään palvelutarjonta on huomattavasti monipuolisempaa.

– Toteutamme muun muassa erilaisia pintamateriaalien asennustöitä, korjausrakentamista, huoneistoremontteja, linjasaneerauksia sekä kosteusvaurio- ja sisäilmakorjauksia. Viimeisen viiden vuoden aikana on olosuhteidenkin pakosta laajennettu toimintaa, toimitusjohtaja Pasi Anttila kertoo yrityksen toiminnasta.

20 henkilöä työllistävän yrityksen toiminnassa kiinnitetään erityistä huomioita työn laatuun, kustannustehokkuuteen ja henkilökunnan ammattitaidon ylläpitämiseen.

– Korostamme perinteistä käsityötaitoa ja näen kaikista suurimpana voimavarana ammattitaitoiset työntekijät, jotka pystyvät tekemään monipuolisia töitä. Pyrimme kehittämään ammattitaitoamme jatkuvasti ja tarjoamme henkilöstöllemme jatkokoulutusmahdollisuuksia. Työntekijöiden hyvinvoinnista huolehdimme muun muassa ennakoivalla työterveysohjelmalla ja erittäin kattavalla vakuutusturvalla. 

Asko Anttila Oy:n toimintatapoja leimaa ekologisuus ja elinkaariajattelu kaikessa toiminnassa.

– Pyrimme hankkimaan kaikki tarvittavat resurssit, materiaalit ja palvelut mahdollisimman läheltä suosien aina kotimaisuutta. Asiakkaillemme tarjoamme vaihtoehtoja, jotka ovat kestäviä ja edullisia pitkällä aikavälillä. 

Vastuulliseen toimintatapaan on kiinnitetty erityistä huomioita ja yrityksessä halutaan myös olla asiakkaiden tukena yhteiskuntavelvoitteiden hoitamisessa.

– Meille on tärkeää, että toimintamme on avointa ja täyttää kaikilta osiltaan yhteiskunnalliset velvoitteet, esimerkiksi verottajan tiedonantovelvollisuuden. Olemme halunneet olla näissä asioissa muita edellä ja neuvomme myös asiakkaitamme, koska valitettavasti vain harva asiakkaista ja tilaajista ymmärtää edes kysyä niistä mitään.

Käyttöönotto on loppuun asti mietitty

Juuri tiedonantovelvollisuus kirvoitti yrityksessä tarpeen automatisoida toimintatapoja.

– Tiedonantovelvollisuuden puitteissa tuli ajankohtaiseksi päästä eroon siitä, että skannasin kahden viikon välein yli 50 tuntikorttia ja tallensin ne yksitellen meidän silloiseen toiminnanohjausjärjestelmään, joka oli käytännössä kansiorakenne tietokoneella, talous- ja projektihallinnosta vastaava Laura Nieminen kertoo.

Yrityksessä ehti käydä useampiakin myyjiä tarjoten lähinnä osaratkaisuja tuntikorttien tai tiedonantovelvollisuuden hallintaan.

– Siinä kohtaa alkoi ehkä olla jo jonkinlaista uupumusta, mutta sitten syksyllä tuli Tuomas Admicomilta ja hänen lähtiessään vilkaisimme Pasin kanssa toisiamme, että mikäs ihme tämä nyt oli. Enää ei puhutukaan pelkästään tuntikorttien sähköistämisestä tai tiedonantovelvollisuuden raportoinnista, vaan kokonaisvaltaisesta ratkaisusta toimintojen hallintaan. Se herätti mielenkiinnon ihan eri tavalla, Nieminen muistelee.

Neuvotteluja ja Adminettiin tutustumista jatkettiin, mutta syksyn kiireissä ratkaisun tekeminen venyi ja pikkuhiljaa joulu alkoi jo kolkutella ovella.

– Siinä vaiheessa siirsin sopimuspaperit Pasin pöydälle ja vihjasin hienovaraisesti, että mielellään toimittaisin sopimuksen allekirjoitettuna takaisin ennen kuin lähden joululomalle. Viimeisenä päivänä ennen lomaa hän sitten laittoi nimensä papereihin. Se oli kyllä paras joululahja, Nieminen toteaa.

Adminet saatiin lopulta käyttöön huhtikuussa 2015. Aiempien kokemusten perusteella käyttöönotosta odotettiin tuskaista taivalta, mutta helppous yllätti iloisesti.

– Käyttöönottoa pitää oikeasti kehua. Odotin alkua vähän kauhulla, mutta se ei työllistänytkään minua ylimääräistä juuri yhtään, koska kaikki oli niin loppuun asti mietitty. Pystyin hoitamaan tehtäviä käyttöönottosovelluksen avulla silloin, kun oli aikaa ja tarvittavat materiaalit kasassa. Lisäbonuksena mainittakoon, että kouluttajamme Sanni piti ohjat niin hyvin käsissä, ettei homma lähtenyt koulutuksissa tempoilemaan vaikka joku olisi yrittänyt kysellä asioita sovitun aiheen ohi, Nieminen kertoo.

Asenne ratkaisee

Adminet saatiin sujuvasti käyttöön myös työntekijöille.

– Ajattelin ennakkoon, että opettelun kanssa saa tehdä aktiivisesti töitä kesän yli, mutta eihän peruskäytön oppimisessa mennyt kuukauttakaan. Joistakin asioista on tietysti pitänyt muistuttaa, mutta pääasiassa oppiminen oli todella nopeaa, Anttila toteaa.

Anttilan ja Niemisen mukaan se onkin asenne, mikä ratkaisee uuden toimintatavan läpiviennin henkilöstölle.

– Ei sillä ole mitään väliä, onko työntekijä 25 tai 65, jos asenne on lähtökohtaisesti negatiivinen. Meillä Pasi perusteli henkilöstölle aukottomasti sen, miksi muuta vaihtoehtoa ei ole ja miksi toimintatapaa muutetaan – ja kaikkien suhtautuminen oli positiivista, Nieminen kertoo.

Yrityksessä saatiinkin vahvaa näyttöä asenteen merkityksestä, sillä kaikki ovat täyttäneet tuntikirjauksensa sähköisesti alusta alkaen. Joukossa oli myös vanhempia työntekijöitä, jotka eivät olleet aiemmin käyttäneet tietokonetta. Ennakkoon heidän suhtautumisensa ja oppimisensa aiheuttivat huolta, mutta turhaan:

– Esimerkiksi 62-vuotias maalarimme Seppo Ranta ei ollut aiemmin tottunut käyttämään tietokonetta. Hän kävi saman koulutuksen kuin muutkin ja sen jälkeen muutamana päivänä toimistolla täyttämässä tuntinsa, eikä hänen tuntikorttiaan ole tarvinnut ikinä korjata. Palkitsimmekin hänet virkistysiltapäivässä vuoden Adminet-käyttäjänä, Nieminen kertoo.

Yhden myönnytyksen Nieminen on ollut valmis tekemään paperisten tuntikorttien suhteen.

– Yrityksen perustaja Asko Anttila käy vielä 72-vuotiaanakin toisinaan työmailla. Hänelle olen antanut poikkeusluvan tuoda tiedot paperilla.

Työt hallussa tarjouslaskennasta laskutukseen

Adminetin käyttöönotto on tehostanut koko töidenhallintaprosessia ja tuonut helpotuksen myös alkuperäiseen ongelmaan eli verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointiin.

– Suurin osahan siitä hoituu nykyään ihan huomaamatta. Ainoastaan työntekijätietojen paikkansapitävyyden tarkistan välillä, mutta raportointi on niin automaattista, ettei oikeastaan tarvitse muuta tehdä kuin käydä katsomassa, että tuollainenkin raportti on lähtenyt, Anttila kertoo.

Asko Anttila Oy:ssä Adminetin tehokäyttö alkaa jo tarjousvaiheessa. Jokaisesta projektista tehdään kustannusarvio ja urakoiden laskemiseen Anttila on luonut Adminettiin yrityksen tarpeeseen sopivat laskentatavat.

– Tarjouslaskenta on tosi hyvä, eikä yhtään tarjousta lähde liikkeelle muualta kuin Adminetistä. Kustannusarviopohjaisessa laskutuksessa seuraan tuntien, tarvikkeiden ja alihankintojen kertymiä ja tietenkin myös asiakkaan laskutusta. Samoin tietysti urakoiden tilannetta. Erityisesti kustannusarviopohjaisissa töissä jatkuva ja ajantasainen seuranta on tärkeää, koska voimme informoida asiakasta muuttuvasta tilanteesta ja kertoa myös syyt muutoksiin, kun Adminettiin on selkeästi kirjattu tehdyt toimenpiteet, Anttila kertoo seurannan hyödyistä.

Ajantasainen seurantatieto on parantanut yrityksen kilpailukykyä, sillä tarkkoihin toteumiin perustuen töitä uskalletaan tarjota tiukemmalla hinnalla.

– Nytkin on menossa sellainen kylpyhuonesaneeraus, johon tein Adminetistä saamiini tietoihin perustuen kylmän viileästi normaalia tiukemman tarjouksen. Kävin tarkasti läpi työraportit, joiden perusteella sain tarjoussummaan arviolta 5-10 prosentin kiristyksen. Parantaahan se meidän kilpailukykyä ja on huomattavasti nopeampaa kuin aiempi tapa, jossa haettiin kansiosta skannatut niput ja niiden perusteella laskettiin lukuja yhteen, Anttila toteaa.

Töiden laskutuksessa tarkka tieto tukee läpinäkyvää toimintatapaa ja varmistaa laskutuksen.

– Enää ei tarvitse miettiä, tuleeko kaikki laskutettua vai ei. Tarvikkeissakaan hukkakäyttöä ei voi olla, koska ne kohdistetaan tilauksille, Nieminen toteaa.

– Asiakkaalle on mukava lähettää sellainen lasku, jossa on tarkka erittely tehdyistä töistä. Lisäksi asiakkaat ovat tyytyväisiä, että lasku menee heti projektin päätyttyä, eikä joskus hamassa tulevaisuudessa. Laskutusta, työkirjauksia ja tarvikekäyttöä on myös mukava seurata itse. Nyt sekä me että asiakkaamme pysymme kärryillä tilanteista, mikä tukee meidän avointa ja läpinäkyvää toimintatapaamme, Anttila jatkaa.

Työaika tehokäyttöön

Adminetin käyttöönotto on tuonut merkittäviä muutoksia erityisesti ajanhallintaan toimistotöissä.

– Ennen ihan hirvittävä määrä aikaa kului turhaan työhön, kuten tuntikorttien ja ostolaskujen käsittelyyn sekä laskutustietojen koostamiseen niiden pohjalta. Ne asiat oli pakko tehdä, mutta eihän siinä mitään järkeä ollut. Nykyään en enää edes varaa aikaa laskuttamiselle. Otan vain tilauksen näytölle, katson että tiedot ovat kunnossa ja painan raksin ruutuun, Nieminen kertoo toimistorutiinien helpottumisesta. Ajansäästöä kaikesta turhan työn tekemisestä on vaikea arvioida, mutta sanotaan näin, että puolet on liian vähän. Onhan Adminet säästänyt aikaa ihan järkyttävästi.

– Kuvaavaa on esimerkiksi se, että ennen viime joulua minulla oli ylityötunteja niin paljon, että pystyin pitämään kevättalvella kahden viikon loman, eikä minulla kulunut siihen ensimmäistäkään lomapäivää, Nieminen jatkaa.

Muuttuneiden käytäntöjen ansiosta vastuita on pystytty jakamaan, toiminta on suoraviivaistunut ja toimitusjohtajakin nukkuu yönsä paremmin. 

– Pasi on pystynyt pudottamaan omalta pöydältään osan asioita minun hoidettavakseni, koska nyt ehdin ottaa perustöiden lisäksi esimerkiksi projekteja vastuulleni, Nieminen kertoo.

– Omalta osaltani työ on suoraviivaistunut ja tietysti eurojen tietäminen rauhoittaa. Kassaennuste on erittäin mukava asia, kun se näyttää tilanteen kolme viikkoa etukäteen. Vähän karrikoiden voisi sanoa, että ennen oikean euron tiesi vain kerran vuodessa tilinpäätöksessä ja nyt sen tietää vaikka joka päivä, jos vain haluaa käydä katsomassa. Nyt nukkuu yönsäkin paremmin, Anttila toteaa.

– Ja sen huomaa toimistollakin, että nykyään hän nukkuu paljon paremmin, Nieminen naurahtaa.

– Tietysti, kun tietää että asiat ovat kunnossa. Kyllä siinä hartiat nousee korkeammalle ja voi olla varmempi omasta toiminnasta kaikilla tasoilla, Anttila kertoo.

*****

— Olihan se alkuun vähän ihmeellistä, kun on melkein koko ikänsä tottunut paperilappuja täyttämään. En ole aiemmin paljon tietokoneiden kanssa pelaillut ja nyt vanhemmalla iällä tuli sitten tämä opeteltavaksi, mutta kyllä se jo hyvin sujuu, Seppo kertoo.