Rakennustoimisto PRM Oy: Läpinäkyvä toimintatapa herättää luottamusta asiakkaissa

Rakennustoimisto PRM Oy on Seinäjoella toimiva korjausrakentamiseen erikoistunut perheyritys.

– Isäni Pekka Leppäharju perusti yrityksen yhtiökumppaninsa Reijo Hännisen kanssa vuonna 1987. Itse olen ollut yrityksessä kesätöissä kaikki kesälomat ja pikkuhiljaa kasvanut hommaan mukaan. Rakennusinsinööriksi valmistuttuani olen ollut täysipäiväisesti mukana yrityksen toiminnassa vuodesta 2010 alkaen, työnjohtajana toimiva Joni Leppäharju kertoo.

Yrityksen toiminnan pääpaino on teollisuuteen ja julkiselle puolelle tehtävissä laskutöissä, joita toteutetaan keskimäärin 15 henkilön voimin. Rakennustoimisto PRM on onnistunut luomaan pitkäkestoisia asiakassuhteita, sillä isoimpien asiakkaiden kanssa on tehty yhteistyötä jo vuosikymmeniä: Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kanssa yhteistyö alkoi vuonna 1992 ja Vaskiluodon Voiman Seinäjoen voimalaitokselle on työskennelty vuodesta 1995 lähtien.

– Nämä kaksi ovat historian puolelta suurimmat työnantajat. Vuosien varrella homma on sitten siitä laajentunut ja mukaan on tullut muitakin isoja työllistäjiä. Uudempia asiakkaita ovat esimerkiksi Atrian Seinäjoen tehdas ja Senaatti-kiinteistöt, jonka kanssa alkoi tänä vuonna Seinäjoen alueen puitesopimus.

Leppäharju arvioi, että pitkäkestoiset asiakassuhteet ovat seurausta asiakkaan toiminnan kunnioittamisesta.

– Me työskentelemme asiakkaan prosessien keskellä teollisuudessa ja sairaalassa. Toimintamme on perustunut siihen, että töitä mennään tekemään asiakkaan toimintaa kunnioittaen. Ei ole viety rakennustyömaata teho-osastolle väkisin, vaan on tehty se toimijan ehdoilla. Tällainen toimintatapa on meillä kantanut hyvin ja tuonut töitä myös muualta. Toimiminen tilaajien prosessien keskellä vaatii myös työntekijöiltä erilaista suhtautumista ja tästä täytyy antaa kiitosta omille työntekijöille, sillä heidät voi lähettää töihin minne vain ja homma hoituu kyllä.

Valtavirrasta poikkeava pientalokonsepti sai suosiota

Vaikka korjausrakentaminen on ollut jo pitkään Rakennustoimisto PRM:n pääleipälaji, on uudisrakentaminen kasvattanut viime aikoina osuutta liikevaihdosta, sillä yrityksessä innostuttiin toteuttamaan kokonaan oma pientaloprojekti.

– Onhan se virkistävää välillä tehdä muutakin ja itselläni on kiinnostusta suunnittelupuolelle, niin tässä saa tehdä sitäkin samalla. Löysimme sopivan tontin ja keksimme sopivan konseptin, joka on valtavirrasta poikkeava ainakin Seinäjoen suunnalla, joten päätimme ryhtyä tuumasta toimeen.

Rakennustoimisto PRM:n toteuttama perustajaurakointikohde on erillispientalokonsepti, jossa asiakas saa suunnitteluun normaalia uudiskohdetta vapaammat kädet.

– Oikeastaan ulkoseinät, ikkunat, portaat ja alakerran pesuhuone ovat sellaisia elementtejä, jotka pysyvät paikallaan. Muuten asiakas pystyy vaikuttamaan lopputulokseen myös rakenteiden osalta. Tarjolla on kolme eri kokoista kaksikerroksista huoneistovaihtoehtoa, joissa jokaiseen kerrokseen on valittavissa kolme erilaista pohjaratkaisua. Konsepti on otettu hyvin vastaan ja käytännössä rakenteilla oleva tuotanto on jo myyty.

Konsepti on ollut siinä määrin onnistunut, että suunnitelmissa on jo toinen vastaavanlainen toteutus.

– Meillä on jo tontti varauksessa ja samanlainen kohde suunnitelmissa. Sitä on tarkoitus lähteä tekemään, jos tämä menee hyvin loppuun saakka.

Asiakkaalle normaalia vapaammat kädet suunnitteluun antava pientalokonsepti on saanut niin hyvän vastaanoton, että suunnitelmissa on jo toinen vastaavanlainen kohde.

Toimintatapojen uudistamista asiakkaiden toiveesta

Rakennustoimisto PRM:ssä herättiin toimintatapojen nykyaikaistamiseen, kun asiakkailta alkoi kantautua toiveita sähköisestä laskutuksesta.

– Sitä kautta homma lähti purkautumaan. Ensin otimme käyttöön ratkaisun tuntikirjaukseen, mutta laskutushommat jäivät vieläkin aika työläiksi. Tuolloin tilitoimisto hoiti meidän laskutuksen ja sitä varten piti edelleen tulostella paperit pihalle ja toimittaa tilitoimistoon, jotta he saivat laskut tehtyä. Jossain vaiheessa tuli Admicomilta henkilö esittelemään omaa ratkaisuaan ja mielenkiintoni heräsi, vaikka emme aktiivisesti olleet uutta ratkaisua etsineetkään.

Adminetissä Jonin kiinnostuksen herätti kokonaisuus, jolla yrityksen kaikki toiminnot saataisiin hallintaan.

– Tärkeintä oli se, että Adminetissä homma pyörii kokonaisuudessaan yhdessä systeemissä, eikä esimerkiksi tuntilappuja tarvitse käsitellä erikseen. Järkevämpi kokonaisuuden hallinta helpotti meidän toimintaamme, varsinkin nyt, kun toiminta on laajentunut perustajaurakointikohteiden ja muiden myötä. Edellisellä ratkaisulla manuaalista hommaa jäi tehtäväksi sen verran, että Adminettiin siirtyminen tuntui järkevältä.

Adminet otettiin käyttöön helmikuussa 2015 ja käyttöönotto sujui varsin kivuttomasti, koska oma henkilökunta oli jo tottunut sähköiseen tuntikirjausmaailmaan.

Kenties suurin muutos tapahtuikin tilitoimistossa, joka oli aiemmin hoitanut yrityksen laskutuksen, palkanlaskennan ja kirjanpidon omissa järjestelmissään. Ohjelmiston vaihdon yhteydessä myös tilitoimisto siirtyi käyttämään Adminettiä Rakennustoimisto PRM:n palkanlaskennan ja kirjanpidon hoitamiseen. Laskutus puolestaan hoidetaan tätä nykyä yrityksessä.

– Varmaan muutos tilitoimiston suuntaan oli vähän järkytys, mutta maailma kehittyy sellaisella vauhdilla, että on pakko mennä eteenpäin. Ennen tuntilappuja pistettiin kahden viikon välein käsiteltäväksi sellainen viiden senttimetrin nippu ja laskuja samanmoinen, joten kyllä tämä heitäkin on helpottanut paljon. Eikä meidän oma tai tilitoimiston väkimäärä enää riittäisi vanhalla systeemillä pyörittämään tällaisia projekteja, joita nyt hallinnoidaan monelle isolle asiakkaalle. En usko, että kukaan enää haluaisi palata vanhaan.

Laskutöihin läpinäkyvyyttä

Rakennustoimisto PRM:n toiminnasta valtaosa on laskutöitä, joiden kesto voi vaihdella parista viikosta vuoteen. Nimenomaan laskutöiden hallintaan Adminetistä saatiin oiva apu.

– Mielestäni kohteiden ja työtilausten hallinta toimii Adminetissä hyvin. Meillä saattaa olla tilaajapuolella käytössä omia projektinumeroita ja saamme niiden alle nätisti tiputeltua meidän työtilaukset. Työmaalla syötetyt tunnit ja ostetut tarvikkeet menevät aina oikean tilauksen alle, jolloin kaiken tiedon saa koostettua järkevästi.

Ennen myyntilaskun lähettämistä laskut hyväksytetään asiakkaalla sähköisesti.

– Adminetistä esilaskun voi lähettää hyväksyttäväksi sähköpostilla ja myös laskuliitteet menevät viestin mukana asiakkaan tiedoksi. Tällainen tapa on toiminut kaikille asiakkaille ja säästää meiltä aikaa, kun ei tarvitse kierrellä ympäri kaupunkia hakemassa allekirjoituksia. Uskoisin, että läpinäkyvä toimintatapa herättää luottamusta, kun saa kaikki alkuperäiset asiakirjat aina mukana.

Asiakkaiden kannalta erityisen tärkeää on nimenomaan laskutukseen tullut läpinäkyvyys.

– Meille on erittäin tärkeää, että saamme alkuperäiset ostolaskut liitteenä myyntilaskun mukaan. Tuntuu että isoissa organisaatioissa tykätään tällaisesta toimintatavasta, koska se on niin läpinäkyvä. Lisäksi jos sovitaan joku yleiskuluprosentti, niin se näkyy automaattisesti laskulla. Se on helpottanut hommaa tosi paljon. Kokonaisuudessaan laskutus pyörii hyvin ja Adminet on helpottanut paljon tätä kokonaisuutta.

Projektinseuranta tarkalle tasolle

Adminetillä projektinseurantaan on saatu tarkkuutta, kun jokaisen toteutetun kohteen kulut ja katteet ovat koko ajan tiedossa.

– Projektien seurannan tarkentuminen on yksi suurimpia muutoksia. Ei me ennen tiedetty kuin jälkikäteen vuositasolla, miten on mennyt, eikä välttämättä yksittäisiä kohteita silloinkaan. Nyt tiedetään jokaisen tehdyn työtilauksen kate. Joistakin kohteista joudutaan antamaan kustannusarvioita, joten siinäkin mielessä on hyvä seurata projektien kustannusten toteutumista työn toteutuksen aikana.

Adminetin seurantatyökalut on valjastettu käyttöön myös omassa uudiskohteessa, jossa projektin etenemistä ryhdyttiin seuraamaan litteratasolla.

– Adminetin litteraseuranta on kyllä tosi hyvä, kun sieltä näkee selkeästi, mihin kulut tulevat. Meillä on käytössä Talo80-litterointipohja ja sen avulla nähdään hyvinkin tarkasti, miten kustannukset ovat kertyneet esimerkiksi pohjarakentamiseen tai perustusten tekemiseen. Tarkka litteratason seuranta auttaa myös tulevan kohteen suunnittelussa, kun näemme, missä kohtaa kustannukset ovat osuneet kohdilleen ja missä ne menevät yli suunnitellusta.

– Kokonaisuudessaan seuranta on mennyt eteenpäin myös yritystasolla, kun kaiken näkee helposti ja reaaliaikaisesti.

Kuvat: Samuel Hoisko, Rakennustoimisto PRM Oy